Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag Kalmar kommun Stefan Wik

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga Metod Lagstiftning Iakttagelser Fullmäktiges arbetsordning Motioner Medborgarförslag Riktlinjer Riktlinjer för handläggning av motioner Riktlinjer för handläggning av medborgarförslag Tidigare ärendegång för motioner och medborgarförslag Aktiviteter gjorda under år 2010 för att åtgärda ej färdigbehandlande motioner eller medborgarförslag Revisionell bedömning... 7

3 1 Bakgrund och revisionsfråga Det har framförts synpunkter till kommunens revisorer på att det tar lång tid att få svar på de motioner och medborgarförslag som väcks i fullmäktige. Revisorerna har med anledning av detta beslutat sig för att granska vilka rutiner som gäller när kommunstyrelsen och nämnderna bereder motionssvar. Stefan Wik på PricewaterhouseCoopers har utfört arbetet. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen ändamålsenliga rutiner för att besvara motioner? Kontrollmål/granskningsmål Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende besvarandet av motioner har kommunstyrelsen beslutat om? Vilken återrapportering av hanteringen av motioner får styrelsen? Vilka hinder finns för att svar på motioner ska kunna beredas inom rimlig tid? 2 Metod Vi har intervjuat kommunchefen, kanslichefen och kanslisekreteraren på kanslienheten. Vi har också tagit del av fullmäktiges arbetsordning och de rutiner som finns med avseende på hur medborgarförslag ska hanteras samt andra dokument som rör ämnesområdet. 3 Lagstiftning I kommunallagen 5 kap. 33 står det: En motion eller ett medborgarförslag bör beredas så, att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, ska detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. 4 Iakttagelser 4.1 Fullmäktiges arbetsordning Fullmäktiges arbetsordning beskriver bland annat vad som gäller för motioner och medborgarförslag. 3

4 4.1.1 Motioner När det gäller motioner har fullmäktige beslutat: En motion ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. En motion väcks genom att den ges in till kommunstyrelsens kansli. En motion får också lämnas vid fullmäktiges sammanträde. Ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör vid ett sammanträde. Kommunstyrelsen ska varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i januari Medborgarförslag I fullmäktiges arbetsordning om medborgarförslag sägs: Den som är folkbokförd i kommunen får väcka medborgarförslag på följande villkor: Ett medborgarförslag ska vara skriftligt, ha beteckningen medborgarförslag, ha uppgift om förslagsställaren eller förslagsställarnas namn, adress och telefonnummer samt vara egenhändigt undertecknad(e). Ett medborgarförslag väcks genom att det lämnas eller skickas in till kommunstyrelsens kansli. Inkomna medborgarförslag ska anmälas till kommunfullmäktige. Ett medborgarförslag ska avse ämne som tillhör fullmäktiges, en nämnds eller en fullmäktigeberednings handläggning. Det får inte avse ärende som rör myndighetsutövning mot enskild eller ha odemokratisk eller rasistisk innebörd. Vidare får ämnen av olika slag inte tas upp i samma medborgarförslag. I tveksamma fall beslutar kommunstyrelsens presidium om ett medborgarförslag får ställas. Förslag som är klara verkställighetsärenden, som t.ex. löpande underhåll eller ärenden som handläggs enligt speciallagstiftning, ska inte behandlas som medborgarförslag. Kommunledningskontoret ska i stället överlämna dessa till berörd nämnd/förvaltning för att handlägga ärendet. Vidare ska dessa förslag anmälas till kommunfullmäktige tillsammans med nämndens/förvaltningens svar. I tveksamma fall beslutar kommunstyrelsens presidium om ärendet ska behandlas som medborgarförslag eller överlämnas till berörd nämnd/förvaltning för att svara på förslaget. Kommunstyrelsen ska en gång varje år redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska lämnas till fullmäktige vid det ordinarie sammanträdet i januari. 4

5 4.2 Riktlinjer Riktlinjer för handläggning av motioner I maj 1978 har fullmäktige beslutat om riktlinjer för handläggning av motionsärenden. Riktlinjerna rör framförallt vad styrelse och nämnder bör tänka på när en motion besvaras exempelvis: Om en motion föreslår att en viss fråga ska utredas, ska remissinstansernas utlåtanden endast avse ställningstagande till behovet och möjligheten till en sådan utredning, samt i förekommande fall förslag beträffande utredningens genomförande I riktlinjerna lämnas också förslag om hur motioner kan besvaras till exempel: Kommunfullmäktige föreslås besluta att motionen, med hänvisning till vad kommunstyrelsen anfört i ärendet eller till av kommunstyrelsen redovisade förhållanden, ska anses besvarad Riktlinjerna ger ingen ledning i hur arbetsgången ska ske när en motion bereds eller hur bevakningen av motioner under beredning ska ordnas. Kommunchefen uppger att ett arbete pågår med att modernisera riktlinjerna för handläggning av motioner. Arbetet beräknas vara färdigt till årsskiftet Riktlinjer för handläggning av medborgarförslag Fram till dags datum har riktlinjer för hur medborgarförslag ska hanteras inte funnits i kommunen. I september 2010 finns rutinen Process för medborgarförslag framtagen. Rutinen, som innehåller ett 40-tal moment, testas för närvarande. Rutinen är remitterad till nämnderna. Kommunchefen bedömer att till årsskiftet ska rutinen läggas in i den kommungemensamma (kommunledningskontorets) verksamhetshandboken. 4.3 Tidigare ärendegång för motioner och medborgarförslag I normalfallet kommer motioner och medborgarförslag till kommunledningskontoret. Där kontrolleras om de uppfyller de formella kraven. Ärendena diarieförs. Motionerna kommer upp som anmälningsärenden på fullmäktiges nästkommande sammanträde. På kommunledningskontorets kanslienhet avgörs vilken nämnd eller vilket bolag som ska svara för den vidare handläggningen av motionen/medborgarförslaget. Kanslienheten skickar sedan motionen/medborgarförslaget till berört organ. 5

6 Fram till helt nyligen begärde inte kanslienheten något sista datum innan beredningsorganet skulle leverera ett svar. Med anledning av detta sattes inte heller något datum för bevakning i diariet. Sedan årsskiftet har inte kommunstyrelsen i januari månad redovisat till fullmäktige vilka motioner/medborgarförslag som inte varit beredda. De skäl som redovisats för oss till att motioner och medborgarförslag inte besvarats i tid är: Nämnder och bolag tar många gånger lång tid på sig att svara. De kommunala bolagen tar längre tid på sig att svara. Ambitionsnivån hos de remitterande organen är många gånger alltför hög när beredningsunderlaget tas fram. När flera organ svarar för handläggningen måste kommunledningskontoret sammanställa underlagen för att kommunstyrelsen ska få ett förslag till beslut att ta ställning till. Kommunstyrelsen återremitterar ett ärende. Den kan önska att ärendet kompletteras med synpunkter och fakta från ett annat organ än det som har tagit fram det ursprungliga beredningsunderlaget. Kommunstyrelsens presidium avgör vilka ärenden som ska upp på kommunstyrelsens sammanträde. 4.4 Aktiviteter gjorda under år 2010 för att åtgärda ej färdigbehandlande motioner eller medborgarförslag I mars 2010 upprättades ett dokument över ej besvarade motioner och medborgarförslag, som kommunstyrelsen tillställde fullmäktige. Av dokumentet framgår att det fanns 21 motioner som ej var besvarade. Den äldsta motionen var från år När det gäller ej besvarade medborgarförslag uppgick de till 16. Vid revisionstillfället i september månad 2010 fanns det fyra obesvarade motioner och fyra obesvarade medborgarförslag. Av dokumentet framgår vidare att kommunstyrelsen har ändrat kanslienhetens rutiner så att nämnder och styrelser får högst tre månader på sig för att ta fram yttranden och förslag till beslut. I dokumentet sägs att samtliga motioner och medborgarförslag ska slutbehandlas inom ett år. Slutligen sägs i dokumentet: Om beredningen trots allt inte kan avslutas inom denna tid ska orsaken till detta anmälas till kommunfullmäktige inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget inkom. 6

7 5 Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen har haft stora brister i rutinerna för att hantera motioner och medborgarförslag. Vi bedömer också att berörda nämnder eller bolag måste ta sitt ansvar för en smidig hantering av motioner och medborgarförslag ska kunna uppnås. Motionsrätten är avsedd som en möjlighet för kommunens folkvalda representanter att inom det kommunala systemet kunna väcka sina frågor och driva sin politik. Om inte rutinen för motioner fungerar försvåras denna möjlighet. När det gäller bristerna i rutinerna avseende medborgarförslagen kan dessa brister bidra till att minska förtroendet för kommunen. De förändringar som redovisas till fullmäktige i kommunstyrelsens dokument från den 16 mars 2010 bedömer vi som absolut nödvändiga. Vi bedömer också att de rutiner som håller på att tas fram för beredningen av motioner och de rutiner som har tagits fram för hanteringen av medborgarförslag är viktiga. Vi begär att kommunstyrelsen under år 2011 redovisar för revisorerna vad rutinförändringarna får för betydelse när det gäller svarstiderna. Vi bedömer att handläggningen av motioner och medborgarförslag får en högre prioritet om kommunfullmäktige beslutar vilket organ som ska svara på dem. Vi bedömer att de största bristerna har varit: att svar inte har levererats till fullmäktige tillräckligt snabbt att nämnder och bolag inte har haft ett sista datum för att ta fram underlag till svar att redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag inte skett i fullmäktige 7

8 200X-XX-XX Namnförtydligande Namnförtydligande 8