Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112

Transkript

1 Sida 1 av 4 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Siobhán Górny Datum KS-2015/112 Vik. kommunsekreterare Kommunstyrelsen Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta Arbetsordning för kommunstyrelsens arbetsutskott. Sammanfattning Kommunstyrelsen inrättade den 19 januari 2015 ett arbetsutskott. På arbetsutskottets sammanträde den 9 februari 2015 fick förvaltningen i uppdrag att ta fram en arbetsordning för utskottet. Allmänt om arbetsutskott Det är mycket vanligt att kommuner organiserar den politiska verksamheten så att styrelsen och nämnderna (alla eller vissa) har arbetsutskott. Ett arbetsutskott är en mindre, särskilt utsedd grupp inom den större instansen med uppdraget att bereda ärenden till huvudinstansens möten. Utskottet brukar normalt också ha viss beslutsdelegation samt en samordnande och samverkande funktion. Syftet med att ha ett arbetsutskott är att göra arbetet i huvudinstansen mer effektivt. Det ställer i sin tur vissa krav på utskottets arbetssätt, för om utskottet inte arbetar effektivt kommer inte någon förbättring att märkas i huvudinstansens arbete. Vanligen regleras frågan om vilka utskott som ska finnas samt hur de ska arbeta i reglementet för huvudinstansen. I Knivsta är det istället så att kommunfullmäktige överlämnat till styrelsen och nämnderna att själva besluta vilka utskott de ska ha, om de vill ha några. Kommunstyrelsen har i många år arbetat med en utskottsorganisation. Nuvarande mandatperiod har kommunstyrelsen inrättat ett arbetsutskott. Förvaltningen har fått i uppdrag att ta fram ett förslag på arbetsordning till arbetsutskottet (KSAU 24, ).

2 Sida 2 av 4 Utskottets beredande arbete Att bereda ett ärende innebär att ett beslutsunderlag tas fram för den instans som ska fatta beslut, med de nödvändiga fakta som behövs för beslutsfattandet. För arbetsutskottets del innebär detta att det underlag som förvaltningen tagit fram måste granskas och diskuteras. När utskottet gjort detta kan det rekommendera kommunstyrelsen att fatta ett visst beslut. I utskottets beredande funktion ligger också ett mandat att inte överlämna ärenden till kommunstyrelsen om utskottet anser att underlaget behöver kompletteras eller ärendet utredas vidare. I och med att utskottet har denna beredande funktion och fungerar som en kvalitetskontroll gentemot styrelsen ligger det också i sakens natur att de tjänsteskrivelser som överlämnas till arbetsutskottet är att betrakta som arbetsmaterial, dvs inte är upprättade handlingar. Först i och med utskottets behandling och godkännande är handlingarna färdigställda och upprättade i lagens mening, och blir då allmänna. Utskicket till arbetsutskottet är med andra ord inte offentligt utan internt. Att handlingarna inte är allmänna innebär inte att de är belagda med sekretess. Dock finns det ingen skyldighet att lämna ut dem på begäran, vilket vore fallet om de var allmänna. En del av underlagen i utskicken kommer förstås att vara allmänna handlingar, t.ex. inkomna handlingar eller sådan som redan upprättats av myndigheten. Det är endast handlingar som inte är formellt färdigställda som kan klassas som arbetsmaterial. En stor del av den politiska beredningen är diskussioner och överenskommelser. Ett effektivt arbetsutskott ska kunna lyfta en del av dessa frågeställningar och avlasta kommunstyrelsens sammanträde från tunga diskussioner och debatter. Det är därför lämpligt att det i utskottet finns representation från både majoritet och opposition. Dock ska det vara tydligt att arbetsutskottet är en liten, särskilt utsedd grupp ur kommunstyrelsen utskottet ska med andra ord inte innehålla för många ledamöter. Till arbetsutskottets sammanträde skickas en kallelse och beslutsunderlag, framtagna av förvaltningen. Det ska framgå vilka ärenden som utskottet ska besluta i och vilka ärenden som bereds för kommunstyrelsen. För att arbetsutskottet ska kunna bereda ärenden ska underlag vara färdiga så de kan skickas till utskottet innan sammanträdet. Dokumentation av utskottets arbete Allt arbetsutskottet gör görs på mandat, delegation, från kommunstyrelsen. Sammanträdet måste därför dokumenteras, vilket görs i ett protokoll. Ur protokollet framgår vad utskottet lämnar för förslag till beslut till kommunstyrelsen, vilka eventuella beslut som utskottet fattar för egen del eller på delegation samt noteringar om vilken särskild information som utskottet fått. Protokollet är naturligtvis offentligt. Eftersom protokollet är ett delegationsbeslut ska det anmälas till kommunstyrelsen i sin helhet. Formella regler Utan särskilt antagna regler för kallelse, ersättares inträde, yrkanden, reservationer m.m. gäller en kombination av kommunallagens regler och de principer som fastslås i kommunstyrelsens reglemente för det egna arbetet, med de begränsningar som ovan angetts.

3 Sida 3 av 4 I Knivsta gäller enligt reglementet för kommunstyrelsen och nämnderna att kallelsen, föredragningslistan och de handlingar som hör till ärendena bör vara tillgängliga för ledamöterna och ersättarna senast sju dagar före ett ordinarie sammanträde. Tilläggsärenden till utsänd dagordning bör vara tillgängliga för ledamöter och ersättare senast ett dygn före sammanträdet och ska tillämpas restriktivt. Ovanstående bestämmelser bör vara vägledande. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson kommunchef Beslutet ska expedieras till: Akten

4 Sida 4 av 4 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Att anta en arbetsordning för arbetsutskottet är en rent administrativ åtgärd som inte bedöms påverka barn. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

5 Sida 1 av 2 Arbetsordning för kommunstyrelsens arbetsutskott FÖRSLAG Antaget av kommunstyrelsen den 23 mars 2015 XX Innehåll 1 Utskottets beredande funktion Utskottets delegation Utskottets sammansättning och beslutsförhet Utskottets sammanträden Kallelse och underlag till sammanträdet Protokoll Sammanträdenas offentlighet Ersättning Kallade tjänstemän... 2

6 Sida 2 av 2 1 Utskottets beredande funktion Kommunstyrelsens arbetsutskott har en beredande, samordnande och samverkande funktion. När ett ärende beretts av utskottet ska förslag till beslut läggas fram. Arbetsutskottet kan avstå från att lägga fram ett beslutsunderlag om det finns skäl för ett sådant ställningstagande. 2 Utskottets delegation Arbetsutskottets delegation framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Utskottets beslut dokumenteras i protokoll. 1 Utskottets sammansättning och beslutsförhet Arbetsutskottet består av ett ojämnt antal ledamöter som kommunstyrelsen bestämmer. Kommunstyrelsens presidium ska alltid vara ledamöter i arbetsutskottet. Kommunstyrelsens ordförande är ordförande i arbetsutskottet. För att utskottet ska vara beslutsfört krävs att minst hälften av ledamöterna är närvarande. 2 Utskottets sammanträden Arbetsutskottet ska ha en sammanträdesplan som fastställs av kommunstyrelsen inför varje nytt år. Ordföranden kallar till extra sammanträden vid behov. 3 Kallelse och underlag till sammanträdet Kallelse till utskottets sammanträden skickas minst sju dagar innan sammanträdet. Till kallelsen fogas föredragningslista samt de handlingar som hör till ärendena. Tilläggsärenden till utsänd dagordning bör vara tillgängliga för ledamöterna senast ett dygn före sammanträdet, om det gäller ärenden som arbetsutskottet ska fatta beslut i. Ärenden som ska beredas kan läggas till på sammanträdet. Tilläggsärenden ska tillämpas restriktivt. 4 Protokoll Protokoll från utskottets sammanträden bör vara justerat innan utskick till kommunstyrelsen sker. Justering görs av ordförande och av sammanträdet utsedd justerare tillsammans och ska anmälas till kommunstyrelsen. I fråga om jäv, protokollföring, protokollets innehåll och justering samt reservationer, äger kommunallagens regler för motsvarande nämnd tillämpning. 5 Sammanträdenas offentlighet Utskottets sammanträden är slutna. Utskottet bestämmer i vilken utsträckning utomstående får delta i sammanträden för att lämna upplysningar eller föredra ärenden. 6 Ersättning Ersättning för ledamöterna utgår enligt Knivsta kommuns gällande ersättningsreglemente. 7 Kallade tjänstemän Kommunchef, kanslichef, samhällsbyggnadschef och ekonomichef bör alltid kallas till arbetsutskottets sammanträden. Kommunens interna ledningsgrupp ska alltid få kallelsen för kännedom.

7 Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL Arbetsutskottets arbetsformer Ärende Kommunsekreteraren informerar om utkastet till arbetsordning. Ett beslutsärende ska tas fram till kommunstyrelsens sammanträde. Exp till: Akten