PROTOKOLL Tillägg till den gemensamma lönenämndens reglemente - sammanträden på distans KS-2015/533

Transkript

1 Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Tillägg till den gemensamma lönenämndens reglemente - sammanträden på distans KS-2015/533 Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att sammanträden på distans får hållas under förutsättningar som anges i förslaget till reviderat reglemente för gemensam Lönenämnd i Tierps, Älvkarleby och Knivsta kommuner, samt att reglemente antaget 2011 i de tre kommunerna kompletteras i 4 med följande lydelse: Nämnden får hålla möten där ledamöterna är närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Ordföranden avgör om ett sammanträde kan ske på distans. Yrkande Claes Litsner (S) yrkar bifall till det utsända förslaget till beslut. Ärende Beslut från arbetsutskottet , tjänsteskrivelse , beslut från lönenämnden och förslag på reglemente, från lönenämnden, har varit utsända. Expedieras till Akten Expedierat av Siobhán Górny

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Gunilla Tuvin Datum KS-2015/ Kommunstyrelsen Tillägg till den gemensamma lönenämndens reglemente - sammanträden på distans KS-2015/533 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att sammanträden på distans får hållas under förutsättningar som anges i förslaget till reviderat reglemente för gemensam Lönenämnd i Tierps, Älvkarleby och Knivsta kommuner, samt att reglemente antaget 2011 i de tre kommunerna kompletteras i 4 med följande lydelse: Nämnden får hålla möten där ledamöterna är närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Ordföranden avgör om ett sammanträde kan ske på distans. Bakgrund Kommunallagen 32 anger att föreskrifter om sammanträde på distans måste finnas i reglemente och att kommunfullmäktige i respektive deltagande kommun ska fastställa reglementet. Vidare anges att deltagande på distans sker på det sätt som anges i 5 kap 38 a kommunallagen, dvs bild och ljudöverföring i realtid och att samtliga deltagande kan delta på lika villkor, vilket innefattar att alla kan se och höra varandra. Lönenämnden består av ledamöter från kommunerna Tierp, Älvkarleby och Knivsta. Möjligheten att hålla sammanträden på distans innebär att ledamöterna inte alltid behöver resa till Tierp och därmed sparas resurser i form av tid, pengar och miljö. Lena Fransson kommunchef

3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Sammanträden på distans påverkar inte barn eller barnens miljö. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. Ser inga. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej X Förklara oavsett svar. Har inte funnits skäl att tillfråga barn.

4

5 1(4) REGLEMENTE FÖR GEMENSAM LÖNENÄMND I TIERPS, ÄLVKARLEBY OCH KNIVSTA KOMMUNER Fastställt av kommunfullmäktige i Tierp den 1 november 2011, 107 Fastställt av kommunfullmäktige i Älvkarleby den 26 oktober 2011, 118 Fastställt av kommunfullmäktige i Knivsta den 24 november 2011, 203 att gälla från och med den 1 januari Reviderad av kommunfullmäktige i Tierp den dd månad 2015 xxx. Reviderad av kommunfullmäktige i Älvkarleby den dd månad 2015 xxx. Reviderad av kommunfullmäktige i Knivsta den dd månad 2015 xxx. Tierp, Älvkarleby och Knivsta kommuner har i avtal kommit överens om att från och med 1 januari 2012 inrätta en gemensam nämnd inom lönepensionsadministrationen. Detta görs i enlighet med 3 kap. 3 a kommunallagen och i övrigt i enlighet med bestämmelser i gällande speciallagar inom området. Nämnden kallas för Lönecentrum. Tierps kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett av kommunerna ingånget avtal för den gemensamma nämnden. Uppgifter 1 Nämnden ansvarar för löne- och pensionsadministrationen i Tierps, Älvkarleby och Knivsta kommuner. Ekonomisk förvaltning 2 Nämnden sköter den ekonomiska förvaltningen inom sitt förvaltningsområde inom ramen för den för nämnden fastställda budgeten. Mandatperiod 3 Den gemensamma nämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2012 och löper därefter till den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet, då nästkommande mandatperiod påbörjas. Härefter kommande mandatperioder löper fyra år.

6 Sammanträden 2 (4) 4 Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden själv bestämmer annat. Nämnden får hålla möten där ledamöterna är närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Ordföranden avgör om ett sammanträde kan ske på distans. Val av ledamöter och ersättare 5 Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare. Värdkommunen väljer två ledamöter och två ersättare, övrig samverkande kommun väljer en ledamot och en ersättare. Värdkommunen väljer ordförande och vice ordförande. Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring 6 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionerligt ska de tjänstgöra enligt den av fullmäktige fastställda ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti har dock alltid rätt att träda in istället för en ersättare från ett annat parti. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti har trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde fullgör den till åldern yngste ledamoten ordförandens samtliga uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

7 3 (4) Anmälan av förhinder 7 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat. Kallelse 8 Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara på sammanträdet, senast åtta dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern yngste ledamoten gör det. Justering av protokoll 9 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämndens kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på varje samverkande kommuns anslagstavla. Reservation 10 En ledamot som har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera sin reservation ska göra detta skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. Delgivning 11 Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer.

8 4 (4) Undertecknande av handlingar 12 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denna av annan ledamot och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Delegation av beslutanderätt 13 Omfattning av den delegering som den gemensamma nämnden har rätt till enligt kommunallagen och övriga regelverk för verksamheten, bestämmer den gemensamma nämnden i särskild delegationsordning.