Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning

Transkript

1 KARLSKOGA KOMMUN Kommunstyrelsen ~ KARLSKOGA KOMMUN "ld'. Revisionen Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning Nämnderna ska enligt Kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Finns det brister i den interna kontrollen, finns risk för både ekonomisk skada och så kallad förtroendeskada där allmänhetens förtroende för kommunen kan påverkas negativt. Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlskoga kommun granskat kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler. Följande sammanfattande synpunkter lämnas från granskningen: Från våra intervjuer har framkommit att en bättre samordning avseende fordonens nyttjandegrad mellan och inom de olika fårvaltningarna bör ses över. Vår uppfattning är att detta bör uttryckas i kommunens policydokument. Det finns ingen enhetlig körjournal utan olika körjoumaler används bland kommunens olika förvaltningar. Vi fåreslår att kommunen inför en gemensam blankett som innehåller de uppgifter som skatteverket tar upp. De granskade körjournalerna uppfyller inte skatteverkets alla krav, såsom uppgifter om klockslag, mätarställning vid tjänsteresans start, hur många kilometer som har körts och antal liter drivmedel samt pris. Anmärkningsvärt har det under granskningen visat sig att IFO överhuvudtaget inte har fyllt i några körj ournaler under en tidsperiod. Någon internkontroll vad gäller bilanvändning och körjournaler har hittills inte utförts. I internkontrollplanen för socialförvaltningen för 2013 finns emellertid området inlagt. Vår uppföljning av tidigare granskning av kommunens bilanvändning och körjoumaler från 2007 visar att flera av de iakttagelser som noterades 2007 fortfarande inte har åtgärdats. Övriga iakttagelser och övrig information kring granskningen redovisas i rapporten. Vi emotser svar om vilka åtgärder kommunen kommer att vidta med anledning av de i rapporten redovisade iakttagelserna. Svar önskas senast j/ För revisorerna i'tkoga kommun '\ ~t{!,\..,,..', ~1r-- Boo TI1uvander Ordf. Kommunrevisionen Sören Jonsson Bilaga: Revisionsrapport avseende granskning av rutiner för bi/användning inom Karlskoga kommun

2 Deloitte Rapport avseende granskning av rutiner för b il användning. Karlskoga kommun November 2013 Hans Wennerholm Pontus Ericsson Audit.Tax. Consulting Financial Advisory.

3 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier och metod Resultat Styrdokument Regelverk Administration av leasingbilar Åtgärdsforslag Granskning av köijournaler Tekniska enheten Vård och omsorg Internkontroll Uppfoljning av tidigare granskning... 6

4 Sammanfattning Nämnderna ska enligt Kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Finns det brister i den interna kontrollen, finns risk för både ekonomisk skada och så kallad fortroendeskada där allmänhetens fortroende för kommunen kan påverkas negativt. Rättsfall visar att Skatteverket kan beskatta den anställde utifrån dennes dispositionsrätt av fordon, dvs. rätt att nyttja fordonet. Det krävs att Skatteverket kan visa att det funnits dispositionsrätt till bilen. Om myndigheten bevisar detta, är det upp till den anställde att bevisa att ingen (eller ringa) privat användning av bilen har skett, for att undgå beskattning. Även om Skatteverket i sådana frågor brukar göra en samlad bedömning av de olika omständigheterna i varje enskilt fall, kan en ford körjournal vara ett sätt att bevisa att en bil inte använts privat. Deloitte har på uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Karlskoga kommun granskat kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler. Från våra intervjuer har framkommit att en bättre samordning avseende fordonens nyttjandegrad mellan och inom de olika forvaltningarna bör ses över. Vår uppfattning är att detta bör uttryckas i kommunens policydokument. Det finns ingen enhetlig körjournal utan olika körjournaler används bland kommunens olika förvaltningar. Vi foreslår att kommunen inför en gemensam blankett som innehåller de uppgifter som skatteverket tar upp. De granskade köljournalerna uppfyller inte skatteverkets alla krav, såsom uppgifter om klockslag, mätarställning vid tjänsteresans start, hur många kilometer som har körts och antal liter drivmedel samt pris. Anmärkningsvärt har det under granskningen visat sig att IFO överhuvudtaget inte har fyllt i några körjournaler under en tidsperiod. Någon internkontroll vad gäller bilanvändning och köljournaler har hittills inte utforts. I internkontrollplanen for socialforvaltningen for 2013 finns emellertid området inlagt. Vår uppföljning av tidigare granskning av kommunens bilanvändning och körjournaler från 2007 visar att flera av de iakttagelser som noterades 2007 fortfarande inte har åtgärdats. I vår granskningsrapport lämnas mer detaljerade synpunkter. Karlstad Certifierad kommunal revisor Revisor Deloitte IRutiner for bilanvändning I l

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Nämnderna ska enligt Kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Finns det brister i den interna kontrollen, finns risk för både ekonomisk skada och så kallad förtroendeskada där allmänhetens förtroende för kommunen kan påverkas negativt. Rättsfall visar att Skatteverket kan beskatta den anställde utifrån dennes dispositionsrätt av fordon, dvs. rätt att nyttja fordonet. Det krävs att Skatteverket kan visa att det funnits dispositionsrätt till bilen. Om myndigheten bevisar detta, är det upp till den anställde att bevisa att ingen (eller ringa) privat användning av bilen har skett, för att undgå beskattning. Även om Skatteverket i sådana frågor brukar göra en samlad bedömning av de olika omständigheterna i varje enskilt fall, kan en förd körjournal vara ett sätt att bevisa att en bil inte använts privat. Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlskoga kommun granskat kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Proj ektets syfte har varit att granska kommunens hantering av personbilar samt förekomsten av körjournaler och hur dessa förs. Granskningen har genomförts utifrån följande kontrollmål:./ Att kartlägga antalet av kommunen ägda/leasade personbilar../ Att granska förekomsten av skriftliga riktlinjer/policys../ Att granska förekomsten av uppföljning och intern kontroll../ Att granska att körjournaler används på ett tillfredsställande sätt../ Att granska om miljöaspekter tillgodoses../ Att granska effektiviteten i kommunens bilpark som förekomst av bilpool etc. I granskningen har även ingått en uppföljning av tidigare granskning av kommunens bilanvändning och köijournaler från Deloitte IRutiner for bilanvändning I 2

6 1.3 Avgränsning Vår granskning av körjoumaler har skett for tekniska enheten och vård och omsorg. 1.4 Revisionskriterier och metod Vi har tagit del av nu gällande trafiksäkerhetspolicy samt en nyligen framtagen "Rese- och Trafiksäkerhetspolicy för Karlskoga kommun" som for närvarande finns ute for remiss. Vi har också tagit del av andra handlingar som är specifika for enskilda forvaltningar. Körjoumaler har granskats stickprovsvis. I samband med granskningen har intervjuer hållits med ansvarig personal inom tekniska enheten, samordnare for socialforvaltningens leasingbilar och övrig personal som berörts av granskningen. Deloitte IRutiner for bilanvändning I 3

7 2 Resultat 2.1 Styrdokument Följande styrdokument har ingått i granskningen: Trafiksäkerhetspolicy för Karlskoga kommun och dess bolag Rese- och Trafiksäkerhetspolicy för Karlskoga kommun* *Kommunen håller för närvarande på att ta fram en ny policy som omfattar resor, transporter och former för möten. Policyn beräknas vara klar runt årsskiftet. 2.2 Regelverk Förutom ovan nämnda styrdokument finns också dokument som mer har karaktären av anvisningar. Dessa är: Användarinstruktioner inom socialrorvaltningen, som innehar de flesta personbilar (se nedan), avseende kötjournaler samt instruktion till användare av leasingbilarna. Kravspecifikation vid inköp av fordon 2.3 Administration av leasingbilar Tekniska enheten inom samhällsbyggnadsförvaltningen hanterar kommunens alla fordon som personbilar, släp och bussar. Fordonen leasas från extern leverantör av samhällsbyggnadsförvaltningen som sedan hyr ut fordonen till respektive förvaltning. Undantag görs för specialfordon som t ex handikappanpassade bussar som köps in av respektive förvaltning. I dessa fall är samhällsbyggnadsförvaltningen enbart med vid upphandlingen. Inom Karlskoga kommun finns det enligt uppgift ca 180 personbilar/bussar. Av dessa är endast ett Iatal ägda och resterande är leasade. Av de kommunens personbilar/bussar finns 103 st inom socialförvaltningen Åtgärdsförslag I vår granskning har inte ingått att undersöka om kommunens fordon utnyttjas optimalt sett till antal körmil kopplat tillleasingperiod. Från våra intervjuer har ändå framkommit att en bättre samordning avseende fordonens nyttjandegrad mellan och inom de olika förvaltningarna bör ses över. V år uppfattning är att detta bör uttryckas i kommunens po licydokument. Deloitte IRutiner för bilanvändning I 4

8 2.4 Granskning av körjoumaler Enligt Skatteverket bör foljande uppgifter framgå aven körjournal:./ Mätarställning vid årets börj an./ Datum, klockslag och mätarställning vid tjänsteresans start samt varifrån resan startade./ Syftet med tjänsteresan./ Vilka orter/foretag som besökts./ Hur många kilometer som körts./ Datum, klockslag och mätarställning vid tjänsteresans start samt var tjänsteresan avslutades./ Mätarställning vid årets slut./ Antal liter drivmedel samt pris vid tankning Kommunen använder tre olika typer av körjournaler; elektroniska, handbok och pappersblad. Det finns ingen enhetlig körjournal utan olika körjournaler används bland kommunens olika forvaltningar. 5 bilar är i dagsläget utrustade med elektroniska körjournaler. Kvaliten på kommunens körjournaler varierar. Då olika körjournaler används innebär detta också att skatteverkets regelverk inte uppfylls fullt ut. Vi föreslår att kommunen infor en gemensam blankett som innehåller de uppgifter som skatteverket tar upp. Nedan redovisas vår stickprovsvisa granskning av körjournaler som omfattar 24 fordon for perioden Tekniska enheten Tekniska enhetens körjournaler uppfyller inte skatteverkets krav på klockslag, mätarställning vid tjänsteresans start, hur många kilometer som har körts och antal liter drivmedel samt pris. Samtliga uppgifter, bortsett från klockslag och syfte, går att fylla i på tekniska enhetens blankett. På flertalet blanketter saknas till vilket år blanketten är hänforlig. Från vår granskning kan konstateras att syfte saknas for de flesta journalerna. Ibland har syfte angetts enbart med "ort". "Antal körda km" ska anges i körjournaler som skillnaden mellan mätarställning resans start och mätarställning resans slut. Denna uppgift saknas for samtliga granskade körjournaler. Dessutom saknas mätarställning vid resans start. I körjournalen ska också tankat liter samt beloppet anges. Vi kan konstatera att oftast finns enbart liter angivet. Tankkvitton saknas. För att underlätta efterkontroll föreslår vi att kvittona istället häftas ihop med den körj ournal där tankning har skett. Det framgår ej av körjournalerna till vilket år de är hänforliga Vård och omsorg Kvaliten varierar för körjournalerna inom vård och omsorg. Flertalet av körjoumalerna uppfyller samtliga krav, bortsett från klockslag. Inom IFO(Individ- och farniljeomsorgen) brister körjournalerna på flertalet av skatteverkets krav. De krav som inte uppfylls är syfte, mätarställning vid tjänsteresans start och avslutande, hur många kilometer som körts och tankningar. På flertalet blanketter saknas till vilket år blanketten är hänforlig. Några av körjournalerna saknar syfte och vid några tillfållen är syftet oklart och kan förtydligas. Inom AME(Arbetsmarknadsenheten) saknas denna information helt. Deloitte IRutiner för bilanvändning I 5

9 Inom IFO kan vi notera att brister finns vad gäller uppgifter om mätarställning samt andra uppgifter kopplat till mätarställning. Uppgift om antal körda km saknas i många fall inom AME och IFO. Avseende uppgifter om tankning och belopp ser vi brister innebärande att tankkvitton saknas i körjournalen samt att någon av uppgifterna "tankat liter" eller "belopp" saknas. Anmärkningsvärt har det under granskningen visat sig att IFO överhuvudtaget inte har fyllt i några körjournaler under en tidsperiod. Inom IFO och AME kan sammantaget konstateras att ordningen i körjournalerna inte är på en acceptabel nivå. Vi ser här ett behov av kontroll och översyn från förvaltningsledningen. 2.5 Internkontroll Någon internkontroll vad gäller bilanvändning och körjournaler har hittills inte utförts. I internkontrollplanen för socialförvaltningen för 2013 finns emellertid området inlagt. 2.6 Uppföljning av tidigare granskning Vi har följt upp en tidigare granskning från I denna granskning gavs följande rekommendationer till kommunstyrelsen:./ Utarbeta rutiner för hur bilar skall hanteras inom kommunen och sammanställa dessa rutiner och regler i en policy eller liknade dokument. Denna policy bör gälla hela kommunen. Den bör också innehålla riktlinjer för hur intern kontroll av bilanvändandet skall utföras../ Arbeta fram enhetliga körjournaler för samtliga förvaltningar. Alla bilar skall föra körjournal../ Mätarställning både vid början och slut ska framgå av körjournalerna för samtliga bilar. Antal körda kilometer kan också med fördel noteras för att underlätta granskning../ Ärende och förare ska framgå av körjournalerna för samtliga bilar../ Utarbeta rutiner för att tankning alltid anges i körjournalerna och att avstämningar ska ske mellan körjournaler och bensinfakuror för att öka den interna kontrollen. Utifrån nu genomford granskning kan vi konstatera att Karlskoga kommun fortfarande inte har sammanställt några rutiner och regler för hur bilar skall hanteras inom kommunen i en policy eller liknade dokument. Kommunen har inte arbetat fram enhetliga körjournaler för samtliga förvaltningar. Det framgår inte heller mätarställning vid början och/eller slut samt antal körda kilometer för samtliga bilar. Vidare framgår inte ärende av körjournalerna för samtliga bilar. Det finns heller inga utarbetade rutiner för att tankning alltid ska anges i körjournalerna och att avstämningar ska ske mellan körjournaler och bensinfakuror för att öka den interna kontrollen. Deloitte IRutiner för bilanvändning I 6