Revisionsberättelse för år 2011

Transkript

1 Till Kommunfullmäktige Revisionsberättelse för år 2011 Arvika kommuns revisorer har granskat kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet. Genom utsedda lekmannarevisorer har vi även granskat verksamheten i Arvika Stadshus AB, Arvika Fastighets AB, Arvika Teknik AB, Arvika Lokal och Mark AB samt Stiftelsen Glaskogens Naturreservat. Utgångspunkter för granskningen har varit kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och det av kommunfullmäktige fastställda revisionsreglementet. Revisorernas analyser av väsentlighet och risk har varit vägledande för valet av granskningsinsatser. Dessa bedömningar har utgjort grunden för vår revisionsplan för verksamhetsåret 2011 och för de fördjupade granskningar som genomförts. Vi har även granskat delårsbokslut, delårsrapport, årsbokslut och årsredovisning samt den interna kontrollen. Därutöver har vi tagit del av nämndernas verksamheter via protokoll, samtal med förtroendevalda och tjänstemän samt haft dialog med kommunfullmäktiges presidium och kommunledningen. Gjorda iakttagelser och synpunkter har redovisats för ansvarig styrelse, nämnd och förvaltning genom skriftliga rapporter. Revisionsrapporterna har löpande överlämnats till kommunfullmäktige för kännedom. En övergripande redogörelse av årets genomförda granskningar presenteras nedan. Resultatet och omfattningen framgår i sin helhet av de revisionsrapporter som inlämnats till kommunfullmäktige. Resultat av genomförda granskningar Granskning av överförmyndarnämndens verksamhet Under 2011 har kommunens revisorer genomfört en granskning av överförmyndarnämnden. Syftet med granskningen var att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och att det finns en tillfredställande intern kontroll. Inriktningen på granskningsuppdraget var att kartlägga hur verksamheten är organiserad, hur rekrytering och kontroll av gode män och förvaltare sker samt om det finns system och rutiner för att säkerställa att förmyndare, gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. 1

2 I vår granskning pekar vi på flera utvecklingsområden. Ett av dessa är hur nämnden kan ta ansvar för sin verksamhet med tillhörande kostnader då nämndens ekonomi och budget idag ingår som en del i kommunstyrelsens verksamhet för lärande och stöd. Vår bedömning är att det finns en risk för sammanblandning av roller och ansvar mellan överförmyndarnämnden och kommunstyrelsen. Sammanfattningsvis anser vi att överförmyndarnämndens styrning, ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi bör förbättras. Nämnden bör även utarbeta rutiner och arbetsformer för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Vi menar vidare att nämnden bör överväga att införa ett system för stickprovsmässiga och slumpmässiga kontroller av årsräkningar och inte enbart genomföra fördjupade kontroller i ärenden där något sticker ut. Nämnden bör också se över sina rutiner för anmälan av delegeringsbeslut. I vår rapport hänvisar vi också till den utredning som genomförts av kommunen i vilken det lyfts fram ett antal utvecklingsområden gällande överförmyndarverksamheten, som vi rekommenderar nämnden att noga överväga. Samverkan i vårdkedjan för äldre Vi har tillsammans med revisorerna i Landstinget i Värmland, Eda, Filipstads, Forshaga, Hammarö, Karlstads, Kils, Kristinehamns, Storfors, Sunne, Säffle och Årjängs kommuner genomfört en gemensam granskning avseende vårdkedjan för äldre. Granskningens syfte var att beskriva dels de avtal och överenskommelser som gäller mellan huvudmännen dels vilka instruktioner, direktiv och information som landstinget respektive kommunerna utfärdat till sina enheter. I uppdraget ingick också att granska och bedöma om det finns brister i samarbetet mellan landstinget och kommunerna och om huvudmännen genom sin styrning och uppföljning skapat förutsättningar för att arbetet i vårdkedjorna ska kunna tillgodose patienternas behov av vård och omsorg. Vi anser, utifrån granskningens resultat, att samverkan i vårdkedjan bör ses över och att en gemensam vårdplanering säkerställs mellan samtliga berörda enheter. Vi anser vidare att primärvårdens roll och ansvar i vårdkedjan bör tydliggöras och att de gemensamma riktlinjerna och rutinerna för vårdplanering mellan och inom huvudmännen ses över och anpassas till ambitionsnivån i aktuella författningar. Granskning av delårsrapport Vi har granskat kommunens delårsrapport för perioden och noterat att de första 8 månaderna uppgick resultatet för kommunen till 42,2 Mkr och prognosen för helåret pekade på ett resultat på 33,3Mkr. Revisorerna konstaterade också att kommunens nettokostnader ökat med 7,1% de 8 första månaderna jämfört med samma tid föregående år. Vår bedömning var att kommunen, med ledning av den redovisade prognosen i delårsbokslutet, kommer att uppfylla balanskravet samt klara de av fullmäktige uppställda finansiella målen för Intern kontroll avseende inköp Under 2011 genomförde vi en granskning i syfte att kartlägga och bedöma den interna kontrollen i rutinerna för inköp samt att bedöma om interna riktlinjer och policys efterlevs. Kommunen och de kommunala bolagen köper in varor och tjänster för betydande belopp under ett räkenskapsår vilket innebär att rutinerna för inköp är väsentliga att pröva och 2

3 bedöma ur ett revisionellt perspektiv. Vår granskning visar att det finns upprättade policys och riktlinjer som beskriver hur inköpsverksamheten ska organiseras och utföras. Vi bedömer dock utifrån granskningen att det finns vissa brister eller utvecklingsområden som kommunen och de granskade enheterna behöver prioritera. Vi vill framhålla följande iakttagelser: Det har förekommit inköp från leverantörer där upphandling borde ha skett (utifrån beloppsgränserna i Lagen om offentlig upphandling). Kommunens avtalsdatabas bör kontinuerligt uppdateras. Det bör ske kontroller i syfte att säkerställa att inköpen sker på det sätt som det är tänkt och att man handlar av rätt leverantör (avtalstrohet) enligt rätt villkor. Vi anser vidare att ett samlat, generellt regelverk kring etiska frågor bör tas fram i kommunen. Biståndsbedömning inom vård och omsorg för äldre Vi har genomfört en granskning av biståndsbedömning inom vård och omsorg för äldre. Utgångspunkten var att bedöma om biståndsbedömningen inom äldreomsorgen genomförs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. I rapporten beskrivs hur processen gällande utredning, bedömning och beslut samt överförande av ärende till verkställighet genomförs. Granskningen visar på ett antal områden där vi bedömer att det krävs fortsatt utveckling. Bland annat vill vi här nämna: Utveckling av metoder och verktyg för uppföljning av tidsutnyttjandet inom hemtjänsten, fastställande av kvalitetsmål för att tydliggöra kraven på handläggningsprocessen samt att kommunstyrelsen säkerställer att regelbundna uppföljningar av beslutade insatser sker. Barn i behov av särskilt stöd inom grundskolan Vi har genomfört en granskning avseende barn i behov av särskilt stöd inom grundskolan i Arvika kommun. Granskningens syfte var att bedöma om kommunen har ändamålsenliga arbetsformer för att säkerställa arbetet för elever i behov av särskilt stöd. Granskningen visar att Lärande och stöd har en omfattande dokumentation hur man tar ansvar för eleverna och i dokumentationen definieras uppdrag, rutiner och mallar för kvalitetssäkring. Skollagens krav är verksamheternas viktigaste utgångspunkt för hur man arbetar med elever i behov av särskilt stöd. Vår bedömning utifrån revisionsrapporten är att Lärande och stöd lever upp till de krav som ställs av lagstiftaren. Den rapportering som sker till kommunstyrelsen beskriver tillvägagångssättet när det gäller arbetet med elever i behov av särskilt stöd. De utvecklingsmöjligheter som noterades i samband med granskningen var följande: Kompletterande information med uppgifter som belyser skillnaderna mellan olika metodval skulle kunna leda till en kvalitetsutveckling, information och underlag vad avser kostnadsjämförelser bör också tas fram. Intern kontroll avseende kommunens fordon (uppföljande granskning) Vi har under år 2011 genomfört en uppföljande granskning av rutinerna för uppföljning, kontroll och hantering av kommunens leasingbilar. Granskningen gjordes som en uppföljning av den under 2010 genomförda ursprungliga granskningen. I den ursprungliga granskningen pekade vi bland annat på att kommunen behövde göra en översyn och revidera de styrdokument som reglerar fordonsanvändningen i kommunen. Efter den uppföljande granskningen kan vi bland annat konstatera att styrdokumenten har uppdaterats. Vi har också noterat att rutinerna i övrigt förbättrats. I vår granskning pekar vi dock på några områden där det finns fortsatta behov av förbättringar. Kommunen bör tillse att körjournal förs för samtliga fordon, egna såväl som leasade. Det bör också finnas en fastställd dokumenterad kontrollrutin för körjournaler. Vidare anser vi att kommunövergripande policydokument såsom Resor och trafiksäkerhet bör fastställas av kommunfullmäktige. 3

4 Leverantörsfakturarutin Vi har under 2011 granskat kommunens leverantörsfakturarutin. Det övergripande syftet var att bedöma om rutinen för handläggning av leverantörsfakturor uppfyller kraven på god intern kontroll avseende rättvisande redovisning och rapportering, ändamålsenlig och effektiv handläggning samt efterlevnad av lag, reglementen och andra styrdokument. Vår bedömning är att rutinen fungerar på ett ändamålsenligt och betryggande sätt. Vi har dock iakttagit brister i tillsynen av den interna kontrollen. Kommunens tillsynsplan, för hur den interna kontrollen ska ske, har inte följts under den senare delen av året vilket kan leda till brister i den interna kontrollen. Detta kan leda till felaktigheter i redovisningen och/eller felaktiga inköp och utbetalningar. Vi har också noterat att det är möjligt att effektivisera fakturahanteringen. Den märkning med verifikationsnummer, som sker på pappersfakturan, kan om så önskas tas bort eftersom uppgiften framgår av den elektroniska fakturakopian och av den lista som tas ut efter att fakturorna skannats och preliminärbokförts. Ytterligare en förbättring skulle kunna ske om en större del av fakturorna periodiseras korrekt redan vid första bokföringen. På så vis skulle de tidsödande manuella korrigeringarna kunna minskas Övergripande granskning 2011 Vi har genomfört en övergripande granskning under Den rapport som sammanställts är en sammanfattning av information och intryck från den övergripande granskningen av kommunstyrelsen och myndighetsnämnden i Arvika kommun Revisorerna har, efter den dialog som skett utifrån enkätsvaren, uppfattningen att medvetenheten och kunskapen om de politiska rollerna ökat inom utskotten och i myndighetsnämnden. Revisorerna noterar att det, bland ledamöterna i utskotten och nämnden, finns varierande uppfattningar om utskottens roll och på vilket sätt utskotten är delaktiga i och påverkar budgetprocessen. Det framkommer också att det görs regelbundna uppföljningar av ekonomin i samtliga utskott men flera ledamöter pekar på svårigheter vad gäller att analysera kostnadseffektivitet. Revisorerna betonar vikten av att utskottens och myndighetsnämndens ledamöter är delaktiga i riskbedömning och framtagande av tillsynsplaner för intern kontroll. Utskotten och nämnden bör också göra prioriteringar av vilka uppföljningar av den interna kontrollen som ska genomföras. Samtliga ovan beskrivna granskningar har kommunicerats med kommunstyrelsen och vi bedömer att ändamålsenliga åtgärder har vidtagits eller kommer att vidtas. 4

5 Våra förslag till beslut i ansvarsprövningen, med motiveringar, är: Kommunstyrelsen Vi bedömer att kommunstyrelsens styrning, ledning och uppföljning av verksamheten skötts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Arbetet med en ombildning av de kommunala bolagen har genomförts. Vi anser att det fortfarande finns ett visst behov av utbildningsinsatser i frågor om ägarstyrning, demokrati och öppenhet med anledning av denna omorganisation. Beträffande utskottens uppföljning av verksamheten är diskussionen om detaljeringsgrad i rapporteringen viktig. Vad gäller utskottens uppföljningar av ekonomin är analyser av kostnadseffektivitet ett utvecklingsområde. Revisorerna noterar att fullmäktigebeslutet från 2009, om reglemente för intern kontroll, ännu inte fullt ut implementerats i organisationen under Vi vill peka på vikten av att kommunstyrelsens ledamöter är engagerade i genomförandet, eftersom det ytterst är ett ansvar för kommunstyrelsen att den interna kontrollen fungerar. Vi tillstyrker att kommunstyrelsen och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. Myndighetsnämnden Vår granskning och vår dialog med myndighetsnämnden indikerar en väl fungerande styrning. Av granskningen och dialogen med nämnden framkom dock att nämndens uppföljning och kontroll av verksamheten kan utvecklas. Nämnden har fastställt en tillsynsplan utifrån en riskanalys som myndighetsstaben genomfört. Vår uppfattning är att det är viktigt att nämndens ledamöter är delaktiga i arbetet med såväl riskbedömning som tillsynsplan. Vi tillstyrker att myndighetsnämnden och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. Valnämnden Vi tillstyrker att valnämnden och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. Överförmyndarnämnden Vi tillstyrker att överförmyndarnämnden och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. 5

6 Hjälpmedelsnämnden (gemensam nämnd med kommunerna och Landstinget i Värmland) Nämnden har under året granskats av landstingets revisorer. Vi har tagit del av granskningsresultatet. Vi tillstyrker att hjälpmedelsnämnden och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. Gemensam drift- och servicenämnd (gemensam nämnd med kommunerna i Värmland) Nämnden har under året granskats av Karlstad kommuns revisorer. Vi har tagit del av granskningsresultatet. Vi tillstyrker att den gemensamma drift- och servicenämnden och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet. Bedömning utifrån lagstiftning om god ekonomisk hushållning Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och de verksamhetsmål som fullmäktige uppställt. Kommunens resultat är positivt år 2011, och har så varit de senaste åren, balanskravet är uppfyllt. Vi delar kommunledningens bedömning att kommunens övergripande verksamhetsmål, med inriktning på god ekonomisk hushållning, i allt väsentligt har uppfyllts. Vår bedömning är att årsredovisningen uppfyller kraven i tillämpliga lagar och god redovisningssed, samt ger en rättvisande bild av kommunens ställning och resultat. Vi tillstyrker att årsredovisningen fastställs. 6

7 Revisionsberättelsen är upprättad av oss förtroendevalda revisorer i Arvika kommun. Arvika Bo Ekberg Jarl Bryntesson Kjell Hallberg Sven-Erik von Wachenfeldt Birgitta Samuelsson Anneli Karlsson Leif Nauclér Till revisionsberättelsen hör de sakkunnigas rapporter (som successivt förmedlats till kommunfullmäktige i enlighet med kommunens revisionsreglemente) om: Granskning av delårsrapport för 2011 Övergripande granskning 2011 Granskning av överförmyndarnämnden Granskning Intern kontroll avseende fordon Granskning Biståndsbedömning inom vård och omsorg Granskning Intern kontroll avseende inköp Granskning Barn i behov av särskilt stöd i grundskolan Granskning Leverantörsfakturarutin Granskning av årsredovisning för 2011 och lekmannarevisorernas granskningsrapporter från: Arvika Stadshus AB Arvika Fastighets AB Arvika Teknik AB Arvika Lokal och Mark AB Stiftelsen Glaskogens Naturreservat 7