Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom verksamheterna flykting och HVB

Transkript

1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom verksamheterna flykting och HVB -Styrdokument-

2 2(12) Styrdokument Dokumenttyp Ledningssystem Beslutad av Kommunstyrelsen , 132 Dokumentansvarig Verksamhetschef samhällsbyggnad Reviderad av

3 3(12) Innehållsförteckning 1. Inledning Verksamhetens organisationsstruktur Syfte Mål Ständiga förbättringar Kvalitet Organisationsstruktur Förvaltning Utveckling Tillsyn Ansvarsfördelning Processer och rutiner Områden för det systematiska kvalitetsarbetet övergripande för Samhällsbyggnad Områden för det systematiska kvalitetsarbetet inom Samhällsbyggnad, inom HVB och flyktingenhet Samverkan Systematiskt förbättringsarbete Riskanalyser Egenkontroll Årshjul för egenkontroller Utredning av avvikelser Hantering av klagomål och synpunkter Rapporteringsskyldighet och avvikelsehantering Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet Dokumentation av kvalitetsarbetet Utvecklingsområden år Aktuell lagstiftning och föreskrifter Övergripande lagstiftning och föreskrifter Lagstiftning och föreskrifter för socialtjänsten...12

4 4(12) 1. Inledning De personer som behöver insatser från verksamheterna Flykting och HVB inom Samhällsbyggnad ska få ett gott bemötande från en verksamhet med hög ambitionsnivå avseende kvalitet. Verksamheten ska löpande förbättras och utvecklas. Ledningssystemet är ett verktyg för att kunna bedriva och styra verksamheten på ett sådant sätt. Att det skall finnas ett ledningssystem för verksamheter som bedriver socialtjänst i någon form regleras i Socialtjänstlagen 3 kap 3, och Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS: 2011:9.

5 5(12) 1.1Verksamhetens organisationsstruktur Verksamhetschef Samhällsbyggnad Verksamhetschef Samhällsbyggnad Arbetsmarknadschef Enhetschef HVB Boendestödjare Boendestödspersonal Administratör Arbetsmarknadschef Flyktingsamordnare Flyktingassistent 1.2 Syfte Detta ledningssystem gäller för de verksamheter inom Samhällsbyggnad som bedriver socialtjänst i någon form. Ledningssystemet skall vara verktyget som ger struktur till ledning och styrning av verksamheten för att säkra kvaliteten. Det skall också vara ett stöd för att kontinuerligt arbeta med förbättringar, utveckling och skapa en gemensam struktur för detta arbete inom verksamhetsområdet. 1.3 Mål Ledningssystemet skall: Säkerställa att verksamheten bedrivs utifrån fastställda beslut och med hög kvalitet. Vara en grund och främja systematiskt kvalitetsarbete inom verksamheten. Ta tillvara medarbetarnas professionella kunskap, deras insikter och åsikter om förbättringsområden. 1.4 Ständiga förbättringar Fokus för ständiga förbättringar skall ligga på hantering av risker, klagomål/synpunkter, egenkontroller och medarbetarnas egna idéer på förbättringar som kvalitetsfrämjande utveckling. Områden inom Samhällsbyggnad som omfattas av ledningssystemet måste därför följa beslutat förfaringssätt för hur medarbetarna involveras i kvalitetsarbetet och informeras om ledningssystemet. 1.5 Kvalitet Ledningssystemet är upprättat utifrån de krav och mål som finns definierat i gällande lagar, föreskrifter och verksamhetsplan. Ledningssystemet kommer att uppdateras kontinuerligt t.ex. när lagar, föreskrifter eller verksamheten förändras. Den enskildes inflytande över arbetet och respekt för den enskildes integritet har stor betydelse. Kvalitetsperspektivet skall alltid genomsyra de riktlinjer och rutiner som gäller inom verksamheten. Bemötandet från verksamhetsföreträdare skall alltid präglas av objektivitet, vara korrekt och professionellt. Förhållningssätt utifrån dessa villkor måste därför vara en naturlig del av verksamhetens kritiska granskning och stå på dagordningen i olika mötesforum. En aktiv och stödjande ledning skall bidra till en lärande organisation där förändringar och utveckling utifrån ett kvalitetsperspektiv är en naturlig del av arbetet.

6 6(12) 2.1 Organisationsstruktur Förvaltning Ledningssystemet ägs av förvaltningen. Det är verksamhetschefen för Samhällsbyggnad som är ytterst ansvarig för att innehållet i ledningssystemet är korrekt, uppdaterat och tillgängligt Utveckling Verksamhetschef, arbetsmarknadschef, och enhetschef för HVB Trädgårdsgatan ansvarar för att resultat, erfarenheter och förbättringar inom verksamheten leder till att ledningssystemets styrdokument som riktlinjer och rutiner uppdateras med aktuellt innehåll. Operativ utveckling av verksamheten ansvarar HVB samt flyktingsamordnare för. I det arbetet kan samverkan med andra verksamheter inom Eda kommun vara nödvändig Tillsyn Tillsyn och uppföljning enligt fastställda arbetsformer och processer av verksamheten skall främja utveckling inom verksamheten. Tillsynen kan genomföras av enhetschef, utvalda medarbetare eller i vissa ärenden extern konsult/resurspersoner från andra verksamheter inom kommunen. Verksamheten på HVB Trädgårdsgatan får årligen två besök av Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Utredningar enligt Lex Sarah skall genomföras och återkopplas utifrån de riktlinjer som är beslutade för kommunen. I riktlinjen för egenkontroll framgår det hur ofta tillsyn skall göras, vad som skall granskas, hur granskning skall genomföras och hur återrapportering görs. 2.2 Ansvarsfördelning Grunderna för vem som beslutar vad regleras i Eda kommuns Delegationsordning. Kommunens politiska ledning beslutar vilken verksamhet som skall bedrivas och vilka mål som gäller. Förvaltningens uppdrag med verksamhetschefen som ansvarig är att ta fram en verksamhetsplan som beskriver hur målen skall nås och vem som skall genomföra aktiviteterna i verksamhetens processer. Vem Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsutskottet (KSSU) Vad Fastställa kommunens strategiska plan och övergripande mål. Fastställa verksamhetsplan där ledningssystemet skall vara en integrerad del. Besluta om strategier och övergripande mål för kvaliteten, fastställa ledningssystemet, kvalitetsgarantier och riktlinjer. Försäkra sig om att det bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete. Ansvara för uppföljning av verksamheten. Granska dokument för verksamheten innan de lämnas för beslut till kommunstyrelsen. Fastställa riktlinjer och rutiner enligt delegationsordningen.

7 7(12) Verksamhetschef Arbetsmarknadschef Enhetschef Organisera verksamheten utifrån beslutade mål och resurser så att den enskildes behov av trygghet, kontinuitet och säkerhet tillgodoses. Ansvara för att det finns rutiner för riskanalyser, egenkontroller, hantering av klagomål, synpunkter och avvikelser samt återföring av resultat och analyser för dem. Säkerställa att det finns riktlinjer och rutiner för samverkan internt och externt, med tydlig ansvarsfördelning. Säkerställa att internkontroll sker. Bereda ärenden för beslut till KSSU och kommunstyrelsen enligt de mål, riktlinjer, förordningar och lagar som gäller. Fastställa riktlinjer och rutiner enligt delegationsordningen eller lagstiftning. Årlig uppdatering av ledningssystemet för kvalitet. Samlat ledningsansvar så att verksamheten bedriver omsorg och insatser med hög kvalitet och som är rättssäkert. Ansvara för att alla delar i förbättringscykeln finns implementerade på ett naturligt sätt för kvalitetsarbetet; planera, leda, kontrollera, följa upp och utvärdera. Bryta ned mål till verksamhetsmål. Ta emot och hantera synpunkter samt klagomål. Bistå verksamhetschefen och verka för att ta fram relevanta överenskommelser internt och externt för samverkan. Samt ta fram riktlinjer och rutiner för detta. Vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Årligen upprätta en övergripande verksamhetsplan och i samband med årsredovisningen en kvalitetsberättelse. Fördela arbetsuppgifter för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten. Utifrån direktiv inom sitt område delta genom; Samlat ledningsansvar så att verksamheten bedriver insatser med hög kvalitet och som är rättssäkert. Planera, leda, kontrollera, följa upp och utvärdera. Bryta ned mål till verksamhetsmål. Genomföra egenkontroller, risk- och händelseanalyser Ta emot och hantera synpunkter samt klagomål. Bistå verksamhetschefen och verka för att ta fram relevanta överenskommelser internt och externt för samverkan. Samt ta fram riktlinjer och rutiner för detta. Förankra kvalitetsarbetet hos medarbetarna. Skapa struktur och processer som möjliggör medarbetarnas delaktighet. Vid behov utse ansvariga med särskilt medarbetaruppdrag för specifika kvalitetsområden. Kommunicera och analysera resultat och vidta de förbättringsåtgärder som krävs. Årligen upprätta en övergripande verksamhetsplan och i samband med årsredovisningen en kvalitetsberättelse. Fördela arbetsuppgifter för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten. Delta i arbetet med att uppdatera riktlinjer och rutiner, vid behov i samarbete med IFO/MAS. Fastställa riktlinjer och rutiner enligt delegationsordningen. Ansvara för att fastställda riktlinjer och rutiner följs.

8 8(12) Enhetschef Medarbetare Ansvara för att de riktlinjer och rutiner för samverkan internt och externt, följs. Varje medarbetare ansvarar för; Medverka i det systematiska kvalitetsarbetet. Delta i arbetet med att ta fram, uppdatera, tillämpa och vidareutveckla rutiner. Delta i arbetet med uppföljning av resultat, utvärdering av mål och framtagande av förbättringsåtgärder. Skapa förtroende och utföra sina uppdrag med god kvalitet. Visa respekt i alla möten med den enskilde. 3 Processer och rutiner Syftet med riktlinjer och rutiner är att verksamhetens kvalitet skall kunna utvecklas och säkras. I rutinerna skall det framgå hur aktiviteten skall genomföras och ansvarsfördelning. Alla medarbetare som uppmärksammar att en riktlinje eller rutin inte är korrekt har ett ansvar att meddela sin närmsta chef. Det är sedan chefens ansvar att ta uppgifterna vidare och eventuellt följa proceduren för att revidera riktlinjen eller rutinen. 3.1 Områden för det systematiska kvalitetsarbetet övergripande för Samhällsbyggnad Klagomål, synpunkter, missförhållanden och avvikelser. Riskanalyser förebyggande arbete. Sekretess. Kompetensförsörjning. Katastrofer och allvarliga händelser. Bemötande. Information och tillgänglighet. 3.2 Områden för det systematiska kvalitetsarbetet inom Samhällsbyggnad, inom HVB och flyktingenhet. - Genomförande av insatser enligt socialtjänstlagen i form av hem för vård eller boende (HVB). - Ta emot ansökan om och/eller betala ut visst ekonomiskt bistånd till nyanlända. 4 Samverkan Samverkan skall alltid utgå från att tillgodose den enskildes bästa och för att denna skall få sina insatser utförda med god kvalitet. Rutiner för att upprätthålla sekretessen skall finnas, vara väl kända och följas i verksamheten. Samtycke ska inhämtas från den enskilde vid informationsöverföring mellan verksamheter. Exempel på när samverkan är nödvändig är upprättande av vårdplan, samverkan vid in- och utskrivning i HVB eller samverkan med skola/sfi

9 9(12) Många gånger är samverkan internt inom kommunen och externt en nödvändighet för att kunna säkra kvaliteten på de insatser som utförs. Den enskilde kommer i kontakt med många olika aktörer där HVB eller flyktingmottagningen ofta blir den praktiska mittpunkten. Det skall då finnas dokumentation över gjorda överenskommelser och i vilka avseenden den enskilde och dess företrädare samtycker till informationsutbyte. 5 Systematiskt förbättringsarbete Arbetsplatsträffar, skyddsronder och olika ledningsforum är naturliga möten som de systematiska förbättringsarbetet alltid skall vara en stående punkt för rapportering och diskussion. När målen för verksamheten inte kan nås skall avvikelse registreras och hanteras. 5.1 Riskanalyser Syftet är att tydliggöra behov av åtgärder för att kunna förbygga brister och negativa händelser. Bedömningen skall innehålla: Sannolikheten för att händelsen inträffar. Vilka negativa konsekvenser skulle kunna inträffa på grund av händelsen. Riskanalys skall alltid göras när nya arbetssätt eller metoder införs eller när organisationsförändringar planeras och genomförs. 5.2 Egenkontroll Verksamhetens resultat skall följas upp och analyseras systematiskt Årshjul för egenkontroller Månad Januari Januari Maj Uppföljning In och utskrivningsbeslut kontrolleras. Rapport till verksamhetschef. Sammanställning och analys av avvikelser och klagomål från föregående år. Rapport till verksamhetsråd. Granskning av journalföring, med hjälp av intern samverkan. Resultat och eventuella åtgärder rapporteras till verksamhetschef och verksamhetsråd.

10 10(12) Plan för egenkontroll, uppföljning månadsvis eller 2-6 gånger per år Tidpunkter Månadsvis, APT Månadsvis På förekommen anledning Varannan månad Varannan månad Uppföljning - Upprättade avvikelser och klagomål - Kontroll av läkemedelshantering utifrån gällande lokal arbetsordning upprättad i samverkan med MAS. -Tillbud. Individuppgifter ekonomiskt bistånd till Socialstyrelsen IFO rapporterar - Sammanfattning av inkomna synpunkter i samband med utskrivningssamtal - Genomgång av fysisk akt, kontrollera att aktuell vårdplan och genomförandeplan finns tillgänglig. - Redovisning av samtycke till social dokumentation vid HVB Trädgårdsgatan. 5.3 Utredning av avvikelser Alla avvikelser som upptäcks inom verksamheten eller klagomål och synpunkter som inkommer från andra t.ex. anhöriga, andra vårdgivare eller myndigheter skall sammanställas. Vid analys skall beslut tas om fortsatt handläggning och eventuella åtgärder. Återkoppling till den som lämnat avvikelse skall alltid göras när det är möjligt. Avvikelser, klagomål och synpunkter skall alltid tas emot med en öppen och professionell inställning. De är en naturlig del i förbättringsarbetet och kan vara ett tecken på att det finns fel och brister som behöver åtgärdas eller förebyggas Hantering av klagomål och synpunkter Alla ska ges möjlighet att lämna klagomål och synpunkter utan att behöva röja sin identitet. Vidare kan klagomål och synpunkter lämnas t.ex. genom kommunikation direkt med verksamheten, via kommunens hemsida eller medborgarkontoret. Möjlighet finns också för enskilda att anmäla klagomål till Inspektion för vård och omsorg (IVO) Rapporteringsskyldighet och avvikelsehantering När missförhållanden eller allvarliga risker för missförhållanden finns är det en lagstadgad skyldighet för medarbetare att rapportera detta enligt Lex Sarah. Verksamheten skall utreda avvikelsen, i samverkan med nyckelpersoner inom andra verksamheter när så krävs. 6 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet är en grundförutsättning. Därför skall ledningssystemet vara känt av alla och den verksamhet som bedrivs skall utföras enligt fastställda riktlinjer och rutiner.

11 11(12) 7 Dokumentation av kvalitetsarbetet De riktlinjer och rutiner som upprättas inom ramen för det systematiska förbättringsarbetet i verksamheterna ska dokumenteras. De ska vara begripliga för utomstående läsare, utformade i fastslagna mallar där aktualitet och eventuella förändringar skall vara spårbara. 8 Utvecklingsområden år Utvecklingsinsatser behöver göras inom flera områden för att säkerställa kvalitetsarbetet inom verksamheten. Prioriterade aktiviteter är; - Skapa möjligheter till förstärkt samverkan inom kommunen för att säkerställa god kvalitet bland annat kring egenkontroll. - Fortbildning i social dokumentation för all personal. - Genomgång av rutiner och arbetssätt och därefter säkerställa att dessa presenteras på ett sätt som gör att det är enkelt att komma in som ny på arbetsplatsen. - Ökad samverkan med Landstinget för att upprätta en arbetsordning inom egenvård. 9 Aktuell lagstiftning och föreskrifter Många av de processer med tillhörande riktlinjer och rutiner som finns upptagna i ledningssystemet har koppling till lagstiftning och föreskrifter. 9.1 Övergripande lagstiftning och föreskrifter Lagstiftning; Förvaltningslagen Lagen om offentlig upphandling (LOU) Offentlighets- och sekretesslagen. Personuppgiftslagen Smittskyddslagen. Lagen om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) Föräldrabalken Föreskrifter;Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

12 12(12) 9.2 Lagstiftning och föreskrifter för socialtjänsten Lagstiftning och förekrifter; Socialtjänstlagen (SoL) Socialtjänstförordningen Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Lagen om god man för ensamkommande barn Skollagen Lag om registerkontroll av personal vid sådana hem för vård och och boende som tar emot barn Utlänningslagen Föreskrift om HVB hem, SOSFS 2014:12 Föreskrift om lex Sarah, SOSFS 2013:16