Kvalitetsdokument Avdelningen för LSS-verksamhet

Transkript

1 Kvalitetsdokument Avdelningen för LSS-verksamhet Ledningsorganisation Styrsystem och styrprinciper Brukarinflytande Avvikelser och Klagomål Dokumentation Mål och Värderingar Systematiskt förbättringsarbete Avdelningen för LSS-verksamhet

2 2 Ledningsorganisation för avdelningen för LSS-verksamhet Avdelningschef 1,5 Assistent Fritidsskonsulent 15 Fritidsledare 40 Ledsagare Färdtjänsthandläggare Tillgänglighetsrådgivare LSS-handläggare Enhetschef Enhetschef Enhetschef Enhetschef Enhetschef Bellabacken Backsippan, Alrunan Kommendörsgatan Pers Ass Palme Lydersgatan, Ängsklockan Bellevuevägen, Pers Ass Dragaregatan, Fridhemsgatan Pers Ass Blåtand, Lykkegatan Pers Ass Dagcenter Boendestöd Funktionsbeskrivningar Avdelningschef Direkt underställd socialchefen. Ingår i förvaltningens ledningsgrupp Övergripande ansvar för ledning, uppföljning och utvecklingar av avdelningens verksamhet enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål. Övergripande ansvar för avdelningens budget, personal, arbetsmiljö och brandskydd enligt delegation från socialchefen eller socialnämnden. Övergripande ansvar för drift, myndighetsutövning och verkställighet av myndighetsbeslut. Beslutar i myndighetsärenden enligt delegation. Enhetschef Direkt underställd avdelningschefen. Ingår i avdelningens ledningsgrupp. Ansvar för ledning, uppföljning och utvecklingar av enhetens verksamhet enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål. Ansvar för budget, personal, arbetsmiljö och brandskydd enligt delegation från avdelningschefen. Ansvar för verkställighet av myndighetsbeslut inom enheten. Ansvarar för utvecklingsprojekt på uppdrag av avdelningschef Fritidskonsulent Direkt underställd avdelningschefen. Ingår i avdelningens ledningsgrupp Ansvar för ledning, uppföljning och utvecklingar av enhetens verksamhet enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål.

3 3 Ansvar för budget, personal, arbetsmiljö och brandskydd enligt delegation från avdelningschefen. Ansvar för verkställighet av myndighetsbeslut inom enheten. Ansvarar för utvecklingsprojekt på uppdrag av avdelningschef Assistent Direkt underställd avdelningschefen. Ansvar för administrativa uppgifter och administrativt stöd inom avdelningens verksamhetsområden. Ansvarar för uppföljning och utveckling av arbetsuppgifterna inom sitt område enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål. Medverkar i utvecklingsprojekt på uppdrag av avdelningschef Handläggare Direkt underställd avdelningschefen. Ansvarar för utredning, bedömning och beslut om insatser inom respektive lagområde enligt delegation. Avger yttranden till förvaltningsdomstol eller tillsynsmyndighet enligt delegation eller riktlinjer. Föredrar myndighetsärenden inför avdelningschef eller nämnd. Ansvarar för uppföljning och utveckling av arbetsuppgifterna inom sitt område enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål. Medverkar i utvecklingsprojekt på uppdrag av avdelningschef Tillgänglighetsrådgivare Direkt underställd avdelningschefen. Samverkar med kommunens handikappkonsulent. Ansvarar för utredning, bedömning, information och rådgivning i tillgänglighetsfrågor enligt delegation och uppdragsbeskrivning. Ansvarar för uppföljning och utveckling av arbetsuppgifterna inom sitt område enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål. Baspersonal (vårdare, handledare, personliga assistenter) Direkt underställd enhetschefen. Ansvarar för att utifrån sin yrkesprofession och uppgjord genomförandeplan verkställa beslutade insatser i form av stöd och service till enskilda brukare. Ansvarar för arbetsuppgifter enligt delegation från legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Medverkar i arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet inom sin arbetsplats. Medverkar i att följa upp och utveckla verksamheten enligt fastställda kvalitets- och verksamhetsmål inom sin arbetsplats. Ansvarar för särskilda uppdrag enligt enhetschefens beslut. Medverkar i utvecklingsprojekt på uppdrag av avdelningschef eller enhetschef.

4 4 Styrsystem Relationen medarbetare chef I mötet medarbetare och chef sätts individuella mål som följs upp. APT - Arbetsplatsträffen är forum för att föra ut och följa upp mål och riktlinjer, metoder och arbetssätt. Arbetsplatsträffen är också den naturliga förbättringsgruppen. LSS-avdelningens ledningsgrupp och handläggarmöten för ut och följer upp avdelningens mål och riktlinjer på övergripande nivå för hela verksamheten Social omsorgs Ledningsgrupp leds av socialchefen och behandlar frågor av allmän och specifik karaktär på förvaltningsnivå. Förvaltningschefsträffar socialchef och övriga förvaltningschefer träffas regelbundet med kommunchefen för uppföljning av gemensamma frågor på kommunövergripande nivå.. Förvaltnings chefsträff Ledningsgrupp Social Omsorg LSS-avdelningen Avdelningens ledningsgrupp Handläggarmöten - APT Enhet/arbetsplats APT arbetsplatsträff Förbättringsgrupp Den enskilde medarbetaren: Individuella medarbetare/utvecklingssamtal Individuella lönesamtal

5 5 Styrprinciper Ledarskaps- och medarbetarpolicy i Ystads kommun Förväntningar och ambitioner Ledarskapspolicy Medarbetarpolicy Verksamheten i Ystads kommun utvecklas genom långsiktigt, situationsanpassat och utmanande ledarskap. Helhetssyn, kvalitet och kundorientering är framgångsfaktorer för verksamheten. Ledarskapet i Ystads kommun förenar Professionalitet med Politisk demokrati i ett positivt klimat. Ledaren i Ystads kommun är: Engagerad Öppen Tydlig Skapar delaktighet Relationen arbetsgivare arbetstagare. Medarbetaren initierar och deltar i utvecklingen av verksamheten och sin egen kompetens så att överenskomna mål nås. Helhetssyn, kvalitet och kundorientering är framgångsfaktorer för verksamheten. Medarbetaren i Ystads kommun är: Engagerad Öppen Tydlig Ansvarstagande Enligt samverkansöverenskommelse med de fackliga organisationerna behandlas frågor som rör relationen arbetsgivare arbetstagare i Samverkansorganisationen, t ex verksamhetsförändringar och arbetsmiljöfrågor. Frågor som kan lösas i samförstånd genom informationsutbyte och samförstånd i denna samverkansordning, behöver som regel inte vara föremål för MBL-förhandlingar. APT arbetsplatsträffar behandlar frågor på arbetsplatsen. LOSAM Lokal Samverkan på enhets/avdelningsnivå: Frågor som är av principiellt intresse för flera verksamheter inom samma avdelning kan lyftas hit. FÖSAM Lokal Samverkan på förvaltningsnivå förvaltningsgemensamma frågor. CESAM Central Samverkan på kommunövergripande nivå.

6 6 Brukarinflytande. I 10, första stycket i Lag om Stöd och Service står att: I samband med att en insats enligt denna lag beviljas kan den enskilde begära att en individuell plan med beslutade och planerade insatser upprättas i samråd med honom. I planen skall även redovisas åtgärder som vidtas av andra än kommunen eller landstinget. Planen skall fortlöpande och minst en gång om året omprövas. I 6, första stycket i Lag om Stöd och Service sägs: Verksamheten enligt denna lag skall vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5, föreskrivs, att det ska ske en dokumentation i enlighet med LSS 21 a i samband med att insatser enligt LSS verkställs. Som allmänt råd rekommenderas att en genomförandeplan upprättas, vilken visar hur beslutade insatser praktiskt skall genomföras. Individuell plan Individuell plan enligt LSS 10 är en rättighet som den enskilde kan begära, och är därför en del i myndighetsutövningen. LSS-handläggaren är ansvarig för att upprätta en individuell plan på den enskildes begäran. Genomförandeplan Genomförandeplan enligt SOSFS 2006:5 bör i regel upprättas inom den verksamhet som svarar för det praktiska genomförandet av insatsen och med utgångspunkt från ett beslut om en insats och målet för insatsen beskriva hur den praktiskt ska genomföras. Genomförandeplanen är alltså en planering av verkställigheten tillsammans med den enskilde. Enhetschefen är ansvarig för att en genomförandeplan upprättas och följs upp. Uppföljningen samordnas ofta med APT-mötena. Anhörigträffar Återkommande träffar med vårdnadshavare, anhöriga och gode män/förvaltare är ett annat sätt att naturligt utforma insatserna i samverkan med den enskilde. Samverkan med andra samhällsorgan och myndigheter, internt och externt. Många brukare har insatser från andra samhällsorgan och/eller med stöd av annan lagstiftning, t ex hemsjukvård, och habilitering/rehabilitering enligt Hälso- och Sjukvårdslagen HSL. Teamträffar enhetschef, baspersonal och hälso- och sjukvårdspersonal träffas regelbundet för att följa upp och samordna insatser enligt olika lagstiftning. Kan av praktiska skäl samordnas med APT-möten. Uppföljning med andra huvudmän regelbunden uppföljning kan behöva ske med särskolan, korttidstillsynen, barn- eller vuxenhabiliteringen, psykiatrin, eller annan som svarar för samtidiga insatser, som en del i genomförandet.

7 7 Samverkan med brukarorganisationer Enligt LSS 15 punkt 7, hör det till kommunens uppgifter att samverka med organisationer som företräder människor med omfattande funktionshinder. Samverkansgruppen LSS träffas som regel 4 gånger per år för informations- och erfarenhetsutbyte. Ansvariga: Avdelningschef tillsammans med handikappkonsulent. Handikapprådet är ett samverkansorgan på kommunövergripande nivå mellan kommunala företrädare och handikapporganisationerna. Avvikelser och andra riktlinjer hantering och rapportering Avvikelser är en gemensam beteckning för att fånga upp, rapportera, utreda och åtgärda händelser som avviker från det normalt förväntade. Olika rutiner finns inom olika huvudområden: Klagomålshantering Allmänna synpunkter eller klagomål på verksamheten kan alltid registreras, behandlas och utredas enligt rutinerna för klagomålshantering. Allvarliga missförhållanden inom ramen för verksamhet enligt LSS-SoL Allvarliga missförhållanden inom omvårdnadsarbetet ska rapporteras, registreras, utredas och åtgärdas enligt riktlinjerna för Lex Sarah-anmälan alternativt, om det handlar om mindre allvarliga brister i verksamheten, anmälas som Avvikelse, Fel & Brist i verksamheten. Avvikelser inom hälso- och sjukvården Avvikelser som rör hälso- och sjukvårdsuppgifter ska anmälas enligt särskilda rutiner som utfärdats av MAS-medicinskt ansvarig sjuksköterska i kommunen. MAS tar också ställning till om en sådan avvikelse ska föranleda anmälan till Socialstyrelsen enligt Lex Maria. Fallskaderapport är en särskild form för anmälan och utredning av fallskador hos brukare. Anmälan och rapportering enligt Arbetsmiljölagen AML Det finns särskilda rutiner för att anmäla: Arbetsskada Tillbud om arbetsskada Sekretessbrott och anmälningsskyldighet. Det finns information om, och rutiner för hanteringen av tystnadsplikt och sekretess samt om lagstadgad anmälningsskyldighet och rätten att i vissa fall bryta sekretessen vid allvarligare brott. Brukarnas ekonomiska förhållanden Det finns riktlinjer för hur frågor som rör brukarnas ekonomiska förhållanden ska behandlas. Enhetschefen ansvarar för att följa upp att riktlinjerna följs. Dessa riktlinjer omfattar: Gåvor Affärstransaktioner Testamenten Brukarnas privata medel

8 8 Dokumentation Det finns utarbetade rutiner och system för dokumentation av handläggning och genomförande av insatser för den enskilde (se särskilt dokument):. Under handläggning och myndighetsutövning LSS-handläggarens ansvar Under genomförande av insatserna enhetschefens ansvar Mål Värderingar - Verksamhetsplaner Systematiskt förbättringsarbete Måldokument Ett Måldokument finns upprättat för avdelningen för LSS-verksamhet. Måldokumentet sammanfattar de politiska övergripande mål och uppdrag som avdelningen fått från fullmäktige, socialnämnd och förvaltningsledning: Övergripande kommunala mål Socialnämndens vision och verksamhetsidé LSS-avdelningens uppdrag och övergripande mål LSS-avdelningens tjänstegarantier Våra grundläggande värderingar Våra grundläggande värderingar Våra grundläggande värderingar kan sammanfattas i fem ord. Öppenhet Respekt Lojalitet Ansvar Tydlighet Dessa värdeord genomsyrar på olika sätt hela verksamheten: I mötena med våra kunder brukarna och deras anhöriga eller företrädare I mötena med våra chefer och beslutsfattare I mötena med våra medarbetare och kollegor

9 9 Verksamhetsplaner Socialnämnden har fastställt och reviderat en övergripande plan för kommunens insatser för funktionshindrade i form av Handikapplan för Denna plan ligger, tillsammans med måldokumenten, och budgeten, till grund för planeringen av bland annat LSSverksamheten. I samband med att budgeten fastställs av fullmäktige får verksamheten ekonomiska ramar för det kommande verksamhetsåret och för ytterligare 2 planeringsår framåt. Med dessa förutsättningar fastställer socialnämnden mål och verksamhetsplaner för förvaltningens arbete. Förvaltningsledningen fastställer ytterligare mål och verksamhetsplaner för förvaltningen och dess verksamhetsavdelningar. Avdelningschefen ansvarar för att upprätta en årlig verksamhetsplan för LSS-verksamheten och för att denna följs upp. Enhetschefen ansvarar för att det finns en årlig verksamhetsplan för varje enhet, och att denna följs upp. Uppföljning sker årligen i samband med bokslutet genom att en verksamhetsberättelse upprättas för varje enhet och för avdelningen. Uppföljning sker också löpande under året genom avdelningens och förvaltningens ledningsgrupper. Systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete Varje medarbetare, oavsett var i organisationen man befinner sig, har ett ansvar för att förbättra verksamheten när man ser att detta behövs. Detta dokument beskriver de olika förutsättningar, processer, och ramar inom vilka vi kan bedriva ett bra kvalitets- och förbättringsarbete. Kvalitets- och förbättringsarbetet innebär bland annat att alla ansvarar för att se till att: Vi följer lagar och förordningar och har en myndighetsutövning av hög kvalitet Vi rapporterar avvikelser och ser dessa som en möjlighet att lära och bli bättre Vi gör rätt saker och gör det på rätt sätt Vi arbetar utifrån vår gemensamma värdegrund Vi arbetar efter uppsatta mål och riktlinjer Då resurserna är begränsade att vi får ut så mycket värde som möjligt och undviker resursslöseri Göra arbetet begripligt och intressant Ha ett bra ledarskap som skapar trygghet i arbetet. Ge varandra möjligheter att påverka arbetet. Se att alla är viktiga och får användning för sin kompetens Använda arbetsplatsträffarna som ett naturligt forum för kvalitets- och förbättringsarbetet Detta kan sammanfattas i orden: Rätt Från Mig!

10 10 Mål och Metod för förbättringsarbetet APT Arbetsplatsträffarna är forum för det löpande förbättringsarbetet. Målet är att frågor och problem som uppstår, i första hand ska kunna lösas på arbetsplatsen eller i arbetslaget. Det behöver inte alltid handla om stora frågor och problem som ska lösas. Ta gärna tag i vardagsfrågorna, skapa en bättre rutin, en tydligare blankett, eller genomför något annat som förenklar eller förbättrar arbetssituationen eller verksamheten. Ingen fråga är för liten i förbättringsarbetet! Arbetsgrupp LSS Förbättringsarbete och förändringar som gäller flera arbetsplatser/verksamheter eller hela avdelningen, behandlas i Arbetsgrupp LSS. Genom Arbetsgrupp LSS tillsätts vid behov arbetsgrupper som arbetar med särskilda frågor. Förbättringshandledare I varje arbetslag finns en medarbetare som har som särskilt uppdrag att vara förbättringshandledare. Enhetschefen har det yttersta ansvaret för att det finns en förbättringshandledare på arbetsplatsen. Det kan vara praktiskt att arbetsplatsens representant i Arbetsgrupp LSS också är förbättringshandledare. Förbättringshandledaren ansvarar för att Fånga upp frågor som behöver diskuteras för förbättring Ta upp frågorna på APT Tillsammans med medarbetarna och enhetschefen ta fram lösningar, eller lösa frågan. Dokumentera vad för slags fråga det gällt, hur frågan lösts och vilka effekter det haft. Redovisa lösning/förslag till lösning på APT Enhetschefen ansvarar för att frågor och problem som kan antas gälla flera arbetsplatser tas till avdelningens ledningsgrupp. Olika slags förbättringar och lösningar av problem presenteras fortlöpande i Arbetsgrupp LSS Ständiga förbättringar Rätt från mig Prioritering 1 Kvalitet (kundupplevd) 2 Säkerhet (Medicinsk/omvårdnads/arbetsmiljö) 3 Måluppfyllelse (mätbar) 4 Ekonomi Insatser utifrån Behovsbedömning och Patient/Klient/Brukares behov Normalläge alla ser sin roll i helheten och bygger sina beslut och handlande på grunden och ramarna Riktlinjer/Rutiner/Lagar Evidens/beprövad erfarenhet Teambaserat Information/Delaktighet Bemötande Brukaren i fokus Gemensam Värdegrund Resurseffektivitet

11 11 Avd för LSS-verksamhet Datum Dokumentation Förbättringsarbete Arbetsplats Detta formulär är upprättat av: Vilken Typ av Problem eller Fel (X)? Aktiviteter Arbetsfördelning Arbetsmiljö/ Säkerhet Dokumentation Förhållningssätt Inköp Lokaler Mat Rutiner Schema/ Arbetstider Utrustning/ Material Övrigt Beskriv Problem eller Fel Beskriv när och var Problem eller Fel har uppstått eller kan tänkas ha uppstått Beskriv aktiviteter och process i samband med Problem eller Fel i vilket sammanhang uppstår Problemet eller Felet?

12 12 Lista över förslag om vad man kan göra för att upptäcka problemet/felet och/eller förebygga att det uppstår Vilken lösning har vi kommit fram till för att eliminera eller förebygga felet? Vilken effekt eller mervärde innebär lösningen? När ska lösningen vara genomförd? Vem ansvarar för att lösningen genomförs? När ska detta följas upp? Frågan lämnas vidare till (X): Ledningsgrupp Arbetsgrupp LSS LSS Datum och underskrift av chef och förbättringshandledare