Eksjö kommun. Granskning av systematiska arbetsmiljöarbetet. Revisionsrapport. KPMG AB Lars Jönsson

Transkript

1 ABCD Eksjö kommun Granskning av systematiska arbetsmiljöarbetet Revisionsrapport KPMG AB Lars Jönsson

2 ABCD Eksjö kommun Rapport systematiskt arbetsmiljöarbetet Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och avgränsningar 1 3. Metod 2 4. Arbetsmiljölagstiftning 2 5. Samverkansavtal 3 6. Arbetsmiljö policy och det systematiska arbetsmiljöarbetet Rapportering och redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, olyckor och tillbud Skriftliga riskanalyser och handlingsplaner Skriftliga avtal (ansvarsförbindelse) om tilldelning av arbetsmiljöansvar Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön 9 7. Rehabiliteringsplan 9 8. Sammanfattande kommentarer 10 arbetsmiljörapport Eksjö.doc

3 1. Bakgrund Arbetsmiljölagen har varit i bruk sedan juli 1978 och justerats vid flera tillfällen. De senaste förändringarna skedde den 1 januari samt den 30 juni I arbetsmiljölagen (1977:1160) finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljöförordningen kompletterar arbetsmiljölagen och utfärdas av regeringen. Enligt 3 kap 2 arbetsmiljölagen har arbetsgivaren huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. I samma parargraf beskrivs övergripande hur ansvaret skall uppfyllas. Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall, enligt föreskrifterna, ingå som en naturlig del i det den dagliga verksamheten. Den skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Enligt AFS 2001:1, 2, (AFS 2008:15) definieras systematiskt arbetsmiljöarbete sålunda: Med systematiskt arbetsmiljöarbetet menas i dessa föreskrifter arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. 2. Syfte, frågeställningar och avgränsningar Granskningen syftar till att beskriva och bedöma kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Bland annat har nedanstående frågor belysts. Vilka mål finns inom det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur fungerar rapportering och redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inklusive rapportering av inträffade olyckor och tillbud? Upprättas skriftliga riskanalyser? Upprättas skriftliga handlingsplaner utifrån riskanalyserna av arbetsmiljön? Finns skriftliga avtal (ansvarsförbindelse) om tilldelning av arbetsmiljöansvar mellan olika chefsnivåer i organisationen? Görs insatser för att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön? Vilka rutiner finns för rehabilitering? arbetsmiljörapport Eksjö.doc 1 (10)

4 Vi har avgränsat granskningen till sektorsnivå och endast gjort stickprov på olika enheters riskbedömningar och handlingsplaner. Granskningen avser endast kommunens arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet. 3. Metod Granskningen genomfördes under perioden december 2009 och januari Granskningen har föregåtts av dokumentstudier och insamling av relevanta dokument. Intervjuer har genomförts med kommundirektör, personalchef, sektorschefer, tjänstemän och huvudskyddsombud samt skyddsombud. 4. Arbetsmiljölagstiftning Arbetsgivarnas ansvar för arbetsmiljön regleras av arbetsmiljölagen. Lagen kompletteras av arbetsmiljöförordningen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter om t.ex. systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom finns arbetsmiljöverkets allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna. Dessa är emellertid inte tvingande utan syftar till att klargöra föreskrifternas innebörd. Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för att arbetsmiljölagen efterlevs. Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. För att uppfylla ansvaret ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Vidare ska arbetsgivaren systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sånt sätt som leder till att krav i lag och föreskrifter uppfylls. Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2001:1) förtydligar vad systematiskt arbetsmiljöarbete innebär. Där anges bl.a. att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Vidare ska arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetet. Enligt föreskrifterna ska en arbetsmiljöpolicy och rutiner som beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Som en del i det systematiska arbetet ska arbetsgivaren regelbundet göra en skriftlig riskbedömning av arbetsförhållandena. Vid behov ska riskerna åtgärdas omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte vidtas omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. Arbetsgivaren ska årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Företagshälsovården har en viktig roll när det gäller förebyggande, rehabiliterande och arbetsanpassande verksamhet. Enligt föreskrifterna ska företagshälsovården anlitas när kompetens saknas i den egna verksamheten för systematiskt arbetsmiljöarbete eller för arbete med arbetsanpassning och rehabilitering. arbetsmiljörapport Eksjö.doc 2 (10)

5 5. Samverkansavtal Eksjö kommun har ett lokalt kollektivavtal om samverkan sedan Avtalet bygger på det centralt tecknade U 92 (Utveckling 92). Syftet med avtalet har varit att integrera medinflytande och arbetsmiljöfrågor med den löpande verksamheten. Samverkansavtal anpassades 2005 till kommunens nya organisation samt det nya avtalet FAS 05 (Förnyelse, Arbetsmiljö och Samverkan). Enligt avtalet syftar samverkan till att ge en ännu bättre verksamhet för kommuninnevånarna/brukarna. ge en större delaktighet åt de anställda. bättre ta tillvara de anställdas kunskaper, erfarenheter och kreativitet. ge en bättre grund för de anställda och arbetsledare/chefer att tillsammans klara förändringar i och utveckling av verksamheten. skapa en bättre arbetsmiljö åt alla. integrera arbetsmiljö- och medbestämmandefrågor med verksamhetsfrågor. Grunden för samverkanssystemet är att både arbetsgivaren och arbetstagarna/de fackliga organisationerna samverkar mot gemensamma mål och har en vilja och en tro på att det går att finna gemensamma lösningar. Avtalet stipulerar även på vilket sätt samverkan skall ske i kommunens organisation. Samverkan skall ske genom; Dialog mellan chef och medarbetare i det dagliga arbetet och genom regelbundet organiserade medarbetarsamtal. Arbetsplatsträffar som forum för dialog där arbetsledning och anställda gemensamt arbetar med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Samverkansgrupp på sektorsnivå (motsv) och/eller på avdelnings- eller enhetsnivå, beroende på sektorns storlek och antalet beslutsnivåer. Samt samverkansgrupp på central nivå. Samverkansgrupperna utgör även skyddskommitté respektive central arbetsmiljökommitté enligt AML och AMF. Dessutom reglerar samverkansavtalet på vilket sätt de olika samverkansformerna organiseras beträffande parter, innehåll och mötesfrekvens. I intervjuerna med cheftjänstemännen uppfattar dessa att samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna fungerar bra och att det finns en god dialog mellan parterna. Den centrala samverkansgruppen sammanträder ca en gång i månaden likaså gör samverkansgrupperna för barn- och ungdomssektorn och sociala sektorn. Båda dessa sektorer har arbetsmiljörapport Eksjö.doc 3 (10)

6 en stående punkt på dagordningen som behandlar arbetsmiljön. På samtliga samverkansgrupper förs protokoll där de olika parternas ståndpunkter framförs. Internserviceavdelningen och samhällsbyggnadssektorn samverkansgrupper har samverkansmöte, dock inte i lika ofta som sociala och barn- och ungdomssektorerna. Internserviceavdelningen hade två samverkansmöten under 2009 och samhällbyggnadssektor ett möte. Kommunledningskontoret hade inga möten under Likaså uppfattar såväl arbetsgivaren som skyddsombuden på samhällsbyggnadssektorn att samverkansgruppen på sektorsnivå har svårt att fungera på grund av de små och disparata enheterna. Såväl kommunledningskontoret, internserviceavdelningen och samhällsbyggnadssektorn använder sig av arbetsplatsträffarna för arbetsmiljöfrågor. Samverkan inom den sociala sektorn och barn- och ungdomssektor sker även via lokal samverkansgrupp och genom arbetsplatsträffar. Normalt har man arbetsplatsträff en gång i månaden. Samtliga sektorers arbetsplatsträffar har arbetsmiljön som en punkt och kan man inte lösa ett eventuellt arbetsmiljöproblem lokalt, flyttas frågan upp till samverkansgruppen för sektorn. Det finns delade meningar mellan arbetsgivaren och skyddsombuden hur arbetsplatsträffarna fungerar. En del skyddsombud påpekar att arbetsplatsträffarna på en del avdelningar inte fungera. Det framkommer vid intervjuerna att arbetsplatsträffarna på barn- och familjeenheten inte fungera och även på en del avdelningar inom hemtjänsten. Det framkom även kritik av samverkansgruppen i barn- och ungdomssektorn, där övriga yrkeskategorier som inte tillhör lärarfacken får en undanskymd situation. Inom samhällsbyggnadssektorn påpekar skyddsombuden att det saknas struktur beträffande arbetsmiljöarbetet och samverkan. Dock framhåller dessa att många problem med exempelvis den fysiska arbetsmiljön kan lösas direkt i kontakt med arbetsledningen och på ett informellt vis. Samtidigt anser skyddsombunden att i ärenden som är mer relaterade till arbetsbelastning eller stress behöver dokumenteras bättre. Även på kommunledningskontoret har man enligt ett skyddsombud ett kort avstånd till närmaste chef vilket innebär att merparten av arbetsmiljörelaterade frågor löses direkt. Arbetsgivaren uppfattar dock att samverkan fungerar bra då merparten av arbetsmiljörelaterade problem i första hand löses på den nivå den uppstår. Går det inte att lösa på första nivå lyfts det till nästa nivå i samverkanssystemet. Arbetsgivarens ståndpunkt är att de sektorsgemensamma samverkansgrupperna främst behandlar övergripandefrågor av policykaraktär, budget uppföljningar m.m. Gemensamt för samtliga skyddsombud är kritiken mot att arbetsledarna har alldeles för dålig kunskap i arbetsrätt och arbetsmiljöarbetet. Detta gäller även en del av skyddsombuden. Arbetsgivaren bör se till att det sker en kontinuerlig utbildning inom arbetsrättsliga frågor för arbetsledarna, likaså behövs kontinuerlig utbildning för skyddsombuden, enligt skyddsombuden. arbetsmiljörapport Eksjö.doc 4 (10)

7 Personalavdelning är medveten om att det finns ett behov av utbildning inom arbetsrätt och håller på att se över hur kommunen skall lösa problemet. Likaså är skyddsombuden kritiska till hur samverkanskedjan fungerar, de fackliga organisationerna har framfört att samverkan skall ske före utskottsmöten innan eventuella beslut tas. Facken påpekar även att det finns ett behov av samverkansutbildning för kommunens politiker. Vi kan konstatera att strukturen för samverkansgrupper varierar mellan sektorerna såväl i form som i mötesfrekvens. Sociala sektorns och barn- och ungdomssektorns samverkansgrupper har återkommande möte i enlighet med vad som stipuleras i avtalet. Internserviceavdelningen och samhällsbyggnadssektorn har visserligen haft samverkansmöten men inte i den utsträckning samverkansavtalet stipulerar. Kommunledningskontoret hade inget samverkansmöte under Vi rekommenderar att samverkansmöte sker i enlighet med samverkansavtalet kontinuerlig inom samtliga sektorer. Samtliga parter är medvetna om bristerna i kunskaperna om arbetsmiljö och arbetsrätt, därför rekommenderar vi att kommunen snarast möjligt anordnar utbildning för arbetsledare inom det arbetsrättsliga området. 6. Arbetsmiljöpolicy och det systematiska arbetsmiljöarbetet Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS) 5 skall det finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Eksjö kommun har en gemensam arbetsmiljöpolicy. Policyn beskriver hur kommunen skall arbeta systematiskt med arbetsmiljön. Huvudpunkterna för det systematiska arbetsmiljöarbetet är bland annat att: Sprida kunskap om kommunens arbetsmiljöpolicy och rutiner för arbetsmiljöarbetet Sprida kunskap om kommunens rutiner för att systematiskt genomföra undersökningar som skall utföras enligt lagar, förordningar. Regelbundet göra undersökningar/kartläggning av den fysiska och psykiska arbetsmiljön genom skyddsronder och medarbetarenkäter. Policyn beskriver även att arbetsmiljöarbetet skall bedrivas i samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagaren inom ramen för samverkansavtalet. Vidare beskriver policyn vilka mål kommunen har med det systematiska arbetsmiljöarbetet och de arbetsmiljöansvarigas kompetens. Det finns arbetsmiljörapport Eksjö.doc 5 (10)

8 en tydlig ansvarsfördelning över vilka befattningshavare som är ansvariga för arbetsmiljöarbetet. Policyn ligger till grund för sektorernas arbetsmiljöarbete. Vi finner att kommunen har i enlighet med AFS 5 en arbetsmiljöpolicy som beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet och vilka mål man vill uppnå. Kommunen har på sitt intranät (SAMbasic)en beskrivning kopplad till lagstiftningen av de olika processerna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Beskrivningen både lätt att följa och läsa. Dessutom finns det dokument kopplade till det systematiska arbetet att tillgå, som exempelvis tillbudsanmälan. 6.1 Rapportering och redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, olyckor och tillbud Arbetsgivaren skall enligt AFS 11 varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Kommunen har utformade blanketter för tillbudsanmälan och till denna finns en tydlig instruktion över vilka rutiner som skall följas vid rapportering. Sektorerna sammanställer statistik på tillbud och avvikelser samt rapporterar detta vidare till personalavdelningen. Personalavdelningen sammanställer och redovisar resultatet årsvis bland annat till den centrala samverkansgruppen och kommunstyrelsen. Samtliga sektorer använder sig av de centrala framtagna rutinerna vid tillbud och de blanketter och dokument som avser olyckor och tillbud. Vi uppfattar att det sker en rapportering av olyckor och tillbud på sektorerna och på olika nivåer. Dessa rapporter aggregeras sedan och sammanställs av personalavdelningen och redovisas i årsredovisningen under den personalekonomiska redovisningen. Vi anser att kommunen uppfyller AFS Skriftliga riskanalyser och handlingsplaner Arbetsgivaren skall enligt 8 (AFS) regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. arbetsmiljörapport Eksjö.doc 6 (10)

9 Risk innebär att det finns en sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall i arbetet kan uppstå. Hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall. Bedömningen av risken görs i första hand utifrån de erfarenheter som finns i verksamheten och skyddsronderna. Bedömningen görs av chefen/arbetsledare tillsammans med arbetstagarna och skyddsombudet. Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra åtgärder med anledning av det som framkommer vid riskbedömningen. De åtgärder som inte vidtas omedelbart, dvs samma dag eller någon av de närmaste dagarna, skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som har ansvar att åtgärderna genomförs. Genomförda åtgärder skall följas upp. Det kan göras på arbetsplatsträffar, skyddsronder eller liknande. Inom den sociala sektorn görs riskbedömning för respektive verksamhet. Till de riskmoment som har identifierats kopplas åtgärder för att eliminera risken. För de risker som inte omedelbart kan åtgärdas upprättas handlingsplaner och rutiner för att minska riskexponeringen. Riskbedömningarna skall brytas ner i respektive arbetsgrupp. De skriftliga rutiner och instruktioner som har tagits fram skall vara kända av alla arbetstagare som kan bli berörda av risken. Arbetsledarna har sedan i uppgift att göra uppföljning av riskbedömningarna och handlingsplanerna. Handlingsplanerna följs sedan upp en gång i halvåret centralt på sektorn. Barn- och ungdomssektorn har samma förfaringssätt som den sociala sektorn. Dock sker merparten av riskbedömningen vid arbetsenheterna där även handlingsplaner upprättas. Riskbedömning och handlingsplaner är kopplade till skyddsronderna i verksamheterna. Riskanalyser och handlingsplaner av mer övergripande karaktär redovisas i samverkansgruppen för sektorn. Det sker ingen uppföljning centralt på sektorn av upprättade handlingsplaner vid enheterna. Samhällsbyggnadssektorns riskanalys sker ute vid del olika verksamheterna. Riskanalyserna och handlingsplanerna är kopplade till verksamheternas skyddsronder. Då samhällsbyggnadssektorns verksamheter är differentierade ser dokumentationen för riskanalyserna olika ut. Det sker ingen uppföljning av riskanalyserna och handlingsplanerna centralt på sektorn. Internserviceavdelningen genomför riskanalyser för respektive verksamhet. Vid skyddsronderna noteras riskerna och handlingsplaner upprättas. Resultatet av skyddsronderna delges vid samverkans möten och arbetsplatsträffarna. Handlingsplanerna redovisas vid samverkansträffarna. Kommunledningskontorets olika verksamheter gör riskanalyser vid större förändringar i respektive verksamhet. Även på kommunledningskontoret skiljer sig riskbedömningarna mellan de olika verksamheterna. Det sker ingen uppföljning av riskbedömningarna och handlingsplanerna centralt från sektorn. arbetsmiljörapport Eksjö.doc 7 (10)

10 Av det material som vi har fått ta del av ser vi att dokumentationen av riskbedömningarna ser olika ut beroende på verksamhet. Likaså kan vi konstatera att en del handlingsplaner inte är upprättade i enlighet med föreskrifter, dessutom saknar en del verksamheter tydliga handlingsplaner kopplat till riskbedömningar. Trots olikheterna i dokumentationen följs AFS 8 beträffande risker. Sociala sektorn, barn- och utbildningssektor och internserviceavdelningen har den mest homogena dokumentationen av riskbedömningar och handlingsplaner. Kommunledningskontorets uppföljning av riskbedömningar är bristfällig beroende på frånvaron av samverkansmöten. Vi bedömer att även om uppföljning sker av handlingsplanerna vid skyddsronder och arbetsplatsträffar, bör en uppföljning ske från sektorsnivå. Detta främst för att riskbedömningarnas och handlingsplanernas dokumentation ska bli enhetlig och följa kommunens rekommendation. 6.3 Skriftliga avtal (ansvarsförbindelse) om tilldelning av arbetsmiljöansvar I 6 (AFS) stipuleras att arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många, och har de befogenheter och resurser samt den kompetens som behövs. Kommunen har tagit fram ett speciellt avtal för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Avtalet skall skrivas på av den som mottager fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Vi kan konstaterat att vid tidpunkten för granskningen hade inga ansvarförbindelser för barn- och utbildningssektorn som delgivits till rektorer och enhetschefer undertecknats. Vilket innebär att arbetsmiljöuppgifter inte var fördelat. Likaså var merparten av samhällssektorns ansvarsförbindelser till enhetschefer inte undertecknade. Vi ser det som en brist att inte arbetsmiljöuppgifterna är fördelade till den närmaste arbetsledaren i verksamheten. I och med att ansvarsförbindelsen inte är undertecknad ligger arbetsmiljöuppgiften och ansvaret kvar på sektorschef, vilket försämrar arbetsmiljöarbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall i så stor utsträckning som möjligt ske genom dialog i verksamheten mellan arbetsgivare och arbetstagare. Fördelas inte uppgifterna blir avståndet för långt mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Det är samtidigt viktigt att den som tar emot uppgiften är medveten vad detta innebär, därför är det av stor vikt att ansvarförbindelsen undertecknas. arbetsmiljörapport Eksjö.doc 8 (10)

11 6.4 Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön Eksjö kommun genomförde 2009 en större medarbetarundersökning, kommunens ambition är att undersökningen skall göras vartannat år. Undersökningen gäller samtliga anställda. Enkäten skall ses som ett komplement till medarbetarsamtalen. Tanken är att den anställde skall kunna vara anonym. Resultatet av undersökningen redovisas på enhets- och avdelningsnivå, dock inte lägre än att anonymiteten kan bibehållas. Utifrån resultatet skall sedan enheterna och sektorerna utarbeta handlingsplaner för att förbättra eventuella brister som framkommer i undersökningen. Samtliga tjänstemän som intervjuats uppfattar att undersökningen ger en god helhetsbild av hur personalen mår i organisationen. En del av skyddsombuden var inte odelat positiva till undersökningen då den inte tar hänsyn till individens uppfattning av sin arbetssituation. Risken finns, menar de, att ett bra resultat ger arbetsgivaren ett alibi för att inte förbättra arbetsmiljön för vissa grupper. Merparten av tjänstemännen menar att medarbetarenkäten är ett komplement till medarbetarsamtalet och en indikator på hur väl cheferna lyckas med sitt ledarskap samt arbetsmiljöansvar. Det är vid det enskilda samtalet som de individuella uppfattningarna om den psykosociala arbetsmiljön fångas upp. Vi konstaterar att kommunen har en god ambition med återkommande medarbetarenkät. Det är positivt att resultatet kan brytas ner till lägre nivåer för att fånga upp eventuella problem i den psykosociala arbetsmiljön. Vi kan även konstatera att arbetsgivaren ser medarbetarsamtalet som det viktigaste instrumentet för bedömning av psykosociala arbetsmiljön. Vi ser positivt på att kommunen kombinerar olika instrument för att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön. 7. Rehabiliteringsplan Kommunen har en policy rörande sjukskrivning och rehabilitering. I kommunens intranät finns dokumenterade rutiner för hur ett rehabiliteringsärende skall handläggas. Riktlinjerna är utarbetade utifrån lagen om allmän försäkring(afl) och arbetsmiljölagen (AML). Den beskriver vilka insatser som arbetsledningen skall göra i förbyggande syfte och vad som skall göras vid rehabiliteringsbehov. Vid ett rehabiliteringsbehov skall en handlingsplan upprättas. I denna skall tydligt anges vilka åtgärder som skall vidtas. Planen skall delges arbetsgivaren, arbetstagaren och Försäkringskassan. Till riktlinjerna för rehabilitering har kommunen tagit fram blanketter och dokument till stöd för processen. Rehabiliteringsärenden handhas av cheferna i verksamheterna med stöd från personalavdelningen. Personalavdelningen tar fram statistik på de anställda som har varit arbetsmiljörapport Eksjö.doc 9 (10)

12 sjukskrivna längre än en månad. Likaså ger personalavdelningen stöd till cheferna och den anställde i rehabiliteringsprocessen och vid eventuella oklarheter beträffande rehabiliteringsärenden kontaktas cheferna i verksamheten av personalavdelningen. Vi finner att det finns väl dokumenterade rutiner för processen för rehabilitering. Instruktionerna är lätta och tydliga att följa. Det ärende vi har granskat särskilt följer instruktionerna och är väldokumenterat beträffande rehabiliteringsmöte och åtgärdsplan i enlighet med instruktionerna som återfinns i kommunens rehabiliteringsprocess. 8. Sammanfattande kommentarer Vår granskning visar att Eksjö kommun uppfyller lagkravet om skriftlig dokumentation avseende arbetsmiljöpolicy och rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. Vi noterar att erforderliga dokument såsom policys och rutiner finns inom arbetsmiljöområdet Rapporteringen och redovisningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, olyckor och tillbud är tillfredställande. Vi uppfattar att samverkan och dialogen mellan parterna fungerar olika. Det är en brist att kommunledningskontoret inte har haft något samverkansmöte under 2009 och att samhällsbyggnadssektorn endast har haft ett möte. Det finns allvarliga brister beträffande skriftliga ansvarsförbindelser mellan olika ansvarsnivåer för arbetsmiljöarbetet. Uppföljning av vilka dokumenterade ansvarsförbindelser som finns bör göras. Enligt arbetsmiljölagen 3 kapitlet 3 skall arbetsgivaren förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och vet vad han har att iaktta för att undgå riskerna i arbetet. Utöver denna grundutbildning kan vi konstatera att det finns ett behov av ytterligare utbildning inom det arbetsrättsliga området för arbetsledarna och skyddsombuden. Det är viktigt att den arbetsgivaren fördelar arbetsmiljöuppgifter till och skyddsombuden får erforderlig påbyggnadsutbildning. Dokumentationen för riskanalyser och handlingsplaner inom arbetsmiljön bör göras mer strukturerat och enhetligt mellan verksamheterna inom sektorerna KPMG AB, dag som ovan Lars Jönsson Certifierad kommunal yrkesrevisor arbetsmiljörapport Eksjö.doc 10 (10)