Landstinget i Kalmar Län

Transkript

1 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna i Landstinget Kalmar Län Landstinget i Kalmar Län Granskning av bisysslor

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Revisionskriterier Granskningens avgränsning och genomförande Regelverk Allmänna bestämmelser, daterad Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA SKL:s kommentar till AB Landstingsövergripande riktlinjer och rutiner Förvaltningsspecifika rutiner Transaktioner med närståendes bolag Verifierande granskning Stickprov Telefonintervjuer Svar på revisionsfrågor och sammanfattande bedömning Revisionsfrågor Sammanfattande bedömning och förslag på utvecklingsområden...9 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget i Kalmar Län har EY granskat om landstinget har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Den övergripande bedömningen är att landstinget har ändamålsenliga rutiner som har dokumenterats och beslutats om av landstingstyrelsen. Reglerna följer väl Lagen om offentlig anställning och Allmänna bestämmelser. Utifrån genomförda intervjuer görs bedömningen att reglerna är väl kända i verksamheten och diskuteras vid ledningsmöten och vid nyanställningar. Frågan om bisysslor skall enligt beslutade riktlinjer tas upp med anställda årligen, och med fördel vid medarbetarsamtal. Någon uppföljning eller kontroll från landstingsledningens sida om huruvida reglerna efterlevs görs inte. För att förstärka den interna kontrollen gör vi bedömningen att landstinget bör upprätta rutiner för uppföljning av efterlevnad av reglerna. Detta gör vi mot bakgrund av att ingen systematisk uppföljning av bisysslor görs av landstingsledningen. I granskningen har ingått att stickprovsvis kontrollera om anställda med bisysslor har anmält detta till närmsta chef. Vi har inte noterat några brister i denna granskning. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges följande rekommendationer: Reglerna om bisysslor har antagits av landstingsstyrelsen En översyn av reglerna ska ske vart tredje år eller vid behov. Ingen revidering har gjorts sedan beslutsdatum varför vi gör bedömningen att en genomgång bör ske för att säkerställa att inga förändringar är nödvändiga. Vid intervjuer framkommer en inte helt enhetlig och tydlig bild av begreppet arbetshindrande bisyssla och vad som menas med menligt påverkar den anställdes arbetssituation. Vi rekommenderar därför ett förtydligande kring detta. I dokumentet Regel: Bisyssla uppges att det oftast räcker med uppgifter om arten och omfattningen för att avgöra om bisysslan är tillåten samt att detta kan inhämtas muntligen. Det finns inga krav på att dokumentera uppgifter eller ställningstaganden. Vi rekommenderar att alla uppgifter och ställningstaganden dokumenteras på lämpligt sätt. Det sker ingen uppföljning av huruvida reglerna om bisysslor efterlevs i organisationen, såsom om frågan behandlas vid medarbetarsamtal. Det sker heller inte någon uppföljning av förekomsten av bisysslor på förvaltnings- eller landstingsnivå. Vi rekommenderar landstinget att säkerställa att samtliga förvaltningar arbetar efter fastställda riktlinjer. Följsamhet till regelverk och riktlinjer kan med fördel finnas med som kontrollmoment i landstingets årliga uppföljning av den interna kontrollen. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund och syfte På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget i Kalmar Län har EY granskat om landstinget har tillräcklig intern kontroll avseende bisysslor. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Landstinget i Kalmar Län. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA). I granskningen besvaras bl. a. följande revisionsfrågor: Finns tydliga, ändamålsenliga och formellt beslutade regler för anställdas bisysslor? Följer policy och riktlinjer Lag om offentlig anställning och allmänna bestämmelser? Finns rutiner för remissförfarande i händelse av egen verksamhet? Är reglerna kända i verksamheten? Kontrolleras att reglerna följs? I vilken utsträckning förekommer att anställda i landstinget har bisysslor? Sker det en systematisk uppföljning och omprövning av anställdas bisysslor? Finns riktlinjer för hur landstinget ska agera om otillåtna bisysslor uppdagas? Finns regler för vad som gäller vid affärer med företag som anställda har relationer med? 2.2. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA) Allmänna bestämmelser (AB) 2.3. Granskningens avgränsning och genomförande Granskningen har utförts genom intervjuer, genomgång av interna riktlinjer/policys och kontroll i Bolagsverkets register. Ett stickprov av anställda inom landstinget har kontrollerats mot Bolagsverkets register över funktionärer. Personerna har valts ut slumpmässigt. De personer som finns registrerade som funktionärer i registret har följts upp med avseende på om och hur bisyssla rapporterats och om bisysslan är godkänd. 3

5 I granskningen har det även ingått att kontrollera om någon av de leverantörer/bolag, som de anställda är funktionärer i, fakturerat/erhållit bidrag från Landstinget i Kalmar Län under Samtliga intervjuade, med undantag av kortare telefonintervjuer, har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. De kortare telefonintervjuerna har endast genomförts i verifierande syfte för att kontrollerar regler och riktlinjer är kända i verksamheten. 3. Regelverk Med hänsyn till att de kommunala, inkluderande landstingskommunala, myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda inom landstinget gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB:s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor. Landstinget i Kalmar Län har beslutat om regler för bisysslor Allmänna bestämmelser, daterad Enligt 3 kap. 8 i AB framgår bestämmelserna kring bisysslor. Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan; a) inverka hindrande på arbetsuppgifterna, b) innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Förtroendeskadlig bisyssla för arbetstagaren inom kommun, landsting eller kommunalförbund regleras i 7 lagen om offentlig anställning (LOA). För arbetstagare anställd hos annan arbetsgivare än kommun, landsting eller kommunalförbund gäller även att bisyssla kan förbjudas av arbetsgivaren om den kan c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt AB Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Föreskrifter i Lagen om offentlig anställning gällande bisysslor ( 7-7c) gäller arbetstagare inom kommun, landsting och kommunalförbund. 4

6 Arbetstagaren får inte enligt 7 LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren är enligt 7a LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Arbetstagare är enligt 7b LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig bisyssla ska enligt 7c LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behöver enligt 42 LOA inte föregås av förhandling enligt MBL. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer SKL:s kommentar till AB Förhandlingssektionen inom Sveriges Kommuner och Landsting, har utarbetat kommentarer till Allmänna bestämmelser för att ge vägledning och underlätta det personalpolitiska arbetet samt bidra till att utveckla arbetsgivarrollen. Följande kommentarer avser bisysslor: Arbetstagare är skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla bisysslor och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för att kunna bedöma dessa. Om arbetstagaren inte uppfyller detta så är det ett brott mot avtalet, alternativt fel eller försummelse i arbetet, som kan medföra disciplinpåföljd enligt AB 11 och i mycket allvarliga fall uppsägning. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet (AD 1985 nr 69) Landstingsövergripande riktlinjer och rutiner Landstinget i Kalmar Län har antagit landstingsgemensamma regler kring bisyssla. Målgruppen är chefer inom landstinget och det angivna målet är att alla chefer ska känna till reglerna och ta upp frågorna i samband med årliga medarbetarsamtal. I reglerna definieras vad som anses vara en bisyssla. Bestämmelser kring förtroendeskadlig bisyssla regleras i lagen, men landstingets regler förtydligar vad som avses med detta för landstingets vidkommande. I första hand avses jävsfrågor, och exempel ges på när en bisyssla kan vara förtroendeskadlig. Riktlinjerna innehåller även definition av arbetshindarande bisyssla och konkurrerande bisyssla. Arbetshindrande bisyssla är en syssla som menligt påverkar möjligheten att utföra sitta arbete. Konkurrerande bisyssla är en syssla som menligt påverkar landstingets affärsverksamhet. I ett särskilt stycke påpekas att patienter inte får styras över från landstingets verksamhet till egen näringsverksamhet. I dokumentet framgår att information om bisysslor finns i anställningsavtal och att respektive chef ansvarar för information samt prövning av bisysslor. Prövning ska ske regelbundet och det rekommenderas att det sker vid årliga medarbetarsamtal. Anställda ska också på begä- 5

7 ran lämna uppgifter om bisysslan. Reglerna stipulerar att det oftast räcker med att uppgifterna inhämtas muntligen. Vill chef ha uppgifterna skriftligt kan särskild mall användas. Förbud mot förtroendeskadlig bisyssla skall vara skriftlig. För förbud mot arbetshindrande eller konkurrerande bisyssla finns inga formkrav, men rekommenderas att vara skriftlig. Mallar finns upprättade för beslut om förtroendeskadlig bisyssla. Anställningsavtal Enligt reglerna ska det finnas information om bisysslor i anställningsavtal. I mallen för landstingsavtal står följande text, vilket bekräftar efterlevnad av beslutade regler: Bisyssla ska godkännas av arbetsgivaren. Regleras i allmänna bestämmelser (AB) och arbetsgivarens regler om bisyssla, se. Medarbetarsamtal Enligt beslutade regler ska prövning av bisysslor ske regelbundet. Detta kan ske under medarbetarsamtal. I en riktlinje beslutad inom ramen för personaldelegation gällande de lönepolitiska målen och personalenheten finns en bilaga som hanterar medarbetarsamtalet. I bilagan står att om medarbetaren har någon form av bisyssla behöver det finnas uppgifter om art och omfattning. Det står också att samtalet bör sammanfattas och att minnesanteckningar bör föras. Till sin hjälp har chefen en checklista som tar med frågan kring bisysslor. Ledningen följer upp att medarbetarsamtal görs. Detta sker i systemet Stratsys. Det finns ingen särskild uppföljning av huruvida frågan om bisysslor varit uppe till diskussion. Enligt landstingets centrala personalledning är detta en fråga bland många andra som ska beröras och det inte finns något uppdrag att göra landstingscentrala uppföljningar avseende bisysslor. Övriga uppföljningar Det sker ingen landstingscentral uppföljning av rapporterade bisysslor. Prövning Enligt riktlinjerna ska prövning vara restriktiv. Vad detta innebär tydliggörs inte. Bedömning och prövning sker av den anställdes närmaste chef. Landstingets centrala personalledning bedömer att definitioner och prövningar inte är ett problem. Vid eventuella oklarheter finns en tydlig ansvarsfördelning från närmaste chef, förvaltningens PA-konsulter till övergripande personalstrateg. Den anställde ska på begäran lämna in de uppgifter om bisysslan som behövs. I dokumentet kring bisysslor uppges att det oftast räcker med uppgifter om arten och omfattningen för att avgöra om bisysslan är tillåten samt att detta kan inhämtas muntligen. Det finns inga krav på att dokumentera uppgifter eller ställningstaganden Förvaltningsspecifika rutiner Vid intervjuer med förvaltningscheferna på Primärvårdsförvaltingen respektive Hälso- och sjukvårdsförvaltningen uppges att inga särskilda regler eller riktlinjer har upprättats för förvaltningarna. De följer centrala direktiv och riktlinjer och ger en samstämmig bild av hur bisysslor rapporteras och följs upp. Vid anställning undertecknas det standardiserade anställningsavtalet, det vill säga ändras inte från ursprungligt skick. Båda förvaltningarna har introduktionsutbildningar för chefer inom 6

8 verksamheten, där bland annat regler om bisysslor tas upp. Ämnet diskuteras också regelbundet på ledningsmöten och på basenhetsträffar. Ingen uppföljning eller sammanställning av bisysslor sker på förvaltningsnivå. De intervjuade uppger att det ligger inom chefens ansvar att ta upp dessa frågor och de har inte fått något särskilt uppdrag att rapportera kring bisysslor. Uppgifter kring bisysslor är endast en av många saker att hantera i ett medarbetarsamtal och i relationen med de anställda och det uppges inte vara relevant att bryta ut just denna fråga. Ingen av cheferna har fått några indikationer på brister i hanteringav bisysslor. Ingen av cheferna har upptäckt bisysslor som inte har rapporterats. Enligt regelverket får inte personal remittera patienter till egen bedriven verksamhet. Detta är en absolut regel och upplevs som känd inom verksamheten. Några indikationer på brister i detta avseende uppges inte heller har uppmärksammats. Vid en intervju framkommer ett behov av att förtydliga vad det innebär att en arbetshindrande bisyssla är en syssla som menligt påverkar möjligheten att utföra sitta arbete. Frågan kan uppkomma i samband med att en person, i större utsträckning, utför liknande arbetsuppgifter på sin fritid i en annan anställning/annat uppdrag än som i sin tjänst. Från alla intervjuade framkommer inte heller en helt enhetlig bild av huruvida detta är att betrakta som en bisyssla. Prövning av vad som är att betrakta som en bisyssla görs av berörd chef. Skulle oenighet med den anställde uppkomma finns en tydlig ansvarsfördelning, från berörd chef och ytterst till förvaltningschef. Dokumentation av de bedömningar som görs, och där chefen anser att bisysslan är av mindre betydelse behöver inte rapporteras Transaktioner med närståendes bolag Reglerna om bisysslor reglerar endast sysslor som innehas av landstingets egen personal, det vill säga inte av verksamhet som bedrivs av till anställda närstående personer. Detta har inte definierats som bisysslor. Transaktioner med närståendes bolag berörs däremot i riktlinjer för attest och har beslutats om av landstingsfullmäktige Dessa riktlinjer omfattar samtliga medarbetare inom landstinget och klargör innebörden av attester och kontroller. Den som utför kontrollen av en transaktion får inte kontrollera in- och utbetalningar eller utgifter av personlig karaktär till sig själv eller till närstående. Det gäller även bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Detta betecknas som jäv. 4. Verifierande granskning 4.1. Stickprov Ett stickprov av personer har kontrollerats mot Bolagsverkets register över funktionärer. Med funktionärer menas om personen är VD, styrelseledamot, styrelsesuppleant och firmatecknare. Registret ger ingen fullständig bild av ägarförhållandena. Personer som är anställda av landstinget i Kalmar län har valts ut slumpmässigt. De personer som träffats som funktionärer i registret har följts upp med ansvarig chef med avseende på om och hur bisyssla rapporterats, om bisysslan är godkänd och hur arbetsgivaren följer upp den. 7

9 I granskningen har det även ingått att kontrollera om någon av de leverantörer/bolag som de anställda är funktionärer erhållit ersättning från landstinget i Kalmar län under perioden Telefonintervjuer Ett antal, slumpmässigt utvalda, verksamhetschefer har valts ut för att kontrollera om landstingets regler är kända, och om de efterlevs. Därutöver har frågor ställts kring förekomst av bisysslor och eventuell förekomst av fall då patienter remitteras från landstingets verksamhet till egen verksamhet. Vår bedömning Efter genomförd granskning kan vi konstatera att de stickprovsvis utvalda personerna har anmält sina bisysslor i vederbörlig ordning. Baserat på intervjuerna, samt på gjorda stickprov, gör vi bedömningen att reglerna i allt väsentligt synes fungera i enlighet med de riktlinjer som landstingsledningen har beslutat om. Vid en av intervjuerna framkommer dock att frågan om bisysslor inte diskuteras årligen med medarbetare utan endast när den blir aktuell. 8

10 5. Svar på revisionsfrågor och sammanfattande bedömning 5.1. Revisionsfrågor Revisionsfråga Finns tydliga, ändamålsenliga och formellt beslutade regler för anställdas bisysslor Följer policy och riktlinjer Lag om offentlig anställning och allmänna bestämmelser? Finns rutiner för remissförarande i händelse av egen verksamhet? Är reglerna kända i verksamheten? Kontrolleras att reglerna följs? I vilken utsträckning förekommer att anställda i landstinget har bisysslor? Sker det en systematisk uppföljning och omprövning av anställdas bisysslor? Finns riktlinjer för hur landstinget ska agera om otillåtna bisysslor uppdagas? Finns regler för vad som gäller vid affärer med företag som anställda har relationer med? Svar Ja. Reglerna om bisysslor har antagits av landstingsstyrelsen Reglerna behandlar definition av bisyssla, prövning och förbud mot bisyssla samt ansvar för information och inhämtande av uppgifter. Ja. Ja. I reglerna kring bisysslor anges tydligt att det inte får förekomma att patienter styrs över från landstingets verksamheter till egen näringsverksamhet. Detta är enligt de intervjuade en absolut regel. Ja. Bedömningen görs utifrån de telefonintervjuer som genomförts av stickprovsvis utvalda verksamhetschefer. Nej. Landstinget har ingen uppföljning av huruvida reglerna efterlevs. Av samtliga intervjuade framgår att detta ligger inom respektive chefs ansvarsområde. Frågan går inte att besvara då ingen uppföljning varken sker på central nivå eller på förvaltningsnivå. Ja och nej. Frågan om anställdas bisysslor ska enligt riktlinjerna hanteras årligen. Det sker däremot ingen systematisk uppföljning på förvaltnings- eller landstingsnivå. Ja. Detta hanteras inom ramen för riktlinjerna (förbud mot bisyssla och förhandlingsskyldighet före beslut) Ja. Detta hanteras inom ramen för riktlinjer för attest Sammanfattande bedömning och förslag på utvecklingsområden Den övergripande bedömningen är att landstinget har ändamålsenliga rutiner som har dokumenterats och beslutats om av landstingstyrelsen. Reglerna följer väl Lagen om offentlig anställning och Allmänna bestämmelser. Utifrån genomförda intervjuer görs bedömningen att reglerna är väl kända i verksamheten och diskuteras vid ledningsmöten och vid nyanställningar.. Frågan om bisysslor skall enligt beslutade riktlinjer tas upp med anställda årligen, och med fördel vid medarbetarsamtal. Någon uppföljning eller kontroll från landstingsledningens sida om huruvida reglerna efterlevs görs inte. För att förstärka den interna kontrollen gör vi bedömningen att landstinget bör upprätta rutiner för uppföljning av efterlevnad av reglerna. Detta gör vi mot bakgrund av att ingen systematisk uppföljning av bisysslor görs av landstingsledningen. 9

11 Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges följande rekommendationer: Reglerna om bisysslor har antagits av landstingsstyrelsen En översyn av reglerna ska ske vart tredje år eller vid behov. Ingen revidering har gjorts sedan beslutsdatum varför vi gör bedömningen att en genomgång bör ske för att säkerställa att inga förändringar är nödvändiga. Vid intervjuer framkommer en inte helt enhetlig och tydlig bild av begreppet arbetshindrande bisyssla och vad som menas med menligt påverkar den anställdes arbetssituation. Vi rekommenderar därför ett förtydligande kring detta. I dokumentet Regel: Bisyssla uppges att det oftast räcker med uppgifter om arten och omfattningen för att avgöra om bisysslan är tillåten samt att detta kan inhämtas muntligen. Det finns inga krav på att dokumentera uppgifter eller ställningstaganden. Vi rekommenderar att alla uppgifter och ställningstaganden dokumenteras på lämpligt sätt. Det sker ingen uppföljning av huruvida reglerna om bisysslor efterlevs i organisationen, såsom om frågan behandlas vid medarbetarsamtal. Det sker heller inte någon uppföljning av förekomsten av bisysslor på förvaltnings- eller landstingsnivå. Vi rekommenderar landstinget att säkerställa att samtliga förvaltningar arbetar efter fastställda riktlinjer. Följsamhet till regelverk och riktlinjer kan med fördel finnas med som kontrollmoment i landstingets årliga uppföljning av den interna kontrollen. 10

12 Källförteckning Lag (1994:260) om offentlig anställning Allmänna bestämmelser (AB), i lydelse fr.o.m SKL:s kommentarer till 8 i Allmänna bestämmelser, oktober 2012 Regel: Bisyssla. Beslutad av landstingsstyrelsen Riktlinje: Lönekultur. Beslutad , reviderad Riktlinje för attest. Beslutad av landstingsfullmäktige Intervju har skett med följande personer: - Personaldirektör - Förhandlingschef - Primärvårdschef - Hälso- och sjukvårdsdirektör - Personalchef Länssjukhuset i Kalmar - Telefonintervjuer med verksamhetschefer 11