Hällefors kommun. Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

Transkript

1 Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning och ansvarig nämnd 3 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Uppsikt enligt kommunallagen 4 9. Resultat Styrande kommunala dokument Kommunstyrelsens reglemente Företagspolicy Bolagsordningar och ägardirektiv Övriga kommunala styrdokument Strategi för uppsikten Bedömning 11

3 1. Sammanfattning KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala. Syftet har varit att översiktligt ge svar på om kommunstyrelsens uppsikt över nämnder och kommunala bolag är tillfredsställande. Granskningen visar att det finns påtagliga förbättringsområden när det gäller uppsikten över de kommunala. Exempelvis tillställs inte kommunstyrelsen dokumentation från i enlighet med ägardirektiv och andra styrdokument. Vidare konstaterar vi att uppsikten vad gäller s interna kontroll förefaller vara bristfällig. Inriktningen på uppsikten är av sådan art att inte hela kommunstyrelsen är delaktig. För att samtliga ledamöter i kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sin uppsiktsplikt krävs att alla är informerade om såväl verksamhet och ekonomi som intern kontroll i de kommunala. Utifrån aspekten att alla beslutande ledamöter har samma ansvar för uppsikten, bör detta också utgå från att alla har samma tillgång till information och underlag gällande. Vi rekommenderar kommunstyrelsen följande: Tillse att hela kommunstyrelsen är delaktig i uppsikten över de kommunala, vilket bland annat bör ske genom att s styrelse- och stämmoprotokoll anmäls i kommunstyrelsen i enlighet med s ägardirektiv. Komplettera sitt reglemente med hänsyn till kommunallagens krav på att kommunstyrelsen ska göra en årlig bedömning av de kommunala s verksamhet. Tillse att kommunstyrelsens samtliga ledamöter får del av information avseende i sådan utsträckning att de kan axla sitt ansvar för uppsikten. Tillse att Hällefors Bostads AB följer intentionerna i kommunens målarbete. Komplettera företagspolicyn med att fullmäktige i egenskap av ägare löpande ska få återkoppling gällande s verksamhet genom att representanter från bolaget regelbundet bjuds in till fullmäktige. Ta ställning till om kommunens system för uppföljning av den interna kontrollen också ska omfatta. 1

4 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Av kommunallagen framgår att kommunstyrelsen har en skyldighet att bedriva uppsikt över den kommunala verksamheten. Uppsiktsplikten åvilar alla ledamöter i kommunstyrelsen och kan ej överlåtas till enskilda ledamöter eller del av styrelsen t.ex. ett arbetsutskott. Från 1 januari 2013 gäller att kommunstyrelsen omfattas av en förstärkt uppsikt över de kommunala. Detta innebär att kommunstyrelsen blir skyldig att fatta beslut om huruvida man anser att bedrivit sin verksamhet kompetensenligt, enligt de direktiv och styrdokument som fullmäktige ålagt respektive bolag. Kommunallagen har även tillförts regler om att bolagsordningarna ska innehålla skrivningar om: Det kommunala ändamålet. De kommunala principer som utgör ram för verksamheten. Fullmäktiges rätt att ta ställning innan viktigare beslut fattas. s revisorer bedömer att det finns en risk för att kommunstyrelsens uppsikt över den verksamhet som bedrivs genom bolag är otillräcklig. Uppsikt över den kommunala verksamheten är väsentligt för att säkerställa en tillfredsställande ekonomisk förvaltning, att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, att lagar och förordningar följs och att medlen används ändamålsenligt. 3. Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala är tillfredsställande. Vi har därför granskat om om om strategi för kommunstyrelsens uppsikt finns inriktningen på uppsikten motsvarar kommunstyrelsens strategi och/eller övriga interna regelverk ändamålsenlig ägarstyrning finns 2

5 4. Avgränsning och ansvarig nämnd Granskningen, som avser kommunstyrelsen, har genomförts på en övergripande nivå. Rapporten är saklighetsgranskad av kommunchef Hans Karlsson samt ekonomichef Jessica Jansson. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om uppsikten uppfyller/motsvarar: Kommunallagen Kommunstyrelsens reglemente Företagspolicy i Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy i Finanspolicy i Bolagsordning och Ägardirektiv för Hällefors Bostads AB Bolagsordning och Ägardirektiv för Svartälvstorps Förvaltnings AB 6. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument, bl.a. kommunstyrelsens protokoll för 2012 och 2013 Intervjuer med ett antal ledamöter från kommunstyrelsen, styrelseordförande i Hällefors Bostads AB (nedan kallat Boab), styrelseordförande i Svartälvstorps förvaltning AB (nedan kallat Svältab), kommunchef, ekonomichef i kommunen samt VD 1 och ekonomichef i Boab. 7. Projektorganisation Granskningen har utförts av Andreas Wendin, konsult offentlig sektor, under ledning av Mats Lundberg, certifierad kommunal yrkesrevisor. 1 Under granskningens gång har VD:n för Hällefors Bostads AB slutat. I stället har bolagets styrelseordförande trätt in som arbetande ordförande. 3

6 8. Uppsikt enligt kommunallagen I kommunallagen 6 kap 1 finns kravet att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över de kommunala. Det innebär bl.a. uppföljningsskyldighet vad gäller företagens ekonomiska utveckling, det kommunala ändamålet med verksamheten och efterlevnaden av verksamheten gentemot de fastställda direktiven. Den 1 jan 2013 skärptes kommunstyrelsens uppsiktsplikt över såtillvida att kommunallagen 6 kap. 1 kompletterades med att kommunstyrelsen i årliga beslut ska ta ställning till om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Kommunallagen har inte tidigare gett några tydliga upplysningar om uppsiktens innehåll, utformning eller genomförande. Detta har regeringen ansett vara en brist när det gäller redovisning av resultatet av uppsiktsplikten när det gäller de kommunala företagens ändamål och kompetens. Det är mot den bakgrunden de nya bestämmelserna infördes om att styrelsen i årliga beslut ska bedöma verksamheten i förhållande till det ändamål fullmäktige har fastställt, samt i förhållande till de kommunala befogenheterna. När det gäller kommunstyrelsens uppsikt i övrigt finns inte några tydliga anvisningar och regler för detta. Det är upp till kommunstyrelsen att själv fatta beslut om formerna för uppsikten. Kommunstyrelsens befogenheter utifrån uppsiktplikten är i princip begränsade till att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, se till att fullmäktige i sin egenskap av högsta beslutande organ ingriper. Styrelsen har rätt att begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. 9. Resultat Även om granskningen har avsett både Boab och Svältab kommer fortsättningen av rapporten företrädesvis handla om kommunens uppsikt över Boab eftersom Svältab är ett bolag med en fastighet och ett specifikt uppdrag kopplat till denna fastighet. Av Svältabs bolagsordning framgår att bolagets verksamhet uteslutande handlar om att äga och förvalta en fastighet där Spendrups Bryggeri AB bedriver verksamhet samt idka därmed förenlig verksamhet. Svältab ägs i dagsläget till 65 % av kommunen och till 35 % av Spendrups Bryggeri AB. Enligt beslut i fullmäktige kommer ägandet att övergå helt till Spendrups Bryggeri AB Bolaget har ingen VD utan består endast av en tremannastyrelse där ordförande och en till ledamot kommer från kommunen och en ledamot kommer från Spendrups. Kommunen står för en administrativ resurs som exempelvis gör bolagets ekonomiska redovisningar. 4

7 Eftersom bolaget inte har så mycket verksamhet handlar kontakten mellan kommunen och bolaget enligt våra intervjuer främst om att man följer ekonomin. 9.1 Styrande kommunala dokument Kommunstyrelsens reglemente Av kommunstyrelsens reglemente framgår att styrelsen ansvarar för att utöva en lednings- och styrfunktion. I det ansvaret ingår bl.a. att leda och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten övervaka att av fullmäktige fastställda mål och planer för verksamhet samt ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt sörja för den löpande samordningen mellan de kommunala samt mellan bolag och kommunen ha fortlöpande uppsikt över de verksamheter som bedrivs i kommunens företag Uppsikten gäller främst ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, genom att bereda frågan om direktiv till kommunens ombud. Som framgår av den andra punkten ovan ska kommunstyrelsen övervaka att av fullmäktige fastställda mål efterlevs. Enligt våra intervjuer ska all verksamhet i kommunen, så även, förhålla sig till fullmäktiges inriktningsmål och fatta beslut om resultatmål. Det har emellertid inte Boab gjort. Enligt VD och ekonomichef beror det till stor del på den politiska instabilitet som rått i samband med majoritetsskiftet i kommunen. Boabs nya styrelse har enligt VD och ekonomichef tagit fram förslag på operativa mål för 2014 men dessa upplevs mer ha karaktären av strategi än resultatmål. Flera av de intervjuade företrädarna för kommunstyrelsen är av uppfattningen att Boab inte följer intentionerna i kommunens målarbete. Kommentarer Kommunstyrelsens reglemente bör kompletteras med hänsyn till kommunallagens krav på att kommunstyrelsen ska göra en årlig bedömning av de kommunala s verksamhet. Kommunallagen föreskriver inte att bedömningen ska föras vidare till fullmäktige om det inte är så att brustit i ändamålet för sin verksamhet och inte hur och när återrapportering av bedömningen ska ske. Regler för detta bör skrivas in i reglementet. Om så inte sker bör kommunstyrelsen ändock upprätta en rutin och anvisningar för hur återrapporteringen ska gå till. 5

8 Vi anser att kommunstyrelsen bör säkerställa att Boab tar fram resultatmål med koppling till fullmäktiges inriktningsmål i enlighet med kommunens modell för målarbetet. Då Svältabs verksamhet är begränsad till en mycket specifik uppgift finner vi det inte nödvändigt för dem att ta fram resultatmål kopplade till fullmäktiges inriktningsmål Företagspolicy Företagspolicyn anger att bestämmelserna enligt kommunallagen 3 kap ska implementeras i samtliga bolags bolagsordningar och att fullmäktige därigenom garanteras möjlighet att fatta nödvändiga beslut i enlighet med kommunallagen. Policyn poängterar även att verksamheten i företagen är kommunal, har tillkommit på kommunala initiativ och har kommunen som huvudman. Enligt företagspolicyn är målsättningen med dokumentet att: skall för medborgarnas räkning utöva styrningen av de kommunala i syfte att skapa maximal samhällsnytta till den lägsta kostnaden för kommunens invånare. Målsättningen är att skall bedriva sin verksamhet ekonomiskt självbärande utan kommunala bidrag. Undantag kan vara bolag där andra skäl än ekonomiska ligger till grund för bolagsformen. Kommunen skall därmed vägleda sina bolag i frågor som rör strategisk inriktning, mål, ambitionssamt risknivå. Detta skall ske genom erforderliga planerings-, samordnings- och uppföljningsinitiativ i samverkan mellan kommunens bolag, nämnder och kommunledning. Vid våra intervjuer har det lyfts fram att detta yttrar sig genom de dialogträffar ekonomiberedningen har med Boab. Samtidigt har vi från vissa håll fått signaler om att kommunen i endast liten utsträckning upplevs vägleda Boab i frågor som rör strategisk inriktning, mål, ambitions- samt risknivå. Vi återkommer till ekonomiberedningen och dialogträffarna i stycke 9.2 nedan. Enligt uppgift ska de kommunala följa samtliga policys i kommunen, det framgår dock inte av företagspolicyn. Däremot framgår det i regel i de olika policydokumenten att de gäller även de kommunala. Av våra intervjuer har framkommit att det inte sker någon specifik uppföljning av s verksamhet i förhållande till kommunens företagspolicy. Kommentarer Om det är så att samtliga kommunens policys gäller även de kommunala skulle det med fördel kunna framgå av företagspolicyn. Vidare måste respektive bolagsstämma i så fall fatta beslut om att alla kommunens policys gäller för bolaget. Om bolagsstämman fattar ett sådant beslut behövs det inte ett nytt beslut varje gång det tas fram en ny policy. Förutom att det bör framgå av företagspolicyn menar vi att det även bör framgå av respektive bolags ägardirektiv att bolaget omfattas av samtliga kommunens policys. 6

9 När det gäller företagspolicyn menar vi vidare att den bör kompletteras med att fullmäktige i egenskap av ägare löpande ska få återkoppling gällande s verksamhet. Således anser vi att representanter från de kommunala återkommande bör träffa fullmäktige Bolagsordningar och ägardirektiv Bolagens uppdrag finns normalt formellt beskrivna i ägardirektiv och bolagsordningar. I bolagsordningarna finns de mer formella delarna av kontakterna. I aktiebolagslagen 3 kap. regleras formerna för bolagsordning samt vad den ska innehålla. Bl.a. anges att föremålet för bolagets verksamhet ska anges. I KL, 3 kap. 17 stadgas att om en kommun eller landsting lämnar över vården av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag, som kommunen direkt eller indirekt innehar samtliga aktier i ska fullmäktige fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten. Vidare anges bl. a. i paragrafen att fullmäktige ska se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen. Det anges också att fullmäktige ska se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Bolagsordningarna för både Boab och Svältab är uppdaterade i enlighet med kommunallagens nya krav. I Boabs bolagsordning anges förändring av aktiekapital och ny upplåning med kommunal borgen som exempel på frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. I Boabs ägardirektiv anges, utöver förändring av aktiekapital och ny upplåning med kommunal borgen, att fullmäktiges godkännande ska inhämtas även i frågor som avser bildande eller förvärv av dotterbolag, planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet samt övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Av Boabs ägardirektiv framgår vidare: Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den skall underställas fullmäktige skall samråd ske med kommunstyrelsen. Ägardirektiv är ett redskap för kommunen att styra sina bolag. Det skiljer sig från bolagsordningen genom att det är ett frivilligt formellt styrinstrument. Ägardirektiv bör tydliggöra vad ägaren vill att ska åstadkomma och vilken nytta de förväntas tillföra kommunen och dess medborgare. Av både Boabs och Svältabs ägardirektiv framgår att bolaget är ett organ för kommunal verksamhet och att bolaget därför ska utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunens arbete för att främja utveckling och tillväxt inom kommunen. Vidare framgår av båda ägardirektiven att det åligger respektive bolag att till kommunstyrelsen snarast översända: a) protokoll från bolagsstämma b) protokoll från styrelsesammanträde c) bolagets årsredovisning d) revisionsberättelse e) granskningsrapport Som en del i denna granskning har vi studerat kommunstyrelsens protokoll för 2012 och 2013 för att kontrollera i vilken utsträckning s protokoll från bolagsstämmor och 7

10 styrelsesammanträden delgivits kommunstyrelsen i enlighet med punkterna a) och b) ovan. Under dessa två år har endast ett (1) styrelseprotokoll från ett styrelsemöte i Boab delgivits kommunstyrelsen 2. Eftersom Svältabs verksamhet är så begränsad är Boabs ägardirektiv mer utvecklat än Svältabs genom att bl.a. beskriva såväl kommunstyrelsens som fullmäktiges roll. När det gäller kommunstyrelsens roll framgår att bolaget årligen ska inge innevarande års budget samt en treårig verksamhetsplan till kommunstyrelsen. Enligt våra intervjuer redovisas dock inte bostadsbolagets budget för kommunstyrelsen vilket vi också kunnat verifiera genom att studera kommunstyrelsens protokoll för 2012 och Vidare framgår att Kommunstyrelsen skall ges den information och tillställas de handlingar som de begär. Karaktären och omfattningen av informationen skall fastställas efter samråd med bolagets styrelse. Enligt våra intervjuer har något sådant samråd inte ägt rum mellan kommunstyrelsen och Boabs styrelse. Därmed är det inte fastställt vilken information Boab ska delge kommunstyrelsen bortsett från protokoll från bolagsstämma och styrelsesammanträde, årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport. I våra intervjuer framhålls emellertid att man, i och med de måndagsmöten som hållits sedan den nya politiska majoriteten tillträdde sommaren 2013, har en kontinuerlig dialog kring aktuella frågor. Vid dessa måndagsmöten, som också benämns politisk ledningsgrupp, ingår kommunalråden, nämndsordförandena samt styrelseordförande i Boab och Svältab. Hela kommunstyrelsen är således inte involverad i den dialog som sker vid dessa träffar. Det förs heller inga minnesanteckningar som delges kommunstyrelsen. Utifrån Boabs ägardirektiv följs ekonomiska mål och avkastningskrav upp i dialogträffarna. I övrigt förutsätts bolaget enligt våra intervjuer följa ägardirektivet. Som framgår ovan sker emellertid avsteg från bolagets ägardirektiv. Kommentarer Kommunstyrelsen har i formell mening inte tagit del av mer än ett (1) styrelseprotokoll från ett av under de två senaste åren. Detta förhållande ser vi som besvärande eftersom kommunstyrelsen i formell mening därmed inte kan utöva den uppsikt de enligt kommunens egna styrdokument ska göra. I praktiken kan delgivning av protokoll från styrelsemöten i betraktas som ett slags miniminivå för att kommunstyrelsen ska kunna axla ansvaret för den lagstadgade uppsikten. I detta sammanhang är det viktigt att påpeka att kommunstyrelsens uppsikt är ett ansvar för hela kommunstyrelsen. Varje ledamot behöver beredas möjlighet att kunna ta sitt ansvar för uppsikten. Kommunstyrelsen bör därför säkerställa informations- och dokumentöverföring till hela kommunstyrelsen. Vi konstaterar också att bostadsbolagets budget under de två senaste åren inte sänts till kommunstyrelsen vilket står i strid med bolagets ägardirektiv. 2 Styrelseprotokoll från , delgavs kommunstyrelsen både och

11 I anslutning till att lagen om allmännyttiga kommunala bostadsbolag trädde ikraft tog Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretag, SABO, och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, gemensamt fram en handledning om ägardirektiv. Nämnda organisationer konstaterar att såväl kommunen som bostadsbolaget har mycket att vinna på tydliga ägardirektiv genom vilka kommunen klargör vad man vill med bolaget; vilken nytta det förväntas tillföra kommunen och dess invånare samt ramar och villkor för verksamheten. Utifrån handledningen från SABO och SKL konstaterar vi att Boabs ägardirektiv skulle kunna förtydligas vad gäller ägarstyrningen Övriga kommunala styrdokument I s Verksamhets- och ekonomistyrningspolicy framgår att kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Enligt våra intervjuer avhandlas inte Boabs interna kontroll vid de dialogmöten som hålls med ekonomiberedningen. Dessutom efterfrågar inte vare sig kommunstyrelsen som helhet eller ekonomiberedningen de riskbedömningar som ligger till grund för Boabs interna kontroll. Även om det inte sker på ett formellt sätt uppges riskbedömningarna dock kunna inbegripas i s verksamhetsrapportering. Kommunens finanspolicy anger att respektive styrelse i kommunkoncernens bolag bör fastställa en finanspolicy som ska baseras på kommunens policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv och avtal. Av våra intervjuer har framkommit att vare sig Boab eller Svältab har beslutat om någon egen finanspolicy. Trots att, som tidigare nämnts, är skyldiga att följa kommunens policys har det i granskningen framkommit att bostadsbolaget under en tid höjde lönerna på ett sätt som inte var förenligt med kommunens styrdokument på området. När ägardirektivet uppdaterades i samband med att fullmäktige antog företagspolicyn valde fullmäktige därför att i ägardirektivet förtydliga att bolaget ska följa de kommunala riktlinjerna för löneutveckling och anställningsvillkor. Kommentarer Vi kan konstatera att uppsikten vad gäller de kommunala s interna kontroll förefaller vara bristfällig. Som framgår ovan har vissa avsteg gjorts i förhållande till kommunens styrdokument vilket indikerar att det finns anledning att uppmärksamma s interna kontroll. Enligt vår mening bör kommunstyrelsen ta ställning till om kommunens system för uppföljning av den interna kontrollen också ska omfatta. Om kommunstyrelsen anser att kommunens system för uppföljning av den interna kontrollen ska omfatta måste respektive bolagsstämma fatta ett sådant beslut. 9.2 Strategi för uppsikten Det finns ingen formellt beslutad strategi för uppsikten över men det som i granskningen har lyfts fram som kommunstyrelsens strategi för uppsikten över är dialogträffarna med ekonomiberedningen. Det är dock bara Boab som träffar ekonomiberedningen eftersom Svältabs verksamhet är så begränsad. 9

12 Ekonomiberedningen består enligt uppgift av kommunalråden, respektive gruppledare för de partier som ingår i fullmäktige, kommunchef, ekonomichef samt förvaltningschefer. De representanter från bostadsbolaget som närvarar vid dialogträffarna är styrelseordförande, VD och ekonomichef. Vid dialogträffarna med ekonomiberedningen förs minnesanteckningar. Dessa skickas dock inte vidare till kommunstyrelsen. Inför dialogträffarna får Boab skicka in skriftliga svar på ett antal frågor från ekonomiberedningen. Detta material diarieförs men skickas inte till kommunstyrelsen för delgivning. Den information som går vidare från ekonomiberedningen till hela kommunstyrelsen är att det utifrån Boabs svar och utifrån det som framkommer vid dialogträffen i övrigt görs en sammanfattning av bolagets verksamhet och ekonomi som sen blir en del i kommunens delårsrapport samt årsredovisning. Dessutom får kommunstyrelsen del av s egna delårsrapporter och årsredovisningar. Enligt våra intervjuer brukar därtill bostadsbolagets VD och ordförande bjudas in till kommunstyrelsen för att redogöra för bolagets bokslut. Kommunstyrelsen har enligt uppgift även möjlighet att kalla in representanter från vid andra tillfällen om det anses vara nödvändigt. Den nya politiska majoriteten i ansåg, när den tillträdde sommaren 2013, att det fanns en rad brister kopplade till ledning och styrning av det kommunala bostadsbolaget. Därför initierades bl.a. en utredning om vad det skulle innebära att ta tillbaka verksamheten i egen regi. Det var även mot bakgrund av dessa upplevda brister som man började med den politiska ledningsgruppen varje måndag, de så kallade måndagsmötena. Dessa möten uppges vara en del av kommunstyrelsens uppsikt över. Kommentarer Vi konstaterar att det finns en hel del information som stannar i ekonomiberedningen vilket inte är tillfyllest med hänsyn till hela kommunstyrelsens ansvar för uppsikten av de kommunala. För att samtliga ledamöter i kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sin uppsiktsplikt krävs att alla är informerade om såväl verksamhet och ekonomi som intern kontroll i de kommunala. Utifrån aspekten att alla beslutande ledamöter har samma ansvar för uppsikten, bör detta också utgå från att alla har samma tillgång till information och underlag gällande. Vi anser därför att kommunstyrelsen måste finna former för att samtliga ledamöter ska få del av information avseende i sådan utsträckning att de kan axla sitt ansvar för uppsikten. I s styrelser finns kommunstyrelsen väl representerade. För dessa kommunstyrelseledamöter är informationen naturligtvis mer omfattande som underlag för uppsikten och för ägarstyrningen. Samtidigt blir detta en obalans gentemot övriga kommunstyrelseledamöter. Frågan om personunion mellan bolagsstyrelsernas ledamöter och kommunstyrelsens ledamöter har lyfts upp, men i våra intervjuer har det generellt betraktats som en fördel snarare än ett problem. En fördel anses vara att det leder till ett mer samlat grepp över den kommunala verksamheten totalt. Samtidigt finns det en risk att man blandar ihop rollerna. Vi anser att man måste vara särskilt uppmärksam på detta i sina uppdrag när man i ett organ bedriver uppsikt över ett annat organ som man i båda delarna själv är en del av. 10

13 10. Bedömning Utifrån revisionsfrågorna och vad som framkommit i denna granskning gör vi följande bedömning. Finns det en strategi för kommunstyrelsens uppsikt? Det finns ingen formellt beslutad strategi för kommunstyrelsens uppsikt. I praktiken utgör dock ekonomiberedningens dialogträffar navet i kommunstyrelsens uppsikt. I viss mån utgör den politiska ledningsgruppen också ett forum för uppsikten. Hela kommunstyrelsen är dock inte delaktig i dessa forum och det finns inte heller utvecklade system för informationsöverföring till hela kommunstyrelsen. Därmed kan inte kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala anses vara tillfredsställande. Denna bedömning gör vi mot bakgrund av att uppsikten är ett ansvar för hela kommunstyrelsen. Samtliga ledamöter måste få tillräcklig information för att på en rimlig nivå kunna säkerställa att såväl verksamhet och ekonomi som intern kontroll i de kommunala sköts i enlighet med lagstiftning samt kommunens mål och intentioner. Motsvarar inriktningen på uppsikten kommunstyrelsens strategi och/eller övriga interna regelverk? Inriktningen på uppsikten motsvarar till vissa delar inte de interna styrdokument som finns. Exempelvis får inte kommunstyrelsen del av den dokumentation de enligt styrdokumenten ska. Vidare förefaller uppsikten vad gäller s interna kontroll vara bristfällig. Finns ändamålsenlig ägarstyrning? Med tanke på de brister som uppdagats ställer vi oss tveksamma till att det finns ändamålsenlig ägarstyrning. Om kommunstyrelsen och skulle leva upp till de styrdokument som finns i kommunen är vår bedömning dock att det finns förutsättningar för ändamålsenlig ägarstyrning. Den skulle dock kunna förstärkas ytterligare om Boabs ägardirektiv förtydligas vad gäller ägarstyrningen i enlighet med den handledning om ägardirektiv som SABO och SKL tagit fram. KPMG, dag som ovan Andreas Wendin Konsult, offentlig sektor Mats Lundberg Certifierad kommunal revisor 11

14 HÄLLEFORS KOMMUN Revisorerna Till Kommunstyrelsen För kännedom Kommunfullmäktige Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala Vi har granskat kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala. Vid granskningen har vi biträtts av KPMG. Granskningen visar att det finns påtagliga förbättringsområden när det gäller uppsikten över de kommunala. Exempelvis tillställs inte kommunstyrelsen dokumentation från i enlighet med ägardirektiv och andra styrdokument. Vidare konstaterar vi att uppsikten vad gäller s interna kontroll förefaller vara bristfällig. Inriktningen på uppsikten är av sådan art att inte hela kommunstyrelsen är delaktig. För att samtliga ledamöter i kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sin uppsiktsplikt krävs att alla är informerade om såväl verksamhet och ekonomi som intern kontroll i de kommunala. Utifrån aspekten att alla beslutande ledamöter har samma ansvar för uppsikten, bör detta också utgå från att alla har samma tillgång till information och underlag gällande. Mot bakgrund av ovanstående samt vad som i övrigt framkommer i bifogad revisionsrapport ställer vi oss tveksamma till att det finns ändamålsenlig ägarstyrning. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast på vilka åtgärder styrelsen har för avsikt att vidta med anledning av vad som framkommer i bifogad revisionsrapport. För kommunrevisionen Sune Ekman Ordförande Torbjörn Ström Revisor