Ägardirektiv för Ljusdalshem AB och dess dotterbolag

Transkript

1 Ägardirektiv för Ljusdalshem AB och dess dotterbolag Ägardirektivet är fastställt av Ljusdals kommun i kommunfullmäktige , 210 och bekräftade vid extra bolagsstämma. 1 Generella förutsättningar för bolagen 1.1 Ägaransvar enligt kommunallagen Kommunfullmäktige har det yttersta ägaransvaret för kommunens bolag. Fullmäktige har enligt bestämmelserna i kommunallagen (för närvarande 3 kap 16-18) särskilda åligganden avseende bolagen. Kommunfullmäktige godkänner och fastställer bolagsordningar för kommunens bolag som antas på bolagsstämma. Kommunfullmäktige utfärdar ägardirektiv som bekräftas på bolagsstämma. Kommunfullmäktige utser också styrelse och lekmannarevisorer i kommunens bolag. 1.2 Bolagens årsstämmor Kommunfullmäktige fastställer hur ägaren ska företrädas vid årsstämma. Kommunstyrelsen förser dessa ombud med vederbörlig fullmakt och beslutar om instruktion för dessa ombud. Bolagen skall till årsstämma kalla det av kommunfullmäktige utsedda ombudet och dennes ersättare. Dotterbolag mfl Kommunfullmäktige uppdrar till styrelsen i moderbolaget att utse den person som skall företräda kommunen och moderbolaget vid bolagsstämma i de dotterbolag och övriga bolag som ägs av moderbolaget eller dess döttrar. Styrelsen i moderbolag förser dessa ombud med vederbörlig fullmakt och beslutar om instruktion för ombudet. Instruktionen kan avse ställningstaganden till ansvarsfrihet på det sätt revisorerna föreslår, resultatdisposition och ev utdelning enligt styrelsens förslag samt överlämnande av sådana ägardirektiv, uppdrag och val som beslutats av kommunfullmäktige. Styrelserna i moderbolaget kan delegera till ordförande eller VD att fastställa instruktion. 1.3 Extra bolagsstämma På begäran av kommunens stämmoombud skall bolagens styrelser kalla till extra bolagsstämma. I de fall sådan stämma hålls för att överföra och fastställa av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige antagna ägardirektiv, uppdrag val eller regler kan bolagsstämma hållas utan annan närvarande än stämmoombudet. 1.4 Samverkan inom kommunkoncernen Verksamheten inom kommunkoncernen, dvs kommunens verksamhet och verksamheten i kommunens bolag, drivs efter samma helhetssyn.

2 Det innebär att utformning av den politiska styrningen på strategisk nivå och innehållet i denna politiska styrning är lika oavsett om verksamheten utförs i bolagsform eller i förvaltningsform. Oavsett om den kommunala verksamheten drivs i förvaltningsform eller i bolagsform ska den präglas av samma princip om koncernnytta. Det innebär att verksamheterna ska tillgodose behov hos olika kunder och intressenter på ett sådant sätt att även helheten inom kommunkoncernen gagnas. I de fall kommunen och kommunala bolag i vardagen har relationer som kund eller leverantör ska dessa ske på marknadsmässig och affärsmässig grund med beaktande av koncernnyttan. Ett kommunalt bolag eller en kommunal verksamhet ska i sin verksamhet ta hänsyn till om beslut och åtgärder i den egna verksamheten medför stora nackdelar och negativa konsekvenser för andra bolag, verksamheter eller kommunkoncernen som helhet och om dessa nackdelar överväger fördelarna för bolagen eller verksamheten. Alla kommunala bolag och verksamheter ska söka lösningar i samråd i alla situationer där det är fråga om att väga fördelar för en part mot nackdelar för en annan part eller andra parter. Kommunstyrelsens uppdrag att samordna kommunens och bolagens verksamheter skall respekteras. 2. Bolagens verksamhet Ändamålet för bolagens verksamhet är att i samarbete med Ljusdals kommun främja bostadsförsörjningen i kommunen. Bolaget skall erbjuda kommuninvånarna bostäder och bostadskomplement med god kvalitet i god miljö till rimlig hyra samt verka för att bostadsbeståndet i kommunen anpassas till efterfrågan ur ett långsiktigt perspektiv. Bolagen skall bidra till att uppfylla den vision och de övergripande mål som kommunfullmäktige antar. Riktlinjer och policys som beslutas av kommunfullmäktige och som kan vara relevanta för bolagens verksamhet, t ex inom personal och miljöområdet skall vara vägledande för bolagen. 3. Ekonomi Verksamheten skall bedrivas så att normal lönsamhet för branschen uppkommer. Den långsiktiga målsättningen skall vara en god konsoliderad ekonomi och god soliditet på %. Bolaget skall under varje given treårsperiod sträva efter en genomsnittlig avkastning på justerat eget kapital motsvarande 7 procent före dispositioner och skatt.

3 Kommunen skall för risktagande kompenseras ekonomiskt. För kommunal borgen skall en marknadsmässig årlig borgensavgift utgå med 0,5 %. Avvikelser eller alternativa avgifter/lösningar kan avtalas mellan bolaget och kommunstyrelsen. 4. Bolagens ledning Utöver vad som anges i aktiebolagslagen om bolagens ledning gäller följande: 4.1 Suppleanters inträde Styrelseledamot som inte kan närvara vid sammanträde ansvarar själv för att suppleant inträder. Suppleant har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden även om denne ej ersätter ledamot. Suppleant skall alltid för kännedom erhålla kallelse med tillhörande handlingar avseende styrelsesammanträde. Närvarande suppleant har att iaktta motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot. 4.2 Instruktion för verkställande direktören Styrelsen skall fastställa skriftlig instruktion för verkställande direktören. Styrelsen skall tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden. Instruktionen skall ange de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således omfattas av verkställande direktörens kompetens. Där skall även anges i vilken omfattning verkställande direktören skall rapportera vilka beslut han fattat. Dessa beslut skall upptas i styrelseprotokoll. 4.3 Rekrytering av verkställande direktören Styrelsen skall vid rekryterande av verkställande direktör säkerställa kompetensen i rekryteringsförfarandet genom att rådfråga kommunens personalenhet. Avstämning skall ske med kommunstyrelsens presidie före beslut. 4.4 Arvode Kommunfullmäktige fastställer grunder för arvode och andra ersättningar som skall utgå till styrelseledamöter, suppleanter samt till de lekmannarevisorer som utses av kommunfullmäktige.

4 5. Ägarens ledning och insyn 5.1 Kommunens ledning Bolaget står enligt 6 kap. 1 kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen har därför rätt till den information från bolagen som kommunstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra detta åliggande. Kommunstyrelsens insyn och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilken sekretess gäller. 5.2 Kommunens direktivrätt Kommunfullmäktige kan som komplement till bolagsordning och detta ägardirektiv utfärda särskilda direktiv för bolaget. Exempel på sådant direktiv kan vara uppdrag som beslutas i samband med kommunens årliga budgetarbete. När sådant särskilt direktiv utfärdats blir det bindande för bolaget när bolaget tagit del av beslutet. 5.3 Förvaltningsberättelsen Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisionens granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap 1 och 1a kommunallagen. 5.4 Granskningsrapporten Det åligger lekmannarevisor att årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivs på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. 5.5 Protokoll och övriga handlingar Det åligger bolagen att utan dröjsmål eller i enlighet med kommunens tidplan översända följande handlingar till kommunstyrelsen protokoll från bolagsstämma, bolagens årsredovisning och delårsbokslut, revisionsberättelse och granskningsrapport, underlag för koncernredovisning, budget samt övriga handlingar av vikt för kommunstyrelsen.

5 6. Inhämtande av kommunens ställningstagande Bolagen skall bereda kommunfullmäktige tillfälle att ta ställning innan bolagen fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars är av större vikt. Bland annat följande ärenden är av större vikt: större, strategiska investeringar, andra investeringar eller åtgärder som innebär ny inriktning eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde för bolagen samt större förvärv eller större försäljning av fast egendom. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsens presidie. Bolagen skall också inhämta kommunfullmäktiges godkännande innan någon av följande åtgärder förs till beslut: ändring av bolagsordning, ändring av aktiekapital, förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag, bildande av stiftelse samt fusion av bolag.