Granskning av bisysslor

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av bisysslor Peter Aschberg Region Värmland

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Metod och avgränsning Regelverk kring anställdas bisysslor Granskningsresultat Regler, riktlinjer och rutiner avseende bisysslor inom Region Värmland Bedömning Förekomst av bisysslor Bedömning Revisionell bedömning...8 Region Värmland

3 1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Region Värmland har gett i uppdrag att granska anställdas bisysslor med syfte att undersöka om regionsstyrelsen säkerställer tillräcklig intern kontroll inom området. I granskningen kan vi konstatera att regionen har styrdokument som behandlar bisysslor, vilket är positivt. Vi bedömer att den process som de intervjuade redogör för ska gälla, avseende styrning, bedömning, uppföljning och kontroll av bisysslor inte motsvarar hur det faktiskt fungerar. I de redogörelser vi har fått om bisysslor, både skriftlig och via intervjuerna, tydliggörs att bisysslor ska följas upp. Vi bedömer att uppföljningen inte sker i tillfredställande utsträckning och behöver förbättras. För att öka tydligheten i styrningen och uppföljningsprocessen är vår bedömning att regionsstyrelsen bör tillse att riktlinjer avseende bisysslor fastställs. Dokumentet Bisyssla bedöms vara ändamålsenligt som grund till dokumentation och uppföljning av godkänd eller avslagen bisyssla. Utöver detta bedömer vi att det finns behov av förtydliganden av vad en bisyssla är. Vår sammanfattade bedömning är att regionstyrelsen inte har tillräckligt ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. I granskningen gör vi bedömningen att det finns anställda i Regionen som har engagemang som bör utgöra fall för anmälan och prövning som bissyssla. Vi kan också konstatera att kopior av samtliga dokumenterade prövningarna av bisyssla inte finns på plats hos HR-funktionen, vilket de ska göra enligt den redogörelse vi tillhandahållits. Vår bedömning är utifrån ovanstående att Regionen inte efterlever regelverken i tillfredställande utsträckning. Då vi genom granskningen identifierat några förbättringsområden lämnar vi följande rekommendationer: Riktlinjer och rutiner för bisysslor behöver förtydligas och fastställas. Förutsättningarna för en ändamålsenlig uppföljning av bisysslor behöver förbättras. Två konkreta åtgärder är att lägga in bisysslor i checklistorna vid nyanställning samt i checklistan för utvecklingssamtal. Ramarna för vad som utgör en bisyssla behöver tydliggöras och inkluderas i riktlinjer. Det är viktigt att säkerställa tillfredställande kontroll över vilka anställda som har bisysslor för att kunna bedöma dessa. Vi rekommenderar därför regionstyrelsen att genomföra en fullständig kartläggning och sammanställning av såväl tillåtna som otillåtna bisysslor per verksamhet för att bedöma faktiska risker kopplat till olika former av skadliga bisysslor. Region Värmland 1 av 9

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 13) och Lagen om offentlig anställning (LOA). Riksdagen beslöt 2001 att även kommunalt anställda skulle omfattas av regelverket. Det är viktigt att kommunen fastställer egna riktlinjer för hur anställda ska rapportera bisysslor. Av regelverket framgår att kommunens verksamhet måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Ett verksamhetsområde som i förarbeten till regelverken särskilt utpekas som riskfyllt när det gäller förtroendeskadliga bisysslor är upphandling av varor och tjänster. Behovet av granskningen har framkommit utifrån revisorernas bedömning av väsentlighet och risk Revisionsfrågor Har regionstyrelsen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? 2.3. Metod och avgränsning Insamling av styrande dokument har gjorts. Dokumentens innehåll har granskats och jämförts med kollektivavtal AB 13 och Lagen om offentlig anställning (LOA). För att få en bild av anställdas engagemang i företag har en förfrågan gjorts hos Bolagsverket om anställda i kommunens personalregister finns registrerade som funktionärer i företag enligt handels- och föreningsregistret och aktiebolagsregistret. Urvalet omfattar totalt 403 stycken anställda och förtroendevalda. Av de förtroendevalda ingår endast förtroendevalda i regionstyrelsen, revisionen och regionala kollektivtrafiknämnden. Uppgifter från Bolagsverkets register analyseras mot kommunens leverantörsreskontra. Intervjuer har genomförts med regiondirektör, administrativ chef, ekonomichef samt kulturchef. De intervjuade har getts möjlighet att sakgranska rapporten. Region Värmland 2 av 9

5 3. Regelverk kring anställdas bisysslor Granskningen utgår i grunden från de regler som finns om offentlighetsanställdas bisysslor. I regelverken beskrivs vad som är bisysslor och anger i huvudsak tre olika typer av bisysslor som kan innebära negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor. Med bisyssla menas varje syssla, tillfällig eller stadigvarande som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Det kan också konstateras att ett generellt förbud mot bisysslor inte är arbetsrättsligt hållbart utan varje arbetstagares bisyssla måste prövas för sig. Lagen (1994:260) om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 13) Bestämmelserna i LOA angående offentliganställdas bisysslor gäller sedan 2002 från att tidigare endast gällt för statligt anställd personal till att också omfatta anställda inom kommuner och landsting. LOA reglerar framför allt de förtroendeskadliga bisysslorna. Förtroendeskadliga bisysslor: Det är förbjudet för arbetstagare att ha en förtroendeskadlig bisyssla Arbetsgivaren är skyldig att informera de anställda om vilka omständigheter som kan göra en bisyssla förtroendeskadlig Arbetstagare är, på arbetsgivarens begäran, skyldig att upplysa arbetsgivaren om de bisysslor som arbetstagaren har Om arbetsgivaren bedömer att arbetstagaren har en förtroendeskadlig bisyssla, ska arbetsgivaren förbjuda bisysslan. Ett sådant beslut ska vara skriftligt och innehålla en motivering. Av AB 13 framgår att arbetsgivaren också kan förbjuda arbetstagare att inneha bisyssla som inverkar hindrande på arbetet eller som innebär att arbetstagaren konkurrerar med arbetsgivaren. Vidare tydliggörs att förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer inte ska räknas som bisyssla enligt avtalet. Region Värmland 3 av 9

6 4. Granskningsresultat 4.1. Regler, riktlinjer och rutiner avseende bisysslor inom Region Värmland I granskningen har vi tagit del av dokument som reglererar frågor om bisysslor inom Region Värmland. Vi har tillhandahållits tre dokument; en redogörelse för hur hanteringen av bisysslor ska ske 1, Regler för bisyssla 2 samt Anmälan av bisyssla 3. Av redogörelsen framgår att frågor om bisysslor ska behandlas vid nyanställning, i regel vid anställningsintervjun. I kontroll av de checklistor för nyanställning som finns på Region Värmlands intranät, framgår att information om bissyssla inte ingår i dessa. Vid de introduktioner för nyanställda som ska hållas några gånger per år ska informationen kring bisysslor spridas. På introduktionen ska information om intranätet, Insikt, ges och var de nyanställda finner de blanketter som reglerar hanteringen av bisysslor finns. Om någon av de nyanställda har en bisyssla uppmanas de fylla i och lämna in blanketten till sin närmsta chef. Enligt redogörelsen ska närmsta chef göra den första bedömningen om bisysslan är förtroendeskadlig eller inte. HR-funktionen finns behjälplig som stöd i frågan. Godkänd-, alternativt avslagen, anmälan av bisyssla ska arkiveras i medarbetarens personalakt. Kopia ska även förvaras i en pärm märkt Bisyssla hos HR-funktionen. För befintlig personal ska chefen ta upp frågan om eventuell ny bisyssla i medarbetarsamtalen. Har medarbetaren sedan tidigare anmält bisyssla har chefen ett särskilt ansvar att med jämna mellanrum lyfta frågan för att se att bisysslan inte inverkar och/eller inkräktar på arbetet hos Region Värmland. I dokumentet Bisysslor tydliggörs kort vad de allmänna bestämmelserna och Lagen om offentlig anställning (LOA) säger om bisyssla. Av de dokument vi tillhandahållits framgår det inte vem som fastställt dem och vilken dokumenttyp de är. I intervjuerna redogörs i stort för den process som anges ovan och som presenteras i dokumentet Region Värmlands rutiner och riktlinjer för bisyssla. Det råder ingen otydlighet om att det är till närmsta chef de själva eller andra medarbetare ska vända sig, ifall av bisyssla. Vad som definieras som en bisyssla anges dock inte vara tydligt och lyfts som något som kan utvecklas som grund till ett bättre stöd till cheferna. Samtliga intervjuade anger att de i de flesta fall har kontrollerat förekomst av bisyssla i samband med nyanställning. 1 Region Värmlands rutiner och riktlinjer för bisyssla, Bisysslor, Region Värmland, Bisyssla, Region Värmland, Region Värmland 4 av 9

7 När det gäller kontroll och uppföljning av bisyssla framkommer det i intervjuerna att detta i utgångsläget är chefens ansvar. Det ska framför allt ske vid medarbetarsamtal men då bisyssla inte ingår den manual som enligt uppgift finns för medarbetarsamtal, händer det att detta ibland missas. Medarbetarrelaterade frågor, däribland bisysslor, anges vara återkommande inslag på de chefsträffar som hålls inom Region Värmland 4-5 gånger per år. De dokument som berör bisysslor anges vara kända av de intervjuade Bedömning Det är tillfredställande att regionen har styrdokument som behandlar bisysslor. Vi bedömer att den process som de intervjuade redogör för ska gälla, avseende styrning, bedömning, uppföljning och kontroll av bisysslor kan bedömas vara ändamålsenlig. Det framkommer samtidigt att det i realiteten inte fungerar som det är tänkt. I de redogörelser vi har fått om bisysslor, både skriftlig och via intervjuerna, tydliggörs att bisysslor ska följas upp. Vi bedömer att uppföljningen inte sker i tillfredställande utsträckning och behöver förbättras. För att öka tydligheten i styrningen och uppföljningsprocessen är vår bedömning att regionsstyrelsen bör tillse att riktlinjer avseende bisysslor fastställs. Dokumentet Bisyssla bedöms vara ändamålsenligt som grund till dokumentation och uppföljning av godkänd eller avslagen bisyssla. Utöver detta bedömer vi att det finns behov av förtydliganden av vad en bisyssla är. Rekommendationer Riktlinjer och rutiner för bisysslor behöver förtydligas och fastställas. Förutsättningarna för en ändamålsenlig uppföljning av bisysslor behöver förbättras. Två konkreta åtgärder är att lägga in bisysslor i checklistorna vid nyanställning samt i checklistan för utvecklingssamtal. Ramarna för vad som utgör en bisyssla behöver tydliggöras och inkluderas i riktlinjer Förekomst av bisysslor För att identifiera engagemang i organisationer som kan utgöra en potentiell bisyssla, har vi gjort en förfrågan hos Bolagsverket. Denna skedde i juni. Förfrågan gällde om det finns anställda i Region Värmlands personalregister som är registrerade som funktionärer i företag enligt handels- och föreningsregistret samt aktiebolagsregistret. Resultatet visade 229 träffar på 120 personer. Urvalet omfattar 403 personer inom Region Värmland varav 48 personer är förtroendevalda och 355 är tjänstemän. Av samtliga kontrollerade personer är det ca 29 procent som har uppdrag eller engagemang i företag/förening (innehavare, delägare, ledamot, suppleant etc.) 73 procent av de förtroendevalda har minst ett engagemang. Av tjänstemännen är det 24 procent som har minst ett engagemang. Region Värmland 5 av 9

8 Fördelning på respektive enhet/sammansatt enhet visas nedan. Enhet Antal personer Antal träffar Ekonomi, energi, kommunikation, kollektivtrafik Enheten för kultur, kulturcentrum och Värmlandsarkiv Ledning och tillväxt 7 12 Folkhögskolor Ledamöter i revisionen, regionsstyrelsen och kollektivtrafiknämnden Övriga - Personer som vid kontrollen av engagemang 5 5 kontra organisatorisk tillhörighet har slutat Ett registrerat engagemang innebär ej automatiskt att det är en bisyssla. Ett stort antal engagemang kan dock indikera en risk för att det existerar bisysslor som ej är kända eller godkända av regionen. Det finns engagemang som i större utsträckning än andra kan falla inom ramen för möjlig bisyssla. Det råder t.ex. viss skillnad i att vara ledamot i en bostadsrättsförening i jämförelse med att vara innehavare av en enskild firma eller bolagsman i ett handelsbolag. När det gäller tjänstemännens engagemang föredelar de sig enligt nedan: 9 bolagsmän i handelsbolag 1 extern verkställande direktör 28 innehavare av en enskild firma 15 ledamöter i bostadsrättsföreningar 23 ledamöter/suppleanter i aktiebolag Övriga 41 engagemang avser ledamöter/suppleanter i ekonomiska föreningar. Enligt den redogörelse vi tagit del av ska en kopia av godkänd-, alternativt avslagen, anmälan av bisyssla förvaras i en pärm märkt Bisyssla hos HR-funktionen. Vid granskningstillfället innehöll pärmen inte de behandlade bisysslorna från folkhögskolorna. Dessa tillhandahölls senare. Vid kontrollen av de engagemang som rimligtvis bör utgöra grund för att prövas som bisyssla; exempelvis bolagsman och innehavare av enskild firma, framgick att det fanns ett antal fall som inte var prövade. Bland de bisysslor som ingick i de prövade bisysslorna fanns även fall av anställning utöver den ordinarie anställningen på Region Värmland. Dessa engagemang går inte att upptäcka via den kontroll vi Region Värmland 6 av 9

9 gjort med Bolagsverket, vilket understryker vikten av löpande kontroll i samband med medarbetarsamtalet. I intervjuerna framkommer det att bisysslor inte har utgjort något kontrollmoment i regionstyrelsens internkontrollplan, då risken inte har bedömts stor. Någon annan kontroll av bisysslor på övergripande nivå har inte heller skett. Engagemang med affärsrelationer till Region Värmland Utöver att kontrollera registrerade engagemang i ovan angivna delar av organisationen har vi även kontrollerat Engagemang med affärsrelationer. Detta innebär att en person som är anställd inom Regionen har ett registrerat engagemang i en organisation som erhållit ekonomiska ersättningar från Regionen. Denna typ av engagemang riskerar naturligtvis att vara extra känsliga ur såväl förtroende- som konkurrenssynpunkt. Kontroller har skett genom att ett urval av de 229 träffar som registrerats i kontrollen av personalregistret mot Bolagsverket, också har kontrollerats mor Region Värmlands leverantörsreskontra. Urvalet fokuserades mot aktiebolag, handelsbolag, enskilda firma och ekonomisk förening. I kontrollen hittade vi åtta organisationer som fått en utbetalning av Region Värmland under perioden De verifikationer som ligger som grund till utbetalningarna har kontrollerats avseende attestordning och orsak. Inte i något fall förekommer det att den anställde med engagemanget är slutattestant och till samtliga inköp framgår rimliga förklaringar Bedömning Registreringar hos Bolagsverket är ett trubbigt verktyg för att följa upp potentiella bisysslor. Det går ej att enkelt avgöra om registrerade engagemang utgör bisysslor, ej heller om de är kända och godkända. I granskningen gör vi därför en bedömning av vilka engagemang som kan bedömas vara fall för prövning som bissyssla. De berörda engagemang som anges ovan har vi stämt av med de dokumenterade bisysslor Regionen tillhandahållit. Utifrån jämförelsen gör vi bedömningen att det finns anställda i Regionen som har engagemang som bör utgöra fall för anmälan och prövning som bissyssla. Vi kan också konstatera att kopior av samtliga dokumenterade prövningarna av bisyssla inte finns på plats hos HR-funktionen, vilket de ska göra enligt den redogörelse vi tillhandahållits. Vår bedömning är utifrån ovanstående att Regionen inte har en tillfredställande intern kontroll över anställda med bisysslor. Vid kontrollen av engagemang med affärsrelationer till Region Värmland, framkommer att det förekommer utbetalningar som i granskningen bedöms vara helt legitima. Vår bedömning är dock att engagemang med affärsrelationer till Regionen, är viktigt att beakta i uppföljning och intern kontroll av inköp. Rekommendationer Det är viktigt att säkerställa en tillfredställande kontroll över vilka anställda som har bisysslor för att kunna bedöma dessa. Vi rekommenderar därför regionstyrelsen att genomföra en fullständig kartläggning och sammanställning av såväl tillåtna som otillåtna bisysslor per verksamhet för att bedöma faktiska risker kopplat till olika former av skadliga bisysslor. Region Värmland 7 av 9

10 5. Revisionell bedömning Har regionstyrelsen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? I granskningen kan vi konstatera att regionen har styrdokument som behandlar bisysslor, vilket är tillfredställande. Vi bedömer att den process som de intervjuade redogör för ska gälla, avseende styrning, bedömning, uppföljning och kontroll av bisysslor kan vara ändamålsenlig. Det framkommer dock att det i realiteten inte fungerar som det är tänkt. I de redogörelser vi har fått om bisysslor, både skriftlig och via intervjuerna, tydliggörs att bisysslor ska följas upp. Vi bedömer att uppföljningen inte sker i tillfredställande utsträckning och behöver förbättras. För att öka tydligheten i styrningen och uppföljningsprocessen är vår bedömning att regionsstyrelsen bör tillse att riktlinjer avseende bisysslor fastställs. Dokumentet Bisyssla bedöms vara ändamålsenligt som grund till dokumentation och uppföljning av godkänd eller avslagen bisyssla. Utöver detta bedömer vi att det finns behov av förtydliganden av vad en bisyssla är. Vår sammanfattade bedömning är att regionstyrelsen inte har tillräckligt ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? I granskningen gör vi bedömningen att det finns anställda i Regionen som har engagemang som bör utgöra fall för anmälan och prövning som bissyssla. Vi kan också konstatera att kopior av samtliga dokumenterade prövningarna av bisyssla inte finns på plats hos HR-funktionen, vilket de ska göra enligt den redogörelse vi tillhandahållits. Vår sammanfattande bedömning är utifrån ovanstående att Regionen inte har en tillräcklig intern kontroll över anställda med bisysslor. Då vi genom granskningen identifierat några förbättringsområden lämnar vi följande rekommendationer: Riktlinjer och rutiner för bisysslor behöver förtydligas och fastställas. Förutsättningarna för en ändamålsenlig uppföljning av bisysslor behöver förbättras. Två konkreta åtgärder är att lägga in bisysslor i checklistorna vid nyanställning samt i checklistan för utvecklingssamtal. Ramarna för vad som utgör en bisyssla behöver tydliggöras och inkluderas i riktlinjer. Det är viktigt att säkerställa tillfredställande kontroll över vilka anställda som har bisysslor för att kunna bedöma dessa. Vi rekommenderar därför regionstyrelsen att genomföra en fullständig kartläggning och sammanställning av såväl tillåtna som otillåtna bisysslor per verksamhet för att bedöma faktiska risker kopplat till olika former av skadliga bisysslor. Region Värmland 8 av 9

11 Peter Aschberg Projektledare Lars Dahlin Uppdragsledare Region Värmland 9 av 9