Utdrag ur Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 1 (1) Kommunstyrelsen Utdrag ur Sammanträdesprotokoll Sammanträde med Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Onsdag den 12 oktober 2011 Plats och tid Kommunstyrelsens sessionssal A 287, kl 13:30-14:34 Sekreterare Linda Svahn KS 365 Dnr 2011/430-KS-367 Revisionsrapport - Granskning av bisysslor Beslut Kommunstyrelsen beslutar - för egen del att godkänna stadsledningskontorets förslag till åtgärder för att formalisera och förstärka kontrollen avseende bisysslor bland stadens medarbetare samt - att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna. Ärendebeskrivning Ernst&Young har till Västerås stad inkommit med en granskningsrapport Granskning av bisysslor (Dnr 2011/403-KS-074). Kommunstyrelsen beslutade att revisionsrapporten anmäls och återkommer till kommunstyrelsen för behandling vid ett senare tillfälle. Rätt utdraget intygar Linda Svahn

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Stadsledningskontoret Dnr: 2011/430-KS Eva Little Telefon e-post eva.little@vasteras.se Kommunstyrelsen Delges Granskning av bisysslor Förslag till beslut Efter genomgång av granskningsrapporten Granskning av bisysslor, föreslår stadsledningskontoret kommunstyrelsen besluta att godkänna stadsledningskontorets förslag till åtgärder för att formalisera och förstärka kontrollen avseende bisysslor bland stadens medarbetare att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna Ärendebeskrivning Ernst&Young har till Västerås stad inkommit med en granskningsrapport Granskning av bisysslor (Dnr 2011/403-KS-074). Kommunstyrelsen beslutade att revisionsrapporten anmäls och återkommer till kommunstyrelsen för behandling vid ett senare tillfälle. Bakgrund Ernst&Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerås stad granskat om Västerås stad har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förkommer. Granskarnas sammanfattande bedömning är att Västerås stad brister i att regelbundet informera medarbetarna om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att påminna om att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla det. Mot bakgrund av granskningens synpunkter föreslår stadsledningskontoret att följande insatser genomförs under Omformulera den information om bisysslor som idag finns i Västerås stads medarbetarhandbok, till en riktlinje. - Riktlinjen formuleras så att det tydligt framgår att medarbetaren är skyldig att anmäla bisyssla till arbetsgivaren, vad det kan innebära om stadens medarbetare innehar olämpliga bisysslor, att det är chef enligt delegering som bedömer bisysslans lämplighet samt hur verksamheten ska agera om otillåtna bisysslor identifieras. - Formulera anställningsavtalet vid nyanställning så att medarbetaren vid underskrift av detsamma, samtidigt intygar att han/hon tagit del av och ID: Svar på revision om bisysslor 2011

3 VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Dnr: 2011/430-KS förstått riktlinjen om bisyssla. Riktlinjerna för bisyssla bifogas anställningsavtalet. - Komplettera mallen för medarbetarsamtal med en punkt om bisyssla så att frågan rutinmässigt aktualiseras i samtal mellan medarbetare och chef, en gång om året. Monica Ericsson Stadsdirektör Eva Little Personaldirektör

4 1 (2) Styrelsen för proaros Utdrag ur Sammanträdesprotokoll Sammanträde med Styrelsen för proaros Sammanträdesdatum Tisdag den 16 augusti 2011 Plats och tid Stadshuset rum E 466, kl 13:30-17:00 Sekreterare Anita Fröberg - PLAF01 PS 81 Dnr 2011/114-PS-012 Revisionsrapport Granskning av bisysslor Beslut proaros styrelse har tagit del av revisionsrapporten och stödjer förslagen till förbättringar. Tillägg; Styrelsen för proaros vill påpeka att enligt AB 8 det inte är möjligt att generellt begära att alla anställda skall avlämna uppgift on ev. bisyssla. Ärendebeskrivning proaros är en kommunal förvaltning som agerar på en starkt konkurrensutsatt marknad. Det är därför mycket angeläget att medarbetare i proaros inte åtar sig bisysslor som kan skada förtroendet och anseendet för proaros som aktör. Att medarbetarna inte åtar sig bisysslor som kan ha negativ inverkan på möjligheterna att utföra sina arbetsuppgifter eller som konkurrerar med proaros verksamheter är en av många viktiga förutsättningar för att nå framgång. proaros ingår i Västerås stad och många regler och riktlinjer blir starkare och tydligare då de gäller staden som helhet. proaros styrelse stödjer därför inriktningen att grunderna i regelverket kring bisyssla skall vara stadsgemensamma. Enligt rekommendationen i revisionsrapporten kommer proaros ledning att arbeta vidare med att: Föra en dialog med stadsledningens HR och Konsult & Service HR kring utvecklingen av policydokument, underlag för medarbetarsamtal, introduktionsmaterial, information vid anställningsintervjuer. Förtydliga introduktionsprogrammet för nyanställda så att information om bisyssla och gällande regler säkert finns med. Ta fram ett material som kan användas på arbetsplatsträffar för att informera och diskutera bisyssla och de regler som gäller.

5 Säkra att samtliga chefer vet vilka regler som gäller och förstår vikten av att informera kring och följa upp bisysslor. Utreda möjligheten att säkra en sammanställning av vilka medarbetare som anmält bisyssla samt vilka typer av bisysslor som finns i organisationen. Kopia till Stadsledningskontoret Rätt utdraget intygar Anita Fröberg - PLAF01

6 Karolina Samuelsson - ad611 E-post: karolina.samuelsson@vasteras.se Kopia till Stadsledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Dnr: 2011/114-PS-012 Kommunrevisionen Revisionsrapport Granskning av bisysslor Förslag till beslut proaros styrelse har tagit del av revisionsrapporten och stödjer förslagen till förbättringar. Ärendebeskrivning proaros är en kommunal förvaltning som agerar på en starkt konkurrensutsatt marknad. Det är därför mycket angeläget att medarbetare i proaros inte åtar sig bisysslor som kan skada förtroendet och anseendet för proaros som aktör. Att medarbetarna inte åtar sig bisysslor som kan ha negativ inverkan på möjligheterna att utföra sina arbetsuppgifter eller som konkurrerar med proaros verksamheter är en av många viktiga förutsättningar för att nå framgång. proaros ingår i Västerås stad och många regler och riktlinjer blir starkare och tydligare då de gäller staden som helhet. proaros styrelse stödjer därför inriktningen att grunderna i regelverket kring bisyssla skall vara stadsgemensamma. Enligt rekommendationen i revisionsrapporten kommer proaros ledning att arbeta vidare med att: Föra en dialog med stadsledningens HR och Konsult & Service HR kring utvecklingen av policydokument, underlag för medarbetarsamtal, introduktionsmaterial, information vid anställningsintervjuer. Förtydliga introduktionsprogrammet för nyanställda så att information om bisyssla och gällande regler säkert finns med. Ta fram ett material som kan användas på arbetsplatsträffar för att informera och diskutera bisyssla och de regler som gäller. Säkra att samtliga chefer vet vilka regler som gäller och förstår vikten av att informera kring och följa upp bisysslor. Utreda möjligheten att säkra en sammanställning av vilka medarbetare som anmält bisyssla samt vilka typer av bisysslor som finns i organisationen. Bilagor Rapport bisysslor - slutlig.pdf, Revisionsrapport Granskning av bisysslor Skickad av: Karolina Samuelsson - ad611

7 VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Dnr: 2011/114-PS /114-PS

8 1 (1) Kommunstyrelsen Utdrag ur Sammanträdesprotokoll Sammanträde med Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Onsdag den 17 augusti 2011 Plats och tid Kommunstyrelsens sessionssal A 287, kl 13:30-17:32 Sekreterare Linda Svahn KS 285 Dnr 2011/403-KS-074 Anmälan av Revisionsrapport - Granskning av bisysslor Beslut Kommunstyrelsen beslutar att revisionsrapporten anmäls och återkommer till kommunstyrelsen för behandling vid ett senare tillfälle. Ärendebeskrivning Revisorerna har inkommit med en revisionsrapport om granskning av bisysslor. Rätt utdraget intygar Linda Svahn

9 Revisionsrapport 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna 23 juni 2011 Västerås stad Granskning av bisysslor

10 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Granskningens genomförande Regelverk Allmänna bestämmelser, AB Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA SKL:s kommentar till LOA och AB Interna riktlinjer Resultat från granskningen Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor Konsult och Service proaros Fastighetskontoret Sociala nämndernas stab Tekniska nämndens stab Teknik- och idrottsförvaltningen...18 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

11 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerås stad har Ernst & Young granskat om Västerås stad har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Projektplanen för granskningen fastställdes den 12 april Vår sammanfattande bedömning är att Västerås stad brister i att regelbundet informera medarbetarna om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att påminna om att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla det. Nedan redovisas en sammanfattning av iakttagelser och rekommendationer från granskningen. I Västerås stad finns ett gemensamt dokument om bisysslor inklusive en blankett för anmälan om bisyssla. Dokumentet finns tillgängligt i medarbetarhandboken på stadens intranät. Två av de sex granskade förvaltningarna kände inte till stadens gemensamma dokument om bisysslor utan arbetar med egna interna policys. De fyra övriga förvaltningarna uppgav att de tillämpar stadens riktlinjer för bisysslor. Enligt stadens gemensamma dokument är det naturligt att inhämta uppgifter om bisyssla i samband med introduktion av nyanställd medarbetare och i samband med det årliga medarbetarsamtalet. Vidare framgår av stadens dokument att ansvarig chef har ansvar för att informera sina medarbetare om synen på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten och att det är lämpligt att frågan tas upp i samband med introduktion av nyanställda, i medarbetarsamtal samt på arbetsplatsträffar. Att inhämta uppgifter om bisyssla och informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten sker vanligtvis vid introduktion av nyanställda. För två av de granskade förvaltningarna är dock vår bedömning att rutinen för detta kan förbättras. Att inhämta uppgifter om bisyssla och informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten sker i regel inte på det årliga medarbetarsamtalet. Att informera om synen på bisysslor och förhållanden som gör en bisyssla otillåten är inte heller information som normalt förekommer på arbetsplatsträffar. Det är enbart en av de sex granskade förvaltningarna som årligen, dock ej i anslutning till medarbetarsamtal eller arbetsplatsträff, utför en systematisk kontroll och uppföljning av medarbetares bisysslor, trots att det bör genomföras enligt stadens gemensamma dokument om bisysslor. För att formalisera och förstärka kontrollen avseende otillåtna bisysslor dvs. för att vara säker på att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten regelbundet lämnas och att medarbetare som har bisyssla påminns om att de är skyldiga att anmäla det, rekommenderar vi att bisysslor tas upp i medarbetarsamtalen precis som stadens gemensamma dokument om bisysslor förespråkar. Vår rekommendation är dock att skrivningen i dokumentet ska göras tydligare och mer styrande. Vi föreslår att medarbetare som har bisyssla inför medarbetarsamtalet fyller i stadens gemensamma blankett för anmälan om bisyssla som överlämnas till chefen på medarbetarsamtalet. Detta skulle innebära att typ och omfattning av medarbetares bisysslor årligen följs upp. Om det finns stöddokument för genomförande av medarbetarsamtal föreslår vi att stöddokumenten kompletteras med att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ska lämnas på medarbetarsamtalet och att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla typ och omfattning. Målet med att regelbundet informera om bisysslor och förhållan- 2

12 den som kan göra en bisyssla otillåten är att medarbetarna ska få så god insikt i vad som gäller för bisysslor så att de själva tar initiativ till att stämma av om en bisyssla som eventuellt planeras faller inom ramen för vad som kan accepteras. Därigenom undviks att medarbetaren lägger ned tid och pengar på att starta upp bisyssla som, när den uppdagas, kanske inte kan godkännas. Och allra viktigast är att allmänhetens förtroende för Västerås stad därigenom kan upprätthållas. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på medarbetarsamtalen är att årligen kommunicera bisysslor på en arbetsplatsträff. För att vara säker på att en av årets arbetsplatsträffar innefattar att dels informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och dels att inhämta uppgifter om medarbetares bisysslor bör detta, enligt vår uppfattning, framgå av stadens agenda för arbetsplatsträffar. För att tydliggöra och höja kvaliteten i stadens gemensamma dokument om bisysslor, som vi för övrigt anser bör utgöra grunden för information om bisysslor på samtliga förvaltningar, ger vi dessutom följande rekommendationer: Att dokumentet inledningsvis betonar vikten av att tillämpliga lagar och avtal följs och vad det kan innebära för staden om medarbetare innehar olämpliga bisysslor. Att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla bisysslan till arbetsgivaren med fördel kan framgå tydligare. Att skrivningen om att staden tillåter medarbetare att i egen regi på icke arbetstid får sälja sina tjänster till andra kommuner och organisationer tas bort då en sådan bisyssla enligt vår bedömning sannolikt kommer att klassificeras som otillåten. Att skrivningen om att det är närmaste chef som bedömer om en bisyssla är tillåten eller inte, ändras till att det är chef enligt delegering som ansvarar för det. Att skrivningen om vilka bisysslor som normalt alltid är tillåtna tas bort då LOA inte gör undantag för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. Att dokumentet kompletteras med en handlingsplan hur verksamheten ska agera om otillåtna bisysslor hos medarbetare identifieras. Att dokumentet om bisysslor kompletteras med en skrivning om att nyanställda skriftligen bekräftar att de har förståelse för vilka förhållanden som gör en bisyssla otillåten och är medvetna om att medarbetare som innehar bisyssla är skyldig att anmäla det. Detta för att säkerställa att nyanställda tagit del av stadens gemensamma dokument om bisysslor. Att dokumentet om bisysslor ska vara ett styrande dokument. Därigenom skulle processen att informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att inhämta uppgifter om bisysslor formaliseras och förstärkas. För att ytterligare förebygga risken att otillåtna bisysslor förekommer föreslår vi att information om att det finns bestämmelser i LOA och AB som begränsar möjligheten till bisysslor för anställda i kommuner och kommunala företag m.fl. lämnas redan i en anställningsintervju. Detta bedöms vara särskilt viktigt om sökanden kommer från den privata sektorn. 3

13 2. Inledning 2.1. Bakgrund och syfte På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerås stad har Ernst & Young granskat om Västerås stad har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Västerås stad. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). År 2009 lät revisorerna Ernst & Young kartlägga skyddet mot oegentligheter med fokus på muta och bestickning. Kartläggningen visade att staden bör formalisera och förstärka befintliga kontroller i processer och verksamheter, exempelvis rörande bisyssla. I Västerås stad finns tillsvidareanställda medarbetare. Om medarbetare har olämpliga bisysslor skulle det kunna resultera i att allmänhetens förtroende för Västerås stad skadas. I granskningen besvaras bl. a. följande revisionsfrågor: Har Västerås stad en dokumenterad policy avseende bisysslor? Har förvaltningarna en dokumenterad policy avseende bisysslor? Följer policyn Lag om offentlig anställning och Allmänna bestämmelser? Hur kommuniceras policyn till medarbetarna? Hur sker rapportering/ redovisning från medarbetarna om bisysslor? Hur ofta redovisar medarbetarna sina bisysslor? Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslor? Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? Hur agerar förvaltningen om otillåtna bisysslor uppdagas? Hur dokumenteras uppföljningen och rapporteringen till förvaltningschef och nämnd / styrelse där det är aktuellt? Projektplanen för granskningen fastställdes den 12 april Granskningens genomförande Sex förvaltningar har valts ut med avseende på att uppnå syftet med granskningen enligt ovan. Befattningen inom parentes avser de som vi har intervjuat. Konsult och Service (förvaltningschef) proaros (två HR-specialister och chef på Bemanningstjänst) Fastighetskontoret (personalchef) Sociala nämndernas stab (förvaltningschef) Tekniska nämnden stab (förvaltningschef) Teknik- och idrottsförvaltningen (förvaltningschef och tf personalchef) Granskningen baseras på intervjuer med ovan nämnda personer och genomgång av de interna riktlinjer/policys som finns för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Interna riktlinjer/policys har stämts av mot regler om bisysslor i AB och LOA. Kontakt har även tagits med Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten och skriftliga bekräftelser har inhämtats från samtliga att de haft den möjligheten. 4

14 3. Regelverk Med hänsyn till att de kommunala myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroende skadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB:s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor. Förutom lagar och avtal finns också interna riktlinjer. Dels har Västerås stad ett stadsgemensamt dokument avseende bisysslor och dels kan förvaltningarna ha egna riktlinjer Allmänna bestämmelser, AB Vad gäller arbetshindrande och konkurrerande bisysslor omfattas alla kommunanställda av 8 AB. Arbetstagaren ska enligt 8 AB på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan inverka hindrande för arbetsuppgifterna eller innebär verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Enligt 8 AB räknas inte förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer som bisyssla enligt AB Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Vad gäller förtroendeskadliga bisysslor omfattas alla som är anställda i kommunala förvaltningar av 7 LOA. Arbetstagaren får inte enligt 7 LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren är enligt 7a LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Arbetstagare är enligt 7b LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig bisyssla ska enligt 7c LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behöver enligt 42 LOA inte föregås av förhandling enligt MBL. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. 5

15 3.3. SKL:s kommentar till LOA och AB Lagen säger att det är förbjudet för anställda att inneha förtroendeskadlig bisyssla. Arbetstagare som innehar bisyssla är skyldig att anmäla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för att kunna bedöma dessa. Arbetstagaren är inte skyldig att intyga att man inte har någon bisyssla. Arbetsgivaren får därmed inte skriftligen begära in intyganden från samtliga medarbetare Interna riktlinjer Förutom lagar och avtal avseende bisysslor finns också interna riktlinjer. För Västerås stad finns ett gemensamt dokument om bisysslor samt en blankett för anmälan om bisyssla. Därutöver har vissa förvaltningar egna riktlinjer och egna blanketter för anmälan om bisyssla. 4. Resultat från granskningen Inledningsvis redovisas resultatet från granskningen av stadens gemensamma dokument om bisysslor. Därefter följer redovisning av iakttagelser och rekommendationer för varje förvaltning separat. Då våra rekommendationer är aktuella för flera förvaltningar gör vår disposition att samma rekommendationer återkommer flera gånger. Detta bedöms dock övervägas av att förvaltningarna får en komplett bild av rekommendationer för sitt fortsatta arbete med att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor innehåller bl.a. Definition av vad som avses med bisyssla Att det är avtalet Allmänna bestämmer (AB) och Lagen om offentlig anställning (LOA) som styr regleringen kring bisysslor Beskrivning av arbetshindrande bisysslor Beskrivning av konkurrerande bisyssla Beskrivning av förtroendeskadlig bisyssla Vilka bisysslor som normalt är tillåtna Anmälan av bisyssla - att medarbetarna på arbetsgivarens begäran är skyldiga att lämna uppgifter för att kunna bedöma bisysslan Uppföljning av bisyssla att det är naturligt att inhämta uppgifter om bisyssla i samband med introduktion av nyanställd medarbetare och i samband med det årliga medarbetarsamtalet Att arbetsgivaren ska informera om synen på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten Att arbetsgivaren ensidigt kan bestämma om en bisyssla är tillåten eller inte Påföljder dvs. om medarbetaren brister i sina skyldigheter att det kan leda till disciplinpåföljd eller i svårare/upprepade fall till uppsägning Som bilaga till dokumentet finns en checklista med frågor att ställa eller fundera kring som stöd vid prövning av om en bisyssla är tillåten eller inte. Dessutom har staden en gemensam blankett för anmälan om bisyssla. På blanketten ska de som redovisar bisyssla bl.a. uppge: Bisysslans omfattning dvs. nedlagd tid per dag, eller per vecka, eller per månad eller per år 6

16 Om semester eller komptid används för bisysslan Bisysslans innehåll Vem som är uppdragsgivare När uppdraget påbörjades och när uppdraget löper ut Iakttagelser från granskning av Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor Västerås stads gemensamma dokument är ett stödjande dokument för förvaltningarna. Vid beskrivningen av konkurrerande bisyssla, och när konkurrerande bisyssla anses föreligga, framgår att Västerås stad tillåter medarbetare att i egen regi på icke arbetstid sälja sina tjänster till andra kommuner och organisationer om inte hinder uppstår för att bisysslan kan klassificeras som konkurrerande bisyssla. Enligt vår uppfattning inbjuder denna skrivning till en bisyssla som sannolikt inte kan accepteras p.g.a. att den kommer att betraktas som konkurrerande, arbetshindrande eller förtroendeskadlig. Enligt dokumentets beskrivning av förtroendeskadlig bisyssla framgår också att om bisysslan bedrivs inom samma verksamhetsområde som medarbetaren själv verkar inom ökar risken för att den ska vara förtroendeskadlig. Det är delegationsordningen som styr vem som ansvarar för uppföljning, kontroll och prövning av bisysslor. Enligt dokumentet om bisysslor är det närmaste chef som ska bedöma om en bisyssla är tillåten eller inte. Denna skrivning kan enligt vår mening tolkas som att det är annan chef än den som ansvarar enligt delegationsordningen. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. Skrivningen om tillåtna bisysslor kan enligt vår bedömning tolkas som att dessa uppdrag sällan är en otillåten bisyssla. I dokumentet om bisysslor föreslås information till medarbetare om stadens syn på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten ske i samband med introduktion av nyanställda, i medarbetarsamtalen och på arbetsplatsträffar. Vår uppfattning är att detta är bra och vi vill understryka att vi, förutom vid introduktion av nyanställda, tycker att medarbetarsamtalet som är årligen återkommande är ett mycket bra tillfälle att både informera om och följa upp förekomst av bisysslor. Därigenom skulle typ och omfattning av medarbetares bisysslor följas upp minst en gång per år Rekommendationer för att ytterligare höja kvaliteten i Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor Vi föreslår att dokumentet om bisysslor ska vara ett styrande dokument. Därigenom skulle processen att informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att inhämta uppgifter om bisysslor formaliseras och förstärkas. Vi föreslår att Västerås stad som en inledning i dokumentet om bisysslor betonar vikten av att tillämpliga lagar och avtal följs och vad det kan innebära för Västerås stad om medarbetare innehar olämpliga bisysslor. Att arbetstagare som har bisyssla är skyldiga att anmäla bisysslan till arbetsgivaren kan enligt vår bedömning med fördel framgå tydligare i dokumentet. Vi föreslår att dokumentets skrivning om att Västerås stad tillåter medarbetare att i egen regi på icke arbetstid får sälja sina tjänster till andra kommuner och organisationer (andra 7

17 stycket under rubriken Konkurrerande bisyssla) tas bort då en sådan bisyssla enligt vår bedömning sannolikt kommer att klassificeras som otillåten. Vi rekommenderar att skrivningen om att det är närmaste chef som bedömer om en bisyssla är tillåten eller inte, ändras till att det är chef enligt delegering som ansvarar för det. Vi rekommenderar att skrivningen om vilka bisysslor som normalt alltid är tillåtna tas bort då LOA inte gör undantag för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. För att stärka intern kontrollen avseende otillåtna bisysslor dvs. för att vara säker på att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten regelbundet lämnas till medarbetarna och att medarbetare som har bisyssla regelbundet påminns om att de är skyldiga att anmäla det, rekommenderar vi att bisysslor tas upp i medarbetarsamtalen precis som stadens gemensamma dokument om bisysslor förespråkar. Vår rekommendation är dock att skrivningen i dokumentet ska göras tydligare och mer styrande. Målet med att regelbundet informera om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten är att medarbetarna ska vara väl medvetna om vad som gäller för bisysslor så att avstämning av bisyssla vanligtvis sker innan något påbörjas. Därigenom undviks att medarbetaren lägger ned tid och pengar på att starta upp bisyssla som, när den uppdagas, kanske inte kan accepteras. Och allra viktigast är att allmänhetens förtroende för Västerås stad därigenom kan upprätthållas. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på medarbetarsamtalen är att årligen kommunicera bisysslor på en arbetsplatsträff. För att vara säker på att en av årets arbetsplatsträffar innefattar att dels informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och dels att inhämta uppgifter om medarbetares bisysslor bör detta, enligt vår uppfattning, framgå av stadens agenda för arbetsplatsträffar. Vi föreslår att stadens gemensamma dokument om bisysslor kompletteras med en beskrivning hur verksamheten ska agera om otillåtna bisysslor identifieras. T.ex. bör en sådan beskrivning, eller en sådan handlingsplan, bl.a. innehålla information om att berörda skriftligen ska meddelas om att bisysslan är otillåten och att berörda skriftligen ska bekräfta att de har mottagit informationen, att berörda parter ingår en överenskommelse om hur avvecklingen av bisysslan ska ske och vilken tidplan som gäller, att en analys ska göras över vilken omfattning verksamheten, och därigenom staden, lidit skada och om slutsatserna ska presenteras för berörd nämnd. För att säkerställa att nyanställda tagit del av stadens gemensamma dokument om bisysslor rekommenderar vi att det skriftligen bekräftas. Vi föreslår att stadens gemensamma dokument om bisysslor kompletteras med en skrivning om att nyanställda skriftligen bekräftar att de har förståelse för vilka förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att medarbetare som innehar bisyssla är skyldig att anmäla det. 8

18 4.2. Konsult och Service Förvaltningen tillämpar ett internt dokument med policy och regler för bisysslor inklusive en intern blankett för anmälan om bisysslor. Policyn omfattar bl.a. följande: Definition av vad som avses med bisyssla. Gränsdragningen mellan tillåten respektive otillåten bisyssla. Vilket regelverk som styr bisysslor. Konsult och Service allmänna inställning till bisysslor. Otillåtna bisysslor vilka delas upp i o o o Förtroendeskadlig bisyssla Arbetshindrande bisyssla Konkurrerande bisyssla Tillåtna bisysslor, att det är bisysslor som inte är förtroendeskadliga, arbetshindrande eller innebär konkurrens med Konsult och Service egen verksamhet. Anmälan om bisyssla, att arbetstagaren på begäran ska anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Hänvisning sker till bilaga 1 anmälan om bisysslor. Här framgår vidare att affärsområdeschefen har det primära ansvaret för uppföljning och kontroll av förekomst av bisysslor samt att medarbetarsamtalet utgör ett naturligt tillfälle till diskussion om bisyssla. Som bilaga till den interna policyn finns blankett för anmälan om bisysslor Iakttagelser hos Konsult och Service Enligt uppgift är det förvaltningschefen som enligt delegationsordningen ansvarar för prövning av bisysslor. Det är också förvaltningschefen som godkänner medarbetares bisysslor enligt blanketten för anmälan om bisysslor. Förvaltningen var inte medveten om att staden har ett gemensamt dokument om bisysslor inklusive en blankett för anmälan om bisyssla. Förvaltningens policy avseende bisysslor är daterad I policyn hänvisas till AB 98. AB 98 är ett gammalt kollektivavtal som har ersatts av AB. I policyn framgår inte att det är 7 i Lagen om offentlig anställning som styr förtroendeskadliga bisysslor. Policyn är skriven som att det är AB som styr även förtroendeskadlig bisyssla. Vad gäller blanketten för anmälan om bisyssla så hänvisar även den till AB 98 och inte till de AB som är aktuella. Blanketten för anmälan om bisyssla frågar enbart efter vilka bisysslor vederbörande har dvs. uppgiftslämnare ska enbart svara på Jag har följande bisyssla/bisysslor. Detta är enligt vår mening tämligen lite information om bisysslan. Enligt förvaltningschefen inhämtas mer information i varje enskilt fall om det anses vara aktuellt för att kunna göra en korrekt bedömning huruvida bisysslan är tillåten eller inte. 9

19 I inledande text på blanketten för anmälan om bisysslor framgår att förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer inte räknas som bisyssla. LOA gör dock inte de undantagen. Undantagen sker enbart i AB. Förvaltningen har en checklista med saker att informera nyanställda om. I checklistan framgår enligt uppgift att nyanställda ska läsa igenom de dokument som finns på intranätet. Ett av dokumenten på intranätet är förvaltningens policy och regler för bisysslor. Därigenom informeras arbetstagarna om vilka förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten. I policydokumentet vid rubriken anmälan om bisyssla framgår att arbetsgivaren t.ex. via enkät kan göra förfrågan om bisyssla. Detta bedöms vara ok och i linje med SKL:s tolkning om enbart de som har bisyssla behöver svara på enkäten. Den interna policyn avseende bisysslor kommuniceras enligt förvaltningschefen i huvudsak vid nyanställningar. Därutöver påminns medarbetarna, ungefär vartannat år, att de som har bisyssla ska anmäla det till affärsområdeschefen. Detta gjordes senast i april 2009 och är enligt uppgift planerat att genomföras igen i maj Anmälan av bisyssla sker på blanketten för anmälan om bisysslor som finns på förvaltningens intranät. När bisysslan prövats av förvaltningschefen skriver förvaltningschefen under blanketten. Medarbetaren får en kopia på den underskrivna blanketten och originalet sparas i personalakten. En ej godkänd ansökan motiveras skriftligen på blanketten och överlämnas till chef och medarbetare som får komma överens om hur problemet ska lösas. Inget ärende har hittills rapporterats till nämnden. Vad vi erfar är bisysslor och information om vad som gör en bisyssla otillåten inte ett ämne som regelbundet återkommer på medarbetarsamtalen. Enligt förvaltningens interna policy är det affärsområdeschefen som har det primära ansvaret för uppföljning och kontroll av förekomst av bisysslor. Det åligger även enligt policyn affärsområdeschefen att informera medarbetarna om Konsult och Service policy och regler för utövande av bisysslor. Det finns ingen sammanställning, inget dokument som ger en totalbild, över medarbetarnas bisysslor. Blanketten med redovisade bisysslor finns i respektive medarbetares personalakt Rekommendationer till Konsult och Service Vi rekommenderar i första hand att stadens gemensamma dokument om bisysslor utgör grunden för information om bisysslor. Detta gäller även blanketten för anmälan om bisyssla, att vi rekommenderar att stadens gemensamma blankett tillämpas vid redovisning av bisyssla. Avseende förvaltningens interna policy (inkl blankett för anmälan av bisysslor) lämnar vi nedanstående rekommendationer för att höja kvaliteten ytterligare. Vi rekommenderar att policyn (inkl blankett för anmälan av bisysslor) uppdateras så att hänvisning sker till aktuellt avtal Allmänna bestämmelser, AB. Vi rekommenderar att policyn justeras så att det framgår att det är 7 LOA som reglerar frågan om förtroendeskadlig bisyssla, att lagen är tvingande och således tar över avtalets bestämmelser om förtroende skadliga bisysslor. Vi rekommenderar att den inledande texten på blanketten för anmälan om bisysslor justeras så att det inte kan tolkas som att förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella or- 10

20 ganisationer aldrig betraktas som en otillåten bisyssla med hänsyn till att LOA inte gör de undantagen. För att höja effektiviteten vid prövning av om en bisyssla är tillåten eller inte, och redan från början ha en komplett bild av en bisysslas omfång, rekommenderar vi att blanketten som medarbetaren vid anmälan av bisyssla ombeds att fylla i kompletteras med ytterligare frågor kring bisysslan. Notera att nedanstående förslag på tillägg inte är fullständigt, utan enbart exempel på uppgifter som vi bedömer vara väsentliga för en adekvat bedömning av bisysslan. Bisysslans omfattning dvs. hur mycket tid per dag, alternativt per vecka, eller per månad läggs ned på bisysslan. Är bisysslan tidskrävande? Bisysslans tidsmässiga förläggning dvs. när utförs bisysslan. På helger? På kvällar? När påbörjades bisysslan och hur länge beräknas den pågå? Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art? Vem är uppdragsgivare. Är arbetsgivaren eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag? Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan ersättning för bisysslan och i så fall, hur stor är denna ersättning? För att stärka intern kontrollen avseende otillåtna bisysslor dvs. för att vara säker på att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten regelbundet lämnas till medarbetarna och att medarbetare som har bisyssla regelbundet påminns om att de är skyldiga att anmäla det, rekommenderar vi att bisysslor tas upp i de årliga medarbetarsamtalen precis som stadens gemensamma dokument och förvaltningens interna policy om bisysslor förespråkar. Vår rekommendation är dock att skrivningen i förvaltningens policy om att medarbetarsamtalet utgör ett naturligt tillfälle till diskussion om eventuell bisyssla eller ägande i ekonomisk verksamhet ska göras tydligare och mer styrande. Vi föreslår vidare att medarbetare som har bisyssla inför medarbetarsamtalet fyller i blanketten (vi rekommenderar i första hand stadens gemensamma blankett) för anmälan om bisyssla som överlämnas till chefen på medarbetarsamtalet. Detta skulle innebära att typ och omfattning av medarbetares bisysslor årligen följs upp. Om det finns stöddokument för genomförande av medarbetarsamtal föreslår vi att stöddokumenten kompletteras med information om att förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ska lämnas på medarbetarsamtalet och att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla typ och omfattning på medarbetarsamtalet. Målet med att regelbundet informera om bisysslor och förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten är att medarbetarna ska få så god insikt i vad som gäller för bisysslor så att de själva tar initiativ till att stämma av om en bisyssla som eventuellt planeras faller inom ramen för vad som kan accepteras. Därigenom undviks att medarbetaren lägger ned tid och pengar på att starta upp bisyssla som, när den uppdagas, kanske inte kan godkännas. Och allra viktigast är att allmänhetens förtroende för Västerås stad därigenom kan upprätthållas. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på medarbetarsamtalen är att årligen kommunicera bisysslor på en arbetsplatsträff. För att vara säker på att en av årets arbetsplatsträffar innefattar att dels informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och dels att inhämta uppgifter om medarbetares bisysslor bör detta, enligt vår uppfattning, framgå av stadens agenda för arbetsplatsträffar. 11

21 Vi föreslår att policyn för bisysslor kompletteras med en beskrivning hur verksamheten ska agera om otillåtna bisysslor identifieras. T.ex. bör en sådan beskrivning, eller en sådan handlingsplan, bl.a. innehålla information om att berörda medarbetare skriftligen ska meddelas om att bisysslan är otillåten och skriftligen bekräfta att de har mottagit informationen, att berörda parter ingår en överenskommelse om hur avvecklingen av bisysslan ska ske, att en analys ska göras över vilken omfattning verksamheten, och därigenom staden, lidit skada och att slutsatserna ska presenteras för berörd nämnd. För att säkerställa att nyanställda tagit del förvaltningens policy och regler om bisysslor rekommenderar vi att det skriftligen bekräftas. Vi föreslår att förvaltningens policy om bisysslor kompletteras med en skrivning om att nyanställda skriftligen bekräftar att de har förståelse för vilka förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att medarbetare som innehar bisyssla är skyldig att anmäla det. För bättre överblick av bisysslor som förekommer hos medarbetarna föreslår vi att förvaltningen (exempelvis på enhetsnivå) gör en sammanställning av anmälda bisysslor. En sådan sammanställning är enligt vår uppfattning ett bra stöd vid uppföljning av bisysslor. Även vid chefsbyten eller på förfrågan från politiker etc. kan det vara bra att snabbt kunna få överblick av vilka typer av bisyssla som förekommer på enheten och vilka medarbetare som utövar bisyssla. Vi föreslår att information om att det finns bestämmelser i LOA och AB som begränsar möjligheten till bisysslor för anställda i kommuner och kommunala företag m.fl. lämnas redan i anställningsintervjun. Detta bedöms vara särskilt viktigt om sökanden kommer från den privata sektorn proaros Förvaltningen tillämpar enligt uppgift Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor samt stadens gemensamma blankett för anmälan om bisysslor. Enligt stadens gemensamma dokument är det naturligt att inhämta uppgifter om bisyssla i samband med introduktion av nyanställd medarbetare och i samband med det årliga medarbetarsamtalet. Vidare framgår att ansvarig chef har ansvar för att informera sina medarbetare om synen på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten och att det är lämpligt att frågan tas upp i samband med introduktion av nyanställda, i medarbetarsamtal samt på arbetsplatsträffar Iakttagelser hos proaros Enligt uppgift är det medarbetarens närmaste chef som enligt delegationsordningen har rätt att besluta om en bisyssla är tillåten eller inte. I introduktionsprogram för nyanställda chefer framgår att nyanställda chefer ska ta del av förvaltningens medarbetarhandbok där stadens gemensamma dokument om bisysslor ingår. Därigenom erhålls information om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att den som innehar bisyssla är skyldig att anmäla det. I introduktionsprogram för nyanställda medarbetare framgår inte lika tydligt som för nyanställda chefer att medarbetaren som ett led i sin introduktion ska ta del av medarbetarhandboken. Vi kan inte heller se att genomgång av medarbetarhandboken, för att därigenom få 12

22 information om förhållanden som gör bisysslor otillåtna, ingår i något annat moment i introduktionsprogrammet. Bisysslor kommenteras inte heller separat i introduktionsprogrammet. Enligt uppgift är bisysslor och information om vad som gör en bisyssla otillåten inte ett ämne som regelbundet återkommer på medarbetarsamtalen eller på arbetsplatsträffar. Det finns för övrigt, vad vi erfar, ingen rutin för att regelbundet (förutom vid introduktion av nyanställda chefer) informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten eller för att påminna medarbetare som har bisyssla att de är skyldiga att anmäla det. Hittills har medarbetarna i huvudsak blivit ombedda att redovisa bisysslor enbart på förekommen anledning. En bisyssla som ej kan accepteras avslås i samspel med medarbetaren som i princip har att välja på att avsluta sin bisyssla eller avsluta sin anställning. Inget ärende har hittills rapporterats till nämnden. Det finns ingen sammanställning, inget dokument som ger en totaltbild, på t.ex. enhetsnivå över medarbetarnas bisysslor Rekommendationer till proaros Vi rekommenderar att introduktionsprogrammet för nyanställda medarbetare förtydligas vad gäller skyldigheten att ta del av medarbetarhandboken för att nyanställda därigenom ska erhålla information om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och att den som innehar bisyssla är skyldig att anmäla det. För att stärka intern kontrollen avseende otillåtna bisysslor dvs. för att vara säker på att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten regelbundet lämnas till medarbetarna och att medarbetare som har bisyssla regelbundet påminns om att de är skyldiga att anmäla det, rekommenderar vi att bisysslor tas upp i medarbetarsamtalen som stadens gemensamma dokument om bisysslor förespråkar. Vi föreslår att medarbetare som har bisyssla inför medarbetarsamtalet fyller i stadens gemensamma blankett för anmälan om bisyssla som överlämnas till chefen på medarbetarsamtalet. Om det finns stöddokument för genomförande av medarbetarsamtal föreslår vi att stöddokumenten kompletteras med att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ska lämnas på medarbetarsamtalet och att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla typ och omfattning på medarbetarsamtalet. Målet med att regelbundet informera om bisysslor och förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten är att medarbetarna ska vara väl medvetna om vad som gäller för bisysslor så att avstämning av bisyssla vanligtvis sker innan bisysslan påbörjas. Därigenom undviks att medarbetare lägger ned tid och pengar på att starta upp bisyssla som, när den uppdagas, kanske inte kan accepteras. Och allra viktigaste är att allmänhetens förtroende för Västerås stad därigenom kan upprätthållas. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på medarbetarsamtalen är att årligen kommunicera bisysslor på en arbetsplatsträff. För att vara säker på att en av årets arbetsplatsträffar innefattar att dels informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och dels att inhämta uppgifter om medarbetares bisysslor bör detta, enligt vår uppfattning, framgå av stadens agenda för arbetsplatsträffar. För bättre överblick av bisysslor som förekommer hos medarbetarna föreslår vi att förvaltningen t.ex. på enhetsnivå gör en sammanställning av anmälda bisysslor. En sådan sammanställning är enligt vår uppfattning ett bra stöd vid uppföljning av bisysslor. Även vid chefsbyten eller på förfrågan från politiker etc. kan det vara bra att snabbt kunna få överblick av vilka typer av bisyssla som förekommer på enheten och vilka medarbetare som utövar bisyssla. 13

23 Vi föreslår att information om att det finns bestämmelser i LOA och AB som begränsar möjligheten till bisysslor för anställda i kommuner och kommunala företag m.fl. lämnas redan i anställningsintervjun. Detta bedöms vara särskilt viktigt om sökanden kommer från den privata sektorn Fastighetskontoret Förvaltningen tillämpar inga riktlinjer i egentlig mening vad gäller bisysslor. Istället har Fastighetskontoret ett dokument som beskriver delar i anställningsvillkoren som omfattar en skrivning om bisysslor. Följande formuleras angående bisysslor: Du som har bisyssla är skyldig att anmäla detta till arbetsgivaren. Du anmäler bisyssla till din närmaste chef. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om den kan - inverka hindrande på arbetsuppgifterna - konkurrera med arbetsgivarens verksamhet - kan rubba förtroendet för arbetsgivaren (lagen om offentlig anställning) Förtroende uppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla Iakttagelser hos Fastighetskontoret Enligt delegationsordningen ansvarar förvaltningschefen för samtliga personalfrågor. Förvaltningen var inte medveten om att staden har ett gemensamt dokument om bisysslor och en gemensam blankett för anmälan av bisysslor. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. Förvaltningens skrivning angående förtroendeuppdrag kan enligt vår bedömning tolkas som att den typen av uppdrag aldrig är en otillåten bisyssla. Som ett led i introduktionen för nyanställda ingår att läsa dokumentet som beskriver delar i anställningsvillkoren (omfattar bisysslor) och som finns på Fastighetskontorets intranät. Därigenom får nyanställda information om att bisysslor ska anmälas till arbetsgivaren och att bisysslor i vissa fall kan förbjudas. På initiativ av personalchefen sker varje år en kartläggning och kontroll av medarbetarnas bisysslor. Medarbetare som har bisyssla ombeds då att anmäla bisysslan till närmaste chef. Att medarbetare som har bisyssla årligen ombeds att redovisa den framgår inte i Fastighetskontorets dokument som beskriver delar i anställningsvillkoren. Uppgifter om medarbetares bisysslor sammanställs i ett dokument som redovisas för ledningsgruppen som leds av förvaltningschefen. Ledningsgruppen fattar beslut om respektive bisyssla kan accepteras eller inte. Att bisysslorna prövas av ledningsgruppen framgår av protokoll från ledningsgruppsmötet. Om en bisyssla inte kan accepteras har medarbetaren att välja på att avsluta sin bisyssla eller avsluta sin anställning. Inga personalärenden rapporteras till fastighetsnämnden. Löpande under året kommuniceras bisysslor muntligen från medarbetaren till den närmaste chefen som i sin tur skriver ned erhållen information och rapporterar vidare till personalchefen. Personalchefen upplever att det finns en medvetenhet kring bisysslor hos medarbetarna och att rapportering om bisyssla vanligtvis sker innan någon påbörjar något. 14

24 Rekommendationer till Fastighetskontoret Vi rekommenderar i första hand att stadens gemensamma dokument om bisysslor utgör grunden för information om bisysslor till medarbetarna. Förslagsvis kan dokumentet som beskriver delar i anställningsvillkoren hänvisa till stadens gemensamma dokument. Detta gäller även blanketten för anmälan om bisyssla, att vi rekommenderar att stadens gemensamma blankett tillämpas för anmälan om bisysslor. Beträffande Fastighetskontorets dokument som beskriver delar i anställningsvillkoren och skrivningen angående bisyssla som avser förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer så rekommenderar vi att detta formuleras om så att det inte kan tolkas som att förtroendeuppdragen aldrig betraktas som en otillåten bisyssla med hänsyn till att LOA inte gör de undantagen. För att stärka intern kontrollen avseende otillåtna bisysslor dvs. för att vara säker på att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten regelbundet lämnas och att medarbetare som har bisyssla påminns om att de är skyldiga att anmäla det, rekommenderar vi att bisysslor tas upp i medarbetarsamtalen som stadens gemensamma dokument om bisysslor förespråkar. Vi föreslår att medarbetare som har bisyssla inför medarbetarsamtalet fyller i stadens gemensamma blankett för anmälan om bisyssla som överlämnas till chefen på medarbetarsamtalet. Om det finns stöddokument för genomförande av medarbetarsamtal föreslår vi att stöddokumenten kompletteras med att information om förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten ska lämnas på medarbetarsamtalet och att medarbetare som har bisyssla är skyldiga att anmäla typ och omfattning på medarbetarsamtalet. Målet med att regelbundet informera om bisysslor och förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten är att bibehålla medvetenheten kring detta så att rapportering eller avstämning av bisyssla sker innan bisyssla påbörjas. Därigenom kan allmänhetens förtroende för Västerås stad upprätthållas. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på medarbetarsamtalen är att årligen kommunicera bisysslor på en arbetsplatsträff. För att vara säker på att en av årets arbetsplatsträffar innefattar att dels informera om förhållanden som gör en bisyssla otillåten och dels att inhämta uppgifter om medarbetares bisysslor bör detta, enligt vår uppfattning, framgå av stadens agenda för arbetsplatsträffar. Vi föreslår att information om att det finns bestämmelser i LOA och AB som begränsar möjligheten till bisysslor för anställda i kommuner och kommunala företag m.fl. lämnas redan i anställningsintervjun. Detta bedöms vara särskilt viktigt om sökanden kommer från den privata sektorn Sociala nämndernas stab Förvaltningen tillämpar enligt uppgift Västerås stads gemensamma dokument om bisysslor. Enligt stadens gemensamma dokument om bisysslor är det naturligt att inhämta uppgifter om bisyssla i samband med introduktion av nyanställd medarbetare och i samband med det årliga medarbetarsamtalet. Vidare framgår av stadens gemensamma dokument att ansvarig chef har ansvar för att informera sina medarbetare om synen på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten och att det är lämpligt att frågan tas upp i samband med introduktion av nyanställda, i medarbetarsamtal samt på arbetsplatsträffar. 15