Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (struktur)

Transkript

1 SOCIALFÖRVALTNINGEN Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (struktur) INLEDNING BAKGRUND Socialtjänstlagen 1 (SoL), lagen och stöd och service till vissa funktionshindrade 2 (LSS) och hälso- och sjukvårdslagen 3 (HSL) ställer krav på att verksamhetens insatser ska vara av god kvalitet, utföras av personal med lämplig utbildning och erfarenhet samt att kvaliteten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Socialstyrelsen har utfärdat föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för verksamheter enligt SoL, LSS och HSL (SOSFS 2011:9). Här inkluderas även verksamheter som bedrivs enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga 4 (LVU) eller enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall 5 (LVM). Föreskrifterna ska också tillämpas i det systematiska patientsäkerhetsarbetet som ska bedrivas enligt 3 kap. patientsäkerhetslagen (PSL) 6. SYFTE OCH ANSVAR (SOSFS 2011:9, 3 KAP) Socialnämnden i Kils kommun ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Det ska framgå hur ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet är fördelad i verksamheten. Ledningssystemet ska utgöra ett stöd för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. 1 Socialtjänstlagen (2001:453), SoL 2 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387), LSS 3 Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL 4 Lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (1990:52), LVU 5 Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (1988:870), LVM 6 Patientsäkerhetslagen (2010:659), PSL

2 Tanken är att ledningssystemet ska göra det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Ledningssystemet ska skapa en grundläggande ordning och reda i verksamheten. Det syftar även till att förebygga skador, missförhållanden, avvikelser och felbehandlingar samt att identifiera och åtgärda det som inträffar. Socialnämndens ledningssystem ska hjälpa till med att tydliggöra verksamheternas kvalitet och resultat för brukare, anhöriga, politiker och personal. VAD ÄR KVALITET? (SOSFS 2011:9, 2 KAP) Kvalitet är att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter samt beslut som meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting (SKL) har tagit fram ett antal kvalitetsindikatorer som beskriver vad god kvalitet är i socialtjänsten och i den kommunala hälso- och sjukvården 7. Verksamhetens kvalitet är en följd av att tjänsterna svarar mot de mål (lagar, förordningar, föreskrifter) som beslutats samt att de: bygger på respekt för den enskildes självbestämmande och integritet utgår från helhetssyn på den enskildes situation med samordnade tjänster som präglas av kontinuitet är trygga och säkra då de utförs enligt gällande regelverk är kunskapsbaserade och effektivt utförda i enlighet med vetenskap och beprövad erfarenhet är tillgängliga och jämlikt fördelade utförs effektivt och i rimlig tid, d.v.s. resurserna används på bästa sätt Socialnämnden har i sin verksamhetsplan med övergripande och nämndspecifika mål fastställt att respekten för enskildas behov och önskemål utgör en viktig kvalitetsfaktor samt att alla ska ges möjlighet att leva ett socialt värdigt och självständigt liv. Av verksamhetsplanen framgår också att: vård, omsorg och sociala tjänster till mycket hög kvalitet och som motsvarar invånarnas behov och förväntningar ska tillhandahållas personalens kompetens prioriteras och fortlöpande utvecklas tjänster och insatser ska vara individuellt anpassade och genomföras i samverkan verksamheterna ska präglas av professionellt förhållningssätt med hög tillgänglighet, korrekt och vägledande information, respekt för 7 Nationella indikatorer för god socialtjänst respektive god vård ( Sidan 2 av 6

3 personlig integritet och självbestämmande, pålitlighet, snabb handläggning, lyssnande och lyhördhet. tjänstegarantier som kontinuerligt följs upp ska finnas i alla verksamheter information om den enskildes rättigheter och nämndens verksamheter ska vara lättillgänglig och lätt att förstå beslut om insatser ska vara välmotiverade och lättförståeliga samt tidsbegränsade och fortlöpande omprövas bemötandet och omhändertagandet ska vara individuellt och främjas genom kontaktmannaskap och individuella vårdplaner alla verksamheter ska arbeta aktivt för jämställdhet och mångfald LEDNINGSSYSTEMETS GRUNDLÄGGANDE UPPBYGGNAD (SOSFS 2011:9, 4 KAP) Ledningssystemet ska anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning. Processer och rutiner Samverkan De processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet ska identifieras, beskrivas och fastställas. De aktiviteter som ingår ska identifieras samt deras inbördes ordning i processen bestämmas. För varje aktivitet ska rutiner utarbetas och fastställas. Rutinerna ska beskriva dels tillvägagångssätt för hur aktiviteten ska utföras, dels hur ansvaret för utförandet är fördelat. De processer där samverkan krävs för att säkra kvaliteten på insatserna eller för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada ska identifieras samt det ska beskrivas hur samverkan möjliggörs och bedrivs. DET SYSTEMATISKA FÖRBÄTTRINGSARBETET (SOSFS 2011:9, 5 KAP) Det systematiska förbättringsarbetet görs genom riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser samt förbättrande åtgärder och förbättring av processer och rutiner. Riskanalys Egenkontroll Riskanalys ska fortlöpande göras för att bedöma om det finns risk för att händelser kan inträffa som innebär brister i verksamhetens kvalitet. Egenkontroll ska göras tillräckligt ofta och omfattande för att säkra verksamhetens kvalitet. 8 8 Egenkontrollen kan t.ex. bestå i jämförelser med tidigare resultat, resultat för andra verksamheter, öppna jämförelser, uppgifter i olika kvalitetsregister, målgruppsundersökningar, dokumentationsgranskning m.m. Sidan 3 av 6

4 Utredning av avvikelser Klagomål och synpunkter ska tas emot och utredas. Uppgifterna ska analyseras för att mönster eller trender som indikerar brister ska ses. Rapporteringsskyldigheten 9 samt skyldigheten att utreda händelser som medfört/kunnat medföra vårdskada 10 och skyldigheten att dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande 11 ingår som en del i förbättringsarbetet. Förbättrande åtgärder, processer, rutiner Om riskanalysen, egenkontrollen och/eller utredningen av avvikelser visar på brister ska de åtgärder som krävs vidtas och processerna och rutinerna förbättras så att verksamhetens kvalitet säkras. PERSONALENS MEDVERKAN (SOSFS 2011:9, 6 KAP) Det ska säkerställas att verksamhetens personal arbetar utifrån de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Personalen är skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete 12 samt till att hög patientsäkerhet upprätthålls 13. DOKUMENTATIONSSKYLDIGHET (SOSFS 2011:9, 7 KAP) Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras, dels bör en årlig kvalitetsberättelse upprättas, dels ska en årlig patientsäkerhetsberättelse upprättas. ORGANISATORISKT ANSVAR OCH ROLLER I KVALITETSARBETET SOCIALNÄMNDEN Socialnämnden är ytterst ansvarig för verksamheten. SOCIALCHEF Socialchefen har ett övergripande ansvar och rapporterar till socialnämnden. MAS (MEDICINSKT ANSVARIG SJUKSKÖTERSKA)/VERKSAMHETSCHEF MAS har tillsammans med socialchef ett delat ledningsansvar där MAS ska rapportera direkt till nämnden i ärenden avseende hälso- och sjukvård. MAS och socialchef ska samverka kontinuerligt kring hälso- och sjukvårdsfrågor. MAS arbetar fram riktlinjer, ansvarar för att ledningssystemet följs upp, följer aktuell lagstiftning och ser till att uppföljning och utveckling sker inom området hälsooch sjukvård. Rapporterar till socialchef. 9 6 kap 4 patientsäkerhetslagen (2010:659), 14 kap. 3 SoL, 24 b LSS 10 3 kap 3 patientsäkerhetslagen (2010:659) kap. 6 SoL, 24 e LSS kap. 2 SoL, 24 a LSS 13 6 kap 4 paatientsäkerhetslagen (2010:659) Sidan 4 av 6

5 SAS (SOCIALT ANSVARIG SAMORDNARE) SAS arbetar fram riktlinjer, ansvarar för att ledningssystemet följs upp, följer aktuell lagstiftning och ser till att uppföljning och utveckling sker inom området socialtjänst. Rapporterar till socialchef. ENHETSCHEF Enhetschefen har ansvar för att leda och utveckla sin enhet. Har ansvar för att ta fram rutiner och se till att dessa följs. Rapporterar till socialchef. PERSONAL I VERKSAMHETEN Ansvarar för att utveckla och säkra kvaliteten i det dagliga arbetet och följa fastställda rutiner. Rapporterar till enhetschef. METOD Arbetet med utveckling och säkring av kvalitet ska ske systematiskt och innebär ett långsiktigt och målmedvetet arbete med målet att utveckla och säkra verksamheterna. Arbetet grundar sig på PDCA-metodiken (Plan-Do-Check-Act) 14. Enligt denna metod sker förbättringsarbetet i fyra steg: 1. Plan Planera Sätta upp mål, aktiviteter, planera för utveckling 2. Do Utföra Genomföra uppgifterna med god kvalitet 3. Check Kontrollera Följa upp och utvärdera resultatet 4. Act Handla Analysera, lära av och förbättra processer och rutiner 4. Handla 3. Kontrollera 1. Planera 2. Utföra LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITETSARBETE FÖRKLARING TILL HUR LEDNINGSSYSTEMET ÄR UPPBYGGT Ledningssystemet redovisas utifrån kraven i socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 och de processer, aktiviteter och rutiner som gäller inom verksamheten. Ledningssystemet visar på vilket sätt uppföljning sker och med vilka metoder. Det framgår också vem som är ansvarig för att uppföljning sker av gällande riktlinjer, aktiviteter, rutiner och planer. Med socialtjänst avses i detta dokument all verksamhet enligt SoL, LSS, LVU och LVM. 14 Upphovsman till PDCA är Edward Deming Sidan 5 av 6

6 Ledningssystemet består av: detta övergripande dokument med grundläggande information om ledningssystemet, IT-stödet STRATSYS som används för att beskriva de viktigaste övergripande processerna i verksamheten med aktiviteter, riskanalyser, egenkontroll och eventuella åtgärder, handboken på Kils kommuns hemsida där processer, riktlinjer och rutiner finns dokumenterade ( Omsorg och socialt stöd, Ledningssystem). Sidan 6 av 6