Rutin för utformande, uppföljning och revidering av rutiner i ledningssystemet

Transkript

1 Ansvarig för rutin Avdelningschef Kvalitet och administration Upprättad (av vem och datum) Magdalena Patriksson, utvecklingsledare, Beslutad (datum och av vem) Socialförvaltningens ledningsgrupp, Reviderad (datum och av vem) Process Giltig till och med Rutin för utformande, uppföljning och revidering av rutiner i ledningssystemet

2 1 Inledning Socialstyrelsen har i SOSFS 2011:9 tagit fram föreskrifter och allmänna råd för ledningssystem för verksamheter enligt Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Här inkluderas också verksamheter som bedrivs enligt lagen om särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) 1, och lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) 2. Föreskrifterna ska också tillämpas i det systematiska kvalitetsarbetet som ska bedrivas enligt 3 kap. patientsäkerhetslagen (PSL) 3. SOSFS 2011:9 4 kap 2-4 säger följande de processer i verksamheten som behövs för att säkra kvaliteten ska identifieras, beskrivas och fastställas de aktiviteter som ingår i processerna ska identifieras och deras inbördes ordning ska fastställas för varje aktivitet ska rutiner utarbetas och fastställas. Rutinerna ska beskriva hur aktiviteten ska utföras och hur ansvaret för utförandet är fördelat. I detta dokument beskrivs hur rutiner som ska in i ledningssystemet ska utformas, följas upp och revideras. 1.1 Definitioner av begrepp Ansvarig Utfärdare Webbredaktör Rutin Den chef som ansvarar för en rutin Den som på uppdrag från ansvarig upprättar rutinen Den som har det övergripande ansvaret för socialförvaltningens information på tjorn.se är en beskrivning av arbetsmetoder och tillämpning av styrdokument och utformas på lokal nivå. Beslutas av förvaltningsledningen 1 Lagen om särskilda bestämmelser om vård av unga, 1990:52 2 Lagen om vård av missbrukare i vissa fall, 1988:870 3 Patientsäkerhetslagen, 2010:659 Sid 1

3 1.2 Syfte Syftet med rutinen är skapa en tydlighet i hur rutiner ska hanteras på socialförvaltningen oavsett vilken verksamhet rutinen gäller för. 1.3 Mål Målet med rutinen är att rutiner utformas och revideras på samma sätt inom socialförvaltningens verksamheter. 2 Vem Rutinen gäller för de medarbetare som har ansvar och mandat att hantera rutiner kopplade till socialförvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 3 Hur Rutiner ska utformas för aktiviteterna i de beslutade processerna för socialförvaltningen. Hur många och vilka rutiner som krävs för att upprätthålla kvaliteten i processerna avgör verksamhetsansvarig chef. 3.1 Utforma och besluta riktlinjer och rutiner Det finns en gemensam mall för hur rutiner ska se ut och vilket innehåll de ska ha. Mallen finns på kommunens webbplats tillsammans med övrig dokumentation om ledningssystemet (tjorn.se/ledningssystem). Varje rutin ska innehålla information om ansvarig utfärdare datum för beslut och vem som fattat beslut vilken process rutinen är knuten till hur länge rutinen är giltig vilka lagkrav/sosfs:ar som är knutna till rutinen vem vilka verksamheter som rutinen berör mål och syfte för rutinen hur vad ska ske, när och vem ansvarar uppföljning av rutinen Sid 2

4 3.1.1 Ansvar Det är cheferna inom socialförvaltningen som ansvarar för att det finns de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Ansvarig avdelningschef är ansvarig för rutinen. Ansvarige kan överlåta till annan person att upprätta rutiner (utfärdare). Det är förvaltningsledningen för socialförvaltningen som beslutar om och tar bort rutiner som ska finnas med i ledningssystemet. När beslut är fattat meddelas detta till ansvarig/utfärdare för/av rutinen. 3.2 Publicera rutiner samt tillhörande mallar och blanketter etc Beslutade rutiner ska publiceras på Tjörns kommuns webbplats ( Tillsammans med rutinen ska även eventuellt tillhörande mallar och blanketter publiceras. Beslutade rutiner ska publiceras som lösenordsskyddade pdf:er. PDF:erna ska vara möjliga att skriva ut men i övrigt ska ingen redigering vara tillåten. Mallar ska publiceras på ett sätt så att de är enkla att hantera i verksamheterna. Blanketter ska så långt som det är möjligt publiceras som ifyllningsbara pdf:er Ansvar Ansvarig/utfärdare för rutinen ansvarar för att webbredaktören får information om rutiner som ska publiceras eller tas bort. Webbredaktören publicerar rutiner och eventuella tillhörande mallar och blanketter på uppdrag från ansvarig/utfärdare. 3.3 Revidera rutiner En översyn av alla rutiner ska ske en gång per år. Översynen kan leda till att rutinen revideras eller till att inget behöver ändras. Vid översynen ska hänsyn tas till inrapporterade avvikelser, klagomål och synpunkter som kan kopplas till rutinen. Revidering kan även vara nödvändig utöver den årliga revideringen på grund av ny lagstiftning, föreskrifter, policies etc eller inrapporterade avvikelser. Efter att översynen och eventuell revidering är gjord ska rutinen lämnas till förvaltningsledningen för godkännande samt nytt datum för giltighet. Fältet Reviderad (datum och av vem) ska fyllas i Ansvar Ansvarig för rutinen initierar att en översyn ska ske. Sid 3

5 3.4 Hantering av utgången rutin När en rutin inte är aktuell längre ska den tas bort från ledningssystemet. Utgångna rutiner ska hanteras enligt dokumenthanteringsplanen för socialförvaltningen Ansvar Det är förvaltningsledningen som fattar beslut om vilka rutiner som ska tas bort från ledningssystemet. Webbredaktören avpublicerar utgånga rutiner på webbplatsen på uppdrag från ansvarig/utfärdare. Sid 4