Riktlinje för handläggning av dokument i ledningssystemet

Transkript

1 Ansvarig för rutin Avdelningschef Kvalitet och administration Upprättad (och datum) Utvecklingsledare och MAS Beslutad (datum och av vem) Socialförvaltningens ledningsgrupp, Reviderad (datum och av vem) Process Systematiskt kvalitetsarbete Giltig till och med Riktlinje för handläggning av dokument i et

2 1 Inledning Socialstyrelsen har i SOSFS 2011:9 tagit fram föreskrifter och allmänna råd för för verksamheter enligt Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Här inkluderas också verksamheter som bedrivs enligt lagen om särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) 1, och lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) 2. Föreskrifterna ska också tillämpas i det systematiska kvalitetsarbetet som ska bedrivas enligt 3 kap. patientsäkerhetslagen (PSL) 3. SOSFS 2011:9 4 kap 2-4 säger följande: de processer i verksamheten som behövs för att säkra kvaliteten ska identifieras, beskrivas och fastställas de aktiviteter som ingår i processerna ska identifieras och deras inbördes ordning ska fastställas för varje aktivitet ska rutiner utarbetas och fastställas. Rutinerna ska beskriva hur aktiviteten ska utföras och hur ansvaret för utförandet är fördelat. I detta dokument beskrivs hur riktlinje och lokala rutiner ska utformas, följas upp och revideras. 1.1 Definitioner av begrepp Process Riktlinje Lokal rutin Med process menas en serie aktiviteter som genomförs för att uppnå ett visst mål eller ett visst resultat. En process är något som återkommer gång på gång. Processerna bryts ned i riktlinje. Övergripande styrande dokument utifrån Socialförvaltningens verksamhetsområde för att uppfylla lagstiftning, krav och föreskrifter. Är en beskrivning av arbetsmetoder och tillämpning av riktlinje. Lokal rutin beskriver hur arbetet utförs på enheten. Sid 1

3 1.2 Syfte Syftet med dokumentet är att skapa en tydlighet i hur riktlinjer och lokala rutiner ska handläggas inom socialförvaltningen. De ska utformas och revideras på samma sätt, oavsett vilken verksamhet dokumentet är avsett för. 1.3 Mål Målet med dokumentet är att säkerställa att et följer den struktur som är beslutad och att beslutade riktlinjer görs tillgängliga på ett enkelt sätt. 2 Vem Riktlinjen gäller för alla medarbetare med ansvar och mandat att hantera riktlinjer och lokala rutiner kopplade till socialförvaltningens för systematiskt kvalitetsarbete. 3 Hur Styrande processer ska kartläggas genom processkartläggning och beslutas av förvaltningsledningen. Framtagna riktlinjer beslutas av förvaltningsledning. Enhetens lokala rutiner beslutas av verksamhetens ledningsgrupp. 3.1 Utforma och besluta riktlinje och lokala rutiner Framtagen mall för riktlinjer och lokala rutin ska tillämpas för att säkerställa utformning. Mall för lokal rutin finns på kommunens webbplats tillsammans med övrig dokumentation om et (tjorn.se/). Riktlinjen ska innehålla information om Ansvarig, funktion Utfärdare, funktion Datum för beslut Vilken process riktlinjen säkerställer När och hur uppföljning av riktlinjen ska ske Vilka lagkrav/sosfs som är ramverk Mål och syfte med riktlinjen Sid 2

4 Ansvarsfördelning Lokala rutinen ska innehålla information om Vilken enhet rutinen gäller för Ansvarig enhetschef Datum för upprättande Hur rutinen blir känd på enheten Var rutinen finns att läsa på verksamheten Ansvar Socialförvaltningens förvaltningsledning ansvarar för beslut om och uppföljning av processer och riktlinje som ska finnas i et. När beslut tagits meddelas avdelningen Kvalitet och administration för vidare handläggning. Ansvarig avdelningschef inom socialförvaltningen ansvarar för att riktlinje blir implementerad och väl känd inom verksamheten. Enhetschefer inom socialförvaltningen ansvarar för att upprätta och implementera lokala rutiner som beskriver hur arbetet utförs på enheten för att uppnå riktlinjens krav. Verksamhetens ledningsgrupp beslutar om upprättande av lokala rutiner. 3.2 Publicera riktlinje samt tillhörande mallar och blanketter etc Beslutade riktlinjer publiceras på Tjörns kommuns webbplats ( Tillsammans med riktlinjen ska även eventuellt tillhörande mallar och blanketter publiceras. Lokala rutiner förvaras hos egna verksamheten och publiceras på Tjörns kommuns intranät. 3.3 Uppföljning av riktlinje och lokala rutiner Uppföljning av riktlinjen ska ske fortlöpande eller vid behov som t ex en åtgärd i det systematiska förbättringsarbetet. När behov uppstår ska riktlinjen revideras. Datum för uppföljning, revidering och version av upplaga skall framgå i riktlinjen. Revidering kan även vara nödvändig utöver den årliga revideringen på grund av ny lagstiftning, föreskrifter, allmänna råd mm. Uppföljning av lokala rutiner sker genom det systematiska förbättringsarbetet och i det återkommande arbetet med egenkontroller. När behov uppstår ska den lokala rutinen revideras. Datum för uppföljning, revidering och version av upplaga skall framgå i den lokala rutinen. Sid 3

5 Revidering kan även vara nödvändig utöver den årliga revideringen på grund av ny lagstiftning, föreskrifter, allmänna råd mm Ansvar Förvaltningsledning ansvarar för beslut om revidering av riktlinje. Enhetschef ansvarar för uppföljning av lokala rutiner. Kvalitet och Administration ansvarar för att fortlöpande följa upp et för kvalitet och dess processer. Sid 4