Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete

Transkript

1 s revisorer Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Översiktlig granskning ledningssystem för systematisk kvalitetsarbete Revisionen har via KPMG genomfört en granskning av Översiktlig granskning ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård- och omsorgsavdelningen och sociala avdelningen. Revisionen hemställer om att kommunstyrelsen lämnar synpunkter avseende de rekommendationer och förslag som lyfts fram i rapportens sammanfattning. Revisionen emotser svar senast den 16 mars För s revisorer Anna-Lisa Lindström Ordförande Mats Eriksson Vice ordförande

2 Översiktlig granskning - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Metod Projektorganisation 3 3. Resultat av granskningen Regelverk i Bräcke Vård- och omsorgsavdelningen Sociala avdelningen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att göra en översiktlig granskning kommunens arbete med ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om kommunstyrelsen i tillräcklig omfattning styr och följer upp arbetet med att implementera kvalitetsledningssystemet. Vi har översiktligt tagit del av systemet för att bedöma omfattning och utformning. Lagstiftningen samt socialstyrelsens föreskrifter om systematiskt kvalitetsarbete reglerar i grunden det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitet är ett svårfångat begrepp som är svårt att definiera och människor uppfattar begreppet olika då det är beroende av sitt sociala och kulturella sammanhang. I Bräcke har vård- och omsorgsavdelningen nyligen upprättat ett nytt kvalitetsledningssystem som finns samlat på kommunens intranät. Tydligt ansvar för systemet finns och ansvarig funktion finns för regelbundna aktualiseringar. Arbete med implementering av systemet i verksamheterna pågår just nu. Sociala avdelningen har av olika anledningar ännu ej färdigställt sitt kvalitetsledningssystem men planerar att under 2015 arbeta med färdigställande. Sammanfattningsvis pekar vi på följande: Det är av stor vikt att sociala avdelningen färdigställer sitt påbörjade arbete med kvalitetsledningssystem. Vi bedömer att kommunstyrelsen inte i tillräcklig omfattning styr och följer upp arbetet med att implementera ett kvalitetsledningssystem inom sociala avdelningen. Det är av stor vikt att ha rutiner som innebär en kontinuerlig revidering av befintliga kvalitetsledningssystem. 2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska implementeringen av kvalitetssystemet vid kommunstyrelsen för den verksamhet som bedrivs av vård- och omsorgsavdelningen och sociala avdelningen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år

5 För att utveckla och säkerställa de krav på god kvalitet som ställs i SoL 1, LSS 2 och HSL 3 samt enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd bör socialnämnden inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Revisorerna har tidigare fått vetskap om att arbetet med ett kvalitetsledningssystem är påbörjat. s revisorer anser att kvalitetsledningssystemet är väsentligt för att säkerställa efterlevnaden av lagstiftningens mål och bestämmelser samt fullmäktiges och nämndens mål. Revisionen bedömer att det finns risk för att processen för att implementera kvalitetssystemet inte drivs effektivt. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om kommunstyrelsen i tillräcklig omfattning styr och följer upp arbetet med att implementera kvalitetsledningssystemet. Vi kommer mycket översiktligt även att ta del av kvalitetsledningssystemet för att bedöma omfattning och utformning. 2.3 Avgränsning Granskningen har varit översiktlig i syfte att bedöma kommunstyrelsens ansvar för implementering av kvalitetssystemet. 2.4 Revisionskriterier Vi har främst bedömt om kvalitetssystemet har implementerats enligt plan. Vi har även översiktligt bedömt om systemet motsvarar SoL, LSS och HSL Socialstyrelsens föreskrift för Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 4 Interna regelverk och policys 2.5 Ansvarig nämnd Granskningen har avsett kommunstyrelsen i dess roll som socialnämnd. 1 Socialtjänstlagen (2001:453) 2 Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade 3 Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) 4 SOSFS 2011:9 2

6 2.6 Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. Intervjuer med berörda tjänstemän. MAS, Medicinskt ansvarig sjuksköterska. Avdelningschef vård och omsorg. Biträdande avdelningschef vård och omsorg. Utvecklingsledare. Avdelningschef sociala avdelningen. 2.7 Projektorganisation Granskningen har utförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor under ledning av Lena Medin, kundansvarig för. 3. Resultat av granskningen 3.1 Regelverk Socialtjänstlagen, SoL, föreskriver att Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. 5 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och Hälso- och sjukvårdslagen innehåller motsvarande bestämmelser. Den 1 jan 2012 trädde socialstyrelsens nya föreskrifter och allmänna råd 6 om ledningssystem och kvalitetsarbete i kraft. Socialstyrelsens nya föreskrifter är tillämpliga inom hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst samt verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Nu samordnas informationen och föreskrifterna om ledningssystem med information om tillämpning av de nya regelverken om Lex Sarah och Lex Maria. De tre regelverken reglerar tillsammans det systematiska kvalitetsarbetet och skyldigheten att rapportera och anmäla missförhållanden och vårdskador. I föreskrifterna ges kommunerna vägledning i sitt kvalitetsarbete. I 3 kap 1 står Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. 5 SoL 3 kap 3 6 SOSFS 2011:9 3

7 3.2 i Bräcke ska finnas inom Vård- och omsorgsavdelningen samt inom Sociala avdelningen Vård- och omsorgsavdelningen Vård och omsorgsavdelningen har idag ett nyligen upprättat kvalitetsledningssystem som gäller fr.o.m. 1 sept. I och med att detta system nu används så har man stängt ner den del av intranätet där riktlinjer, rutiner m.m. tidigare samlades. Man kunde använda befintligt intranät när man skapade det nya systemet. Ansvar över systemet åligger avdelningschef för vård- och omsorg och vård- och omsorgsavdelningens ledningsgrupp styr innehåll, utveckling m.m. Utvecklingsledare är ansvarig för det praktiska arbetet kring systemet och är också den person som byggt upp och utvecklat systemet i samverkan med ledningsgruppen och systemansvarig för verksamhetssystemet Procapita. Ledningssystemet är reviderat och beskriver inledningsvis syftet med ledningssystemet: Ledningssystemet ska tydliggöra och synliggöra verksamhetens kvalitet och dess resultat för personal/brukare/patient och omvärld. Ett väl fungerande ledningssystem ger vårdgivaren möjlighet att planera, leda kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare definieras kvalitet, värdegrunden, riskanalys, egenkontroll och klagomåls- och synpunktshantering. Kvalitet är ett svårfångat begrepp som är svårt att definiera. Människor uppfattar begreppet kvalitet olika då det är beroende av sitt sociala och kulturella sammanhang. I en tjänsteproducerande verksamhet skapas kvalitet till stor del i de möten och i dialog mellan människor. Därför är en gemensam värdegrund viktig. Värdegrunden formuleras både i den lagstiftning som reglerar verksamheten inom vård- och omsorg samt i Plan för äldre och funktionshindrade i Riskanalysen identifierar risker i de viktigaste processerna. Egenkontrollen är en systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt en kontroll av det som bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Klagomål och synpunkter säkerställer att det finns rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål för att förbättra verksamhetens kvalitet. Detsamma gäller Lex Sarah och Lex Maria hantering. 4

8 Ett väl fungerande ledningssystem förutsätter att det finns en tydlig ansvarsfördelning kring hur uppgifterna och befogenheterna är fördelade och ansvarsfördelningen beskrivs i dokumentet. Det kan handla om vem som är ansvarig för framtagandet av olika rutiner och hur uppföljning ska ske. Internkontroll reglemente kommer att finnas i systemet. Det man upplevt som svårast är att beskriva processer i systemet. Till sin hjälp har man här det s.k. kvalitetshjulet som innebär; Planera verksamheten, utföra arbetet, kontrollera resultatet och förbättra verksamheten. Implementering av systemet sker för närvarande i verksamheterna via verksamhetsträffar och annan information. Våra kommentarer Vi har tagit del av kvalitetsledningssystemet både via dokumentation på papper samt den databaserade versionen. Vår bedömning är att man har tagit fram ett tydligt och lättåtkomligt system som vi bedömer väl kommer att fylla sitt syfte. Förvaltningen har en ansvarig person för att hålla systemet aktuellt och det tror vi är avgörande för kvaliteten i systemet. Viktigt i detta sammanhang är att notera att ett kvalitetsledningssystem är färskvara och alltid måste hållas aktuellt Sociala avdelningen Sociala avdelningen har under ett par år arbetat med att ta fram ett kvalitetsledningssystem. På grund av olika anledningar är det ej färdigställt än men planen är nu att det under år 2015 ska bli färdigt. I budget för 2015 finns medel äskade för att kunna färdigställa systemet. Tanken är att sociala avdelningen ska haka på vård- och omsorgsavdelningens metod och uppbyggnad. Avdelningen har redan många rutiner som man arbetar utifrån. Ett kvalitetsledningssystem kommer att samla ihop och strukturera rutinerna. Våra kommentarer Vi bedömer det som viktigt att sociala avdelningen färdigställer sitt påbörjade kvalitetsledningssystem. Vi bedömer att kommunstyrelsen inte i tillräcklig omfattning styr och följer upp arbetet med att implementera ett kvalitetsledningssystem inom sociala avdelningen. 5

9 KPMG, dag som ovan Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor 6