Avesta kommun. Biståndshandläggning inom äldreomsorgen. Revisionsrapport. KPMG AB Offentlig sektor Antal sidor: 13

Transkript

1 Biståndshandläggning inom äldreomsorgen Revisionsrapport KPMG AB Offentlig sektor Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Revisionskriterier 3 5. Ansvarig nämnd 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 4 8. Lagstiftning 4 9. Resultat av granskningen Organisation Våra kommentarer Avesta i jämförelse med andra Våra kommentarer Styrning och ledning Våra kommentarer Lite statistik Våra kommentarer Utredning, bedömning och verkställighet av individuella insatser Från biståndsbedömning till verkställighet Ansökan/aktualisering Utredning/bedömning Beslut Verkställighet Uppföljning/omprövning Förenklad handläggning Våra kommentarer Granskning av akter Våra kommentarer 13

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur omsorgsstyrelsen arbetar för att bedriva en god och ändamålsenlig biståndshandläggning i. s revisorer bedömer i sin risk- och väsentlighetsbedömning att biståndsbedömningens genomförande, uppföljning av utredning, beslut och verkställighet av biståndsinsatser för äldre är en avgörande process för såväl rättssäkerhet, kvalitet som kostnader i verksamheten. Biståndshandläggarna arbetar inom omsorgsstyrelsens ansvarsområde och är organiserade i administrations- och biståndsenheten under enhetschef. Handläggarna handlägger ärenden inom äldreomsorgen enligt Socialtjänstlagen, SoL. Efter biståndshandläggarnas beslut i ett enskilt ärende verkställs beviljad insats i verksamheten. Biståndshandläggarfunktionen är en mycket viktig funktion i den kommunala verksamheten, här genereras den verksamhet som ska bedrivas och även kostnader. Vi bedömer organisationen som ändamålsenlig. Omsorgsstyrelsens styrdokument för verksamheten utgörs av riktlinjer för behovsbedömning, rutinbeskrivningar, delegationsordning mm. Vid en jämförelse med andra kommuner och hela riket kan vi konstatera att Avesta har förhållandevis låga kostnader för äldreomsorgen. Sammanfattningsvis, efter genomförd granskning och utifrån revisionsfrågan, gör vi följande iakttagelser: Det finns riktlinjer och rutiner för biståndshandläggning. Vår uppfattning är att riktlinjerna och rutinerna är ändamålsenliga och fyller sin funktion av hur olika delar inom handläggningen skall hanteras. Det finns med andra ord en styrning av handläggning och beslut. Riktlinjerna bör dock revideras. Det finns rutiner för ansvar och roller mellan biståndshandläggning och verkställighet. Biståndshandläggarna arbetar utifrån de gemensamma rutinerna i normalfallet men eftersom det är individuella behov som styr finns alltid en risk för icke enhetlighet i bedömningar. Biståndshandläggarna är medvetna om detta och i syfte att få enhetlighet har man regelbundet möten där man diskuterar svårare ärenden. Biståndshandläggargruppen sitter nära varandra och detta bidrar till daglig dialog. Det är svårt att bedöma om det finns godtycklighet i bedömningarna. Det faktum att biståndshandläggarna sitter nära varandra och för dagliga diskussioner gagnar enhetlighet. Detsamma gäller då det finns riktlinjer för bedömning av vissa insatser. Biståndshandläggarna har idag ett antal odokumenterade utredningar där man fattat beslut. Detta är ej acceptabelt. Uppföljning av beslut görs inte i den omfattning som är önskvärt. Tydliga rutiner finns men handläggarna uppger att de inte hinner med i önskad utsträckning. Rutinmässiga 1

4 uppföljningar som bl a syftar till att minska insatser i samband med att personer återfår sin förmåga görs inte. Vår bedömning är att bristande uppföljning generellt medför risk för ökade kostnader. Uppföljning är något som vi anser bör prioriteras. Vi vill också göra nämnden uppmärksam på att det finns tendenser på att handläggarna inte hinner med vissa delar i processen som är nödvändiga enligt de regler som gäller för handläggning och beslut. Vi vill understryka vikten av att man bör se över arbetsmängden och rutinerna. Vi kan inte med denna granskning göra en bedömning av antalet biståndshandläggare, det har vi för litet underlag för, men vi kan konstatera att man inte hinner med och definitivt inte den uppföljning som vi anser som ytterst viktig. Aktgranskning visar att utredningarna är av god kvalitet. Vi rekommenderar omsorgsstyrelsen följande: Vi rekommenderar en utveckling av arbetssätt och arbetsmetoder för uppföljningar av beslut. Detta innebär att besluten bör tidsättas kortare tider. Vi är medvetna om att detta innebär en ökad arbetsmängd för biståndshandläggarna men vi gör den bedömningen att detta är av stor vikt för omsorgsstyrelsen. Vi är medvetna om att det idag finns ett missnöje inom enheten med den arbetsmängd man har i och med neddragning av en tjänst och vi kan också se att man inte hinner med viktiga delar som dokumentation och uppföljning. Vi rekommenderar nämnden att ta allvarligt på dessa frågor och vill påvisa att biståndshandläggarfunktionen är en myndighetsutövning med stora krav på korrekt handläggning. Riktlinjerna bör revideras. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur omsorgsstyrelsen arbetar för att bedriva en god och ändamålsenlig biståndshandläggning i. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Rättssäkerheten för äldre personer inom socialtjänstens område har under senare år fått en ökad uppmärksamhet bland annat på grund av att beviljade insatser inte alltid verkställs inom rimlig tid. Socialtjänstlagen ger också utrymme för att en kommun som underlåter att utan skäligt dröjsmål verkställa en insats beslutad av domstol kan erläggas en avgift. Vidare är det viktigt att kommunen har en uppföljning av biståndsbeslut både i innehåll och omfattning. Verkställighet av beslut som ej stämmer överens med biståndsbeslutet kan bli rättsosäkert för den enskilde samt kostsamt för kommunen. Revisorerna i har mot bakgrund av ovanstående, gett KPMG i uppdrag att granska hur processen gällande utredning, bedömning och beslut samt överförande av beslut till verkställighet inom omsorgsstyrelsens ansvarsområde genomförs avseende biståndsinsatser för äldre enligt Socialtjänstlagen (SoL). s revisorer bedömer i sin risk- och väsentlighetsbedömning att biståndsbedömningens genomförande, uppföljning av utredning, beslut och verkställighet av 2

5 3. Syfte biståndsinsatser för äldre är en avgörande process för såväl kvalitet som kostnader i verksamheten. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om biståndshandläggningen för äldre genomförs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi har därför granskat om: Det finns riktlinjer antagna av socialnämnden som stöd för biståndsbedömning. Hur sker tolkningen av regler och riktlinjer kring biståndsbedömningen? Det finns rutinbeskrivningar för handläggning och uppföljning av biståndsprövningar. Det finns rutinbeskrivningar för ansvar och roller mellan biståndsbedömare och utförare. Det finns gemensamt förhållningssätt och bedömningsgrunder mellan biståndshandläggare. Det finns riktlinjer för när omprövning av biståndsbeslut skall göras. 4. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten, i tillämpliga delar, uppfyller: Socialtjänstlagen (SoL). Förvaltningslagen 1986:223 (FL) Politiska beslut, interna riktlinjer och rutinbeskrivningar. 5. Ansvarig nämnd 6. Metod Granskningen avser Omsorgsstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av enhetschef för administrations- och biståndsenheten. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. Aktgranskning (ett urval akter). 3

6 Intervjuer med enhetschef för administrations- och biståndsenheten, biståndshandläggare samt socialchef. 7. Projektorganisation Granskningen har utförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor, under ledning av Mats Lundberg, kundansvarig i. 8. Lagstiftning Socialtjänstlagen, SoL, är en målinriktad ramlag som ger kommunerna stor frihet att utforma verksamheten med utgångspunkt från lokala förutsättningar och behov. I portalparagrafen (1 kap. 1 SoL) anges de övergripande målen och grundläggande värderingarna för samhällets socialtjänst. Målen ger uttryck för principen om alla människors lika värde och lika rätt till social trygghet, vård och omsorg. Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Oavsett vad ärendet gäller bistånd till försörjningen eller livsföringen i övrigt är det viktigt att fokusera på den enskildes behov och inte på socialtjänstens insatser. Arbetet med att bedöma rätten till bistånd handlar i korthet om att söka svar på följande frågor: Hur ser behovet ut? Kan den enskilde själv tillgodose behovet eller kan det tillgodoses på annat sätt? Hur ska biståndet utformas för att tillförsäkra den enskilde en skälig levnadsnivå? Handläggning och dokumentation av ärenden som rör enskilda är en central uppgift inom socialtjänsten. Det gäller också skyldigheten att dokumentera genomförandet av beslut om individuellt behovsprövade insatser. Arbetet med handläggning och dokumentation styrs av bestämmelser i grundlagarna, sekretesslagstiftning, förvaltningslagen och speciallagstiftningen inom socialtjänstens område. Bestämmelserna i lagar och förordningar kompletteras i vissa fall med föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen. Den som handlägger ett ärende måste väga ihop lagstiftning, etik, vetenskap och beprövad erfarenhet till en helhet i sitt arbete. Strävan efter att kunna erbjuda insatser som vilar på ovanstående ställer särskilda krav på att resultaten av socialtjänstens insatser för enskilda följs upp och dokumenteras på ett systematiskt sätt. Regler för handläggning och dokumentation syftar till att garantera den enskildes rättssäkerhet. Avsikten med reglerna är att den enskilde ska få sin sak prövad och avgjord på ett sakligt och opartiskt sätt. I SoL finns bestämmelser om handläggning och dokumentation. Bestämmelserna avser utredningsskyldighet, dokumentationsskyldighet och dokumentationens utformning. 4

7 Som ett komplement till de bestämmelser som reglerar dokumentation i SoL har Socialstyrelsen utfärdat föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser. 9. Resultat av granskningen 9.1 Organisation Omsorgsförvaltningen under Omsorgsstyrelsen ansvarar för biståndshandläggning inom äldreomsorgen. Biståndshandläggarna finns inom enheten administrations- och biståndsenheten och leds av enhetschef. Enheten organiseras under resultatenhet hemtjänst som är en av tre resultatenheter inom omsorgsförvaltningen. Totalt finns idag 4,0 årsarbetare handläggare och samtliga handlägger biståndsärenden enligt SoL. Man handlägger inte färdtjänst, ärenden enligt Lagen om stöd till vissa funktionshindrade (LSS), bostadsanpassning eller ärenden inom socialpsykiatrin. En biståndshandläggartjänst har dragits bort sen ett år tillbaks och enligt de intervjuade har omställningsprocessen varit svår. Biståndshandläggarnas utbildning är i enlighet med den kompetens som krävs. Majoriteten av handläggarna har lång erfarenhet. Det huvudsakliga arbetet för biståndshandläggarna innebär att man hanterar ansökningar från kommunmedborgare som ansöker om biståndshjälp inom äldreomsorgen. Biståndshandläggning är lika med myndighetsutövning. Biståndshandläggarna har telefontid en tim per dag. Alla biståndshandläggarna sitter samlade. Jourtelefon finns för samverkan med Landstinget 8-16 varje dag enligt ett rullande schema Våra kommentarer Vi bedömer att organisationen för biståndshandläggning är funktionell. 5

8 9.2 Avesta i jämförelse med andra För att få en bild av kostnaderna för äldreomsorgen i Avesta i jämförelse med andra kommuner så vill vi redovisa följande siffror hämtade ur Vad kostar verksamheten i din kommun, från SKL. Siffrorna avser år Hemtj kostn kr/inv 65 w Säbo kr/inv 65 w Andel inv 80 w % Avesta ,0-9,9 Hedemora ,2-7,4 Dalarna ,6-1,9 Jämförbara kommuner ,8 - Riket ,0 - Tabell 1. Källa: Vad kostar verksamheten i din kommun, SKL 2011 Avvik från stand kostn Avesta har förhållandevis många invånare som är 80 år och äldre. Både kostnader för hemtjänst och för särskilt boende är lägre än andra kommuner och därmed riksgenomsnittet. Vad gäller avvikelse från standardkostnad inom äldreomsorgen så ligger Avesta lågt med 9,9 % lägre än rikets standardkostnad. Avesta har alltså en lägre kostnad än vad som förväntas utifrån kommunens relativa struktur Våra kommentarer Vi redovisar en jämförelse med riket och andra kommuner i syfte att få en bild av hur kostnadsläget ser ut i kommunen. Biståndshandläggning är en i allra högsta grad bidragande faktor till de kostnader som kommunen har vad avser äldreomsorg. Lagstiftningen säger att beslut alltid skall tas utifrån individuella behov men lagstiftningen ger dock utrymme för kommunens egen bedömning av skälig levnadsnivå i vissa avseenden. Detta är en anledning till att det är viktigt med politiskt antagna riktlinjer för de delar där det är möjligt att ha riktlinjer. 9.3 Styrning och ledning Omsorgsstyrelsen har antagit Riktlinjer för behovsbedömning inom vård och omsorg. Riktlinjerna gäller fr o m Riktlinjerna inleds med: I utformas bistånd för resultatenheten Vård och omsorg enligt SoL med följande riktlinjer: Riktlinjerna gäller för ordinärt boende och namngivna särskilda boenden. Riktlinjerna är satta för att motsvara vad som är skälig levnadsnivå i. Riktlinjerna bygger på SoL men nivåer är politiskt beslutade där det är möjligt. Riklinjerna beskriver t e x vad personlig omvårdnad innebär, ledsagning, kassaservice- och bankärenden, inköp, städning, tvätt och strykning, trygghetslarm, nattpatrull, avlösarservice, kost, nödsändare, telefonservice, särskilt boende, korttidsvistelse och korttidsavlastning. Förvaltningen har riktlinjer och rutiner för olika delar av verksamheten. Dessa finns samlade på intranätet. Vi nämnder några här som berör biståndshandläggningen: Insatskoder och biståndsbedömd schablontid. Schablon på hur lång tid olika insatser tar. 6

9 Rutiner för beställning av anhörigstöd fri avlösarservice 10 tim/mån, förenklad handläggning för personer 65 år och äldre. Beskriver gången vid förenklad handläggning. Rutiner för trygghetslarm. Beskriver beslutsgång, rutiner mm. Rutiner för matdistribution. Beskriver vad som gäller matdistribution, rutiner mm. Rutiner för in- och utflyttning till/från vård- och omsorgsboende/servicelägenhet och kategoriboende för personer med demens. Beskriver gången för in och utflyttning och biståndshandläggarnas del i ansvaret. Sändlistor. Visar sändlistor för hemtjänstbeslut, nya och avslutade mm. Dokumentation och rutin vid olika boendetyper. Dokumenterar hur dokumentationen ska gå till. Rutin för hemtjänst informationsöverföring. Visar rutiner för ärendegången. Samordnad vårdplanering. Rutiner för samverkan mellan kommuner och landstinget i Dalarna kring utskrivningsklara patienter. Rutiner för beställning/avbeställning av omsorgsresor. Beskriver gången vid omsorgsresor. Delegationsordning finns, gällande från Generellt gäller att biståndshandläggarna har beslutanderätt för beslut om bistånd enligt riktlinjer. Beslut om bistånd utöver riktlinjer tas av andra tjänstemän eller vård och omsorgsutskottet enligt delegationsordningen Våra kommentarer De politiskt antagna riktlinjer som finns bedömer vi som tydliga. De anger vad som är skäligt i. De bör dock aktualiseras då de är från 2009 och organisationen nu har förändrats. Det finns rutiner som berör biståndshandläggning. Vi gör den bedömningen att det är tydliga och väl dokumenterade riktlinjer och att de fyller sin funktion. Viktigt är att de alltid är uppdaterade. 9.4 Lite statistik Nedan redovisas lite statistik angående biståndshandläggning. Tabell redovisar antal delegationsbeslut för åren 2009 t o m september 2012 som har tagits av biståndshandläggarna. Antalet delegationsbeslut har ökat. 7

10 År Antal Tabell 2. Källa: Kommunens egen redovisning t o m sept. Nästa tabell redovisar antalet avslagsbeslut 2011 och Avslagsbeslutet för hemtjänst var ett delavslag Hemtjänst 1 Trygghetslarm 1 Säbo servicelägenhet 5 2 Vård- och omsorgsboende 1 2 Tabell 3. Källa: Kommunens egen redovisning t o m sept. Nedan redovisas antalet pågående beslut d v s aktuella ärenden som är pågående. Antal pågående beslut Varav tidsbegränsade Annat bistånd 1 Avlastning Avlösarservice Dagvård Hemtjänst Korttidsvistelse Ledsagning 1 1 Nattpatrull 66 5 Servicelägenhet 99 Trygghetslarm Vård/oms boende Totalt Tabell 4. Källa: Kommunens egen redovisning Våra kommentarer Förvaltningen har en bra och tydlig uppföljning av antal pågående ärenden. Det innebär att man kan redovisa ovanstående statistik och även använda de statistiska underlagen i utvecklingsarbetet. Vi gör den bedömningen att statistiken ovan är aktuell och att förvaltningen har god ordning och kontroll i pågående ärenden och beslut. 9.5 Utredning, bedömning och verkställighet av individuella insatser Från biståndsbedömning till verkställighet Genom intervjuer med enhetschef för biståndsenheten samt biståndshandläggare har vi försökt kartlägga hur processen omkring ansökningar, bedömningar och beslut, verkställighet samt 8

11 uppföljning av insatser genomförs. Biståndsenheten ansvarar för att ta emot ansökan, utreda och besluta om insats. Utförarna, d v s verksamheterna verkställer beviljade beslut. Biståndshandläggarna ska regelbundet följa upp verkställda beslut. Inom ramen för den process som behandlar biståndshandläggningen för äldre kan man identifiera i första hand dessa huvuddelar: Ansökan/ aktualisering Utredning /bedömning Beslut Verkställighet Uppföljning Vi har valt att genomföra kartläggningen med utgångspunkt från ovanstående indelning Ansökan/aktualisering En ansökan om bistånd aktualiseras på ett flertal sätt, det vanligaste är att den enskilde söker eller dess anhöriga anmäler behov. Biståndshandläggaren tar kontakt med den enskilde och beslut tas om att inleda utredning. Många ärenden kommer också från lasarettet via systemet Elvis. Avesta är pilotkommun i användandet av ett nytt system, Take care, som nu kommer att användas istället för Elvis. Biståndshandläggarna har ansvar för olika geografiska områden som ärenden styrs mot. En ansökan kan bli liggande några dagar, ansökningar som handlar om personlig omvårdnad prioriteras Utredning/bedömning Efter att ett ärende aktualiserats inleds en utredning. Biståndshandläggaren bokar tid för hembesök och en diskussion inleds om behov av insatser utifrån den enskildes egen förmåga. Vid detta möte är oftast anhöriga med. Ibland också personal. Man går igenom nuvarande sociala situation och gör en bedömning av hur behovet kan tillgodoses. Ibland görs inte hembesök utan vid vissa enkla ärenden bedöms telefonkontakt räcka. Nödvändiga eventuella läkarintyg inhämtas också i detta skede. När det handlar om utskrivningsklara patienter från lasarett som är i behov av hemtjänst så används den rutin som finns för samordnad vårdplanering. I denna fas av utredningen arbetar handläggarna självständigt. I samband med att beslut skall fattas har man gemensamma diskussioner i de fall som är mer komplicerade. Handläggarna sitter nära varandra och detta anser man bidra till att man tycker sig göra enhetliga bedömningar. Varje onsdag har man möte där man har möjlighet att ta upp olika ärenden. På dessa möten fördelas 9

12 boendeplatser. Man vet vilka platser som finns tillgängliga och fördelar/prioriterar bland de med beslut om vård och omsorgsboende. Vid intervjuer med handläggarna framkommer att de tycker/upplever att de i huvudsak gör likadana bedömningar. Kan vara lite skiftningar ibland. Särskilt svårt är det när det skall beslutas om plats i särskilt boende. Man diskuterar mycket. Det finns en medvetenhet om svårigheten med enhetlighet i bedömningar. använder ett databaserat verksamhetssystem som i stor utsträckning styr handläggningsprocessen vid utredning och beslut. Enligt de intervjuade biståndshandläggarna klarar man att inleda och utföra utredning inom rimlig tid. Aktgranskning bekräftar detta Beslut Efter genomförd utredning formar biståndshandläggarna sitt beslut om insatser. Beslutet skickas hem till den enskilde. Vid avslag kommuniceras alltid orsaken till avslaget med den enskilde. I beslutet finns besvärshänvisning. Beslutet sker i beviljade insatser t ex särskilt boende, korttidsboende, omfattning i hemtjänst t ex dusch, inköp, klädvård etc. Besluten tidsätts enligt en schablon. De flesta besluten är tillsvidarebeslut. Vissa beslut är tidsatta som t ex avlastning och korttidsvistelse. Efter avslutad utredning skickas en beställning till CPH, centralplaneringsenheten, som verkställer beslutet d v s förmedlar beslutet till utförande enhet som ansvarar för att utföra insatsen. Biståndshandläggaren har ansvar för ärendet tills ärendet är mottaget i verkställigheten. Biståndshandläggarna hinner inte med att dokumentera alla beslut idag. T o m september i år finns ca 140 odokumenterade ärenden. Det innebär att man i datasystemet matar in ansökan och planerade insatser som man tar beslut utifrån. Själva utredningen blir liggande odokumenterad en tid Verkställighet Som framgår ovan meddelas beslut om insats till verkställigheten. Enhetschef har ansvar för att insatsen verkställs och blir utförd enligt det beslut som biståndshandläggarna upprättat. Med utgångspunkt från beslutet är det enhetschefens ansvar att upprätta en genomförandeplan. Enligt Socialstyrelsens allmänna råd skall alla verkställighetsbeslut d v s de biståndsbeslut som enheterna ska verkställa, ha en genomförandeplan. Denna plan skall innehålla en beskrivning av hur verksamheten tänker utföra det bestämda biståndsbeslutet. Genomförandeplanen skall upprättas i samråd med, och skrivas under av den enskilde eller om den enskilde inte är kapabel att fatta beslut, av deras anhöriga eller god man. 10

13 Denna plan skall sedan följas upp av socialnämnden och kravet på detta regleras i SoL 3 kap 5 och 6 LSS. Genomförandeplaner ska finnas hos samtliga brukare. Genomförandeplanerna förvaras hos den enskilde och i det databaserade verksamhetssystemet. Biståndshandläggarna har ej behörighet till genomförandeplanen i verksamhetssystemet. Utifrån de schablontider som insatserna genererar i samband med beslutet utförs insatser hos den enskilde. Personalens ansvar är att meddela biståndshandläggare om det finns förändringar i behov och då ska biståndshandläggarna göra en ny bedömning. Verkställigheten ska dokumentera sina insatser i samma databaserade verksamhetssystem som biståndshandläggarna. Samverkan mellan biståndshandläggare och enhetschefer och övrig personal i verksamheterna fungerar enligt uppgift bra. Rollfördelningen upplevs som tydlig Uppföljning/omprövning Uppföljning/omprövningar av insatser är en mycket viktig fråga inom ramen för handläggningsprocessen såväl för den enskilde som för kommunen. Här möjliggörs uppföljning av om målet med beslutade insatser uppfyllts med en rimlig kvalitet. I de fall beslut är tidsatta signalerar datasystemet om tid för omprövning. Annars har biståndshandläggarna som målsättning att följa upp alla beslut varje år. Vid intervjuer framkommer att man inte gör uppföljningar vid tillsvidarebeslut då man inte hinner med det. Tidsbegränsade beslut följs upp i första hand. Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS:2006:5) påvisar att uppföljningar och omprövningar av ärenden kan och skall göras då förhållandena ändras och påverkar hjälpbehovet. I SoL 3 kap 4 går att läsa följande: Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Då inga förändringar förväntas skall en uppföljning göras minst en gång per år. Då uppföljningar påkallas av anhöriga eller personal, oftast i samband med större hjälpbehov, görs detta, men de uppföljningar som ska göras i den ordinarie verksamheten då det inte är påkallat, hinner biståndshandläggarna inte med i den omfattning som krävs, enligt dem själva Förenklad handläggning Man har förenklad handläggning av servicetjänster (städning, trygghetslarm, inköp, tvätt och matdistribution) Man har också förenklad handläggning för avlösarservice, 10 tim/mån utan kostnad. Förenklad handläggning innebär att den enskilde fyller i en blankett och gör en självbedömning av sina behov av insatser. Biståndshandläggaren gör inget hembesök innan beslut om insatser Våra kommentarer Biståndshandläggarfunktionen är en mycket viktig funktion i den kommunala verksamheten, här genereras den verksamhet som ska bedrivas och därmed även kostnader. 11

14 Det är svårt att bedöma om nämndens biståndsbedömning är generös eller inte utifrån antalet avslag. Vi kan dock konstatera att avslag görs. Tillgängligheten är god, handläggarna har telefontider och det finns alltid en jourtelefon. Ansökningar kan i vissa fall bli liggande några dagar. Detta är naturligtvis inte bra men prioriteringar görs. Vår uppfattning är att det kan göras stickprovskontroll med jämna mellanrum i syfte att ur rättssäkerhetssynpunkt veta hur lång tid det tar att inleda utredning. Det faktum att det idag finns 140 odokumenterade utredningar är ej acceptabelt. Det kan i slutändan äventyra rättssäkerheten för den enskilde. Vi har i vår granskning ej undersökt om och hur det finns genomförandeplaner hos alla brukare. Detta kan vara underlag för en separat granskning. Uppföljning/omprövning görs ej i den utsträckning som är önskvärt. Rutiner finns men det hinns inte med i önskad omfattning. Handläggarna uttrycker frustration över att inte hinna med viss dokumentation och uppföljning. Vår bedömning är att bristande uppföljning ger stora risker för ökade kostnader inom verksamheterna. Uppföljningar kan innebära att förbättringar hos individer som innebär mindre behov, mindre tid, snabbt kan innebära lägre kostnader. Socialstyrelsen har i sina rekommendationer för biståndsbedömning påtalat att kommunen minst en gång per år skall följa upp ärende oaktat om det är påkallat eller ej. Vi anser att nya beslut ska ha en betydligt kortare tid än 12 månader. Detta för att påverka möjligheterna för människor att klara sig själva som är allra störst den första tiden efter att insatsen påbörjats. Det är fullt rimligt med beslut på en månad och på tre månader där täta uppföljningar ger stora möjligheter till att hjälpa människor till ett självständigare liv och mindre kommunala insatser. Det är svårt att avgöra om det förekommer godtycklighet i bedömningar. Det faktum att biståndshandläggarna sitter nära varandra och för dagliga diskussioner samt att man har regelbundna gemensamma möten gagnar självfallet enhetlighet. De riktlinjer för behovsbedömning som finns gagnar också en samsyn i handläggningen. Ett sätt att kolla enhetligheten är att alla handläggare får ett likadant fiktivt ärende i syfte att se de olika handläggarnas bedömningar. Det finns, som vi uppfattar det, en tydlig ansvarsfördelning av handläggning och verkställighet. Den sammanfattande bedömningen av handläggningen är att den är av god kvalitet, men att det brister i omprövningar/uppföljningar. Vi vill också göra nämnden uppmärksam på att det finns tendenser på att handläggarna inte hinner med vissa delar i processen som är nödvändiga enligt de regler som gäller för handläggning och beslut. Vi vill understryka vikten av att man bör se över arbetsmängden och rutinerna. Vi kan inte med denna granskning göra en bedömning av antalet biståndshandläggare, det har vi för litet underlag för, men vi kan konstatera att man inte hinner med och definitivt inte den uppföljning som vi anser som ytterst viktig. 12

15 9.6 Granskning av akter Aktgranskning har gjorts av 11 ärenden inom äldreomsorgen. Detta innebär att resultatet är ett stickprov och ej kan ge en helhetsbild av dokumentationen. Urvalet har gjorts utifrån vissa bestämda födelsedatum samt inom flera beslutsområden d v s hemtjänst, dagverksamhet, korttidsboende, vård- och omsorgsboenden och serviceboenden. Akterna innehåller hänvisning till adekvata lagrum och är lätta att följa. Flertalet utredningar visar på välskriven och korrekt dokumentation. De visar på god allmän ordning. Det framgår tydligt beslutade specificerade insatser. I de fall omprövningar gjorts framkommer detta. I de fall besluten är tidsatta har omprövningar gjorts Våra kommentarer Vår bedömning är att de ärenden vi stickprovsmässigt valt ut är i god ordning och adekvata utifrån praxis. De ger ett neutralt och tjänstemannamässigt intryck. KPMG, dag som ovan Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor Mats Lundberg Kundansvarig 13