Revisionsrapport Familjehem Mora kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Familjehem Mora kommun Inger Kullberg Cert. kommunal revisor December 2011

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning Rekommendationer 1 2 Bakgrund 2 3 Uppdrag och revisionsfråga Revisionsfråga Revisionsmetod 3 4 Granskningsresultat Rutiner för rekrytering av familjehem Synpunkter och kommentarer Rutiner för uppföljning av utvecklingen hos barn som placerats i familjehem Synpunkter och kommentarer Rutiner för uppföljning av familjehemmet då barn är placerade där Synpunkter och kommentarer 7 Mora kommun

3 1 Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mora kommun har genomfört en granskning av att socialnämnden säkerställer att nämnden har tillförlitliga rutiner för rekrytering och uppföljning av familjehem. Vår samlade revisionella bedömning är att nämnden i huvudsak säkerställer att rutinerna för uppföljning och rekrytering av familjehemmen är tillförlitlig. För de olika kontrollmålen i granskningen har följande framkommit: Vilka rutiner finns för rekrytering av familjehem? Det finns dokumenterade rutiner för rekrytering av familjehem. Vid granskningstillfället fanns också ett arbetssätt som var ändamålsenligt. Vilka rutiner finns för uppföljning av utvecklingen hos barn som placerats i familjehem? Det finns inga dokumenterade rutiner för uppföljning av utvecklingen hos barn som placerats i familjehem. Lagstiftningen och användandet av BBIC 1 säkerställer delvis detta. Vid granskningstillfället fanns ett arbetssätt som i huvudsak var ändamålsenligt. Vilka rutiner finns för uppföljning av familjehemmet då barn är placerade där? Det finns inga dokumenterade rutiner för uppföljning av familjehemmen. Vid granskningstillfället fanns ett arbetssätt som var ändamålsenligt. 1.1 Rekommendationer Utifrån genomförd granskning gör vi följande rekommendationer: Upprätta skriftliga rutiner för hur ofta och hur uppföljningar av placeringar ska ske Överväg att förbättra uppföljningen av familjehem under pågående placering 1 BBIC barns behov i centrum ett vetenskapligt grundat system för handläggning och dokumentation vid utredning och uppföljning av barn och unga där målet är att utveckla ett bra samarbete mellan barnet, dess familj och olika professionella grupper. Socialstyrelsen ansvarar för utbildning och särskild licens för att arbeta enligt metoden. Mora kommun 1 av 8

4 2 Bakgrund Socialnämnden har ett särskilt ansvar för att barn och ungdomar växer upp under trygga och goda förhållanden, sörja för att barn och ungdomar får det skydd och stöd de behöver och, om hänsynen till den unge motiverar det, vård och fostran utanför det egna hemmet. Till socialtjänstens viktigaste uppgift hör att ge de barn som samhället har tagit hand om god vård och fostran. Varje år sker ett flertal placeringar av barn och unga i familjehem och på institutioner. Insatser inom den sociala barn och ungdomsvården innebär ofta ett stort ingrepp i barns, ungdomars och familjers liv. Barnets bästa ska alltid beaktas. Socialtjänsten insatser ska hålla en god kvalitet. Familjehem som anlitas ska innan placering utredas för att säkerställa att det finns vilja och förmåga att ge den omsorg som barnet behöver. Det är viktigt att socialtjänsten har möjlighet att ge stöd och utbildning till familjehemmen, både i samband med rekryteringen och senare. 2 Alla barn i samhällsvård ska ha en vårdplan som beskriver vilken insats som barnet behöver och en genomförandeplan som mera i detalj beskriver mål för vården på kort och lång sikt och hur de ska uppnås. Dessa utgör underlag och struktur för uppföljning av vården. Vid planering och uppföljning av vården ska barnet, vårdnadshavare och familjehem vara delaktiga. 3 Nämnden ska noga följa vården genom besök, enskilda samtal med barnet, med de som tagit emot barnet och med vårdnadshavarna. Utredningar har visat vikten av att hembesök görs för att också genom täta kontakter säkerställa att familjehemmet på alla sätt tillgodoser en god vård. Uppföljningen skall omfatta hälsa, utveckling, sociala beteende, skolgång och relationer till närstående. 4 Nämnden ska minst var sjätte månad överväga om den frivilliga vården fortfarande behövs. Utifrån både individ- och ekonomiperspektiv är det viktigt att placeringarna leder till önskat resultat. Det är därför viktigt att förvaltningen har fungerande rutiner för att följa upp och utvärdera resultaten av dessa placeringar. Socialstyrelsen konstaterar att kommunernas satsningar på att i första hand satsa på vård för barn och unga i öppna former har medfört att de barn som placeras har omfattande vårdbehov. Under år 2010 var det i genomsnitt 26 barn och ungdomar som var placerade i familjhem. Antalet barn varierar något över tid. I september 2011 var 18 barn placerade och i september 2010 var 27 barn placerade i familjehem. 2 Socialstyrelsen: (2011) Initial bedömning vid socialtjänstens rekrytering av familjehem 3 SoL 11 kapitlet 3, Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 a 4 SoL 11 kapitlet 3, Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 b Mora kommun 2 av 8

5 Socialnämnden har upprättat en verksamhetsplan som utgår från kommunens politiska plattform med visionen Mora för utveckling. Nämnden har upprättat mål utifrån plattformen, därefter har förvaltningen utfärdat åtaganden som det finns mått för att mäta. Det som är relevant för denna granskning är: Mora ska vara ett tryggt samhälle för alla/individens resurser ska utvecklas och stärkas. o Åtagande: Barn- och ungdomsutredningar ska kvalitetssäkras genom BBIC Mått: utredningsplan ska finnas i alla ärenden Genomförandeplaner ska finnas i alla aktuella ärenden Mora ska vara en attraktiv plats för barn och unga att bo och leva i o Åtagande: Insatser för barn och ungdomar ska i den mån det är möjligt erbjudas på hemmaplan Mått: Minskning av antal vårddygn hvb resp familjehem Antal ärenden i resursteamet 3 Uppdrag och revisionsfråga 3.1 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har socialnämnden tillförlitliga rutiner för rekrytering och uppföljning av familjehem? Kontrollmål/granskningsmål Vilka rutiner finns för rekrytering av familjehem? Vilka rutiner finns för uppföljning av utvecklingen hos barn som placerats i familjehem? Vilka rutiner finns för uppföljning av familjehemmet då barn är placerade där? 3.2 Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom intervjuer med: IFO-chef Gruppintervju med familjehemssekretare Gruppintervju med socialsekreterare som utreder barn och ungas behov För uppdraget relevanta styrdokument har granskats. Mora kommun 3 av 8

6 En personaktsgranskning har genomförts bestående av fem personakter som avser barn som är placerade i familjehem och akterna som avser de fem familjehemmen där dessa barn är placerade. Granskningen är avgränsad till socialnämnden och till placeringar av barn och unga. Granskningsresultatet är avstämt med representant för verksamheten. 4 Granskningsresultat Individ- och familjeomsorgen, IFO, är en av socialförvaltningens verksamheter. Verksamheten leds av en IFO-chef och det finns en enhet för barn och ungdomar med 8 socialsekreterare och en 1:e socialsekreterare. Det finns också en enhet för vuxenärenden och försörjningsstöd med en 1:e socialsekreterare, denna enhet är inte berörd av granskningen. Det finns också en familjehemsgrupp med tre socialsekreterare. Familjehemsgruppen har till uppdrag att rekrytera, utreda och följa upp familjehem. De har också till uppdrag att rekrytera och utreda kontaktpersoner och kontaktfamiljer för hela socialnämndens ansvarsområde, dvs även till vuxna och till personer med insatser enligt LSS. 4.1 Rutiner för rekrytering av familjehem Förhållandena i hemmet ska utredas för att ge en bild av dess allmänna lämplighet och hemmets lämplighet att ta emot ett visst barn. 5 Familjhemmet bör ges utbildning inför placeringen, kontinuerligt stöd i form av fortbildning och handledning utifrån det enskilda barnet och möjlighet till avlastning. Då beslut, efter utredning, har fattats att ett barn ska placeras på familjehem aktualiseras ärendet hos familjehemssekreterarna. Detta görs via en blankett beskrivs barnets behov och uppdragets omfattning. Familjehemssekreterarna och 1:e socialsekreteraren i barn- och ungdomsgruppen ska ha möten var 6:e vecka för att informera varandra om eventuellt kommande uppdrag etc. Dessa möten har under detta år ofta blivit inställda, på grund av att man nödgats göra andra prioriteringar. Letandet inleds oftast med att familjehemssekreterarna undersöker om det kan finnas något i deras stora nätverk med familjer som tidigare haft placeringar,, familjer som tidigare anmält sitt intresse etc Familjehemmens organisation, FACO, har också en hemsida där de annonserar ut sina tjänster. Kontinuerligt annonseras det också på kommunens hemsida och i lokalpressen efter lämpliga familjer. 5 Socialtjänstlagen 6 kap 6 andra stycket Mora kommun 4 av 8

7 Familjehemssekretarena arbetar alltid så att det är två handläggare i varje ärende som en kvalitetssäkring. Då det finns en möjlig familj, inleds alltid utredningen med ett hembesök, de har en checklista för att säkerställa att alla frågor ställs och att de gör nödvändiga observationer. Om familjen bedöms som lämplig görs en fördjupad utredning. De använder en intervju- och tolkningsmetod, Kälvestens-metoden, som bygger på att två intervjuare samarbetar och samtidigt utför intervjuer med båda parterna i det tilltänkta hemmet. Efter intervjuerna anlitas en extern tolkare för att analysera resultatet. Registerutdrag inhämtas från brottsregistret, försäkringskassan, socialregistret och kronofogdemyndigheten. Det tilltänkta familjehemmet får lämna referenser och har de haft placeringar tidigare tas referenser från den kommunen. Två av de tre familjehemssekreterarna har utbildning i Kälvestens-metoden och den tredje som är relativt nyanställd kommer inom kort att få det. Ett utvecklingsarbete pågår på socialstyrelsen och metoden kommer att utvecklas så att den bättre stämmer överens med BBIC. Planen är att alla ska utbildas i denna nya metod. Familjehemssekreterarna har själva upprättat formulär, checklistor och rutiner för sin verksamhet. Personaktsgranskningen visade att de upprättade rutinerna efterföljs Synpunkter och kommentarer Det finns ett arbetssätt för rekrytering av familjehem som är ändamålsenligt och grundligt. Det finns upprättade rutiner för arbetsuppgifterna. Det finns också en rutin för möten mellan 1:e socialsekreteraren i barn- och ungdomsgruppen och familjehemssekreterarna, men som inte efterlevs, vi rekommenderar att dessa möten återupptas. Det ger en möjlighet att förbereda rekryteringen innan beslut är fattade. Vi rekommenderar vidare att nämnden tar del av de upprättade rutinerna. 4.2 Rutiner för uppföljning av utvecklingen hos barn som placerats i familjehem När ett barn vårdas i ett annat hem än det egna ska en vårdplan upprättas som beskriver mål med vården, behov hos barnet, insatser som behövs, hur umgänge med närstående ska ske samt barnets och föräldrarnas syn på vården. Planen ska även ange eventuella insatser från andra huvudmän. En genomgörandeplan beskriver mål med insatserna, hur vården ska genomföras, hur kontakterna med socialtjänstens handläggare och närstående ska ordnas och hur barn och föräldrar Mora kommun 5 av 8

8 utövat inflytande över planeringen. Dessa båda planer ligger till grund för uppföljning av vården. 6 Nämnden ska noga följa vården genom besök, enskilda samtal med barnet, med de som tagit emot barnet och med vårdnadshavarna. Uppföljningen skall omfatta hälsa, utveckling, sociala beteende, skolgång och relationer till närstående. 7 Nämnden ska minst var sjätte månad överväga om vården fortfarande behövs. I Mora är det handläggande socialsekreterare och familjehemssekreteraren som tillsammans ansvarar för att övervägandena görs var 6:e månad. Detta sker oftast genom ett gemensamt hembesök där placeringen följs upp. Det är socialsekreteraren som själv har kontroll över när det är dags för överväganden. Det saknas skriftliga rutiner för uppföljning av placerade barn. Tidsmässigt Vid intervjuerna framkom att socialsekreterarna ofta hade en tätare kontakt än var sjätte månad, detta gällde speciellt i samband med nya placeringar. I samtliga granskade ärenden hade överväganden gjorts inom lagstadgad tid. Innehållsmässigt Vid övervägande och omprövningar av placeringar följs enligt BBIC en mall där barnets olika behovsområden ska beröras. Dessa är barnets sociala beteende, känslo- och beteendemässiga utveckling, självständighetsförmåga, hälsotillstånd och identitet. Hur förskola/skolan fungerar, liksom relationer med familj, kamrater och andra. Vardagen i familjehemmet ska beskrivas, aktuell problematik hos barnet, hur barnets behov tillgodoses i familjehemmet samt barnets framtida behov. Aktgranskningen visar att detta efterlevs. I intervjuerna framkommer också att de alltid har kontakt med skola/förskola/bvc i samband med uppföljningarna, vilket inte verifierades i personaktsgranskningen. Kommer barnet till tals I samtliga akter hade enskilda samtal hållits med barnen. Anpassning hade gjorts till barnets önskemål och förmåga till att kommunicera. I flera ärenden hade en BBIC-mall för samtal med barn använts. Det finns olika mallar beroende på barnets ålder. En av socialsekreterarna hade utbildning i barnsamtal 6 SoL 11 kapitlet 3, Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 a 7 SoL 11 kapitlet 3, Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 b Mora kommun 6 av 8

9 4.2.1 Synpunkter och kommentarer Granskningen visade att uppföljningar sker både tidsmässigt och innehållsmässigt på ett sätt som lagen föreskriver, sånär som på att det saknades aktuella genomförandeplaner, vilket vi ser som en brist. Det saknas dokumenterade riktlinjer och rutiner för uppföljning av placerade barn, vilket vi bedömer som en brist. 4.3 Rutiner för uppföljning av familjehemmet då barn är placerade där Då ett barn är placerat i ett familjehem görs övervägningar och omprövningar såsom beskrivs ovan, då har man också kontakt med familjehemmet. För familjehemmet läggs upp en särskild personakt. Där ska föras löpande journalanteckningar under placeringstiden. Granskningen verifierade att så sker. Kontakten är regelbunden och tät. BBIC:s dokument används och ger struktur för uppföljningarna. Alla familjehem erbjuds extern handledning vilket de flesta nyttjar. Några registerkontroller görs inte annat än i samband med godkännandet. Det finns inga skriftliga rutiner för hur familjehemmen ska följas upp Synpunkter och kommentarer Granskningen visar att familjehemmen följs upp kontinuerligt och tätt. Då BBIC används ger det också en god struktur för uppföljningarna. Vi rekommenderar att det även görs kontroller i registren med en viss regelbundenhet om placeringen fortgår under längre tid. Det saknas dokumenterade rutiner. Mora kommun 7 av 8

10 Ange datum Inger Kullberg Projektledare Hans Gåsste Uppdragsledare Mora kommun 8 av 8