Rutiner för registerutdrag vid anställning inom förskola och grundskola. Mjölby kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Rutiner för registerutdrag vid anställning inom förskola och grundskola Mjölby kommun Håkan Lindahl

2 Innehållsförteckning Bakgrund och revisionsfråga... 1 Metod... 2 Lagens syfte och tillämpning... 3 Syftet med registerkontroll... 3 Vilka berörs av registerkontrollen?... 4 Vem ska inhämta registerutdraget?... 4 Resultat av granskningen... 5 Gällande rutin... 5 Tillämpning av rutinen... 5 Kommentarer och förslag... 6 Mjölby kommun

3 Bakgrund och revisionsfråga Arbetsgivare är sedan ett antal år enligt lag skyldiga att vid anställning eller praktik inom skola och förskola kontrollera vederbörandes belastningsregister för vissa allvarliga brott. Detta regleras numera i den nya skollagen som trädde ikraft 1 juli Registerkontroll syftar till att skydda barn mot att utsättas för övergrepp, kränkningar eller annat skadligt inflytande. En fungerande registerkontroll är därför en viktig del av arbetsgivaransvaret inte bara för en kvalitetssäkrad rekryteringsprocess, utan också för att säkerställa en trygg miljö för barn. Mot bakgrund av kraven i skollagen ska denna förstudie besvara följande revisionsfråga: Säkerställer utbildningsnämnden att skollagens bestämmelser om registerkontroll implementerats och fungerar effektivt inom förskola och grundskola? För att kunna besvara revisionsfrågan har följande områden granskats: att det finns dokumenterade rutiner för registerkontroll. att registerkontroll genomförs och dokumenteras i enlighet med aktuella bestämmelser inom skolor och förskolor. Mjölby kommun 1 av 6

4 Metod Underlaget till denna PM har inhämtats genom intervjuer med centralt placerad ansvarig för HR-frågor på utbildningsförvaltningen, med fyra administratörer inom förskolan som sammantaget svarar för sju förskolor, 3 administratörer och 1 rektor inom grundskolan. Jag har också tagit del av gällande rutin för kontroll av belastningsregister vid nyanställning. Mjölby kommun 2 av 6

5 Lagens syfte och tillämpning Syftet med registerkontroll Lagstiftningen om registerkontroll syftar till att stärka barns och ungas skydd mot sexuella och andra grova brott. Reglerna bygger på en jämkning av två viktiga skyddsintressen skyddandet av barn mot övergrepp och skyddet av den personliga identiteten. Utdraget visar om en person blivit dömd för vissa allvarliga brott, i regel under de senaste tio åren. Utdraget begränsas till uppgifter om sexualbrott och barnpornografibrott samt mord, dråp, grov misshandel, människorov och grovt rån. Registerutdraget är en del av bedömningsunderlaget för om en person är lämplig för arbetet eller ej. Skolverket betonar i sin information att huruvida en person har anmärkningar om brott eller inte, medför inte att man kan vara mindre noggrann i den övriga kontrollen av personens lämplighet för arbetet t.ex. vad gäller referenser. Samtidigt innebär inte lagstiftningen något förbud mot att anställa, anlita eller ta emot en person i verksamheten trots att personen har lämnat ett registerutdrag med anteckning om brott. Registerkontrollen omfattar både verksamheter som bedrivs av offentliga som enskilda huvudmän. De verksamheter som berörs är följande: Förskola Fritidshem Förskoleklass Grundskola Grundsärskola Specialskola Annan pedagogisk verksamhet Motsvarande verksamheter på entreprenad. Mjölby kommun 3 av 6

6 Vilka berörs av registerkontrollen? Det är endast den person som valts ut för att anställas, anlitas eller för att tas emot i verksamheten som ska visa ett registerutdrag. Lagen ger däremot inte stöd för att begära in registerutdrag när någon anmäler sig till en vikariepool. Registerkontrollen avser alla typer av yrkeskategorier inom de verksamheter som berörs. Lagen gör ingen skillnad på om man har direkt kontakt med barn och unga eller tillhör andra personalkategorier. Registerkontrollen ska därför även göras på personer som erbjuds eller tilldelas arbete på i huvudsak samma villkor som en anställd. I den här kategorien ingår: personer som är anställda hos någon annan som ingått avtal med den som bedriver sådan verksamhet som omfattas av lagstiftningen om att sköta stödfunktion t.ex. städning, fastighetsskötsel, eller skolskjuts på entreprenad anställda på bemanningsföretag enskilda uppdragstagare, samt kommunanställda som tillhör annan förvaltning än den som ansvarar för kommunens verksamhet inom berörda områden. Vem ska inhämta registerutdraget? Det är Rikspolisstyrelsen som lämnar utdrag ur belastningsregistret. Det finns ett särskilt utdrag för anställningar inom förskola, skola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet. Det är endast den person som registerutdraget avser som har rätt att hämta ut ett utdrag från Rikspolisstyrelsen. I normalfallet tar det c:a två veckor att få ett utdrag. Det finns inga krav på att utdraget ska lämnas obrutet. Den persona registerutdraget avser får således ta del av utdraget innan det lämnas till den som gör registerkontrollen. Mjölby kommun 4 av 6

7 Resultat av granskningen Gällande rutin På förvaltningen finns framtaget en rutin för vad som gäller angående registerutdrag. Rutinen innehåller i huvudsak en upprepning av vad lagstiftningen säger avseende vilka som omfattas av lagen, hur inhämtandet ska ske och hur registerutdraget ska hanteras. Rutinen finns på kommunens intranät och vid några tillfällen har man gått igenom rutinen vid chefsträffar på förvaltningen. Tillämpning av rutinen Granskningen visar att samtliga intervjuade känner till rutinen och hur den ska tillämpas. En person uppger att hon inte vet exakt var hon kan hitta rutinen om hon skulle behöva läsa den exakta texten. Huvudansvaret för tillämpningen av rutinen ligger på ansvarig chef som anställer personal dvs. rektor eller förskolechef. I samband med anställningsintervjun uppmanas den som erbjuds anställning att omgående begära ett registerutdrag. Den praktiska hanteringen sköts sedan ofta av en administratör som svarar för att se till att en kopia på registerutdraget lämnas till enheten och arkiveras i personakt eller i en särskild pärm. Beträffande problem med att få in registerutdragen i tid innan anställningen påbörjas uppger en rektor och en administratör att detta har hänt vid några tillfällen då man haft mycket kort om tid för att anställa en person. I normalfallet är dock detta inte ett problem enligt flertalet intervjuade. När det gäller personal i vikariebanken så ansvarar förvaltningen centralt för att personalen har aktuellt registerutdrag. För denna grupp sker också automatiskt en påminnelse varje år att registerutdraget ska förnyas. Hanteringen av rutinen vad gäller servicepersonal som finns i verksamheten t.ex. vaktmästare, städpersonal, måltidspersonal, skolskjutspersonal mm. beror det på om tjänsten har upphandlats centralt eller om den upphandlats direkt av rektor eller förskolechef. För de tjänster som tillhandahålls av tekniska kontoret och Service- och entreprenadkontoret har dessa fått i uppdrag av utbildningsförvaltningen att inhämta registerutdrag för berörd personal. Mjölby kommun 5 av 6

8 Då det gäller personal som arbetar med skolskjutsar har den ansvariga för denna verksamhet centralt på förvaltningen svarat för att registerutdrag lämnats in på alla berörda. Slutligen då det gäller vissa tjänster t.ex. städning som upphandlas direkt av verksamheten är det ansvarig chef som ska se till att rutinen för registerutdrag följs. Kommentarer och förslag Granskningen visar att utbildningsnämnden har en rutin för hur registerutdrag ska hanteras i förvaltningen. Majoriteten av de intervjuade känner till rutinen och vet hur man ska tilllämpa den. Ingen av de intervjuade upplever problem med rutinen förutom att man vid enstaka tillfällen inte hunnit få in registerutdraget innan en person påbörjar en anställning. Granskningen visar att det vore bra med en återkommande kort information om rutinen till de som hanterar denna. Det är också viktigt att man är observant på att ge information om det sker personalförändringar på de tjänster som ansvarar för hanteringen. Förvaltningen bör överväga att med viss regelbundenhet göra enkla stickprov ute i verksamheten för att se att rutinen tillämpas på rätt sätt. Detta kan med fördel läggas in som ett moment i nämndens internkontrollplan. Mjölby kommun 6 av 6