Olofströms kommun. Tillämpning av lagen om registerkontroll Rapport KPMG

Transkript

1 ABCD Olofströms kommun Tillämpning av lagen om registerkontroll Rapport KPMG 2004 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of

2 ABCD Olofström kommun Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte och metod 1 3. Lagstiftningen 2 4. Rutiner i Olofström kommun 3 5. Iakttagelser och synpunkter 4 6. Rekommendationer 5

3 1. Bakgrund Lag (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg innebär att: Lämplighetsprövning av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg skall ske genom utdrag ur polisens belastningsregister innan arbetsgivaren beslutar om anställning i nämnda verksamheter. Syftet med kontrollen är att stärka barns och ungas skydd mot främst sexuella övergrepp. Lagstiftningen trädde i kraft den 1 januari Från den 1 april 2008 utvidgas registerkontrollen till att gälla andra personer som arbetar (utan att vara anställda) eller utför praktik inom de berörda verksamheterna. Registerkontrollen avser alla typer av anställningar inom förskoleverksamhet, förskoleklass, skolverksamhet för skolpliktiga barn samt skolbarnsomsorgen, oavsett om verksamheten bedrivs i offentlig eller enskild regi. Kontrollen gäller den som erbjuds anställning, vikariat och praktik. Arbetsgivaren är skyldig att genomföra registerkontroll av den som erbjuds anställning men det är den arbetssökande själv som inhämtar registerutdraget. Registerutdraget skall begränsas till uppgifter om sexualbrott och barnpornografibrott samt vissa andra brott som innefattar allvarliga kränkningar av andra människor såsom mord, dråp, grov misshandel, människorov och grovt rån. 2. Syfte och metod Revisorerna i Olofströms kommun önskar få information om hur den nya lagen om registerkontroll tillämpas i kommunen för att kunna bedöma om rutinerna är ändamålsenliga och att den interna kontrollen är tillräcklig. KPMG har fått i uppdrag att granska tillämpningen. Granskningen har genomförts med hjälp av intervjuer med rektorer, tjänstemän och verksamhetschefer för andra verksamheter som har personal som arbetar på förskola och/eller skola. Slumpmässiga stickprov har gjorts på visstidsanställda samt korttidsvikarier som har varit i verksamheten någon gång sedan den 1 januari Något samlat register för anställda efter 2001 finns inte att tillgå. Våra iakttagelser och synpunkter är faktakontrollerad av personalsekreterare på utbildningsförvaltningen. 1(5)

4 3. Lagstiftningen Lag (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg innebär att: Lämplighetsprövning av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg skall ske genom utdrag ur polisens belastningsregister innan arbetsgivaren beslutar om anställning i nämnda verksamheter. Syftet med kontrollen är att stärka barns och ungas skydd mot främst sexuella övergrepp. Lagstiftningen trädde i kraft den 1 januari Från den 1 april 2008 utvidgades registerkontrollen till att gälla vissa andra personer som arbetar eller utför praktik inom de berörda verksamheterna. Nya grupper som ingår i registerkontrollen; Den som erbjuds eller tilldelas arbete inom en sådan verksamhet under omständigheter liknande dem i ett anställningsförhållande. Exempelvis vikarier som hyrs in från bemanningsföretag, köks- och städpersonal i företag som sköter städning eller skolkök på entreprenad. Kommunanställda som organisatoriskt tillhör en annan nämndförvaltning än den som svarar för förskola, skola och skolbarnsomsorg och som tilldelas arbetsuppgifter inom dessa verksamheter. Exempelvis fastighetsförvaltningen eller fritidsförvaltningen. Lärarstudenter och deltagare i kommunal vuxenutbildning som genomför praktik inom verksamheten. Den som genom deltagande i ett arbetsmarknadspolitiskt program erbjuds att där utföra arbetspraktik eller någon annan programinsats. De verksamheter som berörs är följande; Förskola Familjedaghem Öppen förskola Förskoleklass Grundskola Obligatorisk särskola Specialskola Sameskola Fritidshem 2(5)

5 Öppen fritidsverksamhet Enskilda verksamheter Fristående skolor Verksamhet på entreprenad Registerkontrollen utförs först när någon erbjuds eller tilldelas arbete i förskoleverksamheten, skolan eller skolbarnsomsorgen och då av huvudmannen för verksamheten. Den ska alltså inte göras när någon anställs hos den som ingått avtal om att utföra arbetet, t.ex. på bemanningsföretag, eller i annan kommunal nämnd eller börjar en utbildning. För studenter gäller det endast den som antas till utbildning efter att lagen träder i kraft. De nya bestämmelserna trädde kraft den 1 april Rutiner i Olofström kommun I samband med att lagen trädde i kraft 1 januari 2001 fick verksamheten information om vilka regler som gäller för den nya lagen, enligt intervjuer. Det gäller även den utvidgning av lagen som skedde den 1 april Förskolan och skolan är väl medvetna om vad lagen innebär, även andra förvaltningar som har personal inom skolan är medvetna om lagen. Vid en anställning (med anställning och anställd avses även personer som kan anlitas för att arbeta utan att vara anställda eller praktikant på skola) vid förskola, skolbarnomsorg, grundskola eller musikskolan informeras den sökande om att denne skall uppvisa ett utdrag från belastningsregistret för att erhålla tillsvidareanställning eller vikariat. Efter anställningen läggs en personalakt upp som förvaras på respektive förskola eller skola. De registerutdrag som erhålls kopieras och arkiveras. Förskolorna och skolorna har en central vikarieanskaffning. Vikarieanskaffningen sker samordnat vilket innebär att den centrala förvaltningen har ansvar för att vikarien har registerutdrag. Om en person är intresserad av att vikariera uppmanas denna att skaffa ett registerutdrag. Förvaltningen kontrollerar sedan att vikarien har ett giltigt registerutdrag. Registerutdraget förvaras centralt på förvaltningen. Förskolorna och skolorna får endast ta in vikarier från den vikarielista som den centrala förvaltningen tillhandahåller. Övrig personal som inte är anställd via utbildningsförvaltningen har enligt intervjuer med verksamhetsansvariga egna rutiner för att personalen har lämnat utdrag från belastningsregistret. De förlitar sig på att arbetsledare inhämtar registerutdrag av personal som jobbar på förskola, skola eller motsvarande. De har således ingen rutin för att kontrollera att den anställde har lämnat registerutdrag. 3(5)

6 Enligt intervjuer har verksamheterna inom utbildningsförvaltningen en fastställd rutin för kontroll av belastningsregister sedan (se bilagor) Vid intervjuerna framkommer att det rådde en osäkerhet hos skolorna beträffande rutinerna för vikarier och visstidsanställning innan detta placerades centralt. Osäkerheten rörde korttidsvikariat, främst om vikarien hade tjänstgjort på annan skola och var känd. Enligt intervjuerna, förlitar man sig på att personen hade lämnat intyg vid första vikarietillfället, men detta kontrollerades inte alltid. Dessutom finns det en osäkerhet om det har skett kontroll av belastningsutdragets aktualitet, innan den nya rutinen. Denna osäkerhet grundar sig främst på vikarier som har återkommande vikariat och som inte erhållit företrädesrätt. 5. Iakttagelser och synpunkter Lagen om registerkontroll har tillkommit för att främst skydda barn och ungdomar från sexuella övergrepp. Registerkontrollen är aldrig någon garanti för att barn inte kommer att kunna bli utsatta för övergrepp eller annan kränkande behandling av vuxna i de berörda verksamheterna. Registerkontrollen är endast en del av den lämplighetsprövning som skall förhindra att olämpliga personer anställs eller befinner sig inom barnomsorg eller skola. Lagen innebär inte något förbud mot att anställa en person som lämnat in ett registerutdrag med anteckning om brott. Vi kan konstatera att de rutiner som finns idag beträffande registerkontroll av vikarier är ändamålsenliga och säkerställer att verksamheten följer lagen. Rutiner för verksamheten finns dokumenterade och säkerställer registerkontroll. Vid granskningen av äldre material vi har tagit del av beträffande tillsvidaranställda från och med att lagstiftningen trädde i kraft den 1 januari 2001 konstateras att det finns brister i rutinerna avseende kontrollen av belastningsutdraget. Vi har vid vår granskning funnit att det inte finns en tillfredställande ordning och arkivering som överskådligt kan avgöra om anställda har lämnat registerutdrag. Detta innebär att det är svårt att avgöra om någon anställd inte har lämnat intyg enligt lagstiftningen. Vi vill påpeka att all personal skall kontrolleras i enlighet med lagstiftningen, det gäller således även skolledare, kuratorer, studievägledare, skolsköterskor och skolläkare. Elevhälsopersonal är en kategori som har en hög riskexponering då dessa är i högre grad ensamma med barn och elever än annan personal. Enligt intervjuer fanns en tveksamhet om kontroll har gjorts av ovanstående kategorier. Vi vill även göra verksamheten uppmärksam på att registerutdraget endast är giltigt i 1 år, vilket medför att vikarierande personal skall förnya utdraget årligen. I de fall när akut behov av vikarier uppstår, noterar vi att det kan vara svårt att hinna kontrollera registerutdraget innan ett vikariat påbörjas. De som beskriver en sådan situation är emellertid väl medvetna om bristen. 4(5)

7 6. Rekommendationer Det ställs högre krav på verksamheterna att vara uppmärksam på att personal som har tilldelats uppgifter eller arbete inom verksamheten skall uppvisa utdrag från belastningsregistret. Vi rekommenderar därför att respektive anställningsmyndighet för den personal som finns på barnomsorgen och skolan samordnar rutiner tillsammans med utbildningsförvaltningen för att säkerställa att även deras personal har lämnat registerutdrag. Rutiner som kan stärka kontrollen är att när anställda bifogar ett utdrag är att detta noteras på en gemensam databas. Andra exempel på förstärkning av kontrollprocessen är att via anställningsbeviset och/eller lönehanteringssystemet införa indikatorer att registerutdrag har lämnats. KPMG AB dag som ovan Lars Jönsson 5(5)