Revisionsrapport. Vikarieanskaffning. Vara kommun. Karin Norrman Elgh. februari 2013

Transkript

1 Revisionsrapport Vikarieanskaffning Vara kommun Karin Norrman Elgh

2 Innehållsförteckning 2.1. Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning Metod Rutiner/policy för vikarieanskaffning finns Bedömning Rutiner för att lagen om anställningsskydd, LAS, följs finns Bedömning Planering och uppföljning görs av vikariebehovet Bedömning Svar på revisionsfrågan... 6 Vara kommun

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun genomfört en granskning avseende vikarieanskaffning inom socialnämnden och bildningsnämnden. Granskningen hade att besvara följande revisionsfråga: Bedrivs en uppföljning och ett arbete med den interna kontrollen kring hur vikarier arbetar inom bildningsnämnden och socialnämnden? Vi bedömer att det i stort sker en uppföljning och ett arbete med intern kontroll avseende de vikarier som arbetar inom bildningsnämnden och socialnämndens verksamhetsområde. Detta baseras på följande: Det finns riktlinjer utformade i form av en broschyr till timvikarier, en rutinbeskrivning till verksamheterna samt en beskrivning av vakansförmedlingens arbete i senaste riktlinjerna för tillämpning av årsarbetstid i Vara kommun. Vi bedömer att det i stort finns ändamålsenliga rutiner för vikarieanskaffningen. Vi bedömer att det finns väl utformade rutinbeskrivningar och riktlinjer för att säkerställa att lagen om anställningsskydd följs. Både vad det avser företrädesrätt och omvandling från vikariat till tillsvidaretjänst. Det görs en årlig uppföljning av antal vikarier som vakansförmedlingen tillsätter för respektive verksamhet. Det finns en utarbetad rutin för uppföljning av timavlönade inom socialförvaltningen. Vi vill däremot föreslå följande för att ytterligare stärka den interna kontrollen: Vi rekommenderar att det arbetas fram rutiner för vakansförmedlingens interna arbete. Vi rekommenderar även att en kommungemensam rutin arbetas fram för behov av vikarier när vakansförmedlingen är stängs. Det framkom i intervjuerna att vakansförmedlingen inte har anpassats efter utökningen av verksamheter. Det bör därmed övervägas om det behövs fler vakansförmedlare för att hinna med och intervjua alla nya vikarier. Uppföljningen av lösta luckor bör utvidgas till att jämföras med det totala antalet luckor som inkommer till vakansförmedlingen för att enklare planera behovet av nya vikarier. Rutinen för uppföljning av vikarier bör utvidgas till att gälla även vikarier inom bildningsförvaltningen. Vara kommun 1 av 6

4 2. Inledning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun genomfört en granskning avseende vikarieanskaffning inom socialnämnden och bildningsnämnden Bakgrund Inom socialnämndens och bildningsnämndens verksamhetsområde är personalen en mycket viktig resurs, detta inkluderar vikarier vid frånvaro av ordinarie personal. Kontinuitet, kompetens och tillgång på vikarier är viktigt för att brukare, elever, barn och ordinarie personal skall känna sig trygga och kunna vara sjuka, lediga och inte arbeta övertid. Kommunens förtroendevalda revisorer har i sin risk och väsentlighetsanalys beslutat att granska vikarieanskaffningen inom bildningsnämnden och socialnämnden Revisionsfråga I granskningen besvarades följande revisionsfråga: Bedrivs en uppföljning och ett arbete med den interna kontrollen kring hur vikarier arbetar inom bildningsnämnden och socialnämnden? Följande revisionskriterier användes för att besvara frågan: Rutiner/policy för vikarieanskaffning finns. Rutiner finns för att lagen om anställningsskydd, LAS, följs. Planering och uppföljning görs av vikariebehovet Avgränsning Granskningen avgränsas till bildningsnämnden och socialnämnden Metod Granskningen genomfördes genom intervjuer med personalchef samt två personer på vakansförmedlingen, samtal har också förts med enhetschefer/rektorer inom äldreomsorgen och barnomsorgen. Granskningen har även genomförts genom att styrdokument och beslut har studerats. Rapporten är sakavstämd med personalchefen. Vara kommun 2 av 6

5 3. Granskningsresultat Vakansförmedlingen flyttades över till personalavdelningen Vakansförmedlingen omfattade då äldreomsorgen utökades vakansförmedlingen till att även gälla omsorgen och sedan sköter vakansförmedlingen även vikarieanskaffning till barnomsorgen. Vakansförmedlingen utgörs av fyra årsarbetare, fördelade på 2,5 vakansförmedlare, 0,5 samordnare för vakans och personalpoolen, 0,5 systemansvarig för BeSched och 0,5 bilpool. Vakansförmedlarna är uppdelade inom respektive verksamhetsområde. Vikarierna som vakansförmedlingen har hand om är, tillsvidareanställd personal som vill arbeta upp sin tjänstgöringsgrad, personalen inom vakans- och personalpoolen samt timvikarier. Personalen inom vakans- och personalpoolen består bl.a. av personer som arbetet mer än två år som vikarie de senaste fem åren. Siste december 2012 arbetade 20 personer i vakans- och personalpoolen. Alla bokningar av vikarier sker i verksamhetssystemet BeSched, samma system som används för tidsredovisning och scheman i kommunen Rutiner/policy för vikarieanskaffning finns Vakansförmedlingen har en broschyr som delas ut till timvikarier. Broschyren innehåller information om vilka lagar och avtal som gäller för vikarier, arbetstidslagen, lagen om anställningsskydd och försäkringar. I broschyren poängteras även när utdrag ur belastningsregistret och delegering behövs samt att vikarier har tystnadsplikt. I broschyren framgår också hur vakansförmedlingen fungerar med önskade/ bokade pass, sjukanmälan och ändringar av arbetad tid. Vakansförmedlingen har förutom broschyren tagit fram en rutinbeskrivning till verksamheterna som använder vakansförmedlingen. I rutinbeskrivningen framgår hur vikarier bokas vid planerad ledighet samt vid akuta vakanser. En beskrivning av vakansförmedlingens arbete finns även i senaste riktlinjerna för tillämpning av årsarbetstid i Vara kommun. När personalen bokas via BeSched får vakansförmedlarna på vakansförmedlingen upp vilken turordning som gäller för tillgänglig personal, vilken person som skall väljas i första hand. Vakansförmedlarna ser även i BeSched hur personalen är bokad på arbete innan och efter aktuellt arbetspass. Detta medför att vakansförmedlarna kan kontrollera att arbetstidslagen följs avseende dygns- och veckovila. I de samtal som fördes med enhetschefer och rektorer framkom att det rutiner för hur personalen skall gå tillväga när vikarier behövs då vakansförmedlingen är stängd finns antingen nedskrivna eller har förankrats muntligt. Rutinerna är inte kommungemensamma utan är utvecklade på respektive enhet. Vara kommun 3 av 6

6 Interna rutinbeskrivningar kring hur bokningar m.m. går till på vakansförmedlingen saknas Bedömning Vi bedömer att det i stort finns ändamålsenliga rutiner för vikarieanskaffningen, däremot rekommenderar vi att det arbetas fram rutiner för vakansförmedlingens interna arbete. Vi rekommenderar även att en kommungemensam rutin arbetas fram för behov av vikarier när vakansförmedlingen är stängd Rutiner finns för att lagen om anställningsskydd, LAS, följs I lagen om anställningsskydd, LAS, regleras bl.a. företrädesrätt till återanställning och när ett vikariat eller allmän visstidsanställning övergår till tillsvidareanställning. Företrädesrätt till återanställning har arbetstagare som varit anställd hos arbetsgivaren sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren, LAS 25. Ett vikariat eller allmän visstidsanställning övergår till tillsvidareanställning om arbetstagare under en femårsperiod har varit anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än två år, LAS 5. Av dokumentet Rutinbeskrivning vid Rekrytering framgår att personalavdelningen är ansvariga för LAS-bevakningen i kommunen. I dokumentet förtydligas även principerna för annonsering av tillsvidaretjänster, vikariat och visstidsanställningar. Alla tjänster skall annonseras om det inte går att lösa inom resultatenheten genom att höja upp sysselsättningsgraden. Det framgår även att om det finns personer med LAS- företräde skall endast internannonsering ske. Förutom dokumentet Rutinbeskrivning vid Rekrytering finns riktlinjer för tillsättning av vikariat längre än 14 dagar. Där förtydligas att företrädesrätten till återanställning inte gäller vikariat kortare än 14 dagar, 35 allmänna bestämmelser. I riktlinjerna förtydligas vilka som har företrädesrätt samt vilken turordning som gäller för olika kategorier av företrädesrätt. Vakansförmedlingen har utarbetat en rutin där en blankett skickas till berörda chefer inom socialförvaltningen för uppföljning av timavlönade. Blanketten skickas innan vikarien har arbetet 360 dagar för att utvärdera timvikarierna innan de får företrädesrätt. Samma rutin finns inte för vikarier inom bildningsförvaltningen Bedömning Vi bedömer att det finns väl utformade rutinbeskrivningar och riktlinjer för att säkerställa att lagen om anställningsskydd följs. Både vad det avser företrädesrätt och omvandling från vikariat till tillsvidaretjänst. Däremot bör rutinen för uppföljning av vikarier utvidgas till att gälla även vikarier inom bildningsförvaltningen. Vara kommun 4 av 6

7 3.3. Planering och uppföljning görs av vikariebehovet Personer som är intresserade av att arbeta som vikarier inom kommunens olika verksamheter anmäler sitt intresse antingen genom att ringa till vakansförmedlingen som noterar personens uppgifter, eller så fyller personen i sina uppgifter direkt på en blankett i kommunhuset. Vakansförmedlingen kontaktar därefter tilltänkt vikarie när det börjar bli svårt att lösa alla vikarieluckor med de personer som redan finns tillgängliga inom förmedlingen. I intervjuerna med personalchef och vakansförmedlare framkom att vakansförmedlingen har haft lite svårt att rekrytera timanställda i den omfattning som verksamheterna behöver vikarier. En bidragande orsak är att antalet verksamheter som vakansförmedlingen arbetar emot har utökats de senaste åren. Ett annat tecken på att arbetsbelastningen har ökat är att vakansförmedlarna inte alltid hinner intervjua personerna som börjar vikariera i verksamheterna. Önskvärd introduktion av vikarierna kan därmed utebli i vissa fall. Däremot anordnas två möten med vikarier, främst för nya vikarier, där information ges kring vakansförmedlingen samt vilka krav kommunen ställer på vikarier och vilka krav vikarier kan ställa på kommunen. Vissa verksamheter introducerar även själva timvikarier för att säkra deras behov av vikarier. Timvikarierna övergår efter introduktionen till vakansförmedlingen. Under våren 2013 skall vakansförmedlingen tillsammans med chefer inom respektive verksamhet genomföra en leankartläggning, för att skapa en bra och likriktad rutin avseende introduktion av timvikarier. Årligen görs en uppföljning av antal luckor som vakansförmedlingen har löst för respektive verksamhet. Det finns ingen uppföljning över hur stor del de lösta luckorna är jämfört med alla luckor som inkommer till vakansförmedlingen Bedömning Som det framkom i intervjuerna har inte vakansförmedlingen anpassats efter utökningen av verksamheter. Det bör övervägas om det behövs fler vakansförmedlare för att hinna med att intervjua nya vikarier. Vi ser positivt på den leankartläggning som skall genomföras avseende introduktion av timvikarier. Uppföljningen av lösta luckor bör utvidgas till att jämföras med det totala antalet luckor som inkommer till vakansförmedlingen för att enklare planera behovet av nya vikarier. Vara kommun 5 av 6

8 3.4. Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att det i stort sker en uppföljning och ett arbete med intern kontroll avseende de vikarier som arbetar inom bildningsnämnden och socialnämndens verksamhetsområde Karin Norrman Elgh Projektledare Staffan Löfving Uppdragsledare Vara kommun 6 av 6