Granskning av kommunens hantering av privata medel i Motala kommun

Transkript

1 Granskning av kommunens hantering av privata medel i Motala kommun Maj 2007 Karin Jäderbrink Karolina Granath

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och förbättringsförslag Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Metod och avgränsning Kommunallagen och intern kontroll Kommunal redovisningslag (KRL), Rådet för kommunal redovisning Kommunala styrdokument och rutiner Rutin för hantering av privata medel Förvaltning av privata medel för personer inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda Revisionell bedömning och förbättringsförslag Kartläggning och iakttagelser av enheternas arbete Kartläggning Iakttagelser Rutiner och arbetssätt inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda Rutiner och arbetssätt inom äldreomsorgen Revisionell bedömning och förbättringsförslag...9 2

3 1. Sammanfattning och förbättringsförslag Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet och ekonomi. Detta innebär att det är styrelser och nämnder själva, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner, som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Dokumenterade rutiner för hantering av privata medel för personer inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda finns. Enligt intervjuerna finns dock behov av att dessa rutiner ses över. I samband med översynen föreslår vi även att nämnden fastställer reglerna, vilket inte skett med nu gällande regler. Ett utkast för rutiner avseende privata medel inom äldreomsorgen finns, men enligt intervjuer är dessa inte anpassade till verksamheten varför de inte används i det praktiska arbetet. Enligt intervjuerna pågår en genomgång av kontaktmannaskap inom äldreomsorgen där hanteringen av privata medel ingår, vilket är positivt. Det är dock av vikt att detta arbete slutförs så att det även för denna verksamhet finns dokumenterade regler. Socialnämnden utarbetar årligen en intern kontrollplan där väsentliga områden väljs ut för kontroll. Senaste kontrollen skedde enligt uppgift år Därefter har inga kontroller genomförts gällande hanteringen av privata medel. För att få en bättre intern kontroll och en mer enhetlig hantering i kommunen avseende privata medel föreslår vi följande förbättringar: Samrådsavtal/överenskommelse som behandlar eventuell hantering av privata medel alltid ska upprättas oavsett verksamhet. Löpande avstämningar ska alltid genomföras där hantering av privata medel förekommer. Granskningen visar att gode mans uppföljning av den årliga redovisningen och bokföringen som görs gällande huvudmannens privata medel inte alltid sker. För att stärka den interna kontrollen för alla parter är det viktigt att Överförmyndaren säkerställer att den uppföljning som antagna regler beskriver också genomförs. Kommunen bör diskutera och ta ställning till Rådets för kommunal redovisning vägledning, som anger att förvaltade medel bör upptas som ansvarsförbindelse i balansräkningen. Detta för att stärka den interna kontrollen och samla ihop åtagandet en gång om året. 3

4 2. Bakgrund Kommunen hanterar privata medel åt personer som bor i kommunens olika boendeformer, gruppbostäder för handikappade samt på vårdboenden och servicehus inom äldreomsorgen. Omfattningen kan variera beroende på hur aktiva gode män eller anhöriga är. 3. Uppdrag och revisionsfråga Kommunens revisorer har uppdragit åt Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB att genomföra en granskning av arbete och rutiner avseende hantering av privata medel inom äldre- och handikappomsorgen. Granskningen har utförts av Karin Jäderbrink och Karolina Granath. Granskningen avser att svara på revisionsfrågan om kommunen har en fungerande intern kontroll för hanteringen av privata medel. Granskningen syftar även till att analysera om: kommunen har tagit en allmän policy för hanteringen det finns effektiva och klara riktlinjer ansvariga finns utsedda och ansvaret är klart avgränsat det finns rutiner för förvaring av kontanta medel kassaböcker förs och arkiveras med kvitton samarbete mellan god man/anhörig och personal 4. Metod och avgränsning Genomgång har skett av kommunens riktlinjer avseende privata medel. Intervjuer har skett med ansvariga vid socialnämndens centrala ledning, enhetschefer samt annan berörd personal etc. Två enheter inom äldreomsorgen och två enheter inom särskilda boenden för utvecklingsstörda har omfattats av granskningen. Respektive enhet har beskrivit sitt arbete utifrån enhetens aktiviteter. Vi har i samband med intervjuerna fått ta del av hur bokföring och förvaring sker. 4

5 5. Kommunallagen och intern kontroll Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet och ekonomi. Detta innebär att det är styrelser och nämnder själva, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner, som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. 5.1 Kommunal redovisningslag (KRL), Rådet för kommunal redovisning Redovisning av privata medel behandlas utanför kommunens redovisning. Det är personal anställd av kommunen som bistår med handhavandet av den boendes pengar och enligt kommunala redovisningslagen ska god redovisningssed gälla. Lagen om kommunal redovisning reglerar redovisningen i kommuner, landsting och kommunalförbund. Rådet för kommunal redovisning har genom sin normgivning arbetat med att förtydliga och utveckla god redovisningssed för kommunsektorn. KRL och de normer som utarbetats för hanteringen av medel för annans räkning kan sammanfattas enligt nedan; En ekonomisk händelse i kommunen har inträffat när kommunen eller företrädare för kommunen som ett led i sin tjänsteutövning mottagit respektive utbetalt pengar för annans räkning. Därav följer också kravet på grundbokföring och någon form av huvudbokföring. För att säkerställa god redovisningssed och kontroll när det gäller hantering av privata medel för annans räkning ska in- och utbetalningar styrkas med verifikationer huvudbokföring ske på separata balanskonton eller i ett sidoordnat system redovisning i ett sidoordnat system framgå av kommunens beskrivning och dokumentation av redovisningssystemet avstämning av sidoordnad redovisning med huvudbokföring ske senast i samband med framtagande av bokslut Om kommunen redovisat medel i sidoordnat system som handhas för annans räkning anger Rådet för kommunal redovisning att åtagandet ska tas upp i balansräkningen som en ansvarsförbindelse. Detta för att stärka den interna kontrollen och samla ihop åtagandet en gång om året. Vi kan konstatera att Motala kommun inte redovisar privata medel i balansräkningen som en ansvarsförbindelse. 5

6 6. Kommunala styrdokument och rutiner 6.1 Rutin för hantering av privata medel Det finns dokumenterade riktlinjer för hantering av privata medel inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda, daterad Dessa riktlinjer är dock inte antagna av nämnden. För hantering av privata medel för boende inom äldreomsorgen finns utkast till riktlinjer, daterad Av intervjuerna framkom att riktlinjerna inte upplevs anpassade till verksamheten, varför de inte praktiskt har använts. Det pågår, enligt uppgift, en genomgång av hur kontaktmannaskap ska utformas och där hanteringen av privata medel ingår. I samband med intervjuer med ansvariga inom central förvaltning framkommer det att riktlinjerna behöver aktualiseras. Socialnämnden utarbetar årligen en intern kontrollplan där väsentliga områden väljs ut för kontroll. Enligt intervjuer har inga kontroller genomförts gällande hanteringen av privata medel Förvaltning av privata medel för personer inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda Nedan beskrivs de delar som finns med i rutinen för privata medel för personer inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda. Anmälan till överförmyndare Kontaktman Samrådsavtal Fullmakt Förvaring av kontanter Löpande bokföring på kassablad Fickpengar Intern kontroll (bland annat ska Vo Omsorg, stab, göra stickprov) Arkivering Gemensam kassa för måltider och hushållskostnader Blanketter för bl a kvittens kontanter, kassakontroll privata medel, samrådsavtal 6

7 6.2 Revisionell bedömning och förbättringsförslag Det är positivt att ansvarsfördelning och regler för hantering av privata medel för personer inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda finns framtagna och att de är relativt aktuella. Samrådsavtalet är grunden i hanteringen där också ansvarsfördelningen mellan huvudman, god man och kontaktman tydligt framgår för olika typer av hantering, vilket är positivt. Det är även bra att det framgår att samrådsavtal ska skrivas varje år oavsett om belopp ändras eller inte. Enligt uppgift från intervju utförs ingen stickprovsmässig kontroll av Vo Omsorg, stab, vilket ska ske enligt riktlinjerna. Det är av stor vikt att det i samband med introduktion av personal till olika boendeformer ges information om de riktlinjer och rutiner som finns för hantering av privata medel. Att så ska ske bör framgå av riktlinjerna. Kunskapen om och insikten kring hanteringen av privata medel och att de blir kända och förankrade bland personalen har en viktig preventiv effekt för att minska risken att oegentligheter begås. Vi kan konstatera att reglerna för hantering av privata medel för personer i särskilt boende för utvecklingsstörda gäller och är tydligt anpassade. Kommunal personal hanterar även privata medel inom äldreomsorgen varför det även för denna hantering är av vikt att rutinerna dokumenteras. Utifrån gjorda intervjuer kan konstateras att det finns fungerande rutiner, om än lite olika mellan enheterna, men att dessa inte är dokumenterade. Även dessa rutiner bör vara kommunövergripande och fastställas av nämnden. 7. Kartläggning och iakttagelser av enheternas arbete 7.1 Kartläggning I samband med intervjuer och besök som genomförts kan vi konstatera att enheterna för de olika verksamheterna hanterar privata medel i följande fall; Vårdboende äldreomsorg Särskilda boendeformer Fickpengar i eget boende (max kr) Fullmakt på bankkonton med kort för uttag och inköp Gemensam hushållskassa (ca kr enligt ök) Rörelsekonto ( kr kr) Egen kassa/fickpengar 7

8 7.2 Iakttagelser Rutiner och arbetssätt inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda De två enheter som omfattats av granskningen anges följa de centralt framtagna reglerna. För varje enskild boende upprättas årligen ett samrådsavtal. Vid granskningstidpunkten var arbetet med att ta fram samrådsavtal för år 2007 ej klart vid en enhet. Avstämning av privata medel för varje enskild boende sker varje månad eller varannan månad. Det är alltid två av personalen som signerar kassaböcker och noteringshäfte från bank. Till kassaböckerna bifogas kvitton. Om överenskommelse skett mellan anhörig/god man och enheten förekommer det att kvitton för inköp under 100 kr ej behöver sparas. Efter varje årsslut genomförs slutliga kontroller och avstämningar av bokföring och kassaböcker. Bokföring sker enligt anvisningar med verifikationsnummer. Enhetschefer gör inga egna kontroller. Förvaringen av kontanter och bankkort varierar mellan enheterna. På ett gruppboende förvaras medlen i separata plånböcker i ett kassaskåp i personalens kontor. Det andra boendet förvarar de privata medlen i plånbok i separata låsbara skåp i personalens kontor. Uttag av kontanter sker i olika former inom särskilda boenden för utvecklingsstörda. I den ena enheten är alltid den boende med medan inom den andra sker uttag av personal. I samband med pedagogiska måltider där personal äter tillsammans med de boende och där mat finansierats via den gemensamma hushållskassan registreras det på en lista som i sin tur skrivs under av enhetschef och generar löneavdrag för personalen. Ersättning utbetalas till den gemensamma hushållskassan. Inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda lämnas enligt uppgift kassaböcker och verifikationer för arkivering inom kommunen. De intervjuade enhetscheferna och kontaktmännen tycker sig i stort ha en bra kontakt med de anhöriga och gode män. Några oklarheter om ansvar dem emellan framkommer inte i granskningen. Enligt reglerna ska redovisning av bokföring etc till god man ske minst en gång per år. Det framkommer dock i granskningen att så inte alltid är fallet. De intervjuade anger att gode män inte alltid följer upp bokföringen och kontrollerar löpande som reglerna beskriver Rutiner och arbetssätt inom äldreomsorgen För hantering av privata medel inom äldreomsorgen kan konstateras att det skiljer sig i delar av hanteringen mellan de två enheter som omfattats av granskningen. Det är antingen anhörig, god man eller kontaktperson på enheten som ansvarar för den boendes fickpengar. I den ena enheten skrivs kvittens när kontanta medel mottas från anhörig medan ingen sådan rutin finns på den andra enheten. Däremot skrivs och signeras mot- 8

9 tagandet av kontaktman och ytterligare en anställd in i kassaboken. Om beloppet skulle överstiga kr sker dock en skriftlig kvittens. Medlen förvaras i låsbara skåp i respektive boendes lägenhet som ansvarig kvitterat ut nyckel för. I de fall där kontaktman är ansvarig har en enhet valt att alltid förvara nycklarna centralt inlåsta och att kontaktman vid behov kvitterar ut nyckel. I den andra enheten är det respektive kontaktperson som alltid bär med sig nyckeln. Om kontaktman ansvarar för nyckel förvaras en andra nyckel inlåst på enheten. För varje boendes medel förs en kassabok. Det är alltid två anställda som ska signera i kassaboken varav en alltid är kontaktman. Av kassaboken vid en enhet framgår inte behållningen utan enbart insättning och uttag. Kvitton bifogas kassaboken. Vid en enhet har man, för att minimera hanteringen av privata medel, infört att den boende kan köpa på kredit i caféet. Denna skuld regleras sedan i efterskott varje månad. Avstämning mellan kassabok och privata medel sker enligt uppgift inom den ena enheten varje månad av två personer medan ingen löpande rutin för avstämning finns i den andra enheten. Enligt intervjuer finns ej samma rutin avseende arkivering av kassaböcker och verifikationer inom äldreomsorgen som inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda. Under semestertider är det vikarien för den ordinarie kontaktpersonen som kvitterar ut nyckel på den ena enheten medan på andra är det främst ordinarie personal som nyckeln överlämnas till. Vid överlämnande sker alltid kontrollräkning av pengarna. 7.3 Revisionell bedömning och förbättringsförslag För att tydliggöra ansvar mm är det av vikt att kommunen tar fram anpassade regler och riktlinjer även för andra verksamheter där privata medel hanteras. För att stärka hanteringen av privata medel föreslår vi följande: Liksom det finns rutiner inom särskilda boendeformer för utvecklingsstörda för avstämning av privata medel anser vi att löpande avstämningar alltid genomförs där hantering av privata medel förekommer. Vi anser att samrådsavtal/överenskommelse som behandlar eventuell hantering av privata medel alltid ska upprättas oavsett verksamhet. För att underlätta avstämningar bör även behållningen framgå av kassabok. För att säkerställa förvaringen av privata medel rekommenderar vi att riktlinjerna följs oavsett verksamhet. Av riktlinjerna framgår att varje boendes pengar ska för- 9

10 varas åtskilt. Vidare framgår att pengarna helst bör förvaras i ett kassaskrin med en nyckel som kontaktman endast har tillgång till. När en anställd utsetts till kontaktman där ansvar ingår avseende den boendes privata medel dokumentera/signera att information avseende hanteringen erhållits. För att ytterligare säkerställa hanteringen av privata medel rekommenderar vi även att kvitton för alla inköp bifogas kassabok, detta oavsett om inköpet understiger 100 kr. Undantag från detta kan vara de boendes fickpengar. I samband med granskningen kan vi konstatera att det ibland sker uttag av kontanter på bank av anställda (enheter där gemensam hushållskassa finns). För att minimera risken för personalen rekommenderar vi att rutinen ses över. Som alternativ skulle anhörig/god man kunna föra över pengar direkt till ett kort, exempelvis ICA-kort, eller annan butik där inköp vanligtvis sker. 10