VIMMERBY KOMMUN 1. Omsorgsförvaltningen CL

Transkript

1 VIMMERBY KOMMUN 1. Omsorgsförvaltningen CL Policy och rutiner för hantering av privata medel inom äldreomsorgens hemtjänst och särskilda boende. Inom omsorgsförvaltningens olika verksamheter sker en viss hantering av privata medel. Denna hantering skall ha en redovisningsrutin som skall tillgodose samtliga parters krav på säkerhet, service och integritet. Rutinen måste vara sådan att de ekonomiska transaktionerna skall kunna redovisas på ett enkelt och överskådligt sätt. Utgångspunkten är att den enskilde själv ska ta hand om och sköta sin privata ekonomi. När detta inte är möjligt är det anhörig eller god man som, inom ramen för sitt uppdrag, ska ansvara för att ta hand om privatekonomin. I praktiken och till vardags kan det även vara så att omsorgsförvaltningens personal blir tvungna att hjälpa till med den enskildes ekonomi. Det är vid dessa tillfällen när omsorgsförvaltningens personal hanterar den enskildes medel som dessa rutiner blir aktuella. Det är då viktigt att man vid dessa tillfällen klargör att det är kommunen som åtar sig att förvalta den enskildes privata medel genom ett skriftligt avtal. Riktlinjer När övergår ansvaret för den enskildes privata medel till omsorgsnämnden? Det är alltid svårt att bedöma när en person inte längre kan hantera sina pengar men utgångspunkten måste vara att personalen känner sig säker i hanteringen av den enskildes pengar. Om personal gör inköp för den enskildes räkning med dennes pengar så måste man kunna redovisa inköpet med kvitto och eventuella pengar tillbaka, den enskilde skall då kunna hantera detta på ett sätt som personalen känner sig trygg med. Hanteringen av omsorgstagares privata medel innebär risktagande dels för omsorgsnämnden och dess personal, dels för den enskilde omsorgstagaren. För omsorgsnämnden avser risken främst kommunens förtroendekapital som kan sjunka radikalt om brott och brister i hanteringen kan påvisas. För omsorgstagaren är risken att förlora medel. Mot den bakgrunden är det av stor vikt att regler och rutiner gällande hantering av privata medel är klara, tydliga samt är kända i organisationen. Om personalen inte känner att denna hantering är tillfredsställande skall behov av god man anmälas till överförmyndarnämnden av närmsta chef. God man eller förvaltare har oftast inte möjlighet att hjälpa omsorgstagarna med oregelbundna kontanta utgifter. Omsorgsnämnden kan då åta sig att förvalta en del av omsorgstagarens privata medel.

2 När omsorgsnämndens personal hanterar omsorgstagarens medel 2 Överenskommelse En överenskommelse skall alltid upprättas när kommunen övertar ansvaret för den enskilde omsorgstagarens privata medel. När personal anställd av omsorgsnämnden sköter den enskilde omsorgstagarens privata medel är detta att anse som en ekonomisk händelse i kommunen. Där av gäller kravet på god redovisningssed och internkontroll. Det är därför viktigt att klargöra vilka pengar som omsorgsnämnden ansvara för och vad de skall användas till. (Se bilaga) Kontanta medel Kontanter som lämnas till omsorgsnämndens personal skall förvaras i låsbart skåp i låsbara kassaskrin. Nyckeln till kassaskrinet skall två av kontaktpersonalen kvittera och ansvara för. Om nyckeln skall överlåtas till annan personal exempelvis vid sjukdom eller semester skall de kvittera ut denna och i samband med kvittensen skall man även underteckna att man tagit dela av dessa riktlinjer. Kontanter i kassaskrinet får inte överstiga kronor. När pengar lämnas till kassaskrinet skall den som tar emot pengarna lämna kvitto på den summa som man tagit emot. (se bilaga) En kopia av kvittensen sparas av personalen. Utgifter förs löpande på bifogat kassablad där samtliga in och utbetalningar löpande redovisas, signeras och verifieras med kvitto. Noteringar i kassaboken eller på kassabladet skall göras med kulspetspenna. Rättelse av felaktig notering skall ske genom överstrykning (ej tippex), ny notering, datum för rättelsen samt signatur. Radering på kvitton och kassabok eller kassablad får inte förekomma. Överstrykning skall göras så att den ursprungliga texten fortfarande är läsbar. De kvitton som utgör ett verifikat till räkenskaperna skall klistras upp på ett lösblad och numreras löpande. Kassablad, verifikationer samt kassaskrin skall förvaras på ett sätt som är tillfredsställande ur säkerhetssynpunkt. Bankkort mm Om det av någon anledning inte fungerar med överlämning av kontanta medel till omsorgsnämndens personal kan man lösa detta med ett separat konto i bank med ett uttagskort eller ett betalkort av typen MedMera eller ICA kort. Viktigt är då att det enbart är den speciellt utsedda personalen som får göra uttag eller inköp från detta konto. På detta konto får behållningen högst uppgå till kronor. Om behållningen skulle överstiga kronor skall en automatisk överföring göras till annat konto som inte disponeras av personal. Det är den som öppnar kontot (god man eller anhörig) som ska sköta detta. Transaktionerna redovisas löpande i kassabok/kassablad, en för varje omsorgstagare. (Se kontanta medel) Om kortet skall överlåtas till annan personal exempelvis vid sjukdom eller semester skall de kvittera ut denna och i samband med kvittensen även under teckna att man tagit del av dessa riktlinjer. Det får inte förekomma att omsorgsnämndens personal gör uttag åt omsorgstagaren via dennes bankomat-, minuten eller betalkort.

3 3 Inventarier Vid inflyttning i något av kommunens särskilda boenden bör en inventarieförteckning över dyra inventarier upprättas i de fall där kommunen hanterar privata medel. Exempel på dyrare inventarier är smycken, antikviteter, konst. Det är endast i undantags fall som personalen skall ta hand om inventarier. Semester, ledighet Vid semester och annan ledighet skall det finnas personal som tillfälligt tar ansvar för hanteringen av omsorgstagarens medel. Den som i normala fall är ansvarig för hanteringen gör då en avstämning av kontanter mot kassablad/kassabok och genom sin underskrift styrker riktigheten på den boendes kassablad eller kassabok. Vikarien gör även motsvarande kontroll och signerar detta. Redovisning Redovisningen till omsorgstagaren, anhörig eller god man skall ske i den omfattning som överenskommits i den skriftliga överenskommelsen, dock minst en gång per år. Upplysningar Upplysningar om den boendes privata medel, som handhas av enheten, skall endast lämnas till den boende eller den som genom domstolbeslut eller fullmakt företräder den boende. Gåvor 20 kap. 2 brottsbalken (BrB): en arbetstagare gör sig skyldig till mutbrott om han/hon tar emot, låter åt sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning 17 kap. 7 BrB: den som till en arbetstagare lämnar utlovar, eller erbjuder muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen kan dömas för bestickning. Vad är en otillbörlig gåva/belöning? Om gåvan är ägnad att påverka arbetstagaren i utövningen av arbetsuppgifterna eller på annat sätt sätta honom/henne i tacksamhetsskuld till givaren. Gåvans art och omständigheterna vid överlämnandet ger anledning till misstanke om särbehandling av vårdtagaren. Exempel på otillbörliga gåvor/belöningar: Kontanter Andra gåvor av ekonomiskt värde t ex smycken, konstverk och kläder. Gåvor utan egentligt ekonomiskt värde (choklad, blommor, tårtor, frukt etc) är inte att anse som otillbörlig belöning om det inte sker vid upprepade tillfällen och endast sker vid särskilda tillfällen.

4 4 Förmåner och testamente Lån från brukare till personal får ej förekomma Affärer mellan vårdtagare och personal får ej förekomma Personal får ej medverka vid upprättande av brukares testamente även om personalen ej direkt berörs av testamentets innehåll. Personalen får ej heller ställa upp som testamentsvittnen. Den enskilde personalen har själv det juridiska ansvaret om denne mottar gåva, förmån eller testamentes förordnande. Internkontroll Enhetschefen: Enhetschefen ansvarar för att stickprov görs av bokföring och verifikationer kontrollerat att kvittounderlag överensstämmer med gjorda inköp att regelbunden bokföring sker att nämndens regler efterföljs Enhetschefen signerar efter utförd revision. Controller: Controllern ansvara för att en gång per år utföra stickprov för att se om fastställda riktlinjer följs Resultatet skall sedan återrapporteras till omsorgsnämnden.

5 Vimmerby kommun Äldreomsorgen 5 Fullmakt Härmed befullmäktigar jag Omsorgsnämnden, Äldreomsorgen, att genom särskilt utsedd kontaktpersonal teckna uttag på mitt konto med kontonummer:.. Jag medger även att omsorgsnämnden, äldreomsorgen, genom särskilt utsedd kontaktpersonal får förvalta de medel som tagits ut från kontot. Jag förbinder mig att den.:e varje månad, med början den. sätta in. kronor ovanstående konto för privata utgifter enligt separat överenskommelse. Behållningen på kontot får högt uppgå till kronor. Överskjutande belopp skall automatiskt föras över till ett annat av mina bankkonton. Brukare. Personnummer Fullmakten gäller under tiden jag har insatser från omsorgsnämnden, Vimmerby kommun. Datum Underskrift brukare alt god man/förvaltare

6 Vimmerby kommun Äldreomsorgen 6 Kontakt med god man/förvaltare.. som är god man/förvaltare för Namn på god man/förvaltare Namn på brukare har vid telefonsamtal/besök godkänt köp av. Vara/tjänst som beräknas kosta. kronor... Datum. Underskrift kassa ansvarig kontaktperson

7 Vimmerby kommun Äldreomsorgen 7 Överlämnande av fickpengar Jag har tagit emot.. kronor av. Namn personal.. Datum.. Underskrift brukare alt. intygas av annan personal ej samma som ovan.