Granskning av privata medel inom särskilda boenden enligt LSS

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av privata medel inom särskilda boenden enligt LSS Eslövs kommun Augusti 2006 Anna Eriksson Kerstin Larsson, Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och syfte Genomförande och omfattning Regler för hantering av privata medel Vård och omsorgsnämndens regler Synpunkter God man Granskningens resultat Hantering av kontanter och bankkonton Iakttagelser Synpunkter Redovisning Iakttagelser Synpunkter Skriftlig överenskommelse och gode män Iakttagelser Synpunkter Hantering av resor, fritidsaktiviteter och gåvor m.m Iakttagelser Synpunkter Revision av kassaböcker Iakttagelser Synpunkter Förvaring av kontanter samt hantering av räkenskapsinformation Iakttagelser Synpunkter

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Ansvaret för omsorgen av personer med utvecklingsstörning, hjärnskadade personer med begåvningshandikapp, samt gravt funktionshindrade med omfattande behov av stöd enligt LSS, överfördes den 1 januari 1995 från landstinget till kommunen. LSS (lagen om stöd och service åt vissa funktionshindrade) reglerar vårdtagarens rätt att leva som andra. Vård och omsorgsnämnden ansvarar för de särskilda boendena enligt LSS. Beträffande ekonomisk förvaltning av de boendes pennigmedel är det vårdtagaren eller annars, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legale företrädare (god man eller förvaltare) som har det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen. Det är dock vanligt att personalen hjälper till med hanteringen av vårdtagarens privata medel, ofta vårdtagarens så kallade fickpengar. Denna hantering brukar ske i samråd med god man eller anhörig. I detta fall är det kommunen, via personalens försorg, som ansvarar för penninghanteringen för den enskilde vårdtagarens räkning. Personalens hantering ska dock alltid grundas på fullmakt från god man, alternativt skriftlig överenskommelse med god man, och alltid under dennes huvudansvar. Hanteringen måste också ske utifrån av vård och omsorgsnämnden antagna regler för privat medelshantering. Härutöver förutsätts att vårdtagaren inte utan hjälp klarar den dagliga medelshanteringen själv. Syftet med granskningen är att pröva om rutinerna för hantering av privata medel är tillfredställande med avseende på den interna kontrollen. 1.2 Genomförande och omfattning Granskningen har genomförts via intervjuer med personal vid fyra gruppboende och fysisk kontroll har genomförts av bl.a. kassaböckerna. Diverse dokument som berör granskningen har också genomgåtts. Ett antal kassaböcker och tillhörande verifikat har stickprovsgranskats. Stickprov har endast kunnat utföras hos de vårdtagare vars handledare vi intervjuade. För vårdtagare som bor i egen lägenhet har inga granskningar gjorts. 3

4 Genomgång av tillämpade rutiner har stickprovsmässigt gjorts på följande enheter: Gruppboendet Bjärevägen 2 Gruppboendet Albovägen 2 Gruppboendet Kvarngatan 10 Gruppboendet Luggudevägen 2 Med handledare avses i denna rapport den av vård och omsorgsnämnden anställda personal, som ombesörjer hanteringen av vårdtagarens privata medel. Granskningen har ej skett av särskilda boenden enligt Socialtjänstlagen. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av förvaltningsledningen. 2 Regler för hantering av privata medel Reglerna för hantering av privata medel bör utformas med beaktande av lokala förhållanden. Härutöver bör de utformas så att kravet på god intern kontroll kan upprätthållas, hanteringen är rationell samt att vårdtagarens krav på säkerhet, service och integritet kan tillgodoses. Huvudmannens ansvar innebär att vårdtagarna ska hållas skadelösa vid eventuell brist i den enskildes kassa för privata medel. 2.1 Vård och omsorgsnämndens regler Vård och omsorgsnämnden har antagna regler från år 1996 som gäller för kontanthanteringen inom omsorgsverksamheten. Dessa innefattar riktlinjer för den enskildes medel vad gäller inkomster, utgifter, bokföring, förvaring och ansvar. De innefattar även riktlinjer för eventuell hushållskassa, handkassan, pedagogiska måltider, personalkostnader vid fritidsaktiviteter och stöldförebyggande åtgärder Synpunkter Socialnämndens regler bör omarbetas då de är från Vi har tagit del av de regler som är under omarbetning. 4

5 2.2 God man I de fall vårdtagaren själv är förhindrad att tillvarata sina intressen kan tingsrätten utse en god man. Detta förutsätter att vårdtagaren p.g.a. sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person (Föräldrabalken 11 kap. 4 ). Enligt LSS 15, skall huvudmannen anmäla till överförmyndaren när en person som omfattas av LSS kan antas behöva en god man eller förvaltare, samt när detta uppdrag bör kunna upphöra. Av denna anledning är det viktigt att det finns fastlagda rutiner när vårdtagaren flyttar in i kommunens boende där bl.a. information om godmanskapet ges till vårdtagare och/eller dennes anhöriga. I Eslövs kommun informeras enligt uppgift, vårdtagare och/eller anhörig om detta vid inflyttning i samtliga omsorgsboendena som besöktes. Gode män står under tillsyn av överförmyndarnämnden. Tillsynsmyndighet för överförmyndarverksamheten är fr.o.m. 1 juli 1995 länsstyrelsen. 3 Granskningens resultat 3.1 Hantering av kontanter och bankkonton Iakttagelser Samtliga vårdtagare, vars räkenskaper granskats, får hjälp av personalen med hantering av sina privata medel. För övriga vårdtagares hantering, redogörs ej i denna rapport. För samtliga av vårdtagarna ombesörjer personalen hanteringen av vårdtagarnas fickpengar. Dock saknas en klar gräns vad gäller personalens, gode männens, samt vårdtagarens ansvar vid penninghanteringen. På tre av boendena har vårdtagaren eget bankkonto som den gode mannen och personalen ansvarar för. Bankomatkort är kopplat till kontona. Gode mannen överlämnar kontanter till den handledaren där vårdtagaren inte har ett bankkonto. Någon fullmakt för detta finns inte, men kvittens görs alltid vid mottagandet. Vid de andra boendena finns fullmakt med god man och/eller banken. Vid ett boende finns en hushållskassa för gemensam middag. Vid de övriga boendena ombesörjer personalen till största delen inköpen eller tillsammans med vårdtagarna. Varje vårdtagare betalar sin del kontant alternativt att inköpen görs på faktura. Det förekommer att handledarna ansvarar enbart för fickpengarna, men även att vårdtagarens fakturor betalas. På ett utav boendena förekommer det lån mellan vårdtagare och personal. 5

6 3.1.2 Synpunkter Ett av syftena med intern kontroll är att personalens hantering av enskildas medel kan ske på ett sådant sätt att inte oberättigade misstankar riktas mot dem. Revisionen anser därför att den pennigmängd som hanteras i omsorgsverksamheten i görligaste mån ska begränsas. Vidare att så få personer som möjligt ska ha tillgång till enskilda kassor. Ansvaret för att räkningar (hyra etc.) och större utgifter betalas bör ligga hos gode mannen. Personalen bör således inte ansvara för mer än fickpenningshanteringen. Handledaren bör alltid skriva under en fullmakt som gode mannen utfärdat, som bekräftar att han äger rätt att hantera vårdtagarens kontanta medel. Lån mellan vårdtagare, som ej själv kan ge uttryck för att de vill låna eller låna ut pengar, får ej ske. Då hushållskassa förekommer ska inbetalning till denna ske var fjortonde dag enligt kommunens riktlinjer. 3.2 Redovisning Iakttagelser Redovisning av vårdtagarens utgifter sker i kassabok. Tre utav handledarna använde inbunden kassabok. På det fjärde boendet erhåller handledaren ofyllda kopierade sidor ur kassabok av den gode mannen. Av de olika kassornas redovisning framgår datum för utgift eller inkomst, verifikatnummer, vad som avses, summa inköp/inkomst, samt saldo. I några kassaböcker framgår även vem som gjort inköpen. Vid några tillfällen görs ändringar i kassaböckerna genom att redan bokförda uppgifter skrivs över, eller att de stryks och ny rad införs. Då stickprov gjordes av en kassabok konstaterades en negativ differens. På samma boende förekom tippex i kassaboken för handkassan, samt att någon hade dokumenterat att ett belopp saknas. Vid kontroll av handkassa och hushållskassa på ett boende var det negativ respektive positiv differens i kassorna. De flesta av de granskade kvittona har numrerats. Dock saknar kvittona i för stor utsträckning signering. Kvittona finns förvarade i kronologisk ordning i särskilda pärmar. 6

7 Hur ofta god man tar del av räkenskaperna varierar från allt mellan regelbundet var till varannan månad till upp till ett år Synpunkter Redovisningen ska ske så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Formerna för redovisningen kan dock variera. Vid följande moment konstaterades en del brister vilka i tillämpliga delar bör åtgärdas: Redovisning av vårdtagarens privata medel ska ske i inbunden och paginerad kassabok. Av redovisningen ska framgå vad som köpts, till vilket belopp, vem som gjort inköpen (signatur), verifikationsnummer, datum, samt ingående och utgående saldo. Redovisningen ska vidare ske i kronologisk ordning årsvis. Varje inköp ska styrkas med ett kvitto om inget annat skriftligen överenskommits. Samtliga kvitton ska vara signerade med hela namnet. Det som redan bokförts får inte utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse anges när den har skett och vem som har företagit rättelsen. Tippex får aldrig användas. Nytillskott av privata medel bör skriftligen verifieras av anhörig/god man samt handledaren eller annan personal, om denne ej är i tjänst. Alternativt kan kvittens erhållas, men denna måste då sparas enligt gällande regler för privat medelshantering samt lagstiftning vad gäller räkenskapsinformation. Oreglerade underskott ska utredas och klarläggas så att vårdtagaren hålls skadelös. 3.3 Skriftlig överenskommelse och gode män Iakttagelser Samtliga handledare har skriftlig överenskommelse med god man eller anhörig om under vilka förutsättningar den privata medelshanteringen får ske. Enbart i ett av fallen fanns tvivel om det fanns skriftlig överenskommelse med god man eller med banken. Vid boendena finns det en handledare utsedd till respektive vårdtagare, som handhar dennes privata medel. Av de vårdtagare vars räkenskaper granskats, har samtliga gode män. 7

8 Vid större inköp görs detta i de flesta fall i samråd med god man. Någon särskild gräns för inköp finns dock ej uttalad. God mans roll är i huvudsak att föra över kontanter/lämna kontanter till respektive bankkonto/boende, samt kontrollera att räkenskaper förs på rätt sätt Synpunkter Fullmakt ska alltid utfärdas då personalen ansvarar för vårdtagarens privata medel. Den ska, enligt kommunens riktlinjer, vara underskriven av god man/förvaltaren samt handledaren och innehålla uppgifter om vem som får disponera medel på vårdtagarens bankkonto, samt eventuella begränsningar per uttag eller över tidsperiod. Uttag över dessa begränsningar ska alltid ske i samverkan med god man/anhörig. Fullmakten ska även innehålla uppgifter vad gäller fritidsaktiviteter, semesterresor, leasingbil och omsorgstagarens fickpengar. Överenskommelse bör också träffas rörande högsta behållning på kontot för löpande inkomster och utgifter. 3.4 Hantering av resor, fritidsaktiviteter och gåvor m.m Iakttagelser Kommunen betalar för personalens resekostnader för tre utav boendena. Vid ett utav dessa åker personalen gratis med färdtjänst. På det fjärde boendet ansöker man om fondpengar till personalens resor. När personalen äter pedagogiska måltider redovisas detta på särskild blankett till kommunen. Vårdtagaren får tillbaka den kostnad som erlagts för pedagogiska måltider. Vid måltid i samband med fritidsaktivitet betalar vårdtagaren på ett av boende för medföljaren, exempelvis att personal och vårdtagare går och äter på restaurang eller liknande. På de övriga boendena betalar kommunen personalens måltid genom handkassan Synpunkter Enligt kommunens riktlinjer ska handkassan bl.a. användas för personalkostnader i samband med fritidsaktiviteter. De anger även att när personalen deltar i fritids- och kulturella aktiviteter så bör den enskilde ansvara för sina egna kostnader, men inte ha kostnader för den eventuella följeslagare som behövs för att kunna genomföra aktiviteten. 8

9 Kommunen står för medföljande personals kostnader upp till kronor per år och boende. Undantag för detta gäller de personer som via handikappersättning har fått medel beviljade för följeslagares kostnader eller där överenskommelse har skett med god man/förvaltare. Det är av stor vikt att hanteringen av personalkostnader i samband med fritidsaktiviteter sker på samma sätt inom kommunen. 3.5 Revision av kassaböcker Iakttagelser Revidering av kassaböcker görs endast av handledaren och/eller gode mannen. Ingen på förvaltningen har gjort någon avstämning av kassaböckerna samt tillhörande kvitton. Handledarna efterfrågade någon form av kontroller ifrån förvaltningen Synpunkter Enligt kommunens riktlinjer har handledaren ansvar för att regler och riktlinjer rörande den enskildes ekonomi följs. En gång per månad ska handledaren kontrollera att kassan stämmer. I de fall kassan ej stämmer, ska detta snarast anmälas till föreståndare. Föreståndaren är ansvarig för att löpande revision ska ske minst en gång per år. Om god man/förvaltare finnes bör denne hålla sig informerad om den enskildes ekonomi och även deltaga i revisionen av kassan. Om föreståndare vid revision upptäcker att verifikationer och kassabok ej överensstämmer, ska detta rapporteras till verksamhetschefen för beslut om lämplig åtgärd. Verksamhetschefen ansvarar för att revision genom stickprovskontroll sker minst en gång per år. Idag sker revideringen på lite olika sätt, så fortsättningsvis bör kommunernas riktlinjer för revision följas. Förvaltningen bör hädanefter genomföra årliga stickprovskontroller i enlighet med antagna regler. Detta främst för att öka vårdtagarnas och personalens säkerhet. 9

10 3.6 Förvaring av kontanter samt hantering av räkenskapsinformation Iakttagelser Vårdtagarens kontanta medel och bankomatkort förvaras i låst skåp i lägenheten. Sedan varierar det vilken personal som har tillgång till fickpengarna. Då handledaren har semester eller är ledig av annan anledning lämnas ansvaret för vårdtagarens medel i första hand över till ordinarie personal. På ett av boendena är det en annan rutin. Handkassan förvaras på olika sätt. Förvaringen av kassaböcker, kvitton och annat räkenskapsmaterial förvaras även dessa på olika sätt. Sedan varierar det hur ofta god man tar över räkenskapsmaterialet, från regelbundet varje månad till över ett år. Det förekommer att förvaringen sker i ej låsta skåp Synpunkter Kontanta medel ska förvaras på ett ur säkerhets- samt servicesynpunkt betryggande sätt, dock med beaktande av vad som är praktiskt och ekonomiskt genomförbart. I detta avseende bör även hänsyn tas till vad som är lämpligt med avseende på beloppets storlek. Tillgången till kontanter bör även begränsas till ett fåtal personer. Räkenskapsinformation ska sparas i fem år. Om räkenskapsinformationt överlämnas till god man ska ansvarig enhetschef tillse att man har tillgång till räkenskapsmaterialet under en tioårsperiod. God man ska härvid skriftligen intyga att komplett redovisning mottagits för avsedd period samt att personalen, vid behov, kan få tillgång till det. Verifikaten är normalt vårdtagarens, vilket innebär att dessa kan överlämnas till god man årligen, under förutsättning att kopior sparas i fem år. Kopiorna utgör då räkenskapsinformation. Kassaböckerna hanteras som övrig räkenskapsinformation. 10