Denna rutin ingår som en del av omsorgsnämndens förfrågningsunderlag.

Transkript

1 1 (8) Omsorgsnämnden Rutin för förvaltning av privata medel mm för brukare i bostäder med särskild service för personer med utvecklingsstörning och/eller psykiska funktionshinder där Förvaltningskonto inte kan upprättas. Denna rutin ingår som en del av omsorgsnämndens förfrågningsunderlag. Rutinen och innefattar endast de brukare som inte har sk Förvaltningskonto. Rutinen tillskapas då aktuell bank låtit meddela att man inte ansluter nya brukare/kunder till systemet med sk Förvaltningskonton. Rutinens innehåll Del 1: Allmänna bestämmelser och riktlinjer gällande hanteringen av privata medel. Del 2: Praktisk hantering, säkerhet och uppföljning vid hantering av privata medel. Del 3: Hantering av gemensamma hushållskassor alternativt fakturering av matkostnad. Del 4: Bilagor att användas i arbetet med privata medel och hushållskassor. Definitioner av återkommande begrepp i texten: Brukare: Boende/omsorgstagare i bostad med särskild service Utförare: Kommunal eller privat utförare som bedriver verksamhet på uppdrag av omsorgsnämnden. Verksamhetschef: Den som operativt ansvarar för verksamheten. Privata medel: Pengar som ägs av enskild brukare men som till del, under vissa angivna omständigheter, kan hanteras/förvaltas av utförare. Rutinen ska vara väl känd av all personal som arbetar i bostäder med särskild service på uppdrag av omsorgsnämnden, dvs. både kommunala och privata utförare. Verksamhetschefen ansvarar för att rutinen är känd av personalen och är ytterst ansvarig för att den följs. Alla som har befogenhet att ansvara för brukares privata medel har också ansvar för att rutinen efterlevs. Rutinen syftar till att skapa: - trygghet för brukaren - trygghet för personalen - trygghet för Linköpings kommun samt resp. utförare C:\Users\casjan\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\Z6737IUX\Rutin privata medel för brukare där Förvaltningskonto inte går att upprätta.docx

2 2 Del 1, Allmänna bestämmelser och riktlinjer gällande hantering av privata medel 1. Allmänt ang. hanteringen av privata medel Utgångspunkten för hanteringen av privata medel ska vara brukarens behov. I första hand bör god man eller förvaltare hjälpa brukaren med hanteringen av privata medel om brukaren själv inte kan göra detta. Om brukaren inte vill eller uppfyller kriterierna för att kunna få en god man/förvaltare kan utföraren/personalen hjälpa brukaren under förutsättning att hanteringen sker enligt rutinen. Brukaren tecknar då själv samrådsavtal och ger utföraren/personalen fullmakt att förvalta upp till 5% av prisbasbeloppet i kontanter. En förutsättning för att detta skall vara möjligt är att brukaren förstår innebörden av samrådsavtalet. Om så inte är fallet åvilar det utföraren att motivera och vara behjälplig med ansökan om god man. 2. Ansökan om god man/förvaltare Ansökan om god man/förvaltare kan göras av den enskilde själv, hans eller hennes närmaste anhöriga eller överförmyndarnämnden. Ansökan görs till Tingsrätten. Socialtjänsten och sjukvården har i vissa fall en skyldighet att anmäla behov av ställföreträdare till överförmyndarnämnden. Vid anmälan är det överförmyndarnämnden som utreder om det finns tillräcklig grund för nämnden att ansöka om ställföreträdarskap hos tingsrätten för den person anmälan avser. Blanketter (anmälan till överförmyndarnämnden, ansökan om god man egen ansökan, ansökan om god man från anhörig) finns på kommunens hemsida (sökväg: stöd och omsorg God man och förvaltare). För att ha rätt till god man eller förvaltare krävs att huvudmannen har en sjukdom, psykisk funktionsnedsättning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande. En eller flera av dessa fyra grunder ska föreligga och det ska vara orsaken till att huvudmannen behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för person. En förordnad god man eller förvaltare ska alltid kunna visa upp ett registerutdrag från Överförmyndarenheten av vilket framgår att han/hon är förordnad som god man/förvaltare för en viss person och vilka delar godman/förvaltarskapet omfattar. Om det finns tveksamheter om uppdragets omfattning ger den gode mannen/förvaltaren rätt att agera enligt denna rutin ska Överförmyndarenheten kontaktas för klarläggande. 3. Överenskommelse om förvaltning av privata medel Gode män och förvaltare kan ibland ha svårigheter att bistå brukaren med exempelvis regelbundna utgifter för den dagliga livsföringen. Utföraren kan därför åta sig att förvalta en del av brukarnas privata medel. Överenskommelsen om detta ska då ske skriftligen i ett så kallat samrådsavtal.

3 3 Del 2, Praktisk hantering, säkerhet och uppföljning vid hantering av privata medel 4. Samrådsavtal Hantering av brukares privata medel får endast ske efter undertecknande av samrådsavtal. Hanteringen ska ske på ett sätt som främjar största möjliga delaktighet och självbestämmande för brukaren utifrån dennes förmåga. Vidare ska brukaren efter förmåga ges möjlighet att förstå innebörden i pengar och pengars värde samt vilka ekonomiska resurser han/hon förfogar över. Samrådsavtal ska upprättas mellan utföraren (verksamhetschef) och brukaren/god man/förvaltare när utföraren ska bistå brukaren i hanteringen av privata medel. Av samrådsavtalet ska framgå vad åtagandet omfattar och vilka individuella överenskommelser som görs. Utföraren ansvarar för vad som överenskommits i samrådsavtalet. Utföraren får inte åta sig större ansvar än vad denna rutin medger. Hanteringen av privata medel ska i största utsträckning ske på sådant sätt att hanteringen av kontanter minimeras. Regelbundna köp kan med fördel skötas av god man/förvaltare via autogiro eller fakturaförfarande utan att kommunens utförare åtar sig ansvaret för detta. Frågor som ska regleras i samrådsavtalet framgår av bilaga Hantering av fickpengar Även om brukaren inte klarar att ta hand om de pengar som behövs för alla löpande utgifter klarar han/hon ofta av att ha hand om en liten summa (fickpeng). Överenskommelse om summa samt former för överlämnande ska ingå i samrådsavtalet. Om brukaren kvitterar mottagandet av fickpengar från utföraren används bilaga 3. I annat fall används bilaga 4 där personal bekräftar att brukaren mottagit kontanta medel. Utföraren ansvarar inte för kontanter som lämnats till brukaren som fickpengar. 6. Särskilda köp Överenskommelse med god man/förvaltare om inköp som överstiger 1000 kr, så kallade särskilda köp, ska dokumenteras enligt vad som framgår av bilaga 5 om inte detta är bortskrivet i samrådsavtalet. 7. Kassaansvarig Verksamhetschef ansvarar för förvaltningen av brukarens privata medel i enlighet med samrådsavtalet. Verksamhetschefen kan dock uppdra åt annan personal att ta hand om bokföring och förvaring av omsorgstagarens kontanter. Den/de personer som ansvarar för bokföring och förvaring av kontanter benämns kassaansvariga. Oftast är kontaktmännen även kassaansvariga. Det åligger verksamhetschef att ansvara för att kassaansvariga utses.

4 4 8. Påfyllning och förvaring av kontanter God man/förvaltare lämnar det belopp som utförare ska förvaltas i kontanter till verksamhetschef eller den kassaansvarig. Oftast sker detta månadsvis. Överenskommelse om summa ska ingå i samrådsavtalet. Utföraren ska som mest förvalta ett månatligt tillskott som motsvarar 5% av prisbasbeloppet. (motsvarar kr/månad år 2015). Utöver detta belopp tillkommer avtal om ev. deltagande i gemensam hushållskassa. Kontanter, kontokort, kassabok och övriga värdehandlingar ska förvaras säkert i ett låsbart kassaskåp eller värdeskåp. Varje brukares kontanter ska förvaras åtskilt från andra brukares privata medel. För att förvaras åtskilt skall låst kassaskrin/motsvarande finnas i kassaskåp/värdeskåp. Nyckel till detta kassaskrin/motsvarande får endast respektive kassaansvarig ha tillgång till. Lokal rutin för nyckelhantering ska finnas. Om annan personal än den kassaansvarige behöver få tillgång till begränsade summor av brukarnas privata medel ska interna rutiner finnas som reglerar hur detta ska ske. 9. Löpande bokföring i kassabok Bokföring ska ske i kassabok för varje brukare. Allt som påverkar kassans storlek ska bokföras. Det ska klart framgå vems privata medel kassan avser och alla kassablad ska sid- och årsnumreras. Sidnumrering sker årsvis, en kassabok kan omfatta flera år. Kassaböckerna ska vara inbundna i A4-storlek. Utföraren ska svara för kostnaden för kassaböckerna. Varje tillskott/uttag bokförs i kassabok med: 1. datum 2. vad inkomsten/utgiften avser 3. verifikations nummer 4. belopp 5. kassabehållning 6. signatur Anteckningarna ska göras med bläck- eller kulspetspenna och varje transaktion ska ovillkorligen signeras av den som utfört transaktionen. Det som införs får inte utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse anges när det har skett och av vem som har gjort rättelsen. Varje nytt år börjar med verifikationsnummer 1. Alla kvitton nitas fast på A4-papper och numreras med verifikationsnummer. Separat pärm för varje brukares verifikationer skall finnas. Då kontanter från anhörig, god man/förvaltare eller annan tas emot för brukarens räkning ska detta verifieras genom att den person som tar emot pengarna skriver ut kvitto. (bilaga 7) Den som överlämnat kontanterna får originalet på kvittot och en kopia sparas som verifikation. Mottagna kontanter redovisas i kassabok.

5 5 Vid inköp ska det av kassakvittot framgå belopp, när och var inköpet skett samt vad inköpet avser. Om det inte framgår av kvittot vad som avses, begärs skrivet kvitto. Då kvitto ev. kommit bort, ska orsaken till detta anges skriftligt och styrkas av två personer. Samtidigt ska redovisning ske av motsvarande uppgifter som ska finnas på kvitto. (bilaga 8) Den personal som gjort inköp signerar varje transaktion. Signaturen innebär att personalen tagit ansvar för transaktionen och att saldobeloppet stämmer med kvarvarande kontanter alternativt behållning på konto. Kassaansvariga ansvarar för att löpande bokföring sköts. Vid inköp för brukarens räkning får endast bonuskort/motsvarande som tillhör brukaren användas. 10. Intern kontroll Kassaansvarig ska stämma av samt kontrollera kassaboken löpande men minst en gång i månaden. Saldokolumnerna i kassaboken stäms av mot vad som finns i kontanta medel i kassaskåpet resp. behållning på konto. Alla uttag, kvitton och saldon kontrolleras samt rimligheten i vad som köpts. Avstämningen dateras och signeras i kassabok. Om differenser uppkommer i kassabok, kvitton eller kontanta medel ska verksamhetschef kontaktas. Om oegentligheter eller stöld kan misstänkas ska detta polisanmälas av verksamhetschefen. Handläggning ska ske i enlighet med den av omsorgsnämnden antagna anmälningsrutinen. Verksamhetschef ansvarar för att internkontroll genomförs. Internkontrollen skall ske genom att annan vårdpersonal minst en gång per halvår växelvis kontrollerar hur kassaansvarig kollega genomfört sitt uppdrag. Kontrollen ska bl.a. innefatta kontroll av kassabehållning samt saldon i bokföringen. Minst en gång per halvår ska verksamhetschef granska verifikationer för att se att endast relevanta och troliga kostnader finns på verifikationerna. Dessutom ska verksamhetschefen göra en allmän översikt om verifikationer och kassaböcker sköts på ett tillfredsställande sätt. Notering med signering ska ske i kassabok när internkontroller genomförts. God man/förvaltare har alltid rätt att ta del av räkenskaper, få upplysningar samt kontrollera den del av brukarens ekonomi som hanteras av utföraren. Utföraren är skyldig att utan dröjsmål redovisa det god man/förvaltare efterfrågar. Om god man/ förvaltare önskar kontrollera kassabok och/eller verifikationer får detta ske på plats i boendet alternativt att kopior överlämnas till god man/förvaltare. 13. Extern revision/kontroll Varje utförare är skyldig att initiera att minst en årlig extern revision för samtliga kassor och all hantering av privata medel samt ev. hushållskassor inom verksamheten genomförs. Revisionen ska genomföras enligt god revisionssed av person/er som kan agera självständigt och inte är direkt lokalt organisatoriskt kopplad till respektive

6 6 verksamhet/utförare. Utföraren svarar för kostnader för revisionen. Den externa revisionen ska minst omfatta de punkter som anges i bilaga 9. Då verksamhetschef fått del av revisionsrapporter från den externa revisionen ska denne ansvara för att åtgärder omedelbart vidtas gällande de brister som eventuellt påtalats i rapporterna. När revision/kontroll genomförts vid genomförts vid samtliga verksamheter inom en verksamhetschefs ansvarsområde ska en samlad skriftlig rapport överlämnas till omsorgskontoret. I rapporten ska redovisas eventuella fel/brister som framkommit samt vilka åtgärder som vidtagits för att rätta till dessa. Rapport skall redovisas även i de fall inga fel/brister uppmärksammats. Omsorgskontoret ska årligen avlämna en samlad rapport till omsorgsnämnden angående inkomna redovisningar. 14. Arkivering mm. Allt räkenskapsmaterial för brukares räkning hos utförare ska arkiveras i 10 år enligt gällande regler. Med räkenskapsmaterial avses allt ekonomiskt underlagsmaterial såsom kassaböcker, kvitton, kontoutdrag och liknande. Vid byte av utförare för verksamhet överförs inte räkenskapsmaterial till den nya utföraren utan överlämnas till god man/förvaltare. Del. 3, Hantering av gemensamma hushållskassor alternativt fakturering av matkostnader Om alla eller vissa måltider i särskilda boenden enligt LSS tillagas och intas gemensamt finns två alternativa former för att hantera kostnader för detta: 1. Gemensam hushållskassa enligt denna rutin 2. Möjlighet att få matkostnad debiterad i efterskott enligt ersättningsnivå fastställd av omsorgsnämnden. Vilket av alternativen som ska tillämpas i respektive grupp av brukare (gruppbostad/motsvarande) måste överenskommas gemensamt mellan brukare/gode män/förvaltare och verksamhetschef. Det alternativ som väljs för respektive grupp måste tilllämpas för samtliga brukare som tillhör gruppen. 15. Avtal om gemensam hushållskassa I de fall gemensamt beslut tagits om att tillaga och inta måltider gemensamt samt ha gemensam hushållskassa kan utföraren åta sig att förvalta denna kassa. Skriftligt avtal ska då träffas mellan utföraren och de brukare (gode män/förvaltare) som har gemensam hushållskassa (bilaga 10). Om betalning till hushållskassa ska hanteras av utförare ska överenskommelsen även ingå i samrådsavtalet. Brukarna och deras gode män/förvaltare kommer överens om hur stora belopp som ska tillföras den gemensamma hushållskassan och vilka utgifter som ska betalas ur kassan. Brukarna (gode män/förvaltare) betalar den överenskomna summan till den gemensamma hushållskassan.

7 7 Alla som deltar i den gemensamma hushållskassan i respektive grupp ska komma överens om en gemensam standard/summa och betala lika stor summa till den gemensamma hushållskassan förutsatt att samma antal mål intas gemensamt. Om det finns generella skillnader i antalet intagna måltider regleras ersättningen till hushållskassan utifrån detta. Vid utebliven måltid/måltidsdag, exempelvis vid hemresa över helg, ska brukaren ersättas för utebliven måltid. Av samrådsavtalet och avtalet mellan brukarna om den gemensamma hushållskassan ska framgå när och hur ersättning ska ske. Om man kommer överens om kontantutbetalning bifogas underskrivet kvitto angående överlämnande av kontanter till kassaboken för gemensam hushållskassa. Alla inkomster och utgifter redovisas i en kassabok. Se regler i del 2 gällande löpande bokföring, internkontroll, externkontroll, arkivering mm. Motsvarande regler gäller även för gemensamma hushållskassor. Två personal skall utses som ansvariga för gemensam hushållskassa, varav en ska vara huvudansvarig. Revision/kontroll av hushållskassor ska ske enligt samma principer som gäller för privata medel (se ovan). Om differens i kassan uppstår kontaktas verksamhetschef. 16. Kompensation för personalens sociala måltider Utföraren ansvarar för att rutin för sociala måltider finns samt att hushållskassan ersätts för beräknade råvarukostnader för måltider som intagits av personal. Ersättningsnivån för detta fastställs årligen av omsorgsnämnden och kan betalas genom löneavdrag för berörd personal eller på annat sätt som utföraren bestämmer. 17. Debitering av matkostnader i efterskott (fakturering). Om brukare/gode män/förvaltare gemensamt så beslutar kan debitering av matkostnader ske i efterskott enligt en ersättningsnivå som årligen fastställs av omsorgsnämnden. Ersättningen fastställs som pris för heldygn samt priser för resp. måltidstyp. Utföraren ansvarar för att inrapportering sker enligt fastställda rutiner så att matkostnaden faktureras samtidigt med bl.a hyran. Om personal intar sociala måltider har utföraren rätt att debitera personal kostnaden för detta enligt samma nivå som gäller för verksamheter som har gemensam hushållskassa. Del 4, Bilagor att användas i arbetet med privata medel och hushållskassor 1. Samrådsavtal 2. Kvitto på mottagna fickpengar 3. Intyg av personal angående överlämnade fickpengar 4. Överenskommelse angående inköp som överstiger 1000 kronor 5. Exempel på bokföring

8 6. Kvitto på pengar som mottagits för brukares räkning 7. Underlag då kvitto saknas 8. Kontrollpunkter vid extern revision 9. Avtal om gemensam hushållskassa 8