Rutin för redovisning av dagskassor för enheter kopplade till TakeCare Hälso- och sjukvårdsförvaltningen

Transkript

1 RUTIN 1 (14) Senast uppdaterad -02 Rutin för redovisning av dagskassor för enheter kopplade till TakeCare

2 RUTIN 2 (14) Senast uppdaterad -02 Innehållsförteckning Inledning... Verksamheten... 4 Stängning av kassa... 4 Redovisande kassor:... 4 Övriga kassor... 5 Kontanter... 5 Betalkort... 5 Redovisningsrapporten... 5 Fakturor... 6 Betalning av fakturor... 7 Makulering och hantering av makuleringskvitton... 7 Arkivering... 8 Differenshantering... 8 Administrativ Service Vad skall kontrolleras Om rapporter TC-rapporten Kontanter Betalkort Redovisningsrapporter Fakturor Makuleringskvitton Differenshantering Avstämningsansvarige... 1 Bilaga Rutin för hantering av kortterminalslipar... 1

3 RUTIN (14) Senast uppdaterad -02 Inledning Följande dokument är en rutinbeskrivning för hur redovisning av kassor kopplade till TakeCare ska fungera. I rutinbeskrivningen avses med följande begrepp: Kassa Avser kassa i TakeCare-systemet TC-rapport - den rapport som genereras av TakeCare vid avslut/stängning av kassa. Heter i TakeCare Kassarapport, TakeCare-systemet. Redovisningsrapport den rapport som fylls i digitalt (i excel) vid avslutet. Redovisande kassor de enheter i verksamheten som hanterar kontant, kontokort, kreditbesök eller kreditbesök/annan betalare. Övriga kassor de enheter/kassor som inte hanterar kontant, kontokort, kreditbesök eller kreditbesök/annan betalare. Betalkortsavstämning/Dagsavslut Avstämningar/rapporter skickas till SF Administrativ Service, Visborg Gunnfjaun plan 2.

4 RUTIN 4 (14) Senast uppdaterad -02 Verksamheten Informationen riktar sig till de som använder kassan i TakeCare-systemet. Stängning av kassa Varje redovisande kassa (de enheter i verksamheten som hanterar kontant, kontokort, kreditbesök eller kreditbesök/annan betalare) stänger dagligen sin kassa, alternativt de dagar en transaktion är gjord. Övriga kassor stängs minst en gång i veckan, eller de dagar då faktura har registrerats. Viktigt att kassor stängs för att transaktioner skall gå över till ekonomisystemet, detta för att kunna identifiera och stämma av transaktioner i senare led. Stängning av kassan ska göras före eventuellt automatiskt avslut av betalkortsterminaler för att TC-rapport och dagsavslut betalkortsterminal skall överensstämma. Redovisande kassor: TC-rapporten skrivs ut i två (2) exemplar, TC-rapporterna ska skrivas under av den som gjort avstämningen. Vid eventuella avvikelser skall notering om anledning göras på TC-rapporten och ansvarig chef skall informeras. Läs vidare under rubrik Differenshantering. o Ett exemplar (originalet) skickas till Administrativ Service. o Ett exemplar sparas på enheten. o Eventuella makuleringskvitton (signerade och anledning till makulering påskriven) sänds tillsammans med TC-rapporten till Administrativ Service. Läs rubrik Makulering och hantering av makuleringskvitton. Redovisningsrapport (originalet) skrivs ut i ett exemplar, skriv under och skickas till Administrativ Service. Läs vidare under rubrik Redovisningsrapport o Eventuellt skickas två exemplar av fakturafliken ur redovisningsrapporten, om fakturor betalats under dagen, varav en signerad. Betalkortsavstämning/Dagsavslut (originalet) skickas till Administrativ Service. Läs vidare under rubrik Betalkort. o Betalkortsslipar sparas i förseglat kuvert hos verksamheten enligt särskilt rutin Bilaga 1 - Rutin för hantering av kortterminalsslipar Insättningskvitto sparas tillsammans med TC-rapporten på enheten. Undre delen av betalda fakturor sparas på enheten, minst en månad. Varje redovisande kassa (de enheter i verksamheten som hanterar kontant, kontokort, kreditbesök eller kreditbesök/annan betalare) stänger dagligen sin kassa, alternativt de dagar en transaktion är gjord.

5 RUTIN 5 (14) Senast uppdaterad -02 Övriga kassor TC-rapporten skrivs ut i ett (1) exemplar. TC-rapporterna ska skrivas under av den som gjort avstämningen. Vid eventuella avvikelser skall notering om anledning göras på TC-rapporten och ansvarig chef skall informeras. Eventuella makuleringskvitton (signerade och anledning till makulering påskriven) skall sparas tillsammans med TC-rapporten på enheten. Stänger kassan minst en gång i veckan, eller de dagar då faktura har registrerats. Kontanter Kontanterna stoppas i avsedd påse och lämnas i deponiskåp för insättning på bankkonto, med nödvändiga uppgifter enligt för detta gällande rutiner: Tänk på att använda rätt blankett för sedlar respektive mynt. På det bifogade insättningskvittot skall som referenstext anges namnet på redovisande kassa (ex CK VL) samt kassansdatum, d.v.s. informationen från rad och 4 i redovisningsrapporten. Vissa enheter på sjukhuset som hanterar kontanter endast undantagsvis lämnar pengarna i centralkassan. Centralkassan ansvarar för att pengarna lämnas och redovisas till Loomis. Enheten lämnar själv en redovisningsrapport på samma sätt som övriga enheter. Betalkort Avslut på betalkortsterminalen skall göras samtidigt som stängning av kassan för att transaktionerna skall överensstämma. Betalkortssliparna för dagen läggs i ett kuvert och förseglas enligt för detta särskild rutin Bilaga 1 - Rutin för hantering av kortterminalsslipar. Betalkortsavstämningen/Dagsavslut häftas fast i TC-rapporten. Redovisningsrapporten Varje redovisande kassa har en egen mall för redovisningsrapport som finns att hämta i gruppkatalogen. För de redovisande kassor som endast har betalkort lämnas samma uppgifter, förutom värdepåsens nummer och valörer på kontanter. Dessa enheters redovisningsrapport sparas i en särskild mapp digitalt. I redovisningsrapporten skall följande information lämnas:

6 RUTIN 6 (14) Senast uppdaterad -02 o Fyll i kassans datum i format ÅÅÅÅMMDD, Obs utan bindestreck! o Ange nummer på värdepåsen/-arna i vilken kontanterna har lämnats. o Uppge hur mycket kontanta medel som inkommit genom att ange antal av respektive valör, samt klumpsumman för kortbetalningar under flik 1 kontantredovisning. (Om betalning av faktura gjorts i redovisande kassan under dagen skall beloppet ingå.) o Under flik 2 avstämning anges uppgifter enligt TC-rapporten om hur mycket som inkommit i kontanta medel respektive betalningar via kort för varje enskild redovisande kassa. Beloppen SKALL vara samma som i TC-rapporten, stäm av uppgifterna som finns under rubriken kontantbesök. Om eventuell betalning av faktura gjorts under dagen skall beloppet inte ingå här, uppgiften hämtas automatiskt från flik. o Om det förekommit att en faktura blivit betald i redovisande kassa anges detta under flik alt 4, TakeCare respektive Opus. Läs mer under rubriken Fakturor. När poster finns, skriv ut två (2) exemplar av TakeCare fliken och ett exemplar gällande Opus, ett exemplar skall vara signerat. Underlagen bifogas till redovisningsrapporten. o Om eventuella differenser förekommer anges detta belopp under flik 1 kontantredovisning, samt om differensen är + eller -. (Om det varit 100 kr för mycket i kassan sätts -100 och vice versa). Läs mer under rubriken Differenshantering. o Om någon annan typ av försäljning gjorts under dagen anges det under flik 1 kontantredovisning på raden försäljning. o Längst ner på första fliken lämnas uppgift om vem som gjort den aktuella rapporten. Detta underlättar vid eventuella frågor. o Stäm av kontrollsumman på rad 27, den skall vara 0 när allt är ifyllt och inga differenser finns. o Första sidan skrivs ut i ett (1) exemplar. Redovisningsrapporten signeras av den som utfört avstämningen och skickas i original till Administrativ Service. Redovisningsrapporten sparas även digitalt. Var noga med att skriv dit datum framför redovisande kassa namn, tex KassaRedCKVL (observera att det är utan bindetecken). Rapporterna sparas på global katalogen i mappen lämnade redovisningar. För de enheter som endast har betalkort, så sparas rapporten i mappen lämnade redovisningar _betalkort. Fakturor Alla redovisande kassor kan ta emot betalning för fakturor utställda av Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Om någon gör en inbetalning av utställd faktura skall denna transaktion inte registreras i kassan. Detta eftersom registreringen gjordes då besöket ägde rum. Observera också vikten av att verkligen särskilja TakeCare-fakturor och eventuella OPUS-fakturor. Pengarna redovisas och hanteras i övrigt tillsammans med de övriga pengarna.

7 RUTIN 7 (14) Senast uppdaterad -02 Betalning av fakturor o Den övre delen av fakturan återges till patienten med notering om att fakturan är betald. Den nedre delen av fakturan, det vill säga den med OCR nummer sparas av den redovisande kassan i en månad och kan därefter kasseras. o Uppgifter lämnas under flik alt 4, TakeCare respektive Opus. För att det skall vara möjligt att identifiera vilken faktura betalningen avser är det viktigt att OCR nummer och aktuellt belopp tydligt framgår. Kontrollera att rätt OCR nummer angivits, det står då OK i kolumnen efter OCR numret. Ange också vilken redovisande kassa som använts, exempelvis kassa 1. (Den totala summan skall genereras automatiskt och förs vidare till flik 2 avstämning samt till sammanställningen under flik 1 kontantredovisning.) Om uppgifterna är rätt ifyllda står det OK i raden för totalt mottaget idag på rad. o Betalningen av fakturan registreras INTE i kassan, eftersom registrering utfördes då besöket ägde rum. Pengarna redovisas och hanteras i övrigt tillsammans med övriga pengar. o Patienten skall betala hela beloppet som framgår av fakturan. Det går inte att exempelvis ta bort expeditionsavgiften då de kommer till vårdcentralen för att betalar. Anledningen till expeditionsavgift är att Region Gotland tar en risk att inte få in pengarna, d.v.s. en så kallad "kreditrisk". Expeditionsavgiften har också till syfte att hjälpa till att täcka de fakturor som eventuellt inte blir betalda, samt att täcka de administrativa omkostnaderna som Region Gotland har i samband med fakturor. Makulering och hantering av makuleringskvitton Om en registrering av någon anledning har blivit felaktig, skall registreringen makuleras. Det kan hända ifall patient redan har högkostnadskort. Makuleringen av registrering görs i TakeCare och av den redovisande kassan där registreringen utställdes. o Makuleringskvitton skall signeras och anledning till makulering skall noteras på kvittot. o Om besök, betalning och makulering äger rum samma dag: Den redovisande kassan kan återbetala till patient direkt. För att få det rätt i den ekonomiska redovisningen och för att möjliggöra avstämningen utav transaktionskonton, är det viktigt att eventuell återbetalning äger rum på samma sätt som betalningen. Kontant betalning, återbetala till

8 RUTIN 8 (14) Senast uppdaterad -02 patient kontant. Betalning med kort, återbetala till patient genom betalkortet. Patient skall underteckna kvittot vid eventuell återbetalning. o Redovisande kassor ska skicka makuleringskvittot till Administrativ Service tillsammans med TC-rapporten. De makuleringskvitton som är åtgärdade på enheten (t.ex. omregistreringar p.g.a. frikort eller felregistreringar) häftas fast på TC-rapporten. Makuleringskvitton för fakturor där Administrativ Service ännu skall makulera fakturan i ekonomisystemet sätts fast med gem alternativ skickas med löst tillsammans med TC-rapporten. Övriga kassor ska spara makuleringskvittot tillsammans med TCrapporten på enheten. För de Makuleringskvitton för fakturor där Administrativ Service ännu skall makulera fakturan i ekonomisystemet skickas en kopia av makuleringskvittot till Administrativ service tillsammans med en kopia av TC-rapporten. Arkivering De redovisande kassorna skickar in originalhandlingar till Administrativ Service. Originalhandlingar arkiveras och gallras enligt gällande gallringsplan. De TC-rapporter, redovisningsrapporter och insättningskvitton som de redovisande kassorna har, rekommenderar vi att de sparas i 2 år. Sparas material i 2 år finns det alltid kvar i samband med bokslut och eventuell revision. Undantag är undre delen av en faktura vilken kan kasseras efter en månad och betalkortssliparna som ska sparas i 18 månader. Övriga kassor sparar sina originalhandlingar i 2 år på enheten. Differenshantering Trots noggrannhet kan det ibland uppstå differenser i redovisande kassa som måste hanteras. För allas inblandning är det lämpligt att alltid informera ansvarig chef. Det finns tre typer av differenser: 1. Differens som upptäcks vid dagsavstämningen. Denna differens redovisas av redovisande kassa samma dag som differensen uppkommit på en särskild rad i redovisningsrapporten. I redovisningsrapporten lämnas också en kort beskrivning av orsaken till differensen. Det åligger redovisande kassa att omgående göra en kontroll/utredning om anledningen till differensen. När differensen klarats upp redovisas den i redovisningsrapporten med omvänt tecken. 2. Differenser som kvarstår trots kontroll/utredning och som redovisande kassa inte kunnat finna anledningen till. Denna differens bokförs i samband med den månatliga avstämningen. Avstämningen utförs av Administrativ Service och den som är balanskontoansvarig. Meddelande sänds till ansvarig chef som bekräftar mottagandet av uppgiften (via mail). Bekräftelsen sparas tillsammans med övrig avstämningsdokumentation.

9 RUTIN 9 (14) Senast uppdaterad -02. Den tredje är misstämning mot Loomis insättningen. Loomis jämför uppgifterna som uppgetts på insättningskvittot med summan som finns i påsen. Om det är misstämning meddelar Loomis detta till Administrativ Service. Administrativ Service kontrollerar om misstämningen och kontaktar berörd redovisande kassa. Meddelande skickas till den som är avstämningsansvarig samt ansvarig chef för ställningstagande av eventuella redovisningsmässiga åtgärder.

10 RUTIN 10 (14) Senast uppdaterad -02 Administrativ Service Informationen riktar sig till Administrativ Service. Vad skall kontrolleras De redovisande kassorna sänder dagligen in TC-rapporten, redovisningsrapporten, eventuell lista på betalda fakturor, betalkortsavstämning och eventuella makuleringskvitton. Administrativ Service kontrollera: o Att antalet rapporter stämmer gentemot det som redovisas i STG rapporter, d.v.s. rapporten som sparats i den globala mappen. o Att samtliga rapporter är signerade o Att beloppen i redovisningsrapporten överensstämmer med: TC-rapporten, kontanter och betalkort dagsavslutet gällande betalkortterminalen o Avstämning av eventuellt betalda fakturor, läs vidare under rubriken Fakturor o Avstämning av eventuella makuleringar och makuleringskvitton, läs vidare under rubriken Makuleringar Om rapporter TC-rapporten Rapport som generas i TakeCare av varje redovisande kassa vid avslut/stängning av kassa. o En signerad TC-rapport skall finnas inlämnad från varje redovisande kassa som haft transaktioner. o Skall innehålla uppgifter om inkomna medel. Uppgifterna skall överensstämma gentemot redovisningsrapporten och betalkortsterminalens dagsavslut. o Antalet inlämnade rapporter kontrolleras mot STG rapporter. Om någon rapport saknas kontaktas aktuell enhet. Om post finns på STG listan för enhet som inte skall lämna rapport kontaktas avstämningsansvarige, för vidare utredning. o Om någon TC-rapport saknas eller är felaktig, återkopplas detta till redovisande kassa/ansvarig för åtgärd. o TC-rapporterna sparas enligt gällande gallringsplan. Kontanter o När dagskassan lämnats för insättning på bankkontot bokförs beloppet av internbanken enligt de bokföringsuppgifter som står i redovisningsrapporten

11 RUTIN 11 (14) Senast uppdaterad -02 Betalkort o Efter månadsbyt bokför internbanken betalkortstransaktionerna enligt inkommen uppgift från banken. Redovisningsrapporter Rutinen skiljer sig åt för de redovisande kassor som hanterar kontanter och betalkort respektive de som endast hanterar betalkort. För enheter som endast hanterar betalkort skall ingen bokföring göras, detta sker automatiskt. Övriga kontroller görs på samma sätt för alla redovisande kassor. o En redovisningsrapport skall finnas inlämnad för varje redovisande kassa som haft transaktioner. Kontrollera att signatur finns, att antalet stämmer och att rapporterna överensstämmer med varandra. Om betalning av fakturor mottagits skall 2 exemplar, varav ett signerat finnas bifogat. o Redovisningsrapporterna sparas enligt gällande gallringsplan. o Redovisningsrapporten sparas också digitalt. Kontroll av de digitala rapporterna görs minst 2 ggr/vecka, med fördel i samband med bokföring. Granska att kontrollsumman är 0 och att uppgifterna ser ok ut (exempelvis att det är rätt enhet, datumformat o.s.v). Kontrollera också eventuella uppgifter om betalningar mottagits för fakturor. Läs vidare under rubriken Fakturor. o Om eventuella felaktigheter påträffas återkopplas dessa, till den som gjort redovisningsrapporten för åtgärd. En ny rapport, som ersätter den felaktiga, skall då lämnas, skrivas ut, signeras och skickas in av vederbörande. o Bokföring av redovisningsuppgifterna görs minst 2 ggr/vecka. o Uppgifterna hämtas från de lämnade rapporterna i global katalogen (exportflikarna), kopieras till en BFO-fil och bokförs i ekonomisystemet. Den som gör bokföringen attesterar själv BFO:n (inga nya uppgifter tillförs och uppgifterna är redan signerade i den fysiska rapporten). o BFO:n sparas i global katalogen under kassaredovisning\redovisningar\bokforder. o De rapporter som har bokförts flyttas över från mappen lämnade redovisningar_ange datum till mappen Bokförda rapporter XXX Fakturor o Om någon redovisande kassa under dagen har mottagit betalning för en faktura skall detta finnas specificerat i redovisningsrapporten. Avstämning skall då göras mot fakturorna i RoR. o Listan sparas i förekommande fall tillsammans med redovisningsrapporten.

12 RUTIN 12 (14) Senast uppdaterad -02 Makuleringskvitton o Om makulering gjorts under dagen skall makuleringskvitton sändas in från redovisande kassa. På makuleringskvittot skall det tydligt framgå vem som gjort makuleringen, anledningen till makuleringen och ifall den eventuellt är åtgärdad av redovisande kassa. o Makuleringskvitton skall sparas tillsammans med de övriga rapporterna. Differenshantering Trots noggrannhet kan det ibland uppstå differenser i redovisande kassa som måste hanteras. Det finns tre typer av differenser: 1. Differens som upptäcks vid dagsavstämningen- denna differens redovisas av verksamheten samma dag som differensen uppkommit på en särskild rad i redovisningsrapporten. I rapporten lämnas också en kort beskrivning av orsaken till differensen. Det åligger verksamheten att omgående göra en kontroll/utredning om anledningen till differensen. När differensen klarats upp redovisas den i redovisningsrapporten med omvänt tecken. Uppgiften från redovisningsrapporten bokförs av Administrativ Service tillsammans med övriga uppgifter enligt vad verksamheten uppgett (konto och 1916/1917 samt aktivitet 710). 2. Differenser som kvarstår trots kontroll/utredning och som verksamheten inte kunnat finna anledningen till- dessa bokförs i samband med den månatliga avstämningen om av den som gör avstämningen av balanskontona (till konto ). Meddelande sänds till verksamhetsansvarig chef som bekräftar mottagandet av uppgiften. Bekräftelsen sparas tillsammans med övrig avstämningsdokumentation.. Den tredje differenstypen är misstämning mot Loomis insättningen- Loomis jämför uppgifterna som uppgetts på insättningskvittot med den summa som ligger i påsen. Om misstämning föreligger meddelar Loomis Administrativ Service. Administrativ Service kontrollerar om misstämningen har någon redovisningsmässig påverkan exempel ibland kan det tex gälla ett skrivfel som inte har någon sådan redovisningsmässig påverkan. Om misstämningen har redovisningsmässig påverkan kontaktar Administrativ Service berörd verksamhet. Utkomsten av kontakten meddelas till den som är avstämningsansvarig för ställningstagande.

13 RUTIN 1 (14) Senast uppdaterad -02 Avstämningsansvarige Kassahanteringen är kopplade till tre balanskonton: Avstämning intäkter TC Betalkortsterminal HSF 1917-Kontantkassor HSF Dessa konton skall stämmas av månatligen och avstämningen skall dokumenteras i en specifikation. Differenser som inte kunnat förklaras under månaden skall bokföras om till konto Ett meddelande sänds till berörd verksamhetschef som skall bekräfta mottagandet av uppgifterna. Av meddelandet skall det framgå datum, summa och en kort beskrivning av differensen. Verksamhetschefens bekräftelse på mottagna uppgifter sparas tillsamman med avstämningsspecifikationen. Om misstämning som föranleder redovisningsmässig åtgärd förekommit vid insättning till Loomis kontaktar Administrativ Service verksamheten. Administrativ Service meddelat utkomsten av kontakten till avstämningsansvarige som gör bedömning av eventuell vidare åtgärd i samband med månadsavstämningen. Om poster finns med på STG listan för enheter som normalt inte skall lämna rapport meddelar Administrativ Service avstämningsansvarig för vidare utredning/kontakt.

14 Bilaga 1 Rutin för hantering av kortterminalslipar Sliparna som hanteras av verksamheten är sekretessbelagd information och ska hanteras enligt nedanstående rutin. Alla slipar som hanteras under dagen ska finnas på sådan plats så att personalen kan ha dem under uppsikt. Efter dagsavslut ska dagens slipar läggas i ett C6-kuvert. Kuvertet ska markeras med dagens datum, signeras och tejpas igen med särskild säkerhetstejp som beställs hos Varuförsörjningen (artikelnummer 5758). Det finns även en hållare till tejpen (artikelnummer 5792). Kuverten ska förvaras på säker plats och inventeras med jämna mellanrum, förslagsvis en gång per månad. Inventeringen ska utföras av tredje person, d.v.s. inte den som har ansvar för den dagliga hanteringen av sliparna. Kuverten ska förvaras 18 månader och sedan destrueras. De får inte slängas i vanlig sophantering. Om ett kuvert behöver öppnas (t ex vid fel hos bank eller dylikt) ska orsaken dokumenteras på kuvertet och signeras av den som öppnar samt av verksamhetsansvarig. Efter kontroll tejpas kuvertet återigen med säkerhetstejp. Om något kuvert upptäcks ha varit utsatt för åverkan eller försvunnit vid inventering ska detta polisanmälas. Kopia på polisanmälan ska sedan förvaras tillsammans med övriga kuvert. Förutom denna rutin bör utrustning och anslutningar kontrolleras varje dag för att upptäcka eventuell åverkan som kan indikera försök till bedrägeri. Upprättad 2010, uppdaterad 201