Vid uppstart ställs ett e-dagsavslut in utifrån vad som säljs och hur pengarna kommer in. Inställningarna anpassas till den aktuella verksamheten.

Transkript

1 E-dagsavslut Med hjälp av e-dagsavslut går det att bokföra dagskassor på ett enkelt och säkert sätt. När inställningarna är gjorda i e-bokföringen fylls siffrorna för dagens försäljning i under respektive fält på e-dagsavslutet utifrån den dagsrapport som hämtats från kassaterminalen. Ett färdigt dagsavslut skapas och dagskassan bokförs. Genom att använda e-bokföring och e-dagsavslut tillsammans behöver aldrig information föras över mellan olika program. Den information som fylls i e-dagsavslutet tillförs bokföringen automatiskt. Vid uppstart ställs ett e-dagsavslut in utifrån vad som säljs och hur pengarna kommer in. Inställningarna anpassas till den aktuella verksamheten. I exemplet som följer skapas ett e-dagsavslut för en restaurang. Förberda kontoplan Det första som bör ses över är vilka konton som används för att bokföra dagskassan. Kontoplanen behöver bland annat innehålla ett avräkningskonto för inlösen av kontokort, ett konto för kontantförsäljning, ett försäljningskonto samt ett kostnadskonto som kan användas för att bokföra uttag från kassan, exempelvis konto 5460 Förbrukningsmaterial. Finns endast en kortinlösare behövs endast ett avräkningskonto för kortinbetalningar, exempelvis konto 1580 Fordringar kontokort/kuponger. Finns det flera kortinlösare, exempelvis American Express eller Diners, kan ett avräkningskonto för var och en av dessa användas. Lämpliga kontonummer för American Express och Diners är 1582 och I detta exempel skapas ett e-dagsavslut för en restaurang. Flera försäljningskonton med olika momssatser läggs upp i kontoplanen. Exempel på konton som kommer att användas är Försäljning mat & dryck samt Catering. e-bokföring Instruktion 1

2 Kontokopplingar Ett e-dagsavslutet upprättas per automatisk utifrån de inställningar som är gjorda. För att göra inställningar för e-dagsavslut gå till Årsinställningar - Kontokopplingar och välj fliken e- dagsavslut. Skapa den första kopplingen genom att klicka på knappen Ny koppling (1). Fyll i de uppgifter som är relevanta för kontot. För ett konto som ska användas i ett e-dagsavslut kan följande anges: 2. Konto: det kontonummer som ska vara synligt i konteringsbilden för e-dagsavslutet. 3. Debet/Kredit: hur summan på kontot ska konteras. 4. Beskrivning: om inget anges visas kontots benämning. Ska det stå något annat på e- dagsavslutet fylls det i här. 5. Specialtyp: anges endast för Kassa, Uttag kassa och Differens kassa. Övriga konton läggs upp utan specialtyp. 6. Sorteringsordning: anger i vilken ordning kontona kommer att visas i e-dagsavslutet. Sorteringsordningen kan börja med 1 både på debet- och kreditsidan. e-bokföring Instruktion 2

3 Kontokopplingar behöver skapas för alla de konton som ska kunna användas i e-dagsavslutet. I detta exempel kopplas konton för Kassa, Fordringar kontokort/kuponger, American Express, Rikskuponger och Inlösen Presentkort på debetsidan. På Kreditsidan kopplas konton för Försäljning vin & sprit, Försäljning mat & dryck, Catering, Försäljning, Take Away samt Försäljning Presentkort. Även konto 5460 Förbrukningsmaterial med beskrivningen Uttag kassa och specialtypen UT har kopplats. Kontot kommer att användas vid bokföring av uttag från kassan för kontanta inköp. e-bokföring Instruktion 3

4 Bokför ett e-dagsavslut Vid slutet av dagen tas en dagsrapport ut från kassaterminalen. Utifrån dagsrapporten fylls formuläret för e-dagsavslut i. För att fylla i e-dagsavslutet, gå till Konteringar - e-dagsavslut. 1. Välj verifikationsnummerserie och datum. Nästa verifikationsnummer visas inom parentes efter serien. Tryck på Tab för att gå vidare. 2. Komplettera eventuellt textrutan för e-dagsavslutet med terminalnummer eller liknande. 3. Fyll i beloppen för betalningsmedel enligt rapporten från kassaterminalen. Betalningsmedlen är sorterade i den ordning som angavs under kontokopplingar. 4. Fyll i beloppen för försäljning enligt rapporten från kassaterminalen. Försäljningskontona är sorterade i den ordning som angavs under kontokopplingar. 5. Fyll i belopp för eventuella kontantuttag från kassan. För att kunna fylla i kontantuttag från kassan krävs att det finns en kontokoppling med specialtyp Uttag Kassa. Flera bokföringskonton för uttag ur kassan kan läggas till under Komplettera. e-bokföring Instruktion 4

5 6. Här visas summan före den insättning som görs på banken. 7. När e-dagsavslutet är ifyllt ska det skrivas ut innan det sparas. Obs! När e-dagsavslutet är sparat kan det inte återskapas för utskrift. Resultatet blir ett dagsavslut som är ifyllt och klart. Skriv ut dagsavslutet, sätt fast eventuella kvitton, och bifoga till underlagen för verksamhetens bokföring. e-bokföring Instruktion 5

6 e-bokföring Instruktion 6

7 8. Information som saknas på e-dagsavslutet kan läggas till med hjälp av knappen Komplettera. Komplettering av e-dagsavslutet kan exempelvis bli aktuellt vid kontantuttag från kassan. Anledningen är att det under Årsinställningar Kontokopplingar endast går att koppla ett bokföringskonto till specialtypen Uttag Kassa. Det medför att det vanligast förekommande kontot vid uttag från kassan bör anges under Kontokopplingar, exempelvis 5460 Förbrukningsmaterial. Avser uttaget inte enbart inköp av förbrukningsmaterial kan omföring göras från konto 5460 till ett annat kostnadskonto. För att göra omföringen, klicka på Komplettera och gör ändringen i manuell kontering. Obs! Efter att e-dagsavslutet är kompletterat kan det inte återskapas för utskrift. Inom den röda fyrkanten ovan har 150 kronor omfördelats från Konto 5460 Förbrukningsmaterial till konto 6110 Kontorsmaterial. Tryck enter för att autofördela momsen på de ändrade beloppen. Klicka på Spara när kompletteringen är klar och verifikationen balanserar. e-bokföring Instruktion 7

8 9. Klicka på Spara direkt om ingen komplettering behöver göras. När e-dagsavslutet sparas skapas en korrekt verifikation för dagens försäljning. e-bokföring Instruktion 8

9 Inbetalning från kortinlösare Betalningar med kontokort som är godkända för kortinlösaren sätts vanligtvis in på bankkontot redan nästa dag. När en inbetalning från kortinlösaren har skett på bankkontot syns det som en Bankkontohändelse under Konteringar - Autokontering. Inbetalningen bokförs mot konto 1580 Fordringar kontokort/kuponger alternativt konto 1583 American Express beroende på vilken kortinlösare som avses. När verifikationerna har godkänts och sparats återfinns de under Rapporter Ver.lista. e-bokföring Instruktion 9