Årsskiftesrutiner. Innehåll. Avsluta sista månaden på räkenskapsåret

Transkript

1 Årsskiftesrutiner Flertalet byter räkenskapsår i samband med nytt kalenderår. Men checklistan gäller även för dig som bryter räkenskapsåret vid annan tidpunkt på året. Man följer samma rutiner. Det är flera olika arbetsmoment du behöver gå igenom i samband med ett årsskifte. Checklistan är ett stöd för dig som ska genomföra ett årsskifte så smidigt och tryggt som möjligt. Önskar du mer information kring något i checklistan så finns mer information på kundtorget antingen i checklistan för månadsskifte eller genom att söka i Frågor & svar. Om det är någon punkt som inte är relevant för ditt företag kan du hoppa över den och gå vidare till nästa punkt. Innehåll Avsluta sista månaden på räkenskapsåret... 1 Period 13 -> Bokslutsmånad... 2 Exportera SIE-fil... 2 Skapa ett nytt räkenskapsår i Scrollan... 3 Överföring av UB till IB... 3 Eventuella korrigeringar av kontoplan och automat-konteringar... 4 Automat-konteringar... 4 Avstämningar... 4 Kundfordringar... 4 ROT-fordran kund... 4 ROT-fordran Skatteverket... 5 Leverantörsskulder... 5 Arbeta i olika räkenskapsår... 5 Lägg upp årets budget... 6 Stäm av periodiseringar- Periodiska verifikationer... 6 Ändra löpnummer-/verifikationsserier... 7 Avsluta registreringen på det gamla året... 7 Avsluta sista månaden på räkenskapsåret Den sista månaden på räkenskapsåret avslutar du på samma sätt som vilken månad som helst på året. När du har bokfört klart allt för månaden väljer du att Avsluta räkenskapsperioden inne i bokföringen. 1. Markera Bokför omföring av moms enligt nedan, se bild. 2. Klicka på F8 Avsluta perioden. 1

2 Period 13 -> Bokslutsmånad När du av avslutat den sista perioden på räkenskapsåret kommer du in i en 13:e period som vi kallar Bokslutsmånad. Här fortsätter du att registrera bokslutstransaktioner du fått av revisorn. Det står med röd text att Bokslut pågår Exportera SIE-fil Ska du ta hjälp av din revisor exporterar du en SIE -fil i Scrollan. Gå in under menyn Program Bokföring Export/Import Välj Räkenskapsår och tryck F8 Export. Du får upp ett nytt fönster där du väljer vart du vill spara filen. SIE-filen skickar du sen till din revisor genom att bifoga den i ett mail. 2

3 Skapa ett nytt räkenskapsår i Scrollan Gå in under Program Bokföring - Registrera verifikationer - menyn Program - Byt räkenskapsår - Tryck F2 Ny. Följ anvisningarna i Scrollan s guide tills du slutligen verkställer. Överföring av UB till IB Ingående balans kan registreras manuellt eller föras över automatiskt. Så fort du har avslutat sista månaden och skapat momsomföringen ska du uppdatera (eller registrera manuellt) de ingående balanserna på nya räkenskapsåret. För att lägga in ingående balans behöver inte bokslutet vara klart för föregående år. Man kan alltid gå in och korrigera IB - värdena i det nya räkenskapsåret manuellt. Så snart bokslutet är klart ska slutgiltiga överföringen av utgående balanser göras till ingående balanser i det nya räkenskapsåret om så önskas. I ingående balans är det endast balanskonton som berörs. För att uppdatera IB automatiskt. Gå in under Program - Uppdatera ingående balanser Observera att du kan uppdatera ingående balanser hur många gånger som helst till dess att du godkänt bokslutet. 3

4 Eventuella korrigeringar av kontoplan och automat-konteringar Automat-konteringar Använder du automat-konteringar för ombokning av till exempel sociala avgifter behöver du eventuellt ändra procentsatser om de har ändrats vid årsskiftet. Kontoplanen I kontoplanen kan du också lägga till nya konton. Till exempel brukar ett nytt konto för periodiseringsfond tillkomma för varje nytt kalenderår. Gå till Register Firma Kontoplan klicka på F2 Ny skriv in kontonummer klicka på Enter/Utför ange namn gör övriga inställningar/val som ska gälla för detta konto klicka på F6 Spara Avstämningar Innan du går in och registrerar i ett nytt räkenskapsår är det lämpligt att gå igenom reskontrorna. Stäm av dem mot bokföringen och boka bort eventuella gamla fakturor ur systemet. Kundfordringar Gå in under Program Kundreskontra Rapporter Kundfordringar Beräkna kundfordringar per den sista i den månad du ska avsluta och tryck på F9 Beräkna kundfordringar. I kolumnen Restsumma har du summering för Kundfordringar. ROT-fordran kund Summering för ROT-avdrag fordran kund i kolumnen ROT-avdrag. Beloppen stämmer du av mot utgående saldo för respektive konto antingen via huvudboken och/eller balansräkningen för perioden. 4

5 ROT-fordran Skatteverket Gå in under Program Kundreskontra - ROT-avdrag - ROT-fordran SKV 1. Ange t o m datum 2. Klicka på F4 Beräkna fordran hos SKV Summeringen i kolumnen Restsumma ROT-fordran SKV stämmer du av mot kontot 1514 i huvudboken. Leverantörsskulder Gå in under Program Leverantörsreskontra Rapporter - Leverantörsskuld Beräkna leverantörsskulder per den sista i den månad du ska avsluta och tryck på F9 Beräkna leverantörsskulder. Beloppet stämmer du av mot utgående saldo för kontot Leverantörsskulder(2440). Arbeta i olika räkenskapsår Du kan jobba i flera räkenskapsår samtidigt. Så även om du registrerar ett nytt räkenskapsår, så kan du fortsätta att jobba i det gamla året. När du ska skifta mellan olika räkenskapsår: 1. Gå till Program Bokföring - Registrera verifikationer Program - Byt räkenskapsår 2. Markera räkenskapsåret klicka på Enter/Utför 5

6 Lägg upp årets budget Om du vill lägga upp en budget så gör du det i kontoplanen på respektive konto. Du kan välja mellan 4 olika Beräkningstyper, se bild. Gå till Program Bokföring Kontoplan markera konto klicka på F3 Ändra fliken Budget 1. Ange beräkningstyp 2. Ange summa 3. Klicka på F8 Utför beräkning av budget Stäm av periodiseringar- Periodiska verifikationer Periodiseringarna fortlöper så länge du inte ändrar i dina upplagda Periodiska verifikationer. Jämför gärna kontoutdrag på de konton som berörs. Har alla periodiseringar blivit utförda under föregående år? Gå in på Program Bokföring Registrera verifikationer Program Periodiska verifikationer 6

7 Ändra löpnummer-/verifikationsserier Du behöver inte ställa om några nummerserier utan du kan låta dessa löpa på under det nya året. Men vill du ändra finns möjligheten att göra detta. Om du i nytt räkenskapsår vill börja om på 1 så ger vi som förslag att lägga årtalet innan det löpande numret, t ex Observera att du inte kan använda löpnummer som redan finns upptagna i reskontran. Gå till Register Firma - Namn & adress - fliken Verifikationsserier Ändra till önskat nummer fältet du vill ändra följt av F6 Spara. Avsluta registreringen på det gamla året När bokslutsarbetet för det gamla året är klart kan du stänga (låsa) räkenskapsåret definitivt. Du avslutar du den 13:e perioden(och låser) på samma tillvägagångssätt som alla andra månader på året. Gå till Program - Avsluta Räkenskapsperiod klicka på F8 Avsluta perioden Bekräfta med Ja Året får ett Avslutad datum och det går ej att komma in på räkenskapsåret. 7