Minikurs Ekonomitips och användbara rapporter

Transkript

1 Minikurs Ekonomitips och användbara rapporter Föreläsare: Örjan Brolin och Stefan Hylenius, (i Jönköping föreläser Claes Groening) I denna minikurs får du ta del av ett antal ekonomirelaterade tips. Vi visar exempel på bra ekonomirapporter och verktyg som kan vara användbara för analys, kontroll och avstämning. Vi ger också en liten inblick i rapportgeneratorn i redovisningsmodulen. Startsida för ekonomer Startsidan är de nyckeltalskomponenter som visas på skrivbordet i MONITOR. Olika användare kan ha olika startsidor beroende på vad man är intresserad av eller vad man jobbar med. Det finns ett helt galleri av komponenter att välja på och några är speciellt inriktade för de som jobbar med ekonomifunktionerna i systemet. Komponenterna administreras via rutinen Konfigurering startsida i modulen Systemvård. Exempel på startsidekomponenter Faktureringslogg Denna rapport i försäljningsmodulen kan användas till olika ändamål och är baserad på företagets fakturering. Med hjälp av ett antal olika listtyper och val i beställningsbilden går det att få ut olika typer av information. Man kan t.ex. söka rätt på detaljerad information om faktureringen för enskilda kunder, order, fakturor etc. Det går att visa ackumulerad statistik på fakturering per kund, artikel eller period osv. Även med information om lönsamhet (TB) baserat på olika typer av kostnader Det går att se valutarelaterad information, t.ex. fakturering per valuta Det går att se kostnad såld vara specificerad per kalkyldel Rapporter för avstämning mot huvudbok I rutinerna Kundreskontralista och Leverantörsreskontralista finns speciella rapporter i syfte att snabbt göra en avstämning mellan saldot i reskontran och motsvarande bokföringskonton i huvudboken. Rapporten kommer du åt genom att gruppera på kundfordrings-/leverantörsskuldkonto, välja enbart summa samt bocka i parametern Avstämning mot huvudbok.

2 Genom klicka på förstoringsglaset till höger komme man åt funktioner som kan förenkla avstämingsarbetet. Då öppnas Kund- och Leverantörsreskontranalys och Avstämning per dag. Denna rapport gör en daglig jämförelse mellan reskontran och huvudboken och presenterar data för den dag då det förekommer en differens. Även i Redovisningsmodulen finns rapporter för att förenkla avstämningsarbetet. Via rutinen Beloppssökning och parametern Spec. öppna reskontraposter går det att skriva ut en avstämningsrapport i redovisningen. Denna rapport visar en specifikation per fakturanummer vilka fakturor som ligger öppna bokföringsmässigt på kundfordrings- och leverantörsskuldkontot. Listan ska normalt visa samma värde som reskontralistan och kan prickas av i reskontralistan och visa vilken faktura som orsakar differensen.

3 Ovanstående rapport tillkom i version 7.4 av MONITOR. Om parametern Specifikation är markerad i kontoplanen på kontot för kundfordringar, leverantörsskulder och preliminära leverantörsskulder, så sätts automatiskt fakturanumret/löpnumret i fältet Spec. vid samtliga reskontrahändelser. Detta sker automatiskt på samtliga konteringar som sker i reskontran mot ovanstående konton. Vanliga orsaker till differens Manuella bokningar/korrigeringar i redovisningen Inmatningsfel vid kontering av leverantörsfakturor Journaler inte överförda till redovisningen Journal har hamnat i Hämta verifikationer Felaktiga datumselekteringar vid avstämning Ingående balans felaktigt Fakturaunderlag Denna rapport finns både i försäljnings- och inköpsmodulen och visar vad som levererats men som man inte skickat/fått faktura på. I samband med bokslut används dessa rapporter som underlag för lageravstämning. En vanlig missuppfattning då rapporten skrivs ut i efterhand är att man selekterar rapporten på Ankomst-/inleveransdatum. Ett korrekt sätt att ta ut denna rapport är att välja Historiskt utskriftsdatum. Tänk även på att listan visar alla leveranser, även de som inte har påverkat lagersaldot. Dessa kan exkluderas genom att t.ex. selektera på konto eller varugrupp eller dylikt. Saldorapport Denna rapport ligger under menyn Löpande i redovisningsmodulen. Här går det att skriva ut en sammanställning över saldon på konton, kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt. Rutinen är baserad på huvudbokstransaktioner, till skillnad från rapporterna i Rapportgenerator, vilka är baserade på periodsaldon. Detta ger Saldorapporten följande möjligheter: Saldon visas uppdelat på debet respektive kredit. Kan t.ex. användas till att analysera om ologiska ologiska bokningar gjorts på fel sida på kontot. Rapporterna går att skriva ut på valfria datumintervaller lika som huvudboken, dvs. del av redovisningsperiod. Detta möjliggör utskrift av saldoförändring från ett datum till ett annat inom och utanför periodgränser.

4 Utskrift huvudbok I denna rutin har det nyligen tillkommit några rapporter som kan vara värd att nämna. Om kontering sker mot kostnadsställe/kostnadsbärare/projekt samt specifikation finns alternativa layouter på rapporten att tillgå. Val av layout görs under sektionen Underobjekt / spec. Visa på egen rad - Denna rapport är den som funnits tidigare och den ger stående utskrift där underobjekt och specifikation visas på separata rader med kursiv stil under själva transaktionsraden. Visa på samma rad - Denna rapport ger liggande utskrift vilket gör att hela transaktionen (inklusive underobjekt och specifikation) visas på en och samma rad. Detta alternativ gör rapporten mer lättläst om redovisning på underobjekt och spec. tillämpas. Visa ej - Denna rapport visar transaktionerna enbart på kontonivå. Det innebär att alla transaktioner som är på samma verifikationsnummer och samma konto summerats till en rad. T.ex. vid automatfördelning mot kst/kb kan man få väldigt långa huvudboksutskrifter, en viss kostnad kan vara bokad på kr men blivit automatfördelad mot 6 olika kostnadsställen. Egentligen innebär detta att EN affärshändelse genererat 6 rader i huvudboken, en rad per kostnadsställe. Med denna rapport ges möjlighet att se listan utan uppdelning per kst, kb osv. för att få en bättre helhetssyn på kontot. Rapportgenerator Denna rutin ligger under menyn Löpande i redovisningsmodulen. Hit går många enbart för att skriva ut en balans- och resultaträkning. Det finns dock fler rapporter än dessa här, t.ex. Saldorapport och Saldorapport detaljerad. Saldorapporterna i Rapportgeneratorn visar ungefär samma uppgifter som rutinen Saldorapport. I den detaljerade saldorapporten går det att få en bra överblick över hur bokningar mot kostnadsställe och kostnadsbärare gjorts. T.ex. för att kontrollera och analysera så att det inte förekommer felaktiga bokningar mot kostnadsställen och kostnadsbärare på respektive konto. Här kan man även kontrollera om det finns felaktiga saldon i kontoklass 9. Om inte det totala saldot för konton i kontoklass 9 är noll (0), resulterar det i att det visas olika resultat i balans- och resultaträkningen.

5 Kort introduktion hur man skapar rapporter i Rapportgeneratorn Ett antal färdiga standardrapporter finns med vid leverans av systemet. Dessutom går det att bygga egna företagsanpassade rapporter. Tänk på att rapporterna enbart kan hämta data från redovisningsmodulen (saldon), ej från reskontror eller andra delar i systemet. Genom att kopiera rapporter kan befintliga rapporter mycket enkelt modifieras och redigeras enligt egna önskemål. Självklart går det även att skapa helt nya rapporter. I redigeringsläget finns tre flikar. I denna flik uppges allmänna uppgifter om rapporten såsom namn, beskrivning, m.m. Den andra fliken, Kolumner, används till att bygga upp rapportens utseende på bredden, dvs. vilka kolumner rapporten ska bestå av. Möjlighet finns även att göra jämförelser mellan kolumner, att ta fram skillnader i belopp och procent exempelvis.

6 Den första kolumnen, Typ, talar om vilken typ av kolumn som ska visas, t.ex. om det ska vara en kolumn som visar koddelarnas uppgifter (kontonr osv.) eller en beloppskolumn (saldon). Det går även att välja att en kolumn är beräkningskolumn. I innehållskolumnen väljer man mer specificerat vilket data som ska visas, vilket är beroende på vilken typ kolumnen har. För att få hjälp från systemet klickar man på Sök & Hämta. För en numerisk kolumn får man upp ett fönster där man kan välja enligt nedan: I den tredje fliken, Avsnitt, byggs rapporten upp på längden. Här väljs vilka kontointervall och delsummeringar som ska göras samt vilka beräkningar som önskas i de olika avsnitten. En rad kan antingen vara en textrad (t.ex. en rubrik), en kontorad (dvs. ett intervall av konton) eller en summarad. På varje kontorad anges ett ackumulatornummer. Detta görs för att kunna summera kolumnen längre ned i rapporten eller använda summan till beräkningar. På summarader anges vilken eller vilka ackumulatorer som ska ingå i summan. På kontorader går det att skapa ett avancerat filter genom att klicka på kolumnen A.

7 Avancerat urval är mycket användbart om man behöver ett avsnitt med spridda intervaller av konton, kostnadsställen, kostnadsbärare eller projekt. Då slipper man bygga en rapport med väldigt många kontorader i rapporten. Här kan man t.ex. styra att en kontorad ska innehålla konto samt osv. Det finns även möjlighet att exkludera ett eller flera intervall av konton osv. på en kontorad med hjälp av avancerat urval. För en mer utförlig instruktion hur rapportgeneratorn fungerar hänvisas till hjälpen i MONITOR.