Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning HUR?

Transkript

1 Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning HUR? Presentationen är en förenklad manual för några av de viktigaste funktionerna i Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning. Tanken är att presentationen skall ge en första hjälp in i programmet. För mer omfattande hjälp finns manualen Komigång med Hogia Kvalitetsanalys.

2 Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning, bra att veta: Är ett avancerat tillägg för granskning av data i Hogia Ekonomi. 81 frågor 10 rapporter och 8 sökfunktioner. Ursprungligen framtaget åt revisionsbranschen Stäm av efter stängning före rapportering!

3 Flödet i Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning SIE4-fil: Transaktioner: Konto nr Datum Text Belopp Frågor, Rapporter och Sökfunktioner Ex: Bankavstämning Omatchade transaktioner Hogia Ekonomi Utdata Hogia Kvalitetsanalys Frågepaket Periodrapport Slutrapport Textsökning

4 Klicka på länkarna nedan, så kommer du till respektive manual. Genom att klicka på huset uppe till vänster kommer du tillbaka hit till startsidan och kan surfa runt och lära dig. Använd pilarna tar dig ett steg vidare i manualen. Lycka till! Innehåll: 1. Översikt Saldolista 2. Reskontraavstämning 3. Bankavstämning 4. Momsavstämning 5. Kontoavstämning 6. Skapa ditt företags unika frågepaket 7. Sök text eller belopp 8. Periodrapport 9. Slutrapport

5 1. Översikt Saldolista Översikt Saldolista visar en förteckning över alla konton med Ingående balans (IB), Antal transaktioner (Antal D, K) och Saldon (Total D, K) Utgående balans (UB) för respektive konto. Följande sidor visar hur man öppnar Översikt Saldolista och borrar sig ned till varje konto och ner i verifikaten för att se transaktionerna och bokningarna.

6 Det gick inte att hitta bilddelen med relations-id rid2 i filen. Översikt Saldolista Klicka på Översikt saldolista 2. Markera konton. 1510, 1931 & Klicka nu på Slutrapport, från Navigeringslistan 4. Klicka nu på konto 2710 Du får nu ett kontoutdrag. 5. Klicka på en verifikation, t.ex.: A Vi har nu gått från konto ner i en verifikation.

7 Översikt Saldolista 1. Klicka på Översikt saldolista 2. Markera konton. 1510, 1931 & Klicka nu på Slutrapport, från Navigeringslistan 4. Klicka nu på konto 2710 Du får nu ett kontoutdrag. 5. Klicka på en verifikation, t.ex.: A Vi har nu gått från konto ner i en verifikation.

8 Översikt Saldolista Klicka på Översikt saldolista 2. Markera konton. 1510, 1931 & Klicka nu på Slutrapport, från Navigeringslistan 4. Klicka nu på konto 2710 Du får nu ett kontoutdrag. 5. Klicka på en verifikation, t.ex.: A Vi har nu gått från konto ner i en verifikation.

9 Översikt Saldolista 1. Klicka på Översikt saldolista 2. Markera konton. 1510, 1931 & Klicka nu på Slutrapport, från Navigeringslistan 4. Klicka nu på konto 2710 Du får nu ett kontoutdrag. 5. Klicka på en verifikation, t.ex.: A Vi har nu gått från konto ner i en verifikation.

10 2. Reskontra avstämning Med Kvalitetssäkrad redovisning har du i Hogia Ekonomi under menyn Kvalitetsanalys tillgång till flera kontrollfrågor samt avstämningsrapporter. Avstämningsrapporterna tillför mervärde eftersom de underlättar granskningen av avvikelser mellan redovisningens huvudbok och programmets försystem. Avstämningsunderlagen innehåller uppgifter om periodsaldo i respektive register och visar om det förekommer avvikande poster mellan huvudboken och reskontrorna. Avstämningsrapporterna är ett bra underlag vid periodavstämning av t ex kundreskontran kontra kundfordran i huvudboken. Om det finns differenser mellan dessa specificeras avvikelserna i klartext vilket underlättar vid felsökning. Reskontra avstämning mot huvudboken hjälper dig. Du SLIPPER jobbet att bocka av manuellt. Klicka och se instruktion för avstämning leverantörsreskontra på nästa bild.

11 Avstämning leverantörsreskontra Välj menyvalet Kvalitetsanalys Avstämningsrapporter 2. Bocka i Huvudbok / Leverantörsreskontrarapport 3. OK 4. Välj; verifikationsdatum, -serie, konto och Förhandsgranska 5. Notera fel, du kan klicka dig vidare ner i verifikationen. 6. Skriv ut

12 Avstämning leverantörsreskontra Välj menyvalet Kvalitetsanalys Avstämningsrapporter 2. Bocka i Huvudbok / Leverantörsreskontrarapport 3. OK 4. Välj; verifikationsdatum, -serie, konto och Förhandsgranska 5. Notera fel, du kan klicka dig vidare ner i verifikationen. 6. Skriv ut 5.

13 3. Bankavstämning Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning hanterar avstämningar mot externa filer från t.ex.; bank, skatteverket, avräkningskonton eller mellan två företag. Bankens kontoutdrag importeras för att generera en automatisk avstämning. Som användare kan du tanka in olika bankformat från t.ex.: Swedbank, Nordea, SEB, SHB, plusgirot och Avanza. Har du en annan bank är det, med genomsnittliga kunskaper i Excel, inga problem att editera din bankfil så att den passar i formatet. Bankavstämningar hjälper dig. Du SLIPPER jobbet att bocka av manuellt. Klicka och se instruktion på nästa bild.

14 1. Bankavstämning HUR?

15 Bankavstämning HUR? Kör makrot för din bankfil och spara undan

16 Bankavstämning HUR? Importera 5. Peka ut din bankfil 6. Öppna 7. Välj konto att stämma av mot, tex Kör

17 Bankavstämning Resultatlista KLART! Nu har du fått fram en resultatlista på det som inte stämmer. Eller rättare sagt det som vi inte automatiskt kunde matcha/para ihop. Att få fram detta underlag är superbra och kan spara mycket tid.

18 4. Kontrollera felaktig moms Genom att Kontrollera felaktig moms får du direkt upp en sammanställning över frågor som gäller moms. Du ser snabbt om du t ex missat ingående moms, eller registrerat felaktig ut- eller ingående moms. Du ser vilken/vilka verifikationer som du kan behöva titta lite extra på eller rätta. Genom att Kontrollera felaktig moms. SLIPPER Du jobbet att bocka av manuellt. Klicka och se instruktion på nästa bild.

19 Kontrollera felaktig moms Öppna frågemappen D Moms 2. Välj Momsfråga. T.ex Felaktig ingående moms 3. Granska konterad moms per verifikation 4. Bocka av för att få med till Slutrapport, för vidare omkontering i Hogia Ekonomi

20 5. Förklara saldo på transaktionskonto Funktionen Kontoutdrag omatchade transaktioner visar de transaktioner som är intressanta för att förklara ditt kontosaldon. Programmet matchar transaktioner beloppsmässigt och väljer att bara visa de transaktioner som inte matchar mot varandra som in och ut- transaktioner (debet mot kredit). De transaktioner som är kvar förklarar kontosaldot. Du SLIPPER jobbet att bocka av transaktioner manuellt. Detta är unikt för Hogia kvalitetsanalys. Exempel: Vi vet att kontot 2710 har ett saldo på Kr, kontot kan ha tusentals transaktioner, men vi vet inte vilka transaktioner som förklarar saldot. Klicka och se instruktion på nästa bild.

21 Förklara saldo på konto Klicka på snabbvalslistan 2. Kontoutdrag omatchade transaktioner 3. Ange t.ex. konto Sök

22 Förklara saldo på konto KLART! Rapporten visar bara de transaktioner som inte har kvittats ut, matchas bort eller har en motsvarande kredit eller debet

23 6. Skapa ditt företags unika frågepaket Alla som arbetar med bokföring vet hur svårt det kan vara att hitta det lilla förargliga fel som gör att jobbet inte kan avslutas. Ofta är det egentliga felet svårt eller omöjligt att se med blotta ögat och ett digert detektivarbete måste påbörjas, oftast när det finns som minst tid. Gör så här innan det händer: Skapa ditt företags egna unika frågepaket som hittar de felkällor som är typiska för er verksamhet. 1. Kör samtliga frågor. 2. Lägg till de frågor där du hittar fel i din bokföring till ditt frågepaket. Klicka på skapa ditt frågepaket. 3. Kör ditt unika frågepaket direkt efter stängning innan du påbörjar rapportering. På så vis minimerar du risken att behöva du göra om jobbet. Se instruktion på nästa bild.

24 Kör samtliga frågor 1. Tanken är att vi här visar hur du kör en fråga se nedan, sedan gör du på samma sätt med samtliga 40- talet frågor, men detta gör du bara en gång. Ha god tid på dig. Ex: 1. Klicka på Frågor A Leverantörsskulder Inköp (Expandera denna grupp). 2. Dubbelklicka på den färdiga frågan 2441 Ovanliga debiteringar (betalningar).

25 Får du, som i exemplet nedan, många ovanliga debiteringar när du kör frågan. Notera då att frågan är bra att köra för att du ska förstå ditt företag. TIPS! Inkludera frågan i ditt automatiska frågepaket, se nästa bild. K L A R T! Frågan fångar upp bortbokade lev. skulder som inte har "betalats" från Kassa och bank eller Checkkredit. T.ex. felkonteringar, kvittningar m.m.

26 Skapa ditt frågepaket Gå till Frågor Hantera frågepaket. 2. Lägg till. 3. Ge Namn. 4. OK. 5. Markera fråga. 6. Flytta in fråga i ditt paket.

27 7. Sök text eller belopp Med Hogia Kvalitetssäkrad Redovisning söker du enkelt fram en text eller ett transaktionssaldo. Genom att söka fritt på t ex text eller belopp i hela redovisningen kan det mesta hittas eller fångas upp. Du vinner tid i bokslutsprocessen!

28 1. Klicka på snabbvalslistan 2. Text 3. Ange t.ex. Hugo 4. Sök Sök text Klicka på snabbvalslistan. 2. Välj t.ex. Text, belopp eller verifikation. (Du kan använda logiska operatorer) 3. Koda in den text du vill söka. 4. Sök.

29 Sök text K L A R T! Rapporten visar de verifikationer som har minst en transaktion med textinnehållet Hugo.

30 8. Periodrapport med månader som kolumner Som controller eller ekonomiansvarig blir det enklare att förklara och förstå utvecklingen i företaget när saldon redovisas över tid. Periodrapport Periodsaldo för konto

31 Periodrapport Välj menyvalet: Rapporter 2. Välj: Periodrapport

32 Periodrapport KLART! Denna rapport visar ett urval av intressanta värden och nyckeltal såsom försäljning, varuinköp och Bruttovinst. Den visar inköp av inventarier för att se att man kommit igång med avskrivningar under året på dessa inköp. Vidare visar rapporten personalkostnader och lokalkostnader i % av försäljningen mm

33 Periodsaldo för konto Klicka på snabbvalslistan. 2. Periodsaldo för konto. 3. Ange t.ex. konto Sök.

34 Periodsaldo för konto KLART!

35 9. En snyggt sammanställd slutrapport Hogia Kvalitetsanalys skapar en sammanställning åt dig i en Slutrapport som du enkelt kan printa ut. Du SLIPPER sammanställa och skapa denna dokumentation. Detta är till stor hjälp för dig som jobbar med bokslutsarbetet. Hogia Kvalitetsanalys hjälper dig i mål hela vägen från analysarbetet, att hitta orsaker, spara noteringar och kommentarer till en snyggt sammanställd slutrapport. Syftet med slutrapporten är att i den kunna samla slutsatser, bedömningar och upptäckta felaktigheter för ev. vidare åtgärd eller om du av annan anledning vill samla uppgifter från analysen på ett ställe. I varje fil du arbetar med kan du bara skapa en Slutrapport men denna kan kompletteras med uppgifter allt eftersom. Klicka till nästa bild, så hjälper vi dig och visar hur du skall göra.

36 Slutrapport HUR? Du väljer ut delar till Slutrapporten genom att bocka för transaktioner. 2. Klicka Slutrapport. Fortsättning på nästa bild.

37 Slutrapport HUR? 3. Du kan när som helst komplettera Slutrapporten Välj rapport. 4. Bocka för transaktioner. 5. Gör en notering. 6. Utskrift av Slutrapport.

38 Slutrapport HUR?