Visma Analys. Ekonomilösningar som du vill ha det

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Visma Analys. Ekonomilösningar som du vill ha det"

Transkript

1 Visma Analys Analysera ditt företags ekonomi och ta bättre beslut med hjälp av Visma Analys ett effektivt verktyg för nyckeltalsanalyser, spårning av felaktigheter i bokföringen, samt för planering och uppföljning av verksamheten. Ekonomilösningar som du vill ha det

2 Välkommen till Visma Analys Vi vill att du snabbt och enkelt ska komma igång och börja använda det program du investerat pengar i. För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi hur Visma Analys är uppbyggt i detta häfte. Mer information samt stöd under arbetets gång får du i programmets Hjälp, som du når genom att trycka på F1-tangenten. Behöver du ytterligare tips och råd om ditt program hittar du det på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida. Min sida når du direkt från Visma Analys och den ger dig senaste versionen av programmet, tillgång till internettjänster, nyheter, inspiration med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt genom att registrera dig på vismaspcs.se. Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2

3 Arbeta med Visma Analys Arbeta med Visma Analys De viktigaste delarna i Visma Analys är huvudboksfrågor, SIE-analys, nyckeltalsanalys, budget och prognos samt rapporter. I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet, men innan du kan börja analysera bokföringen måste du importera ekonomidata från redovisningssystemet. Vismas internettjänster och program Huvudboksfrågor Import av ekonomidata Löpande arbete SIE-analys Nyckeltalsanalys Rapporter Budget och prognos 3

4 Börja så här Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. Här väljer du om du vill starta via Visma Byråstöd. 3. Slutför installationen. Om du valt att inte arbeta via Visma Byråstöd läggs en programikon till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera det. Starta Visma Analys Programmet startas från Visma Byråstöd eller via den fristående ikonen på skrivbordet. Om du använder Visma Byråstöd för att starta Visma Analys väljer du först vilket företag du vill arbeta med. Öppnar du programmet genom den fristående ikonen kommer du till en dialogruta. Där väljer du vilket företag du vill jobba med. Import av ekonomidata För att få över ekonomidata till Visma Analys måste du först exportera SIE-filer från ditt bokföringsprogram. Dessa filer kan sedan importeras i Visma Analys. Du får flest analysmöjligheter om du väljer SIE typ 4. Vid importen får du med kontoplan, saldon för aktuellt år samt eventuella resultatenheter och projekt. Använder du Visma Administration kan du även hämta kontoplan och saldon därifrån. Du måste vara inloggad på Min sida för att kunna arbeta med internettjänsterna. Nästa steg: Huvudboksfrågor 4

5 Löpande arbete Huvudboksfrågor Huvudboksfrågor i Övningsbolaget AB Räkenskapsår: 20X X Inläst ekonomidata: SIE typ 4 Med hjälp av Huvudboksfrågor får du möjlighet att räta ut eventuella frågetecken kring företagets bokföring. Du kan söka svar via belopp, konto, verifikationsnummer, text, tidsperiod och genom relationer mellan konton. Det är enkelt att skapa nya frågor eller frågepaket som passar olika typer av företag. I programmet finns även ett antal fördefinierade frågor som är till hjälp om du är osäker på utformningen. Utgå gärna från de färdiga frågorna när du skapar egna frågor. Huvudboksfråga: Frågetyp: Presentation: Antal träffar: 24 Datumintervall när frågan körs: Uttag över kr Verifikationsfråga Verifikat respektive rader 20X X Om du ofta kör vissa frågor är det lämpligt att kopiera dessa till en egen mapp. Du kan då markera mappen och köra alla frågorna på en och samma gång. Kör fråga: Med programmet levereras flera frågor. De finns i mappen Frågebibliotek. Ändra fråga: Du kan utgå från en fråga som du ändrar och sedan sparar om med ett nytt namn. Frågeresultat: I exemplet har vi kört en fråga som ska hitta alla uttag som är större än kr. Du kan exportera dina dokument till Word, Excel eller som pdf-fil. Du kan välja om du vill visa hela verifikat eller rader. Nästa steg: SIE-analys 5

6 Löpande arbete SIE-analys Om du importerat en SIE 4-fil, kan du med hjälp av SIE-analysen spåra och följa upp eventuella felaktigheter. SIE-analysen består av tre flikar: SIE-analys i Övningsbolaget AB Räkenskapsår: 20X X Inläst ekonomidata: SIE typ 4 Konton I kontoanalysen kan du navigera ända ner till verifikationsnivå. Här kan du även se periodsaldon, antal transaktioner och få information om avvikelser i din bokföring. Verifikationer Du får en överblick över SIE-filens alla verifikationer. Här kan du undersöka verifikationer som innehåller felaktigheter när det gäller moms och arbetsgivaravgifter. Skattekonto Här kan du kontrollera dina underlag och inbetalningar av moms, sociala avgifter och F-skatt. Konton Kontoanalys av konto: 1930 Bank, checkräkningskonto Visning av verifikation: E18 Utdelning Information om kontot: Ovanliga belopp finns på kontot Urval: Alla Verifikationer Markerat val: Fel utg. moms Antal träffar: 2 Verifikat: A32 Försäljning varor Försäljning: kr På fliken Konton finns urvalsmöjligheter där du kan välja att visa Alla konton eller Endast konton med information. Du kan också göra urval på konton som är markerade för uppföljning eller klarmarkerats. Bokad moms: Beräknad moms: Differens: kr kr 100 kr Konton: I SIE-analysen kan du klicka på ett konto och få upp en kontoanalys som visar en lista på alla verifikationer. Klickar du på en verifikation visas den i ett nytt fönster. Verifikationer: SIE-analysen hjälper dig att hitta felaktigheter i bokföringen. Vi har valt att titta på verifikationer. Under Fel utg moms visas verifikationer där momsen inte stämmer. Nästa steg: Nyckeltalsanalys 6

7 Löpande arbete Nyckeltalsanalys Nyckeltalsanalys i Övningsbolaget AB Räkenskapsår: 20X X Inläst ekonomidata: SIE typ 4 Nyckeltal hjälper dig att ställa diagnos på ett företag och därigenom hitta dess starka respektive svaga sidor. Genom att ta ut olika variabler ur resultat- och balansräkningen och ställa dessa i relation till varandra får du fram dessa nyckeltal. Nyckeltalen kan sedan användas för jämförelser med andra företag inom samma bransch. Nyckeltalsberäkningar är ett verktyg för att förenkla och förbättra den ekonomiska planeringen samtidigt som uppföljningen av ekonomin underlättas. Det är av stor vikt att nyckeltalen mäts över flera år för att följa utvecklingen i företaget. Ny variabel: Nytt nyckeltal: Formel: Rapport: Presentation: Antal kvinnor Omsättning per kvinna NO/S_kvin Grundnyckeltal Grafisk Programmet innehåller BAS-gruppens nyckeltal som gör det enklare för dig att genomföra nyckeltalsanalyser. Nyckeltal: Rapporter: Du kan skapa egna nyckeltal som är anpassade för ett företag eller en företagstyp. I fältet Formel anger du hur nyckeltalet ska beräknas. I delen Rapporter finns färdiga sammanställningar som visar nyckeltal både i siffror och grafiskt. Du kan också skapa egna rapporter där du själv väljer vilka nyckeltal som ska presenteras. Nästa steg: Budget och prognos 7

8 Löpande arbete Budget och prognos Budget och prognos i Övningsbolaget AB Budgetperiod: 20X X Saldon hämtade från: Utfall 20X0 I programmets budget- och prognosdel får du hjälp med att lägga upp både balans- och likviditetsbudgetar som uppdateras automatiskt när du arbetar med resultatbudgeten. Budgetperioderna löper över en månad och du kan göra internfördelningar, exempelvis på projekt. Med hjälp av budgetnycklar kan du justera fördelningen av intäkter och kostnader över året om de skulle vara ojämnt fördelade, exempelvis om företaget har säsongsvariationer. I den här programfunktionen kan du också ta fram prognoser där du kombinerar verkligt utfall med valfri budget, vilket ger dig möjlighet att göra justeringar. Du kan även få en kontoanalys på ett konto där du ser hur saldot har beräknats. Resultat Konto: 7510 Arbetsgivaravgifter Kontot får sitt saldo från: Andra resultatkonton Konto: Fördelning av saldo: 3051 Försäljning varor 25% sv Enligt budgetnyckel Försäljning I Visma Analys har du möjlighet att lägga in flera olika budgetar, med t ex olika investeringsalternativ, för att se hur resultat och likviditet förändras. Du kan sedan välja vilken av budgetarna som ska användas i rapporter och jämförelsekolumner genom att fastställa den valda budgeten. Resultat: När du skapar en budget kan du välja vilka siffror som ska läsas in, t ex föregående års utfall eller att själv mata in saldon. I resultatbudgeten kan du göra olika inställningar på kontona för att styra hur de får sitt saldo och hur de påverkar balans- och likviditetsbudgeten. Likviditet: Du kan också ange om saldot på ett konto ska fördelas via en budgetnyckel. Utifrån inmatade saldon och gjorda inställningar i delarna Resultat och Balans genereras en likviditetsbudget som visar in- och utbetalningar per månad. Nästa steg: Integration 8

9 Löpande arbete Integration Integration i Övningsbolaget AB Räkenskapsår: 20X X Inläst ekonomidata: SIE typ 4 Visma Analys arbetar tillsammans med flera av Visma Spcs andra program. Här är några funktioner du kan ha nytta av: Import till: Huvudboksanalys och Ekonomisk analys Du kan importera en SIE 4-fil från Visma Administration till Visma Analys. På så sätt får du snabbt och enkelt in ekonomidata att analysera. Rapporter som är skapade i Visma Analys kan du enkelt hämta in i Visma Revision och använda i revisionsprocessen. Du kan med automatik få över kunduppgifter från Visma Byråstöd till Visma Analys. Om du dessutom lagt upp användare och behörigheter i Visma Byråstöd styr de även vem eller vilka som kan arbeta i Visma Analys. Huvudboksfråga: Debitering av försäljningskonto Frågetyp: Verifikationsfråga Presentation: Rader Antal träffar: 3 Spara i format: Visma Revision Om du arbetar via Visma Byråstöd kan du använda programmets säkerhetskopieringsfunktion. Då får du med alla kunders data från Visma Analys. Import av ekonomidata: Du kan välja att importera ekonomidata direkt från Visma Administration. Saldon och kontoplan hämtas för valt räkenskapsår utan att du först behöver exportera någon SIE-fil. Spara huvudboksresultat: I Visma Analys kan du spara ner huvudboksresultat, rapporter och SIE-analysen till Visma Revision. Eventuella anteckningar följer också med. Nästa steg: Rapporter 9

10 Rapporter Rapporter Rapporter i Övningsbolaget AB Räkenskapsår: 20X X Inläst ekonomidata: SIE typ 4 Det finns ett antal färdiga rapporter i programmet, men du har också möjlighet att anpassa dem efter ditt företags behov. Du kan till exempel skriva ut budget, prognos, nyckeltal samt balans- och resultaträkning. Du kan även välja att presentera dina siffror grafiskt, för att få en mer överskådlig bild över företagets ekonomi. Det gör det lättare att se tendenser över tiden och jämföra fördelningen mellan kostnader och intäkter. Resultatanalys (KSEK) Kolumner: Utfall 20X1, Förändring, Utfall 20X0 Resultatrapport 12 månader (KSEK) Kolumner: månader april 20X0 mars 20X1, summering april 20X0 mars 20X1 Alla rapporter presenteras på skärmen. Du kan sedan välja om du vill skriva ut resultatet eller spara det som Word-, Excel- eller pdf-dokument. Du kan skapa anteckningar till en rapport. Detta kan till exempel vara användbart om du ska vidarebefordra rapporten till någon annan. Du kanske vill kommentera vissa värden eller har gjort justeringar av saldon som påverkat rapporten. Kör rapport: När du kör en rapport får du ange slutår och slutmånad. I dialogrutan ser du tydligt vilka perioder som rapporten kommer att presentera. Här visas resultatet av den rapport du valt att köra. Du kan exportera rapporten till Word, Excel eller som pdf-fil. Du kan också ange om rapporten ska gälla hela företaget, en viss resultatenhet eller ett projekt. Förhandsgranskning: Du kan skapa kolumner som visar förändring i kr eller procent mellan olika perioder. Här är ett exempel på en resultatrapport som visar siffror för de senaste 12 månaderna. Programmet utgår alltid från den slutmånad du anger när rapporten körs. 10

11 Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för bättre samarbete Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Visma Byråstöd tillsammans med Visma Spcs internettjänster öppnar för ännu fler möjligheter att effektivisera ditt arbete. Du kan bjuda in dina kunder till tjänsterna Kundfaktura, Ekonomiöversikt, Stämpla och Reseräkning. Gemensamt för dem alla är att de effektiviserar flödet mellan dig och din kund och ger er båda tid över till annat. Läs mer på vismaspcs.se/byrasamarbete. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. Vår särskilda supportgrupp för redovisningsbranschen är väl insatt i alla de program du arbetar med via Visma Byråstöd. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon E-post support@vismaspcs.se Hemsida Öppettider sep maj jun aug Telefon E-post avtal@vismaspcs.se Öppettider sep maj jun aug Telefon E-post byra@vismaspcs.se Hemsida redovisning Öppettider sep maj jun aug Telefon E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida Öppettider sep maj jun aug Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se