Användarmanual. Atea eshop

Transkript

1 Användarmanual Atea eshop UTGÅVA JANUARI 2015

2 Innehåll Administration 3 Paket 3 Skapa paket 3 Avtalssortiment 5 Skapa sortiment 5 Vyn under Avtalssortiment 6 Export till Excel under Avtalssortiment 7 Användare 8 Skapa ny användare: 9 Tips till dig som lägger upp användare 10 Konton med attestflöde 10 Attestöversikt 10 Inloggning till Ateas eshop Inloggning till Ateas nya eshop sker via eller på följande adress: Om du behöver ett konto, kontakta Atea Customer Care, alternativt ditt företags kundadministratör om du vet vem detta är. Du kan även ansöka om ett konto direkt i eshop genom att klicka på Ny kund. Behöver du hjälp Behöver du hjälp med inloggning, eller har några andra frågor? Norr customercare.nord@atea.se Mitt customercare.mitt@atea.se Stockholm customercare.stockholm@atea.se Syd customercare.sydvast@atea.se Väst customercare.sydvast@atea.se Atea Licens licens@atea.se

3 Administration Paket SKAPA PAKET 1. Välj produkt i produktlistning, på produktkortet, eller genom att samla alla produkter du vill ha i paketet i kundvagnen och tryck på Skapa produktpaket 2. Du får nu upp en sida där du kan lägga produkten till ett befintligt paket, eller skapa ett nytt. Om du väljer att skapa ett nytt paket skriver du in ditt paketnamn och anger vilken paketkategori du vill lägga ditt paket i. Har du rättighet att skapa paket för samtliga användare i din organisation kan du välja alternativen, Dela med hela min kundgrupp, eller Dela med kunder. Du väljer sedan vilka kundnr som ska se paketet. Du kan endast välja att visa ett paket för de kundnr du själv har behörighet till. 3. Genom att trycka på Spara hamnar du i paketvyn och kan se att paketet har hamnat där du ville. Du som användare kan skapa paket där alla inkluderade produkter kan läggas i kundvagnen med hjälp av ett klick på köpknappen. Beroende på dina rättigheter kan dessa paket skapas för alla användare, eller bara till dig själv som privat paket. Paketen kan skapas från produktlistan, produktkortet eller från kundvagnen. Produkterna som läggs i ett paket återfinns oftast i flera olika produktkategorier. Det kan därför vara mest effektivt att lägga produkterna till kundvagnen och skapa paketet därifrån. Paketvyn under menyknappen Paket är uppdelad i tre avdelningar : Egna produktpaket - skapade av dig som användare för eget bruk Kundpaket - skapat för alla användare för det kundnr du är inloggad på Generella paket - Ev. paket som skapats av oss på Atea för alla användare Skapa paket Du har flera möjligheter att skapa dina paket. 1. Du kan skapa paket från produktlistningen genom att kryssa i rutan för den produkt du vill ha med i ditt paket. 2. Du kan välja att skapa paket från produktkortet. 3. Du kan även välja att samla alla produkter du vill ha i ett paket i kundvagnen och skapa paketet därifrån. 3

4 När du tryckt på Skapa produktpaket kommer du till ett fönster där du väljer om du vill göra ett nytt paket, eller om du vill att produkterna ska läggas in i ett befintligt paket. Har du inte skapat några paket tidigare har du enbart ett alternativ, Skapa ett nytt paket. Har du skapat paket tidigare finns dessa paket namngivna i din dropdown-lista. När du valt Skapa ett nytt paket får du upp ytterligare alternativ att namnge ditt paket och att välja en paketkategori. Det du eventuellt väljer att skriva in som beskrivning, hamnar i fliken för Detaljerad info på produktkortet. Vilka som får se och köpa detta paket är rättighetsstyrt. 1. Produkter som ska läggas till paketet. 2. Lista med befintliga paket samt valet Skapa nytt paket. 3. Namn på nytt paket. 4. Lista med befintliga kategorier samt valet Ny kategori. 5. Namn på ny kategori. 6. Kompletterande information om paketet. ANVÄNDARNIVÅ: Dela inte: användaren skapar endast paketet för eget bruk. Dela med min kundgrupp: samtliga användare på samtliga kundnr i kundgruppen kan då se och köpa paketet. Dela med kunder: administratören har då möjligheter att kryssa specifika kundnr där användarna ska kunna se och köpa paketet. Genom att trycka på Spara, hamnar du i paketvyn där du hittar ditt paket under den kategori du valt. 4

5 Avtalssortiment LÄGGA PRODUKTER TILL AVTALSSORTIMENTET 1. Välj produkt i produktlistning, på produktkortet, eller genom att samla alla produkter du vill ha i avtalssortimentet i kundvagnen och tryck på Avtalssortiment. 2. Du får nu upp en sida där du kan lägga produkten till ett befintligt sortiment, eller skapa ett nytt. Om du väljer att skapa ett nytt sortiment skriver du in namnet du vill ha på ditt sortiment. Har du rättighet att skapa sortiment för samtliga användare i din organisation kan du välja alternativen, Dela med min kundgrupp, eller Dela med kunder. Du väljer sedan vilka kundnr som ska se sortimentet. 3. Genom att trycka på Spara hamnar du i vyn för Avtalssortiment och kan se att sortimentet är skapat. De olika sortimentsnamnen sorteras i bokstavsordning. Du som användare kan lägga utvalda produkter till menyn Avtalssortiment. Beroende på dina rättigheter kan detta sortiment skapas för alla användare, eller bara till dig själv för privat bruk då du enkelt vill hitta vissa produkter snabbt. Produkterna kan läggs till Avtalssortiment från produktlistan, produktkortet, kundvagnen eller importeras av oss på Atea. Vyn under menyknappen Avtalssortiment är uppdelad i två avdelningar : Privata sortiment - skapade av dig som användare för eget bruk. Kundsortiment - skapat för alla användare för hela kundgruppen, eller enbart för det kundnr du är inloggad på. Detta sortiment kan administreras av användare med rättigheter, eller oss på Atea. Skapa sortiment Du kan skapa sortiment från tre ställen. 1. Du kan skapa sortiment från produktlistningen genom att kryssa i rutan för den produkt du vill ha med i ditt sortiment. 2. Du kan skapa sortiment genom att lägga en produkt till Avtalssortiment från produktkortet. 3.Du kan välja att samla alla produkter du vill ha i ett sortiment i kundvagnen och skapa sortimentet därifrån. 5

6 1. Produkter som ska placeras i sortiment. 2. Lista med befintliga sortiment. 3. Namn på nytt sortiment som ska skapas RÄTTIGHETER FÖR ATT VEM SOM SKA SE DET SORTIMENT MAN SKAPAR STYRS PÅ ANVÄNDARNIVÅ: Dela inte: användaren skapar endast sortimentet för eget bruk. Dela med min kundgrupp: samtliga användare på samtliga kundnr i kundgruppen kan då se och köpa ur sortimentet. Dela med kunder: administratören har då möjligheter att kryssa specifika kundnr där användarna ska kunna se och köpa ur sortimentet. Har du aldrig skapat några sortiment tidigare, har du heller inga alternativ i listan över befintliga sortiment. Annars har du dina sortiment tillgängliga där. Du kan då välja att placera din produkt i något av dessa. Annars skriver du in ditt sortimentsnamn under eller lägg till nytt sortiment. Vilka du har rätt att visa sortimentet för, styrs av dina rättigheter. Vyn under Avtalssortiment Genom att namnge dina olika sortiment skapar du en egen kategorisering. De olika sortimenten sorteras i bokstavsordning i vänstermenyn. Under respektive sortiment hittar du produkternas kategori i eshop. Detta så du snabbt ska kunna gå till rätt produkt i vänsternavigeringen. AVTALSSORTIMENTETS TVÅ SEKTIONER: 1. Produkter som du själv valt ut och som enbart ses av dig. 2. Produkter som valts ut av kundadministratör hos er eller av oss på Atea och som ses av alla användare på kundnr eller kundgruppen. 3. Kolumn för att snabbt kunna välja ut och lägga produkterna till exempelvis kundvagnen. Valen hittar du under dropdownlistan bredvid Lägg valda produkter till: 6

7 Export till Excel under Avtalssortiment Från avtalssortimentets produktlista har du möjlighet att spara din lista med produkter i Excelformat. Se alternativ Exportera till Excel. Ditt val av sortiment styr hur många produkter som kommer att ingå i Excellistan. Har du t.ex. valt menyknappen Avtalssortiment kommer alla produkter i ditt avtalssortiment att visas i Excellistan. I exporten får du dessutom med namnet på respektive sortiment. 7

8 Användare Har du rätt att lägga upp användare för din organisation, går du till menyraden Administration. Du får då upp en lista över de användare som finns upplagda på de kundnr du har behörighet till. Genom att klicka på namnet kommer du in på användaren och kan se vilka rättigheter denna användare har. Vill du skapa en ny användare, kan du välja på att kopiera en befintlig och få med samtliga rättigheter denna har, eller att klicka på Ny användare längst upp till höger. Har du många användare i organisationen kan du söka på rättigheter i sökrutan under användarlistningen. På varje sida listas 25 användare. 8

9 Skapa ny användare: Samtliga inställningarna du ser ikryssade är standardinställningar då en ny användare skapas. 3. Kontoinnehavarens användarnamn. Detta måste vara unikt, vilket kan innebära att du får upp en varning när du ska registrera kontot och behöver då välja ett annat. 1. Kontoinnehavarens namn. 2. Kontoinnehavarens e-postadress. 4. Genom att kryssa i rutan kommer ett meddelande om aktivering av kontot att skickas till kontoinnehavaren. 5. Under Rollbeskrivning kan du ge kontoinnehavaren en titel. Bra för sökning vid många användare. 6. Anslut nya kunder automatiskt innebär att användare får tillgång till ev. nya kundnr som sätts upp åt er. 7. Under Ändra kund väjer du vilket/vilka kundnr användaren ska kunna beställa på. 8. Standardkund innebär den kund användaren loggar in på. 9. I de fall ett attestflöde finns uppsatt på kontot kommer fler inställningar att visas under detta avsnitt. 10. Inställningar i detta avsnitt anger vad användaren får för behörighet av dig. Kundadministratör innebär att användaren har rätt att lägga upp användare åt er organisation. Om du inte ger användaren rätt att redigera sin profil innebär att användaren inte kan förändra något under nästa del (se 11). Tillåt fritext på leveransadresser innebär att användaren får lägga till egna leveransadresser. Genom att kryssa i rutan för Dölj köpknapp ger du användaren ett konto till eshop, men utan beställningsrätt. Genom att kryssa ur Visa priser får användaren ett konto utan någon prissättning på produkterna. Visa endast avtalssortiment innebär att användaren endast ser Avtalssortiment. 11. Detta är inställningarna användaren själv kan redigera under Mina sidor/min profil. 12. Här anger du om användaren ska se orderhistorik och fakturahistorik. 13. Här ger du användaren rätt att redigera privat sortiment under Avtalssortiment, men även om användaren ska ha rätt att redigera sortimentet för andra användare på de kundnr du ger användaren behörighet till. 14. Här ger du användaren rätt att redigera privata paket men även om användaren ska ha rätt att redigera paket för andra användare på de kundnummer du ger användaren behörighet till. 15. Här anger du om användaren ska se Licensportalen, dvs licensavtal/licenstillgångar. 16. Här anger du om användaren ska vara administratör för Office 365:s abonnemangstjänster. 17. Här registrerar du det nya användarkontot och ett e-post meddelande skickas ut med inloggningsuppgifterna 9

10 Tips till dig som lägger upp användare För att du lättare ska kunna lägga upp användare har vi valt att ha vissa inställningar ikryssade då en ny användare ska skapas. Dessa inställningar representerar den vanligaste användaren i eshop. Väljer du att skapa ett konto med standardinställningar får du en användare som kan göra sina beställningar själv (utan attest), som kan köpa alla produkter Atea har i sortimentet och som kan lägga till leveransadress i kassan. Du fyller enbart i användarens egna uppgifter gällande namn, användarnamn och e-post och ger denna användare åtkomst till rätt kundnr och trycker på Registrera. Ett tips till dig som administratör är att använda användarens e-post även som användarnamn då detta måste vara unikt i Atea eshop. 1. Här anges om denna användare ska vara en attesterare och vem användaren har rätt att attestera åt. När du valt kundnr under Ändra kund, kommer du här åt alla användare för detta kundnr. Konton med attestflöde För konton med attestflöde tillkommer följande inställningar när en ny användare skapas: 2. Här anges vilka rättigheter denna användare har vid beställning. Brytpunkt anger det ordervärde användaren får beställa för innan order går för attest. Om alla ordrar ska attesteras anger du siffran noll i rutan. Du måste då även ange vem som ska attestera denna användares beställningar. Kryssar du i rutan Obegränsat behövs ingen attest då användaren beställer. Attestöversikt Om du, eller någon annan har satt upp ett attestflöde, har du en bra översikt genom att gå in på Attest översikt. 1.Uppsatta beställare utan attesträtt för annan användare. 2. Belopp som beställare i kolumn 1 får beställa för innan attest behövs. 3. Beställare med attesträtt för användare i kolumn Belopp som beställare i kolumn 3 får beställa för innan attest behövs. 5. Användare med obegränsad attesträtt. Observera att det går att sätt upp fler steg i attestflödet, exempelvis: Användare A > Användare B > Användare C > Användare D. Då visas inte flödet för närvarande i översikten då antalet kolumner är begränsat till fem stycken. För attestflöden med många steg, använd funktionen exportera till Excel. I denna export får du med samtliga steg i attestflödet. 10