Användarinstruktioner. PDBreg

Transkript

1 Sidan: 1 (28) Användarinstruktioner PDBreg

2 Sidan: 2 (28) Innehåll 1 REVISIONSINFORMATION INLEDNING IN- OCH UTLOGGNING SÖK PERSON VISA PERSON NYREGISTRERING AV PERSON Nyupplägg av person Obligatoriska uppgifter Kompletterande uppgifter Personinformation, underhåll Kategorier, underhåll Roller, underhåll Anställningsunderlag Användarnamn TILLÄGG/ÄNDRING AV UPPGIFTER Personinformation Kategorier/Roller Lägg till/ändra i kategori Lägg till/ändra i roll Användarnamn Borttagning av uppgifter SKICKA EPOST LISTA PERSONER REFERENSER...28

3 Sidan: 3 (28) 1 Revisionsinformation Utarbetat av Datum Utgåva Ändringar Anna Jensen Första utgåvan Anna Jensen Ändrad webbadress till PDBreg Anna Jensen Uppdaterad efter utbildning och kommentarer från användare.

4 Sidan: 4 (28) 2 Inledning Dessa användarinstruktioner riktar sig till användare av PDBreg, dvs. personer som har givits behörighet att arbeta direkt i Chalmers persondatabas (PDB). Instruktionerna syftar till att fungera som hjälp vid nyregistrering och ändring av personuppgifter i PDBreg. I detta dokument förklaras de begrepp som används vid registrering i PDBreg, och de olika stegen vid nyregistrering och ändring av uppgifter redovisas och förklaras. Dessa användarinstruktioner är tänkt att fungera som en lathund för användare av PDBreg. Dokumentet är levande, vilket innebär att ändringar och tillägg kan komma att ske. Det viktigaste är att DU som användare förstår vad du skall göra. Därför är det fritt fram att lägga till egna noteringar i ditt dokument, och under uppstartsperioden går det också bra att komma med synpunkter på innehållet/upplägget i instruktionerna.

5 Sidan: 5 (28) 3 In- och utloggning PDBreg når du via internet, och adressen är: Du loggar in genom att fylla i ditt användarnamn och lösenord enligt DCE/DFS (Y500), och klicka på Logga på-knappen. Din behörighet är knutet till ditt användarnamn och lösenord, dvs. när du har loggat in så kan du bara administrera uppgifterna på de personer på din sektion/institution/avdelning eller liknande, beroende på vilken typ av behörighet du har. Om inloggningen fungerat så skall bilden se ut som ovan. Välj nu PDB Reg i menyn nere till vänster. När du vill logga ut från PDBreg, vilket du kan göra när som helst, så klickar du på Logga av-knappen till vänster i bild.

6 Sidan: 6 (28) 4 Sök person Startsidan i PDBreg är vyn som heter Sök personer, se nedan. Du kan nå denna sida när som helst under användandet av PDBreg genom att klicka på Sök i menyn till vänster. Sökning i persondatabasen sker genom att fylla i något av de fält som finns att välja mellan i sökvyn. Vad gäller sökning på personnummer eller namn, så går det även att söka på delar av personnummer, för- eller efternamn. Ju fler fält som fylls i, desto mer precis bli sökningen. Sannolikheten att din sökning träffar exakt rätt, ökar alltså med antalet fält du fyller i. Fyll i de fält du kan/vill, och klicka på Sök-knappen till höger. Sökningens träffar i databasen kommer upp på en lista i bokstavsordning, se bilden nedan.

7 Sidan: 7 (28) Normalinställningen är att personerna listas 20 åt gången, vill du ändra på detta gör du det genom att sudda ut 20 och fylla i önskad siffra den lilla rutan, och klicka på stk-knappen. Vill du se detaljer om någon av personerna i listan, klickar du på symbolen i personens rad. Då hamnar du i Visa person-vyn, och kan se samtliga uppgifter som finns lagrade om den aktuella personen. Har du gjort en sökning och vill redigera uppgifterna om en viss person, så klickar du på symbolen. Då hamnar du i vyn Kategorier, underhåll. Detta är t ex lämpligt om du vill ändra något i personens Chalmersknutna uppgifter såsom kategori, roll, anknytning etc., se vidare i kapitel 7.2. Om din sökning inte gav någon träff, så kommer detta upp som ett meddelande där listan på träffar egentligen skulle ha presenterats. Vill du göra en ny sökning, kan du först klicka på Rensa fält-knappen, för att rensa alla fält. Vill du från sök-vyn komma direkt till nyregistrering, t ex om du söker efter en anställd på din institution och märker att han/hon inte finns inlagd, så kan du direkt klicka på Lägg till-knappen. Då hamnar du i Nyupplägg av person-vyn, och de uppgifter du hade matat in i sökningen följer med. Om du står i Sök personer-vyn och har gjort en sökning, och sedan klickar på Visa i menyn till vänster, så hamnar du i Visa person-vyn, och där visas samtliga registrerade uppgifter på den person som ligger först i listan på personer som din sökning gav.

8 Sidan: 8 (28) 5 Visa person Klicka på Visa i menyn till vänster. Du hamnar nu i Visa person-vyn. Har du inte redan gjort en sökning i Sök-vyn, utan går direkt till Visa genom menyn, så kan du i Visa-vyn endast få fram uppgifter om en person om du har dennes hela personnummer. Fyll i hela personnumret i rutan och klicka på Sök-knappen. Om du söker på ett personnummer som inte finns i PDB, får du upp ett felmeddelande i den rosa listen ovanför Sök-knappen, som lyder personnummer saknas. Söker du på ett personnummer som finns, så får du upp samtliga uppgifter om den aktuella personen. I denna vy kan du inte ändra eller lägga till några uppgifter, utan bara titta. Vill du skriva ut dessa uppgifter, så klickar du på Utskriftsformat-knappen. Då får du upp uppgifterna på en sida som är lämplig för utskrift. Vill du göra en ny sökning, så klickar du på <<Sökning-knappen, så hamnar du i Sök personvyn. Vill du ändra eller lägga till några uppgifter om personen i fråga, så klickar du på någon av rubrikerna under Underhåll i menyn till höger, se vidare i kapitel 7.

9 Sidan: 9 (28) 6 Nyregistrering av person Vid nyregistrering av en person finns en automatisk sekvens/ordningsföljd av vyer inlagda, som du kan följa för att vara säker på att du registrerat samtliga uppgifter du kan/vet om en person. När en person anställs på t ex din institution, vet du oftast om detta ett tag innan den faktiska personen står framför dig och skall börja. I PDBreg kan du registrera en ny person så fort du vet att han/hon skall börja arbeta hos dig, även om du inte har alla hans/hennes uppgifter. Det är viktigt att du gör denna första registrering så fort som möjligt, eftersom det gör att övriga system som är anslutna till PDB kan få ta del av uppgifterna och förbereda den anställdes ankomst genom att ta fram passerkort, datorkonto etc. 6.1 Nyupplägg av person När du i menyn till vänster klickar på Ny person hamnar du automatiskt i första vyn i sekvensen, nämligen Nyupplägg av person-vyn, se nedan. Skulle du nu vilja kontrollera om en person redan finns i PDB innan du registrerar honom/henne, så klickar du på <<Sökning-knappen. Då hamnar du i Sök person-vyn. Du kan när som helst under din sekvens välja att gå tillbaka till sök-vyn och söka efter en person, genom att klicka på <<Sökning-knappen.

10 Sidan: 10 (28) Obligatoriska uppgifter Översta halvan av Nyupplägg av person-vyn består av obligatoriska uppgifter. Alla dessa uppgifter måste alltså fyllas i för att du skall kunna registrera en person. Det är alltid bra att fortsätta med nedre halvan av sidan (kompletterande uppgifter) samt resten av sekvensen och fylla i så många uppgifter du kan, men absolut minimum är alltså de obligatoriska uppgifterna. Nedan följer en förklaring av innebörden av några av de obligatoriska uppgifterna: Kategori Den kategori en person tillhör, talar om hur personen är kopplad till Chalmers, och exempel på kategorier i PDB är: anställd, arvoderade, entreprenör, GU-student, gästforskare, konsult, kursstuderande, stipendiat etc. Varje person i PDB tillhör minst en kategori, ibland kanske två, t ex kan en anställd också vara kursstuderande. När en person registreras i PDB måste en kategori anges. Om du sedan vill lägga till ytterligare en kategori på en redan registrerad person, så gör du det under Underhåll Kategorier/roller i menyn till vänster. OBSERVERA: När du registrerar någon med kategorin anställd, så måste du alltid ange personnummer (som står under kompletterande uppgifter). Roll En persons roll beskriver hans/hennes konkreta uppgift på Chalmers, dvs. vad personen faktiskt gör. Det kan vara t ex informatör, kanslichef eller rektor. Varje person på Chalmers har minst en roll. För studenter, så är studentens/forskarstudentens program/forskarämne eller kurs definierad som roll. Roll är alltså skiljt från kategori, och en person på Chalmers har minst en kategori, och minst en roll. Kostnadsställe Kostnadsställe används i PDB för att placera in personer, eller mer korrekt, personers kategorier och roller, i organisationen. Ett kostnadsställe hör till någon organisatorisk enhet, och på det sättet kan man finna var i organisationen en person hör hemma. Organisationen så som den ser ut i PDB, är densamma som i ekonomisystemet. Giltighetstid Detta avser den tid som uppgifterna du registrerar skall vara giltiga. Dagens datum är alltid fördefinierat på fr.o.m.- datum. Nyregistrerar du en tillsvidare-anställd person, så lämnar du fältet för t.o.m.-datum tomt. Detta innebär att personens anställning gäller tillsvidare. Nyregistrerar du t ex en projektanställd person, så är t.o.m.-datumet mycket relevant att fylla i. Det talar om hur länge uppgifterna gäller, vilket är bra att veta t ex vid utgivning av passerkort, datorkonto etc. Engagerad av Här skall du fylla i namnet på den person som är ansvarig för att personen framför dig behöver registreras. Är det t ex en nyanställd person som du registrerar, så är det förmodligen namnet på en prefekt eller dekanus som skall stå i detta fält. Alltså namnet på den person som kallat hit den person du registrerar.

11 Sidan: 11 (28) Kompletterande uppgifter Dessa uppgifter kan ses som en snabbvariant av nyregistreringen, vilket t ex kan vara lämpligt om det står flera personer framför dig och skall bli registrerade så snabbt som möjligt. Detta kan också vara en lämplig variant vid registrering av t ex en konsult eller liknande person, som inte har så många uppgifter som är intressanta för Chalmers. Vid registrering av nyanställda rekommenderas att hela sekvensen gås igenom, vilket innebär att de kompletterande uppgifterna kommer att återkomma senare i sekvensen. Personnummer / Född / Kön Här fyller du i personnumret på personen, inklusive de fyra sista siffrorna. Om du fyller i personnumret, behöver du inte fylla i födelsedatumet. Om personen inte har något svenskt personnummer men ändå vet när han/hon är född, så fyller du i födelsedatumet. Likaså om personen har ett tillfälligt svenskt personnummer, kan det vara bra att fylla i födelsedatumet. Det är också bra att fylla i om personen är en man eller en kvinna, vilket inte alltid är helt självklart vid t ex vissa utländska namn. Skulle du glömma detta, så fylls det i automatiskt om du fyller i korrekt personnummer. Hus Hus talar om var på Chalmersområdet personen sitter, här väljer du ett hus ur rullistan genom att markera det. Det hus som väljs här blir automatiskt knutet till den kategori personen tillhör. Rum Om du vet vilket rum personen sitter i, fyller du i rumsnumret i fältet till höger om rullisten med hus. Det rumsnummer som skrivs in i detta fält blir automatiskt knutet till den kategori personen tillhör. I sekvensen för nyregistrering finns det vid ett senare tillfälle möjlighet att registrera ett rumsnummer som är knutet till den roll en person har också. Telefon/Mobil (arbetet) Vet du personens telefonnummer/anknytning på Chalmers, så går det bra att fylla i det. På samma sätt som med rumsnummer så blir det telefonnummer du registrerar här knutet till personens kategori. Telefonnummer knutet till personens roll går att registrera senare i sekvensen. I fältet för telefon fyller du i endast anknytning, t ex 2445, om det är ett Chalmersnummer. Är det inte det så fyller du i hela numret, inklusive riktnumret om det inte är ett Göteborgsnummer. Använd bindestreck mellan riktnummer och telefonnummer, även i mobilnumret. Mellanslag behövs inte. Beställning av ny telefonanknytning till en person går till på samma sätt som tidigare. Så fort du får reda på vilken anknytning personen får, så bör du mata in det i PDBreg. Användarnamn/Skraplott Här fyller du i ett användarnamn för personen om du vill, enligt förslag från dig eller personen själv. Användarnamnet får bestå av max 8 tecken; a-z och 0-9, och det måste börja med en bokstav. Det finns även en sida senare i sekvensen för registrering av användarnamn, och där kan du även få färdiga förslag, utifrån

12 Sidan: 12 (28) personens för- och efternamn. Om användarnamnet du fyllt i redan är upptaget, så får du ett felmeddelande i den rosa listen överst på sidan när du är klar och försöker klicka på lägg till-knappen. Om du fyller i ett användarnamn, så måste du också fylla i ett skraplottsnummer i fältet bredvid. Skraplotter är ett nytt sätt att dela ut lösenord på. Varje användare av PDBreg har en bunt med skraplotter som kan delas ut till personer som nyregistreras. Denna skraplott innehåller ett lösenord som personen får skrapa fram för att kunna logga in med sitt användarnamn. För att detta lösenord skall kunna knytas till personens användarnamn, är det viktigt att du fyller i skraplottens nummer i det avsedda fältet. På detta sätt knyts ett visst lösenord till ett visst användarnamn i PDB, utan att någon mer än användaren självt vet om det faktiska lösenordet! Den nya lösenordshanteringen kan starta så fort skraplotterna är klara, till dess hanteras detta som det görs idag, dvs. via systeadministratörerna på sektionen läs mer om detta i kapitel 6.5. Dock måste du alltid registrera ett användarnamn i PDBreg! När du fyllt i så mycket obligatoriska och kompletterande uppgifter du kan/vill, så klickar du på Lägg till-knappen. Om du har glömt att fylla i något, t ex om du fyllt i användarnamn men inte skraplott, så kommer det upp ett felmeddelande i den rosa listen längre upp på sidan som lyder; skraplott måste anges. Fyll i det som du glömt och klicka på Lägg till-knappen igen. Om du inte glömt något mer, så står det nu i den rosa listen; data sparat, och då är personen i fråga inlagd i PDB. Du kan nu välja att antingen rensa fälten för att direkt lägga upp en ny person, eller att gå vidare i sekvensen och fylla på med mer uppgifter om personen du just lagt in. Vill du rensa fälten klickar du på Rensa fält-knappen. Detta kan t ex vara lämpligt om du har fått reda på att ett flertal personer skall börja arbeta på din institution, och du snabbt vill få in dem i PDB utan att behöva gå igenom hela sekvensen för varje person. Vill du gå vidare i sekvensen och fylla på med mer uppgifter, så klickar du på Nästa>>-knappen. 6.2 Personinformation, underhåll Du befinner dig nu i Personinformation, underhåll-vyn. De uppgifter du fyllde i och sparade i förra vyn har nu följt med till denna vy, se nedan.

13 Sidan: 13 (28) Längst ner till höger i bilden kan du se vem (i form av ett användarnamn) som registrerat/ skapat den nyregistrerade personen i PDB, och när det gjordes. Detta gör att det går att spåra vem som lagt in en viss uppgift och när det skedde, vilket kan vara bra att veta om du någon gång upptäcker en uppgift som är felaktig eller verkar konstig och vill följa upp detta. Observera den gula rutan med datumet i, uppe till vänster i bild. Den talar om vilket fr.o.m.- datum som uppgifterna har, och hela giltighetsdatumet för uppgifterna kan du se längst ner i bild. Vill du fylla på med uppgifter med samma giltighetsdatum som det som visas, så fyller du i de uppgifter du vill på sidan och klickar på spara-knappen. Titta i den rosa listen, så du vet om det gick bra att spara. Om personen bor på en adress men vet att han/hon skall flytta vid ett visst datum, så kan du redan nu lägga till den framtida adressen och spara den med ett annat giltighetsdatum, genom att fylla i uppgifterna, ändra giltighetsdatumet och klicka på framtida värden. Då sparas uppgifterna under en separat flik med ett annat giltighetsdatum, se nedan.

14 Sidan: 14 (28) Du kan växla mellan de båda flikarna genom att klicka på de olika fr.o.m.-datumen längst upp på sidan. Klicka på Nästa>> för att gå vidare i sekvensen. 6.3 Kategorier, underhåll Du befinner dig nu i Kategorier, underhåll-vyn. Längst upp på sidan står namnet och personnumret på personen du håller på att registrera, se nedan.

15 Sidan: 15 (28) I rullisten för kategori kan du klicka på pilen och se alla personens kategorier. Håller du på att nyregistrera en person så syns bara den kategori du har registrerat. På denna sida kan du fylla på med mer uppgifter som är knutna till den av personens kategorier som syns för närvarande. Detta skapar möjligheten att en person med t ex två kategorier, kan ha olika kontaktuppgifter knutna till de båda olika kategorierna. Telefon/Fax Om du fyllde i ett telefonnummer på första sidan i sekvensen, så har detta följt med hit. Om du inte fyllde i något telefonnummer där, så gör det då här. Det gäller alltså personens anknytning eller annat arbets-telefonnummer på Chalmers. Mobil/Sökare På samma sätt som för telefonnummer, så gäller att om du fyllde i ett mobilnnummer på första sidan i sekvensen, så har detta följt med hit. Fyllde du inte i något på första sidan så är dessa fält tomma, och då bör du fylla i dem nu. Hus och Rum Om du fyllde i ett hus och ett rumsnummer på första sidan i sekvensen, så har detta följt med hit. Om inte, så kan du fylla i det nu om du vet det. Det rumsnummer som skrivs in i detta fält blir automatiskt knutet till den kategori personen tillhör. Först väljer du ett hus ur rullisten. Sedan fyller du i ett rum på raden under, i fältet till höger om rullisten. Rullisten är från början tom, och kommer att användas för att du

16 Sidan: 16 (28) - när du har sparat uppgifterna - skall kunna verifiera om du fyllt i rätt rum, dvs. om det rum du fyllt i verkligen ligger i det hus du valt. Alltså, när du valt hus och fyllt i rum så kan du klicka på Spara, och då kommer det att komma upp ett antal rumsnummer att välja mellan i rullisten. Detta är de rumsnummer som finns att välja mellan i det hus du har valt, och det rum du fyllt i kommer att visas. Detta kan alltså ses som ett sätt att verifiera att du fyllt i ett rum som verkligen existerar i det hus du valt. OBSERVERA, om det inte kommer upp några rumsnummer i rullisten, så kan det antingen bero på att det rumsnummer du fyllt i inte ligger i det hus du valt, eller att rumsnumren för det hus du valt helt enkelt inte kommit in i PDB ännu. Alla rumsnummer kommer nämligen inte att vara inladdade i PDB vid uppstart av PDBreg, utan de kommer att komma in efter hand. E-postadress Epostadressen på kategorinivå är knuten till en persons användarnamn, och skall komma upp automatiskt, om du registrerade ett användarnamn på första sidan i sekvensen, under kompletterande uppgifter. Gjorde du inte det, så kommer e- postadressfältet att vara tomt. Lämna då det fältet tomt, och vänta tills du har registrerat ett användarnamn (vilket kommer senare i sekvensen). Då kommer e- postadressen att skapas automatiskt. Fyll i de uppgifter som du önskar och tryck på Spara (även om du redan tryckt på Spara efter du fyllde i rumsnumret). På samma sätt som under personuppgifter, kan du här lägga till en flik med uppgifter för den specifika kategorin, med ett annat giltighetsdatum än det som visas för närvarande. Fyll då i de uppgifter du vill, och klicka på Framtida värden-knappen. För att komma vidare i sekvensen, klicka på Nästa>> Roller, underhåll Längst ner på sidan kan du se vilken/vilka roller personen har. Vill du lägga till specifika uppgifter knutna till en viss roll som personen har, så klickar du på, och du hamnar då i vyn som heter Roller, underhåll, se nedan. Klickar du på så hamnar du direkt i bilden Uppgifter för anställningsunderlag, se kapitel

17 Sidan: 17 (28) Här kan du på samma sätt som under kategori fylla i uppgifter som skall vara knutna till den specifika rollen. Det kan kanske t ex vara så att en person har ett telefonnummer i rollen som prefekt, och ett annat telefonnummer i rollen som projektledare. E-postadress För att du skall kunna registrera en speciell e-postadress knuten till en persons roll, måste personen ifråga ha fått detta godkänt av sin chef eller liknande, och komma med en färdig e-postadress till dig som du i så fall registrerar. Det är alltså inget som du kan tilldela en person. Fyll i de uppgifter du vill och klicka på Spara-knappen. Du kan även här registrera uppgifter med ett annat giltighetsdatum än det som visas, med hjälp av Framtida värden-knappen. Vill du komma tillbaka till sidan för kategorier, så klickar du på Kategorier-knappen. Vill du nu gå vidare i sekvensen så klickar du på Nästa>> Anställningsunderlag Om det är en nyanställd du registrerar hamnar du nu i bilden Uppgifter för anställningsunderlag, se nedan. Är det ingen nyanställd du registrerar, hamnar du direkt i vyn som heter Konton, underhåll, se kapitel 6.4.

18 Sidan: 18 (28) Här kan du direkt fylla i anställningsunderlaget för den nyanställde. De uppgifter du registrerat om personen tidigare i sekvensen kommer automatiskt upp överst på formuläret. Du skall nu komplettera med Anställningsuppgifter. Fyll i fälten under denna rubrik, och klicka på Utskriftsformat. Du får nu upp anställningsunderlaget som ett PDF-dokument, och kan skriva ut det med alla uppgifter ifyllda. OBSERVERA 1: För att Utskriftsformatknappen skall fungera, så måste du ha Adobe Acrobat Reader installerad på din dator! För att skriva ut anställningsunderlaget så klickar du på skrivarsymbolen under internetadresslisten på skärmen. OBSERVERA 2: På denna sida finns ingen Spara-knapp, vilket innebär att de uppgifter du fyllt i på anställningsunderlaget inte sparas i PDB! Denna sida finns endast för att du enkelt skall kunna skriva ut ett anställningsunderlag när du ändå redan har registrerat en hel del uppgifter om personen. På detta sätt behöver du inte fylla i anställningsunderlaget separat på ett papper. De enda uppgifter från anställningsunderlaget som sparas i PDB är de uppgifter du fyllt i på tidigare sidor i sekvensen, dvs. uppgifterna på över halvan av denna sida (se ovan). När du skrivit ut anställningsunderlaget, finns ett önskemål från löneadministratörerna att de blir meddelade om att en person nyanställts. Detta för att de skall kunna kontrollera vid lönekörningen att den nyanställdes påskrivna anställningsunderlag verkligen kommit in. För att meddela dem detta, så klickar du på knappen epost till löneadm, och då skickas ett mail till dem som talar om att personen i fråga blivit anställd. Om det gick bra att skicka mailet kommer det upp ett meddelande i den rosa listen överst på sidan: Meddelande skickat. Vill du nu gå vidare i sekvensen så klickar du på Nästa>>.

19 Sidan: 19 (28) 6.4 Användarnamn Du befinner dig nu i Konton, underhåll-vyn, se nedan. Om du skrev in ett användarnamn på den första sidan i sekvensen under kompletterande uppgifter, så syns det i listan över användarnamn. Om du inte skrev in ett användarnamn då, så skall du göra det nu. Enklast är att välja ett från rullisten med förslag, genom att markera det. Dessa användarnamn är garanterat lediga. Det går naturligtvis också bra att välja ett användarnamn som inte finns med i rullisten och skriva in det i det avsedda fältet. Du måste också fylla i ett skraplottsnummer, se vidare i kapitel Klicka nu på Lägg till-knappen. OBSERVERA: Hur gör jag innan skraplotterna har kommit? Innan skraplotterna har kommit kan du inte dela ut lösenord till den nyanställde. Men du måste fortfarande tilldela honom/henne ett användarnamn. När du har valt ett användarnamn så fyller du i siffran 0 i fältet för skraplottsnummer, och sedan trycker du på Lägg till. Om det valda användarnamnet är upptaget, så kommer det upp ett felmeddelande om detta i den rosa listen. Om allt fungerar så kommer det valda användarnamnet upp i listan på sidan, och det markeras med ett X att det är standardkonto. Detta är för att kunna veta vilket som är det riktiga kontot, i de fall en person har flera (t ex om en systemadministratör har flera testkonton förutom sitt vanliga), se nedan.

20 Sidan: 20 (28) När du klickat på Lägg till, så ser sidan ut som ovan. Klicka nu på symbolen längst ut till höger på sidan. Då får du upp en blankett (i PDF-format) som heter Ansvarsförbindelse anställda och som avser den anställdes användande av och ansvar för Chalmers dator- och datanätsresurser. OBSERVERA: Denna blankett skall du skriva ut och ge till den nyanställde. Du måste ha Adobe Acrobat Reader installerat på din dator för att kunna få upp denna blankett på skärmen, och du skriver ut den genom att klicka på skrivarsymbolen under internetadresslisten på skärmen. Längst ner på blanketten står den nyanställdes användarnamn och skraplottsnummer (0 om du inte hade några lotter). OBSERVERA: Denna blankett skall den nyanställde ta med sig och gå till sektionens systemadministratör för att få ett lösenord om det behövs, legitimera sig och få ett datorkonto aktiverat Om personen redan har ett användarnamn Det finns personer som har varit på Chalmers ett tag och som har ett datorkonto, men som inte är studenter eller anställda och därför inte finns med i vare sig Ladok eller SLÖR/PIR. Ett exempel på en sådan person kan vara en konsult. Detta innebär att när PDB initialt fylldes med data från Ladok och SLÖR/PIR, så kom dessa personer inte med. De behöver alltså registreras i PDB, och när man då i nyregistreringssekvensen kommer till Konton, underhållvyn, så kan man inte tilldela personen ett användarnamn eftersom han/hon redan har ett. Det enda du då skall göra på denna sida, är att koppla ihop personen med det användarnamn han/hon har. Det gör du genom att fylla i personens användarnamn i fältet där det står Befintligt användarnamn: och klicka på Koppla-knappen. På detta sätt blir användarnamnet

21 Sidan: 21 (28) knutet till den faktiska person som använder det. OBSERVERA: Det är viktigt att du är säker på att personen som står framför dig och säger att han/hon har ett datorkonto verkligen har ett, annars stämmer inte informationen i PDBreg. Klicka på Nästa>> för att komma vidare i sekvensen. Du hamnar nu i Visa person-vyn, se nedan. På denna sida kan du se alla uppgifter du registrerat om den nyanställde, och du kan t ex göra en utskrift på personens uppgifter om du vill, se kapitel 5. Du har nu gått igenom hela sekvensen för nyregistrering av en person!

22 Sidan: 22 (28) 7 Tillägg/ändring av uppgifter 7.1 Personinformation Vill du lägga till eller ändra i personuppgifterna för en person, så måste du först söka upp personen i fråga i PDB. Vet du inte personnumret på personen, så får du gå till Sök i menyn till vänster, se kapitel 4. Vet du personnumret på personen, så kan du gå direkt till Personinformation (under Underhåll) i menyn till vänster. Där skriver du in personnumret på personen du vill hitta, och klickar på Sök. Nu kan du lägga till eller ändra uppgifter genom att fylla i och klicka på Spara. Du kan även fylla i uppgifter med annat giltighetsdatum genom att använda Framtida värde-knappen. Se närmare om Personinformation, underhåll i kapitel Kategorier/Roller Vill du ändra eller lägga till något på en persons kategorier eller roller, så klickar du på Kategorier / roller i menyn till vänster. Om du inte vill gå via Sök person-vyn, så måste du kunna personens personnummer för att hitta rätt här. Kan du det så skriv in personnumret och klicka på Sök. Då får du upp de uppgifter som är knutna till den första av personens kategorier, enligt rullisten bredvid namnet. I den kan du se vilka kategorier personen har, och här kan du också välja vilken kategori du vill studera/ändra i. Markera den kategori du vill få fram och klicka på Sök Lägg till/ändra i kategori När du står i Kategorier, underhåll-vyn kan du ändra de uppgifter du vill (knutna till den specifika kategorin som visas), och klicka på Spara. Du kan också lägga till uppgifter med ett annat giltighetsdatum genom att använda Framtida värden-knappen, se vidare kapitel 6.3. För att lägga till en kategori på en person, klicka på Ny kategori-knappen, då hamnar du i nedanstående bild. Ångrar du dig, och inte vill lägga till en kategori, så klickar du på Tillbaka.

23 Sidan: 23 (28) Fyll i så många av uppgifterna du kan, och klicka på Lägg till-knappen. Du hamnar då återigen i vyn för Kategorier, underhåll, där den kategori du just lagt till finns med i listan över personens kategorier. Om t ex en person skall byta sin anställning från en sektion till en annan, så görs det genom att sekreteraren på den nya sektionen lägger till en ny kategori på personen i fråga, som anställd på den nya sektionen. Sedan behövs det också läggas till en ny roll på den nya sektionen, se kapitel Om personen helt byter sin anställning från en sektion till en annan, så är det viktigt att sekreteraren på den gamla sektionen tar bort personen från denna sektion (se kapitel 7.4) Lägg till/ändra i roll När du står i Kategorier, underhåll-vyn, så kan du se personens roller längst ner, som hör till den kategori som visas längst upp. Längs ner under rubriken Roller, så kan du markera en ny roll och ett nytt kostnadsställe och klicka på Lägg till-knappen. OBSERVERA: Du måste fylla i ett giltighetsdatum på den roll du lägger till, åtminstone fr.o.m.-datum. Vill du ändra något eller lägga till uppgifter knutna till någon utav rollerna, så klickar du på vid den rollen. Se vidare kapitel Ett specialfall kan t ex vara om en anställd på en sektion skall byta institution, utan att för den skull ändra sin anställning. Då går man först till Sök-vyn, och söker fram personen i fråga, och sedan går man till Kategorier, underhåll-vyn. Där kan man sedan lägga till en roll på den institution personen ifråga flyttar till. Det krävs ju också att personen tas bort från den andra rollen (på ursprungsinstitutionen) som han/hon flyttar från, vilket måste göras av någon som är behörig på den institutionen.

24 Sidan: 24 (28) 7.3 Användarnamn För att komma hit så klickar du på Användarnamn i menyn till vänster. Om du inte redan har sökt fram en person i Sök-vyn, så behöver du här kunna personens personnummer för att hitta rätt. Skriv in personnumret och klicka på Sök, då får du upp en lista på personens användarnamn och vilka skraplotter personen har fått ut. Denna sida finns med som ett steg i nyregistreringssekvensen (se kapitel 6.4), och förutom det används den bara om någonting gått snett vid tilldelningen av datorkonto och det behövs göras om. I så fall får du ett meddelande av systemadministratören, och blir ombedd att tilldela ett nytt konto till personen ifråga. 7.4 Borttagning av uppgifter I PDBreg finns ingen Delete-knapp, dvs. det går inte att ta bort uppgifter genom att klicka på en knapp. Anledningen till detta är att det inte skall gå att ta bort uppgifter hur som helst, eftersom detta kan få stora konsekvenser. Vill du ta bort någon uppgift ur PDB, t ex om en person skall sluta sin anställning eller liknande, så gör du detta genom att lägga till ett t.o.m.- datum på den uppgift som skall tas bort. Om detta gäller anställningen, eller någon av personens Chalmersuppgifter, så gör du detta på sidan Kategorier, underhåll. När t.o.m.- datumet är passerat, så blir uppgiften/uppgifterna ogiltiga och syns inte i PDBreg, och kan alltså ses som borttagna.

25 Sidan: 25 (28) 8 Skicka epost Om du klickar på Skicka epost i menyn till vänster, så hamnar du i nedanstående bild. Om du först har sökt upp en person med hjälp av Sök person-vyn, så kan du klicka på Skicka epost i menyn till vänster, och sedan när du har kommit hit till Skicka epost-vyn kan du klicka på Hämta personinfo, så får du upp all information i mailet om personen du sökte fram. När du fyllt i (eller hämtat) vad du vill ha med i meddelanderutan, så fyller du i en mottagare som du vill skicka mailet till. Som avsändare står alltid din mailadress (utom när du kör på testkontona så det står missing ). Till sist skickar du på Skicka, och du kan nu se i meddelanderutan längst upp om meddelandet blev skickat eller ej, och om det inte blev det så står det varför.

26 Sidan: 26 (28) 9 Lista personer Denna sida kan hjälpa dig att få fram listor över personer på Chalmers, med olika kriterier som urval, se hur bilden ser ut nedan. Först skall du i rullisten vid Fält, välja vilka uppgifter om personerna du vill se i listan. Normalläget är att alla uppgifter som finns registrerade om personerna syns. Vill du bara se vissa uppgifter så kan du gå in i rullistan och markera de uppgifter du vill se. Detta gör du genom att markera en uppgift, leta med pilarna upp nästa uppgift du vill markera och håll inne ctrl samtidigt som du markerar uppgiften. Sedan väljer du vad du vill sortera efter i listan, detta bestämmer vilken ordning personerna hamnar på i listan. Väljer du ingenting här så sorteras de automatiskt efter efternamn och sedan förnamn. Sedan väljer du med hjälp av att fylla i ett eller flera fält, vilka uppgifter du vill skall vara gemensamma för personerna i din lista. Vill du t ex lista alla personerna på en sektion, så väljer du sektionen i rullistan i det avsedda fältet, och klickar på Kör. Denna sökning fungerar på samma sätt som sökningen i Sök-vyn, se kapitel 4. Ett exempel på hur det kan se ut ser du nedan.

27 Sidan: 27 (28) När du har fått upp din lista på personer, så kan du spara den i Excel genom att klicka på Excel-knappen. Då kommer listan upp i Excel och du kan spara den på din hårddisk. Du kan också spara den som en tab-separerad textfil på din hårddisk, vilket du gör genom att klicka på Spara. Vill du skicka ett till alla personer i listan, så klickar du på Skicka epost. Då hamnar du i Skicka epost-vyn, och alla personer i listan du fick fram står som mottagare. OBSERVERA: Om du nu trycker på Hämta personinfo, så får du INTE upp personinfo om alla de personer i din lista, utan om den personen du senast gjorde en sökning på i någon annan vy.

28 Sidan: 28 (28) 10 Referenser Ref. Dokumentnamn och dokumentbeteckning Utgåvenr Dokumentdatum