Snabbguide till CtrlPrint

Transkript

1 Snabbguide till CtrlPrint För Administratörer Januari 2016 Gå till innehållsförteckningen

2 Innehåll Inloggning och lösenord 3 Logga in i CtrlPrint 4 Byta lösenord 5 Logga in som administratör 6 Administrera användare 7 Skapa nya användare 8 Visa/ändra användare 9 Radera användare 10 Skapa projekt 11 Skapa ett nytt projekt 12 Skapa kapitel 13 Hantera rättigheter 14 Bemanna projekt 15 Dela ut rättigheter 16 Rättigheter för TrackChanges (Spåra ändringar) 17 Ge administratörsbehörighet 18 Dokumenthantering 19 Låsa upp dokument som annan användare har låst 20 Radera kapitelversioner 21 Radera kapitel 22 Radera kommentarer 23 Kontakta Support 24 Klicka på ämnet för att komma till den sidan. Gå tillbaka till innehållsförteckningen genom att klicka på CtrlPrint-logon uppe till vänster. Checklista för snabb uppstart av projekt i CtrlPrint Här är en checklista som du kan skriva ut och ha nära till hands vid uppstart av projekt i CtrlPrint. Den här listan förutsätter att alla användare är skapade och finns tillgängliga för projektet. Klicka på punkten för att få mer information. 1. Skapa ett projekt. Skapa kapitel till projektet. Bemanna projektet. Dela ut rättigheter till användare. 5. Om ni använder TrackChanges, ge rättigheter till de som ska kunna acceptera ändringar. 2

3 Inloggning och lösenord 3

4 Logga in i CtrlPrint Webbadress Webbadressen till CtrlPrint är Lägg gärna ett bokmärke för inloggningssidan i din webbläsare. Användaruppgifter För att logga in i CtrlPrint behöver du ett användarnamn och lösenord. Om du saknar eller inte hittar dina uppgifter: Kontakta CtrlPrint Support. 1. Lösenord Om du loggar in för första gången gör du på samma sätt som om du har glömt bort ditt lösenord. Gå till och klicka på länken som finns under rubriken Do you need a new password?. Där skriver du sedan in ditt användarnamn och din mailadress så får du ett mail med ditt nya lösenord. Vi rekommenderar att du byter lösenordet första gången du loggar in. Glömt lösenordet? 1. Klicka på länken som finns under rubriken Do you need a new password?. Skriv in ditt användarnamn och din mailadress. Klicka på Send me a new password. Ett nytt lösenord skickas nu till din mail. Vi rekommenderar att du byter lösenordet första gången du loggar in. 4

5 Byta lösenord Logga in på CtrlPrint och välj ditt företag. Klicka på menyn Team och välj Ändra egna uppgifter. Fyll i ditt gamla lösenord och skriv in ett nytt. Klicka på Uppdatera för att spara ändringarna. 5

6 Logga in som administratör För att kunna logga in som administratör måste du först vara inloggad som användare. 1. Följ de här stegen för att logga in som administratör 1. Gå till Hjälp i menyraden och välj Logga in som administratör. Om det är första gången du loggar in så måste du begära ut ett nytt administratörs-lösenord. Det gör du genom att klicka på här under lösenordsfältet. Skriv in ditt nya lösenord och klicka på Logga in. 6

7 Administrera användare 7

8 Skapa nya användare Som administratör kan du skapa nya användare hos ett företag. Kom ihåg att alla nya användare saknar rättigheter till projekten. Rättigheter delas ut av administratören. Mer information om rättigheter hittar du under kapitlet Hantera rättigheter. Följ stegen för att skapa nya användare 1. Klicka på det aktuella företaget i vänstra kolumnen och gå till Företag i menyraden. Välj Lägg till användare. Fyll i uppgifterna i formuläret. De som är markerade med en röd stjärna är obligatoriska. Välj ett användarnamn till personen. När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på Lägg till. 1. 8

9 Visa/ändra användare Om du vill justera informationen om en användare, eller ändra vilken typ av behörighet personen ska ha (exempelvis användare eller systemansvarig), kan du göra det via Visa/ändra användare. Följ de här stegen för att visa listan med användare 1. Klicka på det aktuella företaget i vänstra kolumnen och gå till Företag i menyraden. Välj Visa/ändra användare och klicka sedan på användaren du vill ändra. Här kan du ändra användarens uppgifter. Klicka på Uppdatera/Ändra användarbehörighet för att spara ändringarna. Om användaren är systemansvarig kan du även dela ut behörighet till de företag som personen ska vara administratör för. Mer information om hur du gör hittar du under rubriken Ge administratörsrättigheter. 1. 9

10 Radera användare Vi rekommenderar att du håller användarlistan hos de företag du administrerar uppdaterad. Det kan till exempel finnas risker med att en person som har slutat på företaget har kvar sin användare. Följ stegen nedan för att radera en användare: 1. Klicka på det aktuella företaget i vänstra kolumnen och gå till Företag i menyraden. Välj Visa/ändra användare och klicka sedan på användaren du vill radera. Längst ner på sidan så klickar du på Radera användare. 10

11 Skapa projekt 11

12 Skapa ett nytt projekt Följ stegen nedan för att skapa ett nytt projekt: 1. Klicka på det företag du vill skapa ett projekt för. Gå till Projekt i menyraden och välj Nytt projekt. 1. Välj ett projektnamn. Välj ett ordningsnummer. Ordningsnummer bestämmer var i listan som projektet kommer att hamna. Vi rekommenderar att du arbetar med 10-tal (projekt 1 får ordningsnummer 10, projekt 2 får nummer 20 osv). På så vis blir det lättare att ändra i ordningen om ni behöver göra det. 12

13 Skapa kapitel När du har skapat ett projekt ska du förbereda det för att ta emot dokument. Det gör du genom att skapa kapitel. Hoppa över steg 1 och 2 om du redan är inne i projektet du ska arbeta med. Följ stegen nedan för att skapa kapitel: 1. Välj det företag du vill arbeta med. 1. Välj det projekt du ska arbeta med. Gå till Kapitel i menyraden. Välj Skapa kapitel. 5. Välj ett namn till kapitlet. 6. Välj ett ordningsnummer. Ordningsnummer bestämmer var i kapitellistan som kapitlet kommer att hamna. Vi rekommenderar att du arbetar med 10-tal (kapitel 1 får ordningsnummer 10, kapitel 2 får nummer 20 osv). På så vis blir det lättare att justera ordningen om ni behöver göra det Här presenteras en lista på samtliga kapitel i projektet. Nu kan personer med layout-rättighet lägga till dokument i det nyskapade kapitlet

14 Hantera rättigheter 14

15 Bemanna projekt Bemanna projekt kan du göra när projekt och kapitel är skapade. 1. Välj det företag du vill arbeta med. Välj det projekt du ska arbeta med. Gå till Projekt i menyraden. Välj Bemanna projekt. 5. På skärmen finns en eller flera listor framför dig som visar: A: Nuvarande bemanning av projektet, B: Andra användare i ditt företag, C: Användare i andra företag som du administrerar. 1. Du lägger till och tar bort personer genom att använda knapparna Lägg till eller Ta bort till höger. A. B. C. 15

16 Dela ut rättigheter För att en användare ska komma åt ett dokument räcker det inte med vara tillagd till projektet under Bemanna projekt, den behöver även bli tilldelad rättigheter. 1. Följ stegen nedan för att tilldela rättigheter: 1. Gå till Projekt i menyraden och välj Ändra rättigheter. Innan ni har delat ut rättigheter så är alla boxar i matrisen svarta. För att ändra rättigheter klickar du i rutan för personen och kapitlet. I listan väljer du den rättighet som personen ska ha. Olika typer av rättigheter: Ingen: Personen är tillagd i projektet men har inga rättigheter. Läs och Kommentera: Dokumentet kan öppnas som en PDF. Läs och Kommentera+: Dokumentet kan öppnas som PDF samt i InCopy men användaren kan inte redigera i texten. Redigera Text: Dokumentet öppnas i InCopy (endast textredigering). Redigera Layout: Dokumentet öppnas i InDesign (text+layout). Du kan ändra rättigheter för en hel rad samtidigt. Det gör du genom att klicka på ALLA. Om du använder knappen till höger om en användare ändrar du bara rättigheterna för just den personen. Om du istället använder knappen under kapitelnamnet ändrar du för samtliga användare i det kapitlet. Bocka ur en användare eller ett kapitel om du vill dölja dem i matrisen. Observera att man inte tar bort en användare eller ett projekt genom att bocka ur dem. 5. Klicka på symbolen för att visa de användare eller kapitel som du har dolt

17 Rättigheter för TrackChanges (Spåra ändringar) TrackChanges aktiveras manuellt av CtrlPrint. För att aktivera CtrlPrint Support på med information om vilket projekt som ska ha TrackChanges. För att kunna acceptera ändringar i ett dokument måste en administratör ge användaren rättigheter att göra det. Från början har ingen i projektet rättighet att acceptera ändringar. Följ stegen nedan för att ge rättigheter att acceptera ändringar: 1. Klicka på det projekt du vill arbeta med. Gå till Projekt i menyraden. Klicka på Ändra inställningar för TrackChanges. Här kan du nu bestämma vem som får acceptera ändringar. Du kan även välja vilken färg användaren ska ha på sina ändringar. 5. Klicka på Uppdatera

18 Ge administratörsbehörighet Om du själv är administratör för ett företag har du även möjlighet att göra en kollega till administratör. 1. Börja med att gå till Visa/ändra användare. Information om var du hittar det finns under rubriken Visa/Ändra användare. Klicka sedan på den användare som du vill uppdatera rättigheterna för. Klicka på knappen Uppdatera/Ändra användarbehörighet. Nu presenteras en lista på de företag som du är administratör för. Till höger om varje företag finns en rullgardinsmeny, där du väljer om den här användaren ska vara Behörig (administratör) eller Ej behörig (ej administratör). Klicka på uppdatera för att spara ändringarna. 18

19 Dokumenthantering 19

20 Låsa upp dokument som annan användare har låst Det är bara administratörer som kan låsa upp dokument som någon annan har låst. Använd funktionen sparsamt. Om användaren som har låst dokumentet har gjort några ändringar kommer dessa inte att kunna sparas tillbaka till servern. Följ stegen nedan för att låsa upp ett dokument: 1. Välj det aktuella projektet och gå till Visa/Ändra kapitel under Kapitel i menyraden. Här presenteras en sammanställning av samtliga kapitel i projektet. Om kapitlet har ett hänglås till vänster så betyder det att det är låst. Det kan både vara låst av dig eller någon annan i projektet. Du kan låsa upp dokumentet genom att klicka på hänglåset, men om du vill ha mer information angående vem som har låst dokumentet så klickar du istället på kapitelnamnet. Efter att du har klickat på hänglåset klickar du på knappen Lås upp som finns nere i högra hörnet på sidan. 5. Kapitlet är nu tillgängligt för andra användare igen. 20

21 Radera kapitelversioner Ibland kan man behöva backa en eller flera versioner av ett kapitel. Då kan man som administratör radera den senaste versionen och på så sätt backa i versionslistan. Notera att man bara kan radera en version åt gången. Följ stegen nedan för att radera kapitelversioner: 1. Gå till det kapitel du vill arbeta med. Gå till Kapitel i menyraden. Klicka på Radera kapitelversion. Klicka på Radera till höger om kapitlet för att radera det. 21

22 Radera kapitel Om du väljer att radera ett helt kapitel så försvinner alla versioner. Information om hur du endast raderar den senaste versionen finner du under rubriken Radera kapitelversioner. Notera att endast kapitel utan aktiva kommentarer kan raderas. Information om hur man raderar kommentarer finns under rubriken Radera kommentarer. Följ stegen nedan för att radera ett helt kapitel: 1. Gå till det kapitel du vill arbeta med. Gå till Kapitel i menyraden. Klicka på Radera kapitel. Bocka i de kapitel du vill radera och klicka på Radera i nedre hörnet till höger. 22

23 Radera kommentarer Kommentarer kan endast raderas om de är har status Tagit del av eller Åtgärdade. Följ stegen nedan för att radera kommentarer: 1. Gå till det kapitel du vill arbeta med. Gå till Kapitel i menyraden. Välj Radera kommentar. Boka i de kommentarer du vill radera och klicka på Radera i nedre hörnet till höger. 23

24 Kontakta Support Ordinarie öppettider: Vardagar 09:00-18:00 För utökade öppettider under högsäsong, se information på vår support-hemsida Tel: