Netwise CMG Voice , Rev 1.0, CJ 1(16)

Transkript

1 Netwise CMG Voice Allmänt... 2 Användargränssnitt... 3 Telefongränssnitt... 3 Aktivitetsinformation... 3 Administration... 3 Inloggning... 4 Huvudmeny...4 Administration av dina röstmeddelanden... 5 Administration av din röstbrevlåda... 5 Registrera aktivitet...5 Webbgränssnitt... 6 Inloggning... 6 Meddelanden... 7 Lyssna på röstmeddelande... 8 Radera röstmeddelanden... 8 Fraser... 9 Lyssna på inspelade fraser Spela in fraser...10 Radera inspelade fraser Menyer Skapa en meny Uppdatera dina menyval Uppdatera användning av dina menyer Radera en meny Lyssna på menyfraser Spela in menyfraser Inställningar Pin-kod (16)

2 Allmänt Netwise CMG Voice består av tre olika applikationer: Netwise CMG IVR Netwise CMG Voic Netwise CMG Voice Admin Netwise CMG IVR (talsvar) talar om för både interna och externa personer som ringer till dig var och när du kan bli nådd. Meddelandet baseras på aktivitetsinformation som finns lagrat i Netwise CMGsystem. Programmet ger också den inringande möjlighet att nå dig på olika sätt, t ex via mobiltelefonen, röstbrevlåda eller genom något av CMG-systemets meddelandesystem ( Välj 9 för telefonist, 4 för att bli kopplad till mobiltelefon, 5 för att skicka ett . ). Via Netwise CMG Voic kan du få röstmeddelanden från både interna och externa inringande. Dina röstmeddelanden kan enkelt vidarebefordras till en kollega med en medföljande kommentar. Du kan nå och administrera dina röstmeddelanden oavsett var du är via Office Web eller via telefonen. Netwise CMG Voice ger dig omfattande möjligheter att välja vilken information som ska presenteras för de inringande. Du väljer till exempel vilket eller vilka språk som ska presenteras för de inringande. Du kan spela in olika fraser för olika aktivitetskoder i CMG-systemet. Det huvudsakliga administrationverktyget för CMG Voice-användare är Netwise Office Web. 2(16)

3 Användargränssnitt Netwise CMG Voice har två huvudsakliga användargränssnitt; webbgränssnitt och telefongränssnitt. Webbgränssnittet är integrerat i Netwise Office Web. Telefongränssnitt CMG Voice telefongränssnitt är indelad i två olika delar: Gränssnitt för att presentera din aktivitetsinformation för inringande personer. Gränssnitt för att administrera din röstbrevlåda. Gränssnittet för att presentera aktivitetsinformation används för alla samtal som kommer in till din anknytning när du är vidarekopplad till CMG Voice. Gränssnittet för att administrera röstbrevlådor använder du vid samtal direkt in till systemet, till exempel när du vill lyssna av nya rösötmeddelanden. Aktivitetsinformation Netwise CMG Voice talar om din aktuella aktivitetsinformation för personer som ringer in till dig och ger alternativ om hur han eller hon kan nå dig. Systemet talar om för den inringande vem som han eller hon har ringt till, vilken aktivitet som är gällande för tillfället och när personen återkommer. Du har möjlighet att spela in en personlig hälsningsfras, och den kommer då att presenteras för den inringande. Efter att aktivitetsinformationen presenterats kan den inringande välja att lämna ett röstmeddelande, skicka ett mail eller ett SMS, eller att blir vidarekopplad till ett givet nummer. Det är viktigt att notera att gränssnittet för aktivitetsinformation kan se olika ut beroende på både systeminställningar och inställningar som du själv som användare kan göra. Till exempel om din röstbrevlåda inte är aktiverad så kan inringande personer inte lämna röstmeddelanden till dig. Du kan också välja att inte aktivera systemrösten och då kommer de inringande att höra endast dina egna inspelade fraser precis som vid en vanlig telefonsvarare. Administration Gränssnittet för administration erbjuder dig ett enkelt hjälpmedel för att administrera dina röstmeddelanden. Här kan du även utföra grundläggande administration av din röstbrevlåda. Dock är det bäst att administrera sin röstbrevlåda via webbgränssnittet. Telefongränssnittet har begränsade valmöjligheter. Som en generell regel ska inmatning av siffror avslutas med #. Menyval ska däremot inte avslutas med #. 3(16)

4 Inloggning För att komma åt gränssnittet för administration måste du logga in i systemet. Alla användare identifieras med ett anknytningsnummer och en pin-kod. Anknytningsnummer är vanligtvis din egen, och pin-koden är en sifferkombination som du själv väljer. Notera att denna pin-kod inte är densamma som lösenordet i Netwise Office Web. Om du ringer till CMG Voice-systemet direkt från din telefon känner systemet igen din anknytning och ber dig endast att ange pin-kod. Från början är pin-koden densamma som ditt anknytningsnummer. Vi rekommenderar att varje användare ändrar sin pin-kod när han eller hon första gången loggar in i systemet. Om du ringer till CMG Voice-systemet utanför företaget känner systemet inte till vem det är som ringer. Det kommer då att fråga efter ditt anknytningsnummer och därefter din pin-kod. Om du ringer till CMG Voice-systemet inifrån företaget, men inte från din egen telefon, kommer CMG Voice att fråga efter din anknytning (om anknytningen från vilken du ringer är okänd) eller efter din pin-kod om systemet antar att du är ägare till anknytningen som du ringer från. Då måste du trycka * när systemet frågar om pin-kod. Systemet går då tillbaka och frågar efter ditt anknytningsnummer. Frågan om pin-kod repeteras och du loggar in som vanligt. När du har angett rätt pin-kod är du inloggad i systemet och huvudmenyn för administration presenteras. Huvudmeny Huvudmenyn för administration ger dig möjlighet att: Lyssna på dina meddelanden Administrera dina inställningar Registrera en aktivitet Dina röstmeddelanden kan ha olika status. Det finns nya, avlyssnade och sparade röstmeddelanden. Dessa presenteras i olika menyval (1-3). Om något av dessa inte finns kommer du inte att höra motsvarande menyval. Därför kan huvudmenyn innehålla följande För nya meddelanden, tryck 1; inställningar, tryck 4; aktivitet, tryck 5. eller följande; För avlyssnade meddelanden, tryck 2; sparade meddelanden, tryck 3; inställningar, tryck 4; aktivitet, tryck 5. Genom att välja 1-3 kan du lyssna och administrera valt röstmeddelande. Genom att välja 4 kan du administrera dina röstbrevlådeinställningar. Genom att välja 5 kan du registrera en ny aktivitet. 4(16)

5 Administration av dina röstmeddelanden Dina röstmeddelanden presenteras så att äldsta meddelandet kommer först. Innan varje röstmeddelande spelas upp kommer systemet att ange när meddelandet kom in, och om det förmedlades vidare från en annan anknytning kommer avsändaren att anges. Du kan göra följande val när du administrerar din röstmeddelanden: 4. Spara ett meddelande Meddelande är sparat. 5. Skicka vidare ett meddelande till en annan anknytning Här får du ange anknytning som meddelandet ska skickas vidare till och du kan också bifoga en kommentar till meddelandet. 6. Radera eller återställa ett raderat meddelande Meddelandet markeras för att raderas, men tas inte bort förrän samtalet avslutas. 7. Bakåt Meddelandet spelas tillbaka 4 sekunder. 77. Återgå till föregående meddelande Systemet återgår till att presentera föregående meddelande. 8. Paus Systemet gör en paus i uppspelningen och röstbrevlådemenyn presenteras. 9. Framåt Meddelandet hoppar framåt 2 sekunder. 99. Hoppa till nästa Systemet presenterar nästa meddelande. Administration av din röstbrevlåda Genom telefongränssnittet kan du göra viss grundläggande administration av din röstbrevlåda. Du kan välja vilket språk som ska användas och vilken informationsnivå som ska presenteras. Du kan även spela in en generell hälsningsfras och ändra din pin-kod. Om du har rättigheter kan du även ändra inställningar i din röstbrevlåda (på eller av) och inställningar för systemröst (på eller av). Registrera aktivitet Genom val 5 i administrationsgränssnittet kan du registrera en ny aktivitet via telefonen. Systemet ber dig först att ange aktivitetskod, vilka är samma som i CMG-systemet (till exempel 0 för lunch, som många kunder använder). Efter det anger du en starttid och därefter en sluttid. I stället för att ange exakt start- och sluttid kan du trycka # på dessa två frågor. Systemets standardtider kommer då att anges. Standard återtid är olika för olika aktivitetskoder. Starttiden är dock alltid aktuellt datum och tid. När du har angett alla uppgifter om aktiviteten kan du antingen lyssna på dessa, registrera aktiviteten eller ändra någon av inställningarna. När du registrerar din aktivitet skickar CMG Voice informationen till CMG-systemet som i sin tur vidarekopplar din anknytning. 5(16)

6 Webbgränssnitt Netwise CMG Voice Webbgränssnitt är integrerad med Netwise Office Web. Det ingår i din personliga delen av Office Web och är ditt primära verktyg för att administrera din röstbrevlåda. Här kan du administrera dina röstmeddelanden, hälsningsfraser och menyer. Du kan även uppdatera inställningarna av din röstbrevlåda. Vissa delar av webbgränssnittet kräver att du har tillgång till en telefon, till exempel för att kunna lyssna på och spela in olika fraser. Många av dessa funktioner kräver att ett telefonsamtal etablerats mellan CMG Voice-systemet och den telefon som du har angivit. Inloggning Liksom i övriga Netwise Office Web måste du logga in för att kunna använda dina personliga sidor. Personlig inloggning Personlig inloggning Fält Anknytning Lösenord OK Ändra lösenord Beskrivning Här registrerar du ditt personliga inloggnings-id. Detta är vanligtvis ditt anknytningsnummer eller anställningsnummer. Här skriver du in ditt personligt lösenord. Lösenordet visas som stjärnor för att ingen obehörig ska kunna ta del av det. Välj OK för att utföra inloggning. Välj Ändra lösenord om du vill byta ditt personliga lösenord. 6(16)

7 Meddelanden Under menyn Meddelanden listas alla röstmeddelanden i din röstbrevlåda, vanligtvis sorterade efter status där nya röstmeddelanden kommer först. Efter dem kommer lästa meddelanden och sist kommer sparade meddelanden. Varje röstmeddelande presenteras med status, längd och ankomsttid. Du kan sortera dina meddelanden efter de olika parametrar som finns genom att klicka på respektive kolumnrubrik. Meddelanden Meddelanden Fält Datum/Tid Från Kommentar Status Längd Beskrivning Varje röstmeddelande presenteras med ankomsttid där datum och tid visas. Om röstmeddelandet har vidarebefordrats från någon annan kommer anknytningen som skickat meddelandet att visas här. Här visas om det finns någon kommentar bifogad till ett vidarebefordrat röstmeddelande. Här visas status på dina röstmeddelanden. Här visas längden på dina röstmeddelanden. 7(16)

8 Lyssna på röstmeddelande Du kan lyssna på dina röstmeddelanden från menyn Meddelanden. Markera ett röstmeddelande i listan och klicka på Spela. Systemet ringer då upp den anknytning som är angiven i rutan Ring nr:. När ett samtal har etablerats spelar systemet upp det valda röstmeddelandet. Om det finns en bifogad kommentar till meddelandet kommer den att spelas upp före röstmeddelandet. Kommentaren och röstmeddelandet separeras med en svag ton. Lyssna på röstmeddelande Radera röstmeddelanden Du kan radera dina röstmeddelanden från menyn Meddelanden. Klicka på krysset till höger om röstmeddelandet för att ta bort det. 8(16)

9 Fraser Under menyn Fraser visas de aktiviteter där du kan spela in egna fraser. Du ser även för vilka aktiviteter som du redan har spelat in fraser. Dessa är beroende av olika situationer och kallas hälsningsfraser. Om någon ringer till dig när du har en gällande aktivitet, kommer din hälsningsfras att presenteras i stället för systemrösten. Oftast kombineras systemrösten och din egen hälsningsfras. Systemrösten talar då om för den inringande när du återkommer, och din egen hälsningsfras talar om var du är. Hälsningsfraser kan kombineras med menyer, där du kan ge den inringande alternativ till att tala in ett röstmeddelande till dig. Till exempel kan en meny erbjuda den inringande att bli kopplad till telefonist, till din mobiltelefon eller att skicka ett SMS-meddelande. Det finns också en annan typ av fras, så kallad presentationsfras, som du kan spela in under menyn Fraser. Det är en presentation av vem som den inringande har ringt till. Den här frasen används i stället för att telefonnumret presenteras för den inringande. Vanligtvis spelar användaren endast in sitt eget namn som presentationsfras. Det beror på vilken policy företaget har om presentationsfrasen ska användas eller ej. Vissa kunder väljer att inte använda den alls. I stora organisationer där det finns många personer med samma namn kan det vara användbart för att skilja mellan dessa. Fraser Fraser Fält Presentationsfras (ej i exemplet ovan) Beskrivning Presentationsfrasen är en introducerande fras där du presenterar dig själv genom att ange ditt namn. Om du har spelat in en presentationsfras kommer systemet att använda den i stället för att ange din anknytning eller ditt telefonnummer. 9(16)

10 Hälsningsfras Meny Status Längd Huvuddelen av sidan innehåller en tabell över alla hälsningsfraser där du har möjlighet att spela in en egen fras. Varje hälsningsfras beskriver en möjlig situation. En hälsningsfras är en inspelning som du gör för att ge de inringande information om dina aktiviteter. Här visas om någon meny används tillsammans med hälsningsfrasen för aktuell aktivitet. Här visas de olika värdena Min eller System för att indikera om aktiviteten kommer att presenteras med din egen inspelade fras eller av systemrösten. Systemrösten används alltid om du inte har spelat in en egen fras. Här visas meddelandets längd. Klicka på krysset till höger om respektive aktivitet för att radera en egen inspelad fras. I listboxen till höger kan du välja språk. Dina inspelningar visas på valt språk. Lyssna på inspelade fraser Du kan lyssna på dina inspelade fraser från menyn Fraser. Markera den fras som du vill lyssna på, och tryck på Spela. Om du inte redan har ett samtal mot CMG Voice-systemet kommer systemet att ringa upp det nummer som står i fältet Ring nr:. När ett samtal har kopplats upp spelar systemet upp den markerade frasen. Spela in fraser Du spelar in dina hälsningsfraser från menyn Fraser. Välj vilket språk frasen ska spelas in på och markera den fras du vill spela in. Tryck sedan på Spela in. När ett samtal har kopplats upp indikerar en ton när inspelningen börjar. En meddelanderuta visas där du trycker OK när du är klar med inspelningen av din fras. Om du lägger på luren i stället för att trycka på OK-knappen när du är klar, kommer systemet att anta att du vill avbryta inspelningen och frasen kommer inte att sparas. Radera inspelade fraser Du raderar dina inspelade fraser från menyn Fraser. Klicka på krysset till höger om respektive aktivitet för att radera en egen inspelad fras. 10(16)

11 Menyer Under Menyer kan du definiera två olika menyer där du kan erbjuda de inringande olika möjligheter att nå dig. Under varje meny kan du definiera olika val för knapptangenterna 0-9 på telefonen. Du kan se dina menyer på nedre delen av skärmen. Här visas namn på menyn (Meny 1 eller Meny 2), om den är inspelad eller ej och om den är inspelad visas frasens längd. För att administrera en meny markerar du menyn på nedre delen av skärmen. De olika valen kommer då att visas på övre delen av skärmen. Här visas en tabell över de olika valen (0-9) för den markerade menyn. För varje val kan du skriva in ett telefonnummer eller ett meddelandesystem. Om fältet är blankt är det inte aktiverat i markerad meny. Menyer Skapa en meny Du definierar en egen meny under Menyer genom att markera en meny i listan längst ner på sidan. Om menyn inte finns kommer systemet att skapa den. 11(16)

12 Uppdatera dina menyval Du ändrar dina definierade menyer under Menyer. Ett menyval är något nummer mellan 0 och 9 (nummertangenterna på telefonen). Olika val kan leda till följande: Telefonist Kopplar samtalet till företagets växel. Vidarekoppling Kopplar samtalet vidare till angivet telefonnummer. CMG meddelandesystem Frågar den inringande om dennes telefonnummer och skickar det via definierat CMG-meddelandesystem. Repetera aktivitet Systemet presenterar din aktivitetsinformation en gång till för den inringande. Tala in röstmeddelande Här får den inringande möjlighet att tala in ett röstmeddelande. Fältet Val talar om för CMG Voice vad det ska göra med samtalet. För varje knapp, 0-9, kan ett val definieras, vilket betyder att när den inringande trycker på en siffra kommer tillhörande val att utföras. Fältet Val talar om för systemet vad det ska göra, medan fältet Telnr./System talar om hur det ska göras. Möjliga värden beror på vilka val som är gjorda. Om du har valt CMG meddelandesystem får du möjlighet att välja något av företagets meddelandesystem ( , SMS, osv). Om du har valt Vidarekoppling anger du vilket nummer som du vill att dina samtal ska vidarekopplas till. För Repetera aktivitet och Tala in röstmeddelande anges inget värde alls. Uppdatera de val du vill och tryck därefter på Spara. Systemet lagrar då dina inställningar. Notera att menyn inte spelas upp förrän du har lagt till den för någon aktivitet under menyn Fraser. Uppdatera användning av dina menyer En meny kan användas i olika situationer. Du väljer själv hur du vill använda dina menyer under menyn Fraser. När du visar dina aktiviteter och inspelade hälsningsfraser ser du i fältet Meny om någon meny används för respektive aktivitet. För att göra en ändring på någon av aktiviteterna markerar du aktiviteten så att den visas på den övre delen av skärmen. Du kan nu välja en meny i listboxen. Välj Spara när du har gjort dina ändringar. Om du vill ta bort en meny på en aktivitet markerar du aktiviteten och väljer Ingen meny i listboxen. Välj Spara för att spara dina ändringar. Radera en meny Du raderar dina egendefinierade menyer från Menyer. Klicka på krysset till höger om respektive meny för att radera den. Systemet raderar då menyn och tar även bort den på de aktiviteter där den använts. 12(16)

13 Lyssna på menyfraser Du lyssnar på dina egendefinierade menyfraser från Menyer. Markera en av menyerna på den nedre delen av skärmen och välj Spela. Systemet ringer upp den anknytning som finns angiven i fältet Ring nr: och spelar upp den markerade menyfrasen. Spela in menyfraser Du spelar in dina menyfraser från Menyer. Du bör börja med att konfigurera din meny och spara den innan du spelar in en menyfras. På så vis ser du vilka val du ska presentera i din fras samtidigt som du spelar in den, vilket gör det mycket enklare att komma ihåg vad du ska säga. När du är klar med dina menyval klickar du på Spela in. Systemet ringer då upp den anknytning som finns angiven i fältet Ring nr:. När ett samtal har kopplats upp indikerar en ton när inspelningen börjar. En meddelanderuta visas där du trycker OK när du är klar med inspelningen av din menyfras. Om du lägger på luren i stället för att trycka på OK-knappen när du är klar, kommer systemet att anta att du vill avbryta inspelningen och menyfrasen kommer inte att sparas. 13(16)

14 Inställningar Du administrerar dina inställningar i CMG Voice från fliken Inställningar. Dina inställningar påverkar både hur systemet fungerar när du ringer till det och hur det fungerar när dina inringande försöker nå dig men hamnar i talsvaret. Notera att vissa av inställningarna kanske inte är tillgängliga för dig som användare. Det beror på att systemadministratören kan blockera vissa inställningar för grupper av användare i systemet. Om systemadministratören till exempel inte vill att användare ska kunna ta bort systemröster kommer kryssrutan vid Systemröster inte att vara aktiv. Inställningar Inställningar Fält Brevlåda Systemröster Mitt språk Info nivå Beskrivning Om Brevlåda är markerad kan de personer som ringer till dig lämna meddelande till dig via CMG Voice. Om Systemröster inte är markerad kommer de personer som ringer till dig att endast höra dina egna inspelade fraser precis som en vanlig telefonsvarare. Denna inställning har ingen verkan om du inte har spelat in åtminstone en generell hälsningsfras. Här väljer du vilket språk som systemet ska använda när du administrerar dina röstmeddelanden. Här väljer du hur mycket information systemet ska ge dig när du administrerar din röstbrevlåda. Ju mer detaljerad nivå, desto mer detaljerad förklaring får du till de olika menyvalen. För de flesta användare är standardnivå tillräckligt. 14(16)

15 Språk för inringande Avisering Här anger du vilket språk de inringande ska höra när systemet presenterar din aktivitetsinformation. Du kan välja mellan de språk som finns under Tillgängliga, och aktivera dem genom att flytta dem till Valda. Efter det kan du prioritera de språk du valt genom att flytta dem upp och ned i förhållande till varandra. Språket som ligger överst i listan används först av systemet ( Välkommen till FÖRETAGET ). Efter det får den inringande möjlighet att välja något av de andra språken ( For information in English, press 2 ) innan systemet fortsätter med att presentera din aktivitet. Här har du möjlighet att välja på vilket sätt systemet ska tala om för dig att du har fått ett nytt röstmeddelande. Du kan välja något av dina vanliga meddelandesystem i CMG-systemet. Du kan även välja att få meddelande väntar-indikering på din telefon eller ange ett telefonnummer som systemet ska ringa för att tala om att du har fått ett nytt röstmeddelande Notera att meddelande väntar-indikering inte kan användas på alla typer av system. Det beror på om växeln stödjer den funktionen. 15(16)

16 Pin-kod Du administrerar din pin-kod från menyn Pin-kod. Du använder pin-koden för att logga in när du ska administrera din röstbrevlåda via telefonen. Pin-kod Pin-kod Fält Nuvarande Pin-kod Ny Pin-kod Verifiera Pin-kod för telefoninloggning Spara Beskrivning Här anger du vilken pin-kod som du vill ändra. Här anger du din nya pin-kod för inloggning via telefonen. För att verifiera den nya pin-koden skriver du in den igen. Klicka på Spara för att verifiera inmatningen. 16(16)