MANUAL. Weblink WebCall

Transkript

1 MANUAL Weblink WebCall

2 WebCall är en datorbaserad applikation, där du kan se status på dina kollegor i växeln. Om de pratar i telefon eller är lediga. Du kan vidarekoppla din telefon, logga in och ut ur köer mm. (Du styr en fysisk telefon med WebCall, det är ingen mjukvarutelefon.) Innehåll Sida Logga in / Logga ut... 2 Ringa / Ta emot samtal... 3 Koppla WebCall meny / Anknytningar... 6 Köer... 7 Röstmeddelanden / Följ mig... 8 Vidarekopplingar... 9 Inställningar Kontakter Hänvisningar Logga in på Weblink WebCall Logga in med företagsnamn och din anknytning samt med det lösenord du fått från oss.

3 När du loggat in får du en överblick över dina kollegor. Grön = ledig (pratar inte i telefon). Röd = upptagen (4812 pratar i telefon). Gul = det ringer på den personen just nu. Grön = personen är ledig Röd = personen pratar i telefon Gul = det ringer på personen Att logga ut För att logga ut från WebCall så klickar du på den övre högra rullisten och väljer logga ut. 2

4 Ringa från WebCall Det finns flera sätt att ringa med hjälp av WebCall. Antingen med att trycka på era kontakter/anknytningar i listan, då ringer telefonen automatisk upp den du trycker på eller med hjälp av baren längst ner. Skriv in numret som du vill ringa och tryck på knappen Ring då ringer telefonen automatisk upp. Ta emot samtal - Svara När det ringer in till dig, ser det ut så här. För att svara, tryck grön lur. 3

5 Weblink WebCall Koppla När du har tryckt grön lur ser det ut som nedan. Grå lur = sätt på vänt / Blå pil = koppla / Röd lur = lägg på Klicka på Blå pil och det ser ut som på bilden nedan. När du har ett samtal igång kan du koppla detta vart du vill. Det finns två sätt att koppla Koppla direkt till person / anknytning - utan att annonsera samtalet. Övervakad överkoppling - då man frågar om personen kan ta samtalet. Skriv in hela numret eller kortnummer till personen ni vill koppla till i fältet ovan och välj antingen att trycka Enter för att koppla direkt eller trycka på knappen - Övervakad koppling. 4

6 Koppla - Koppla direkt Skriv in hela numret eller kortnummer till personen ni vill koppla till enligt föregående sida och tryck på Enter. Samtalet går nu över till det kopplade numret direkt. Du får följande bild på skärmen. Tryck på knappen Koppla, klart! Alternativt tryck på knappen Återta om du ångrar dig. Koppla - Övervakad koppling Skriv in hela numret eller kortnummer till personen ni vill koppla till enligt föregående sida och tryck på knappen Övervakad Koppling. Du får följande bild på skärmen. Det ringer nu på personen, avvakta till personen svarar och fråga om du kan koppla samtalet. Tryck på knappen Koppla, klart! Alternativt tryck på knappen Återta för att prata med inringaren igen. 5

7 WebCall Meny Med hjälp av menyn som är placerad till vänster kan du komma åt olika funktioner i din WebCall. Anknytningar Köer Röstmeddelanden Följ mig Vidarekopplingar Inställningar Kontakter Anknytningar Anknytningar i växeln kan vara en fast telefon, en mjukvarutelefon, en trådlös decttelefon eller en mobiltelefon. I översiktsvyn ser du alla dina kollegor i växeln och deras telefonstatus, oavsett var de befinner sig fysiskt. Exempel anknytning Här ser du två möjliga telefonnummer att ringa Fastnätsnummer och Mobilen. För att ringa till personens fasta telefon - klicka på ikonen För att ringa till personens mobiltelefon - klicka på ikonen Fast telefon. Mobiltelefon. 6

8 Köer Under köer kan du se vilka som är inloggade i resp kö och administrera de köer som du har tillgång till. Alltså lägga till och dra ifrån anknytningar från köer. Tanken är ju först och främst att du skall hantera din egen anknytning i köerna. Välj kö att hantera I rullgardinsmenyn Välj kö att hantera i botten på sidan väljer du den kö du vill hantera. Hantera kö På höger sida Inloggade agenter i kö har du inloggade agenter/anknytningar och på vänster sida Växelanknytningar har du de agenter/anknytningar som har möjlighet att deltaga i köer. För att lägga till agent/anknytning - tryck på ikonen gröna plustecknet. För att ta bort - tryck på ikonen rött minustecken. Scrolla ner och spara. 7

9 Röstmeddelanden Om du har Hosted PBX utan talad hänvisning med aktiverad röstbrevlåda kan du hantera dina röstmeddelanden här. Här ser ni inkomna röstmeddelanden: När det har kommit (Datum / Tid), från vem (Från), hur långt meddelandet är (Längd) och du kan lyssna av det (Spela). Du kan också skicka röstmeddelandet vidare till din eller någon annans mail och lyssna av det där / spara det. Du kan även välja att radera röstmeddelanden men knappen Radera. Följ mig Följ mig är vad namnet antyder. I följ mig kan du sätta att ditt telefonnr skall vidarekopplas efter ett visst antal signaler, skillnaden mot vanlig vidarekoppling är att här kan du välja att vidarekopplingen skall gå till flera olika telefonnummer. I exemplet nedan: Här nedan ringer det på nummer 4812 (fast telefon) i 5 sek = 1 signal Sedan ringer det på Ringlista (anknytningar samt mobilnr) i 20 sek = 4 signaler (14812, 812, , , #) Sedan börjar det om i cykler. Du kan ställa in tiderna i rullgardinsmenyerna, samt skriva in anknytning eller hela telefonnumret om det är ett externt nummer du vill koppla till. Glöm ej att Spara. 8

10 Vidarekopplingar Vidarekopplingar använder du när du vill att det skall ringa någon annanstans när du inte kan eller hinner svara. Du kan vidarekoppla på några olika sätt: Alltid - då har du en fast vidarekoppling som är aktiverad omedelbart. Upptagen - går in när du pratar i din telefon. Ej svar - går in när du inte svarar efter satt tid. Om du har Följ mig aktiverat, då gäller tiden som står under följ mig Ring lista i. (se sid 8) Om du inte har Följ mig aktiverat, då gäller tiden som står under Inställningar / Ringtid på anknytningar. (se sid 10) Till samtliga ovanstående kan du lägga ett kalenderschema. Exempel: ovan anknytning är vidarekopplad vid Ej svar till nummer mellan kl 08:00-17:00 samt mellan kl 08:00-17:00. 9

11 Inställningar Här gör du inställningar som rör din anknytning som exempelvis lösenord på din röstbrevlåda samt tidsangivelser på vidarekopplingar. Här kan du också lägga till eventuellt hemnummer, mobilnummer samt mailadress mm. Obs detta syns i WebCall för alla. 10

12 Kontakter Här hanterar du/ni era externa kontakter. Alla företagets anknytningar som tillhör växeln finns redan. Här skapar man också egna Privata och Gemensamma kontakter, importerar kontakter m.m. Gemensamma - det finns en gemensam mapp. De kontakter som läggs upp där i syns för hela företaget. Praktiskt om man vill lägga upp alla leverantörer eller liknande. Under Kontakter kan du lägga upp nya egna kontakter (Skapa kontakt) som du sedan kan klicka på och ringa till direkt. Du kan skapa egna mappar (Skapa mapp) och lägga kontakter i. Ex olika företag eller kunder och leverantörer. Du kan importera Outlook-kontakter (Importera outlook) och CSV filer (Importera csv) och du kan exportera CSV filer (Exportera csv). Importera Outlook-kontakter Välj Importera outlook - Välj fil. (Det skall var en *.ost fil = Outlook datafil. Brukar ligga under C:\Users\(ditt användarnamn)\appdata\local\microsoft\outlook) Välj fil - Välj i vilken mapp den skall ligga - Tryck spara. Klart! 11

13 Hänvisa / vidarekoppla din telefon Uppe i högra hörnet (rullisten) kan du hänvisa dig. Det som du gör här gör inget med din telefon, utan det är bara information till dina kollegor. Ex lunch, möte mm. På vänster sida har du ytterligare en rullist. Här kan du göra aktiva saker med din telefon. Stör ej - Då är telefonen spärrad för inkommande samtal. Koppla - Då får du fylla i ett nummer att alltid vidarekoppla telefonen till. Till röstbrevlåda - Då styrs dina samtal till röstbrevlådan. 12

14 Weblink IP Phone Gamlestadsvägen Göteborg