Tidsstyrningslistor, 3Växel administratör.

Transkript

1 Tidsstyrningslistor. Med hjälp av en tidsstyrningslista kan du automatiskt styra vilka tider ett nummer ska vara öppet eller stängt. Du börjar med att skapa en tidsstyrningslista, därefter kan du använda den på växelnummer, svarsgrupper och/eller på användare. Du kan skapa maximalt 0 stycken tidsstyrningslistor. Markerar du Tidsstyrningslistor under Växel Administratör visas de olika tidsstyrningslistorna som finns inom företaget. Lägga till tidsstyrningslista Om det inte finns någon tidsstyrningslista som passar kan du lägga till en. Börja med att lägga till en tidsstyrningslista och redigera den sedan enligt nästa avsnitt. Skriv ett namn för listan i rutan längst ner under Tidsstyrningslistor. Klicka på Lägg till. Uppdatera eventuellt webbläsaren för att se den nya listan. Det kan dröja någon minut innan den nya listan visas, och du kan eventuellt behöva ladda om sidan. Juni 0

2 Redigera tidsstyrningslista När du har skapat en tidsstyrningslista ska du ange listans öppettider, det vill säga när numret som listan används på är öppet eller stängt. Du anger inställningar för samtliga dagtyper, väljer eventuella meddelanden som ska spelas upp och anger hur samtalen ska vidarekopplas då telefonnumret inte är tillgängligt. Du kan spela in egna meddelanden som kan användas i alla tidsstyrningslistor. Använda egna meddelanden Om ni vill använda egna meddelanden för lunch, när ni har stängt eller som extrameddelande i tidsstyrningslistor måste ni börja med att spela in dessa. Spela in egna meddelanden genom att ringa kortnummer. Följ instruktionerna och/eller läs i separat guide. Det går att spela in ett meddel ande av varje typ, vilket till exempel innebär att ett och samma lunchmeddelande används i flera tidsstyrningslistor. Läs mer om hur du spelar in egna meddelanden i guiden Meddelanden i tidsstyrning. Först när ni har spelat in egna meddelanden kommer de att synas på webbsidan där ni administrerar tidstyrningslistor. De egna meddelandena heter Customized lunch (lunch), Customized office closed (stängt) och Customized additional (extra). Redigera tidsstyrningslista I exemplet nedan beskriver vi hur du skapar måndagens öppettider i en tidsstyrningslista för en växel. Företaget öppnar 08.00, har lunch.00 till.00 och stänger sedan Klicka på Redigera framför den lista som du vill göra inställningar för. I rutan Namn kan du ändra namnet på tidsstyrningslistan. Klicka på Dagtyp för att visa fälten. (Klicka på rubriken för att dölja fälten igen.) OBS! Spela in egna meddelanden för tidsstyrningslistor innan ni redigerar listorna. Öppna listrutan Dagtyp och välj första dagtypen, till exempel Måndag. När du precis har skapat tidsstyrningslistan är inte dagtyperna namngivna. I exemplet nedan har vi gett dem namn. Juni 0

3 Markera rutan Aktiverad på första raden och ange under vilken tidsperiod numret ska vara tillgängligt, till exempel 08:00 :9. 6 Välj Ingen i listrutan Vidarekoppling för att samtalen ska gå fram, och inte vidare kopplas på något sätt. Markera rutan Aktiverad på nästa rad och ange en tidsperiod då numret inte är tillgängligt, till exempel :00 :9 för lunch. 8 I listrutan Meddelande kan du välja ett meddelande som läses upp innan samtalet vidare kopplas till exempelvis Svar. Du kan välja mellan standardmeddelanden för exempelvis lunch eller använda ett eget meddel ande. 9 I listrutan Vidarekoppling väljer du vart samtalen ska vidarekopplas. Här har vi valt att vidarekoppla samtalen till Svar. Väljer du att koppla till ett annat telefonnummer anger du önskat nummer i rutan till höger. Om du vill att endast meddelandet ska spelas upp och att samtalet därefter kopplas ner, väljer du Meddelande som vidarekoppling. 0 Markera rutan Aktiverad på tredje raden och ange en tidsperiod då numret är till gängligt, till exempel :00 8:00. Välj Ingen i listrutan Vidarekoppling för att samtalen ska gå fram, och inte vidare kopplas på något sätt. Ange eventuellt ytterligare en tidsperiod då numret ska vara tillgängligt eller då det ska hanteras på något annat sätt. Under Annars anger du hur samtalen ska hanteras övrig tid, det vill säga om något meddelande ska läsas upp och/eller hur det ska vidarekopplas. Klicka på Dagtyp, öppna listrutan Dagtyp och välj nästa dagtyp, till exempel Tisdag. Upprepa punkt för att ange vilka tidsperioder som numret är tillgängligt och hur det ska hanteras övriga tidsperioder. 6 Upprepa punkt för övriga dagtyper. Helgdag innebär röda kalender dagar, Dag före helgdag innebär dag före dagtypen helgdag. Klicka på Spara. För att kunna använda egna meddelanden måste du spela in dem innan du redigerar tidsstyrningslistan. Annars visas de inte i listrutan. Har du till exempel spelat in ett eget lunch meddelande används samma meddelande i alla tidsstyrningslistor. Växel använder kalendern på timeanddate.com för att bestämma vilka dagar som är helgdag och dag före helgdag Juni 0

4 Ta bort tidsstyrningslista Vill du inte längre ha kvar en tidsstyrningslista kan du ta bort den. I fönstret Tidsstyrningslistor klickar du på knappen Ta bort (Papperskorgen) till höger om den tidsstyrningslista som du vill ta bort. Tänk på att inte ta bort en tidsstyrningslista som används. Den automatiska tidsstyrningen försvinner om listan tas bort. Välja tidsstyrningslista för växelnummer För att koppla en tidsstyrningslista till växelnumret gör du så här: Markera Växelnummer högst upp i fönstret. Klicka på Redigera framför det växelnummer som du vill göra inställningar för. Viktigt! Tidsstyrningslistan kommer alltid före välkomstmeddelanden och knappvalsfunktionen. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj önskad lista. Klicka på Spara. Juni 0

5 Välja tidsstyrningslista för svarsgrupp För att koppla en tidsstyrningslista till en svarsgrupp gör du så här: Markera Svarsgrupper högst upp i fönstret. Klicka på Redigera framför den svarsgrupp som du vill göra inställningar för. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj önskad lista. Klicka på Spara. Viktigt! Tidsstyrningslistan kommer alltid före välkomstmeddelanden och knappvalsfunktionen. Juni 0

6 Välja tidsstyrningslista för användare Som administratör bestämmer du vilka tidsstyrningslistor som ska vara kopplade till olika nummer (växelnummer, svarsgrupper och användare). Du kan bara koppla en tidsstyrningslista till varje nummer. Användaren kan bara se vilken lista som används för honom/henne, inte vilka inställningar listan har. För att koppla en tidsstyrningslista till en specifik användare gör du enklast så här: Markera Katalog högst upp i fönstret. Klicka på användarens namn. Klicka på rubriken Inställningar. Bläddra ner till rubriken Tidsstyrningslista, öppna listrutan och välj önskad lista. Klicka på Spara. Om användaren har både ett mobilt och ett fast nummer kan du använda olika tidsstyrningslistor för de olika numren. Juni 0 6

7 Välja tidsstyrningslista för flera användare Om en tidsstyrningslista ska användas för flera användare gör du så här: Markera Katalog högst upp i fönstret. Markera rutan framför de användare som ska tilldelas tidsstyrningslistan. Klicka på Ändra flera. Klicka på rubriken Tidsstyrning för att gör inställningar för fasta nummer. 6 Öppna listrutan och välj önskad lista. Klicka på Spara. Klicka på rubriken Mobil tidsstyrningslista för att gör inställningar för mobila nummer. 8 Öppna listrutan och välj önskad lista. 9 Klicka på Spara. 6 Juni 0