Användarhandbok. Telia Jobbmobil Växel

Transkript

1 Användarhandbok Telia Jobbmobil Växel

2 Användarhandbok. Telia Jobbmobil Växel Revision A, TeliaSonera Sverige AB Vi reserverar oss för eventuella tryckfel och ändringar i denna upplaga av handboken.

3 Innehåll Välkommen 4 En introduktion till Telia Jobbmobil Växel 4 Telefonist 4 Katalogadministratör 4 Företagsadministratör 4 Om du får problem 4 Basfunktioner 5 Dina telefonnummer 5 Ringa interna samtal 5 Ringa externa samtal 5 Besvara samtal 5 Om du inte svarar 5 Hänvisningsmeddelanden 6 Svarsgrupper 7 Hur fungerar en svarsgrupp? 7 Logga in och ut ur en svarsgrupp 8 Svarsgruppens mobilsvar 8 Överflyttning av samtal 9 Nummerpresentation 10 Nummerpresentation för inkommande samtal 10 Nummerpresentation för utgående samtal 10 Nummerpresentation vid interna samtal 10 3

4 Välkommen En introduktion till Telia Jobbmobil Växel Telia Jobbmobil Växel är en mobiltelefonitjänst från Telia som omfattar de vanligaste funktionerna i en fast företagsväxel: Internsamtal, svarsgrupper, överflyttning av samtal, nummerpresentation, hänvisningsmeddelanden etc. När ditt företag går över till mobiltelefoni kan ni om ni vill behålla era invanda, fasta telefonnummer, som då knyts ihop med Telia Jobbmobil Växel. Det innebär att du kan använda en och samma telefon, din mobiltelefon, till alla dina samtal både när du är på kontoret och när du är ute och rör på dig. Eftersom du använder Telias mobila nät har du Sveriges bästa täckning. Tjänsten är mycket flexibel de olika funktionerna kan anpassas efter era önskemål, och nya funktioner kan kopplas in efter behov. Prata gärna med företagssupport på Telia, , om det är något du saknar eller vill ändra på i tjänsten. Telefonist Till tjänsten finns webbverktyget Telefonist som företaget kan välja till. Här kan en telefonist på företaget besvara samtal, koppla vidare, och lägga in kommande hänvisningsmeddelanden via ett webbaserat telefonistgränssnitt, på samma sätt som i en vanlig, fysisk växel. Se Handbok för telefonist- och katalogadministratör eller kontakta Telia för mer information. Katalogadministratör Telefonisten kan även logga in som katalogadministratör och kan då ändra uppgifter för användare och lägga upp externa kontakter i företagets telefonkataloger. Företagsadministratör Till tjänsten finns webbverktyget Företagsadministratör som företaget kan välja till. Här kan företagsadministratören på företaget göra ytterligare inställningar av tjänsten. Det är sådana inställningar som gäller hela företaget, t.ex. inställningar för huvudnumret (nattkopplingsnummer etc.) och för de olika svarsgrupperna, t.ex. vilka användare som ska ingå i en svarsgrupp och i vilken ordning de ska ringas upp när det kommer inkommande samtal till gruppen, maximala kötider etc. Om det inte finns någon företagsadministratör på företaget får ni hjälp med de här inställningarna av Telia. 4 Om du får problem Ring företagssupporten på tel om du behöver felanmäla tjänsten eller behöver hjälp med hur tjänstens funktioner används. Supporten har öppet helgfria vardagar 08:00 17:00.

5 Basfunktioner Kapitlet beskriver standardtjänsten. Observera att företagsadministratören eller beställaren kan ha bestämt att andra regler och inställningar än de som beskrivs nedan ska gälla just ditt företag. Dina telefonnummer Din mobiltelefon har alltid dels ett mobilt telefonnummer, dels ett anknytningsnummer (3 5 siffror långt). Ditt företag kan också ha valt att knyta ett vanligt, fast telefonnummer till din mobiltelefon; de som vill nå dig kan då ringa det fasta numret till din mobil. De telefonnummer som gäller för ert företag finns noterade på beställningsbekräftelsen. Ringa interna samtal Du kan ringa ett internt samtal till en kollega genom att slå antingen anknytningsnumret direkt, det fasta numret (om sådant finns) eller kollegans mobilnummer. Oavsett hur du slår blir det samma pris för samtalet. Ringa externa samtal Slå numret på vanligt sätt. Besvara samtal Besvara inkommande samtal på vanligt sätt. Om du inte svarar Om du inte svarar går samtalen vidare till ditt mobilsvar, eller enligt de vidarekopplingar som du har aktiverat på din mobiltelefon. Skicka sms till telefonisten Du kan skicka sms-meddelande till telefonistens webbaserade telefonistgränssnitt. Gör så här: Skicka ett sms till servicenumret 1515 med texten telefonist följt av ett mellanslag och därefter meddelandet (totalt max 160 tecken). 5

6 Hänvisningsmeddelanden Hänvisningsmeddelanden ger (om företaget valt den funktionen), tillsammans med ditt mobilsvar, klara besked när du inte kan svara. Du aktiverar hänvisningsmeddelandet genom att skicka ett sms till numret 1515 med en orsakskod. Orsakskoden kan kombineras med en tid, eller både datum och tid, då du återkommer (se tabellen nedan). För vissa av orsakskoderna finns förvalda värden som gäller om du inte anger någon tid när du är tillbaka. Så här ställer du in ett hänvisningsmeddelande för din telefon: Skicka ett sms till numret 1515 med text enligt kolumnen sms-text i tabellen nedan. Följande orsakskoder finns: Orsakskod Sms-text Förvald tid 1 Ute Ute TimmeMinut 1 timme Lunch Lunch TimmeMinut 1 timme Möte Möte TimmeMinut 1 timme Gått Gått Nästa dag kl 08:00 Åter Åter MånadDag TimmeMinut 1 timme Återställning Tillgänglig Tillgänglig 1 Används om du inte anger någon tid. Exempel: Åter (3:e december klockan 13:40). Observera att det ska vara mellanslag mellan orsakskod och tidsuppgifter. När du aktiverat en hänvisning får du ett sms som bekräftelse. De som ringer dig möts av hänvisningsbesked och får möjlighet att lämna meddelande i ditt mobilsvar. När tiden för din hänvisning gått ut avaktiveras orsakskoden som du ställt in och mobiltelefonen fungerar på normalt sätt igen. Om du själv vill stänga av en inställd hänvisning i förtid gör du det genom att skicka ett sms till 1515 med texten Tillgänglig (utan vare sig tid eller datum). 6

7 Svarsgrupper Hur fungerar en svarsgrupp? Med hjälp av funktionen Svarsgrupp kan flera kollegor hjälpas åt att ta inkommande samtal till företaget. När någon ringer utifrån till svarsgruppen ringer det på alla inloggade användares mobiltelefoner. Om fler än fem användare är inloggade ringer det först på hos fem anknytningar, svarar ingen av dessa ringer det på hos ytterligare fem och så vidare. Den första som svarar får samtalet, och det slutar då att ringa hos de övriga. Om alla inloggade användare är upptagna eller om ingen av dem svarar, ställs samtalet i kö. Om ingen användare är inloggad, kön är full eller de inloggade användarna har telefonen avslagen/inte har radiotäckning kommer samtalet att vidarekopplas till svarsgruppens mobilsvar. Varje svarsgrupp består av: Ett mobiltelefonnummer (det som utomstående ringer för att komma till gruppen) Ett välkomstmeddelande En köfunktion Mobilsvar att lämna meddelande i vid ej svar Som tillägg till det mobila telefonnumret kan ditt företag ha valt att koppla även ett fast telefonnummer till svarsgruppen. Då behöver inte kunderna ringa ett mobilnummer för att komma i kontakt med er. Man kan ha upp till fem olika svarsgrupper i Telia Jobbmobil Växel (ett nummer till säljarna, ett till teknikerna etc.). Användarna kan i så fall vara inloggade i flera svarsgrupper samtidigt. Svarsgrupperna kan anpassas på många olika sätt, t.ex. när det gäller i vilken ordning anknytningarna ska ringas upp, hur många som ska ringas upp åt gången, samt öppettider för svarsgruppen. Inställningarna görs av företagsadministratören via webbverktyget Företagsadministratör eller av personal på Telia. 7

8 Logga in och ut ur en svarsgrupp Enligt standardinställningarna har samtliga användare på företaget möjlighet att logga in och ur sig i företagets svarsgrupper. Det sker genom att man ringer upp svarsgruppens telefonnummer från sin mobiltelefon. Så här loggar du in i en svarsgrupp: Ring upp svarsgruppens telefonnummer från din mobil. Ett talmaskinsbesked ger besked om att du nu är inloggad. Så här loggar du ut ur en svarsgrupp: Ring upp svarsgruppens telefonnummer från din mobil när du är inloggad. Ett talmaskinsbesked ger besked om att du nu är utloggad. Svarsgruppens mobilsvar Om alla inloggade användare är upptagna eller inte svarar ställs samtalet i kö. Om ingen användare är inloggad, om kön är full eller de inloggade användarna har telefonen avslagen/inte har radiotäckning kommer samtalet att vidarekopplas till svarsgruppens mobilsvar. Man kan även välja andra inställningar, t.ex. att samtalen vidarekopplas till ett annat nummer. Den användare som utsetts till huvudansvarig för svarsgruppen kommer att få ett sms när det finns ett nytt meddelande i svarsgruppens mobilsvar. Användaren kan då ringa svarsgruppens mobilnummer utan inledande nolla för att lyssna av meddelandet. Exempel: Om svarsgruppen har nummer så nås alltså mobilsvaret genom att man ringer För att lyssna av meddelandet måste användaren avbryta hälsningsmeddelandet genom att trycka 0 och därefter följa instruktionerna. Första gången den huvudansvarige användaren lyssnar av mobilsvaret kommer han/hon att få välja en mobilsvarskod. Andra användare kan också lyssna av mobilsvaret på samma sätt från sina telefoner, men behöver då ange mobilsvarskoden. Svarsgruppens mobilnummer har meddelats i samband med beställningsbekräftelsen av svarsgruppsabonnemanget. 8

9 Överflyttning av samtal När du blivit uppringd kan du enkelt koppla över samtalet till någon tredje part, intern eller extern. Överflyttningen sker genom att du först parkerar det pågående samtalet, och sedan kopplar upp det nya. När du sedan ska flytta över samtalet använder du det menystöd som finns i din mobiltelefon (namnet på funktionen i mobiltelefonens meny varierar mellan olika leverantörer). När du flyttat över samtalet kan du ta emot och ringa nya samtal precis som vanligt. Om du inte vill eller kan använda telefonens menystöd går det alltid bra att göra så här: 1. Parkera samtalet genom att trycka siffran 2 samt därefter trycka på avlyft lur Ring upp det nya samtalet på vanligt sätt. 3. Vänta eventuellt på svar och överflytta sedan samtalet genom att trycka siffran 4 samt därefter trycka på avlyft lur. Tänk på: Det är alltid du som kopplar som betalar för det överflyttade samtalet så länge det pågår. Har ert företag valt fast internpris är det dock kostnadsfritt att överflytta samtal till en annan användare inom lösningen. 2 Den knapp man använder för att koppla upp samtal. Kan på olika telefonmodeller betecknas med skicka, ring, grön lur eller liknande. Klipp ur och spara! Snabbguide Telia Jobbmobil Växel Mina telefonnummer: Företagets svarsgrupper: Överflyttning av pågående samtal till annan part: 1. Parkera samtalet genom att trycka Tryck på avlyft lur och ring upp det nya samtalet. 3. Vänta eventuellt på svar och flytta sedan över samtalet genom att trycka 4 och därefter avlyft lur.

10 Nummerpresentation Nummerpresentation för inkommande samtal Vid inkommande externa samtal presenteras den ringandes nummer i din mobil. Det gäller oavsett om du är inloggad i en svarsgrupp eller tar emot samtalet på din anknytning. Även om den som ringer dig har kopplats via en svarsgrupp är det alltså den ringandes nummer som visas. Om du vill att svarsgruppens nummer ska visas i stället, så att du kan se om den som ringer ringt till en svarsgrupp eller till dig direkt, kan företagsadministratören eller Telia ändra denna inställning. Nummerpresentation för utgående samtal När du ringer utgående samtal är det alltid ditt mobiltelefonnummer som presenteras, även då du är inloggad i en svarsgrupp eller som telefonist i telefonistgränssnittet. Nummerpresentation vid interna samtal Vid interna samtal presenteras alltid ditt anknytningsnummer. Logga in i svarsgrupp: Ring upp svarsgruppens mobilnummer. En röst ger besked. Logga ut ur svarsgrupp: Ring upp svarsgruppens mobilnummer. En röst ger besked. Lägga in hänvisning: Orsakskod Sms-text Förvald tid Ute Ute TimmeMinut 1 timme Lunch Lunch TimmeMinut 1 timme Möte Möte TimmeMinut 1 timme Gått Gått Nästa dag kl 08:00 Åter Åter MånadDag TimmeMinut 1 timme Återställning Tillgänglig Tillgänglig Sms:a till 1515: Exempel: Åter (3/12 kl. 13:40) Nollställning av inställd hänvisning: Sms:a Tillgänglig till 1515.

11

12 TSP-1166_1-0803