Svarsgrupper, 3Växel administratör.

Transkript

1 Svarsgrupper. Markerar du Svarsgrupper under Växel Administratör visas de olika svarsgrupper som finns inom företaget. Du ser vilka telefonnummer som är kopplade till svarsgruppen, hur många medlemmar det finns samt om svarsgruppen är öppen eller stängd. Klicka på Medlemmar för att se vilka personer som ingår i svarsgruppen. En grön knapp innebär att medlemmen är inloggad och kan ta samtal som kommer till svarsgruppen. Öppna och stänga svarsgrupper Om en svars grupp är stängd går eventuella samtal direkt till svarsgruppens Svar. Klicka på knappen under Öppna/stäng svarsgrupper för att öppna respektive stänga svarsgruppen. En grön knapp innebär att svarsgruppen är öppen och en röd knapp att den är stängd. Viktigt! Använd inte dessa knappar om ni använder en tidsstyrningslista för att öppna och stänga svarsgruppen. Mars 0

2 Medlemmar Som administratör kan du lägga till och ta bort medlemmar i de olika svarsgrupperna. Du kan dessutom logga in och logga ut medlemmarna i svarsgruppen vid behov. Ändringarna du gör sparas direkt. Klicka på Medlemmar under den svarsgrupp som du vill lägga till eller ta bort medlemmar ur. Via sökrutan kan du söka efter användare i företagskatalogen som ska vara med i svarsgruppen. Vill du lägga till medlemmar i svarsgruppen klickar du på +-tecknet framför namnet i den högra rutan. För att ta bort en medlem ur svarsgruppen klickar du på --tecknet framför namnet i den vänstra rutan. Vill du ändra inloggningsstatus för en medlem kan du klicka på knappen till höger om namnet. En grön knapp innebär att medlemmen är inloggad och en röd att medlemmen är utloggad. I den vänstra rutan kan du bestämma vilken ordning medlemmarna har i svarsgruppen. Klicka på Flytta upp (uppåtpil) eller Flytta ner (nedåtpil) till höger om medlemmens namn för att ändra ordningen. Denna ordning har betydelse om du väljer svarsordningen Vald ordning. För den svarsordningen ringer det först på den person som är högst upp i listan och som är inloggad. I den vänstra rutan ser du vilka medlemmar som ingår i svars gruppen. Mars 0

3 Redigera svarsgrupp Du kan göra flera olika inställningar för en svarsgrupp. Kom ihåg att bekräfta dina ändringar genom att klicka på Spara. Klicka på Redigera framför den svarsgrupp som du vill göra inställningar för. I rutan Namn kan du ändra det namn som visas för svarsgruppen i företagskatalogen. Om användarna ska kunna skicka e-post till svarsgruppen fyller du i önskad adress i rutan E-post. I rutan Kortnummer anger du ett kortnummer för svarsgruppen som kan användas när man ringer internt inom företaget. Numret ska bestå av fyra siffror. I rutan Mobilt nummer kan du välja om samtal som går direkt till mobilnumret ska vidarekopplas, och i så fall vart de ska vidare kopplas (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). Som standard är alternativet Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. I rutan Fast nummer kan du välja om samtal som går direkt till det fasta numret ska vidare kopplas, och i så fall vart de ska vidare kopplas. Öppna listrutan Tidsstyrningslista och välj en tidsstyrningslista om du vill ha automatisk öppning och stängning av svars grupp en under angivna tider. Läs mer i guiden Tidsstyrningslistor. Klicka på Spara när du är klar med inställningarna. Om du vidarekopplar mobilnumret stängs svarsgruppen och alla samtal (även samtal till eventuellt fast nummer) kopplas till vald destination, du kan välja olika destination er för numren. Om du inte vidare kopplar det mobila numret kan det fasta numret ha en egen vidarekoppling. Mars 0

4 Hantera kö och vidarekoppling vid ej svar När du redigerar en svarsgrupp kan du även göra inställningar för kö och vidarekoppling då samtalet inte besvaras. Klicka på Redigera framför den svarsgrupp som du vill göra inställningar för. Markera Använda kö? för att aktivera kön för svarsgruppen. Om samtal inte besvaras direkt läggs de i kön för svarsgruppen och besvaras så fort en medlem är ledig. Om kön inte är aktiverad och det inte finns någon medlem som kan svara, vidare kopplas samtalen enligt inställningen i rutan Vidarekoppling vid maximal kö. Markera Positionsmeddelande i kö om du vill att den som ringer ska få ett meddelande om vilken plats i kön denne har. Öppna listrutan Kömusik och välj önskat musikstycke som ska spelas när någon väntar i kö. Ange önskad tid i rutan Maximal tid i kö om du vill ändra hur många sekunder ett samtal ska kunna vara placerat i kö. Följande kombinationer av kömeddelanden är möjliga: s standardmeddelande (varken positionsmeddelande eller musik är aktiverat). s standardmeddelande och positionsmeddelande. Eget kömeddelande (se separat guide för hur man spelar in). Eget kömeddelande och positionsmeddelande. s standardmeddelande och musik i kö. Det är inte möjligt att kombinera kömusik och positionsmeddelande. 9 Ange önskat värde i rutan Maximal kölängd om du vill ändra hur många samtal som ska kunna vara placerade i kö sam tidigt. Öppna listrutan Vidarekoppling vid maximal kö och välj hur samtalen ska vidarekopplas när kön är full (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). Markera Visa svarsgruppsnummer vid vidarekoppling om du vill att svarsgruppens telefonnummer visas när samtalet vidarekopplas. Öppna listrutan Svarsordning och välj hur samtalen ska fördelas, det vill säga till vilken medlem samtalen ska gå till (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). Klicka på Spara när du är klar med inställningarna. 9 Mars 0

5 Vidarekopplingsalternativ Ingen Samtalet ringer som vanligt i svarsgruppen. Meddelande Svar Växelnummer Nummer Svarsgrupp Extern telefonist Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att det för närvarande inte finns någon till gänglig. Samtalet kopplas direkt till svarsgruppens Svar. Samtalet kopplas direkt till växeln. Finns det flera växelnummer väljer du önskat nummer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till en extern telefonist. Ange telefonnumret i rutan nednför. Alternativ för svarsordning Ledig längst Samtalet går till den medlem som har varit ledig längst. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Vald ordning Parallell Slumpvis ordning Kunskapsbaserad Inkommande samtal ringer alltid i samma ordning inom gruppen. Samtalet går till den medlem som står först i listan över medlemmar i svarsgruppen. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Ordningen på medlemmar ändras genom att gå in på Medlemmar för önskad svarsgrupp och använda piltangenterna. Samtalet ringer samtidigt hos alla medlemmar i svarsgruppen (innehåller svarsgruppen fler än tio medlemmar ringer det hos de tio som har varit lediga längst). Samtalet slumpas ut till någon medlem. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Samtalet går till den medlem som har störst kunnande enligt parametern Kunnande som finns under Katalog, Inställningar, Roller och svarsordning. Om denne inte svarar går samtalet till nästa medlem. Mars 0