Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration. Handbok

Transkript

1 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok

2 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 2 Handbok Förenklad administration Telia Jobbmobil Växel Du hittar alltid senaste versionen av denna handbok på (Mina Sidor på Arbetet) TeliaSonera Sverige AB TSP-2317_ Vi reserverar oss för eventuella tryckfel och ändringar i denna upplaga av handboken

3 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 3 Innehåll 1 Förutsättningar Krav på utrustning Om du får problem 4 2 Logga in 5 3 Ange öppettider för huvudnummer och svarsgrupper Välj vad som ska hända med samtalen vid stängt nummer 7 4 Lägga till/ta bort personer i svarsgrupper 8 5 Svarsgruppsinställningar Översikt Köfunktion, inklusive köbesked Inloggningsmeny Påringningsmetod för svarsgrupp Automatisk utloggning vid inaktivitet Nummerpresentation för svarsgrupp Nummerpresentation för inkommande samtal Nummerpresentation för utgående samtal Vidarekopplingsalternativ för svarsgrupp 11 6 Huvudnummerinställningar Översikt Nummerpresentation för huvudnummer Nummerpresentation för inkommande samtal Nummerpresentation för utgående samtal 12 7 Hämta och lyssna på ljudfiler 13

4 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 4 1 Förutsättningar 1.1 Krav på utrustning För att använda webbverktyget Förenklad administration krävs att du har en dator (pc eller Mac) med följande egenskaper: Internetanslutning med överföringshastighet minst 0,5 Mbit/s. Anslutningstjänsten kan levereras av Telia eller av någon annan internetoperatör. Webbläsare (Internet Explorer 6.0 eller senare samt senaste versionen av Firefox fungerar bra). Java Runtime Environment (JRE) version 1.5 eller senare (kan laddas ned från webbplatsen Om du får problem Ring företagssupporten på tel om du behöver felanmäla tjänsten eller behöver hjälp med hur tjänstens funktioner används.

5 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 5 2 Logga in Så här loggar du in i Telia Jobbmobil Växel: 1. Öppna webbläsaren och gå in på 2. Klicka på fliken Företag. 3. Skriv in ditt användarnamn och lösenord i rutan Mina Sidor på Arbetet och klicka på LOGGA IN. (Inloggningsuppgifterna har skickats med sms till administratören. En sammanställning över användarnamnen finns också i beställningsbekräftelsen som skickas till företaget i samband med att tjänsten levererades.) 4. När du är inloggad väljer du alternativet Administrera under Företagets tjänster. 5. Klicka på Mobilt under Administrera. 6. Klicka på Telia Jobbmobil Växel under Mobilt. 7. På sidan Välj mobilabonnemang väljer du mobilnummer i listrutan (om du har flera) och klickar sedan på Nästa. 8. Webbläsaren visar nedanstående bild. Klicka på länken Förenklad administration. 9. Systemet visar nedanstående bild. Via menyn till vänster når du funktioner för att göra inställningar av huvudnummer, svarsgrupper och för att hämta ljudfiler (se närmare beskrivning i kapitel 3 7). Med knappen HJÄLP uppe till höger öppnar du en situationsstyrd hjälpfunktion. Den ger dig relevant information om just det läge där du befinner dig. När du vill avsluta din session i Förenklad administration klickar du på knappen STÄNG.

6 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 6 3 Ange öppettider för huvudnummer och svarsgrupper Du kan själv ange vilka öppettider som ska gälla för huvudnumret och för olika svarsgrupper. Gör så här: 1. Välj Huvudnummer eller Svarsgrupper i huvudmenyn. 2. Klicka på klockikonen vid det nummer du vill ändra öppettiderna för. Systemet visar ett tidsschema: 3. Skriv in öppnings- och stängningstider i schemat. Så här fungerar det: Om du skriver in en öppningstid för en dag, så kommer numret sedan att vara öppet till nästa stängningstid, även om den inträffar först en annan dag. Om numret ska vara öppet dygnet runt måndag till fredag kan du alltså skriva in en öppningstid på måndagen och en stängningstid på fredagen, så kommer numret att vara öppet hela tiden mellan dessa två tider. Samma resultat får du om du skriver att numret ska vara öppet kl. 00:00 till varje dag. Numret är sedan stängt över helgen, såvida du inte skriver in en ny öppningstid på lördagen eller söndagen 4. Klicka på knappen AKTIVERA. Knapptexten ändras då till INAKTIVERA. 5. Klicka på knappen BEKRÄFTA. Schemats tider kommer därmed att tillämpas i tjänsten. Om du tillfälligt vill inaktivera schemat, t.ex. under semestern, klickar du på knappen INAKTIVERA och därefter på BEKRÄFTA. Numret är då stängt eller öppet beroende på vad du väljer på knappen STÄNG/ÖPPNA.

7 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok Välj vad som ska hända med samtalen vid stängt nummer Du kan själv välja vad som ska hända med de inkommande samtalen till ett nummer när numret är stängt. Välj mellan följande alternativ. Samtalen kopplas vidare till ett valfritt telefonnummer som du själv anger. Samtalen kopplas vidare till numrets mobilsvar. Detta kan kombineras med att en avisering skickas till någon på företaget. Ingen vidarekoppling sker. Ett meddelande spelas upp för den som ringer. Gör så här för att ställa in vad som ska hända vid stängt nummer: 1. Välj Huvudnummer eller Svarsgrupper i huvudmenyn, beroende på vilken typ av nummer du vill göra inställningar för. 2. Klicka på numrets/svarsgruppens namn eller på pennikonen för det nummer du vill göra inställningar för. 3. För Huvudnummer: Välj ett av alternativen under Nattkopplingsnummer. 4. För Svarsgrupp: Välj ett av alternativen under Vidarekoppling. Om du väljer alternativet att samtalen ska kopplas till mobilsvar, kan du under Avisering för mobilsvar skickas till välja en person som ska få ett meddelande så snart någon talat in ett meddelande på numrets mobilsvar. Om du väljer alternativet Telefonnummer öppnas ett extra fält där du kan skriva in valfritt telefonnummer som samtalen ska vidarekopplas till. Observera att numret måste anges i internationellt format, alltså med +46 i början och struken nolla i riktnumret. Exempel: skrivs alltså

8 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 8 4 Lägga till/ta bort personer i svarsgrupper Klicka på Svarsgrupper i huvudmenyn och därefter på ikonen för en svarsgrupp om du vill se vilka personer som är medlemmar i den svarsgruppen. Systemet visar följande bild: Här kan du lägga till och ta bort medlemmar, samt ange prioritet för medlemmarna. Om du vill... Lägga till medlemmar i svarsgruppen Ta bort medlemmar ur svarsgruppen Ange prioritet för medlemmarna (d.v.s. i vilken ordning de ska tilldelas inkommande samtal) gör du så här Klicka på knappen LÄGG TILL MEDLEM. En lista visas över medlemmar som är möjliga att lägga till. Välj nya medlemmar ur listan och klicka på knappen BEKRÄFTA. Markera kryssrutan Ta bort till höger om den eller de medlemmar du vill ta bort och klicka därefter på knappen BEKRÄFTA. Välj prioritet i listrutorna och klicka därefter på knappen BEKRÄFTA. Flera medlemmar kan ha samma prioritet och rings då upp samtidigt. Om du har valt samtidig uppringning kommer den person som svarar först att få samtalet, varpå det slutar ringa hos övriga. Observera att du även måste ha valt alternativet Mest kunnig i inställningarna för svarsgruppen för att prioriteringslistan ska ha någon relevans. Se avsnitt 5.2.

9 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 9 5 Svarsgruppsinställningar 5.1 Översikt Alla övriga inställningar för svarsgrupper görs från fönstret Svarsgruppsinställningar. Klicka på Svarsgrupper i menyn och därefter på namnet eller pennikonen du vill ändra. Nu visas fönstret Svarsgruppsinställningar (se nedan). för den svarsgrupp När du gjort önskade inställningar klickar du på knappen BEKRÄFTA för att spara ändringarna. Om du klickar på knappen ÅTERSTÄLL återfår alla inställningar sina grundvärden, utom Anknytningsnummer och Avisering för mobilsvar skickas till. Här kan du ändra svarsgruppens namn. Köfunktion och Köbesked, se avsnitt 5.2 Inloggningsmeny, se avsnitt 5.3. Påringningsmetod och Max antal samtidigt uppringda medlemmar, se avsnitt 5.4 Avisering för mobilsvar, se avsnitt 3.1. Automatisk utloggning vid inaktivitet, se avsnitt 5.5. Nummerpresentation, se avsnitt 5.6. Vidarekoppling, se avsnitt Köfunktion, inklusive köbesked Här anger du ifall svarsgruppen ska ha en kö för inkommande samtal eller ej. Om köfunktionen är på kommer inkommande samtal att ställas i kö då ingen av de inloggade medlemmarna kan svara. Så snart någon blir ledig kopplas samtalet fram. Under tiden får den som ringer lyssna till det köbesked (olika typer av musik) som du väljer i rutan Köbesked. Om du väljer att ha köfunktionen avstängd kommer samtalen som inte kan tas om hand i stället att vidarekopplas direkt till mobilsvar eller till det ställe som du anger enligt avsnitt 5.7.

10 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok Inloggningsmeny Här anger du vad som ska hända när en medlem i svarsgrupp ringer numret till sin egen svarsgrupp. Om du anger Av kommer medlemmen som ringer att loggas in (om han är utloggad) eller loggas ut (om han är inloggad). Om du anger På kommer medlemmen i stället att mötas av en talsvarsmeny med två val. Det första valet innebär att han loggas in (om han är utloggad) eller loggas ut (om han är inloggad). Det andra valet innebär att samtalet kopplas fram till svarsgruppen. Medlemmen kan alltså enkelt ringa kollegorna i den egna svarsgruppen. 5.4 Påringningsmetod för svarsgrupp Vem eller vilka av de inloggade medlemmarna i svarsgruppen ska det ringa hos när det kommer inkommande samtal till svarsgruppen? Medlemmarna kan ringas upp enligt olika påringningsmetoder. Följande alternativ finns att välja mellan: Påringningsmetod Slumpmässigt Mest kunnig Längst ledig Så här kopplas samtalen till svarsgruppen Inloggade medlemmar rings upp slumpmässigt. Den mest kunniga personen i gruppen rings upp först, enligt en lista som företaget upprättar för varje svarsgrupp. (Se avsnitt 4, Lägga till/ta bort personer i svarsgrupper för information om hur man anger prioriteringen av svarsgruppsmedlemmarna). Den person som varit ledig längst rings upp först den som tog det senaste samtalet hamnar sist på uppringningslistan. Dessutom kan du (vid Max antal samtidigt uppringda medlemmar) välja att fler än en person ska ringas upp åt gången. Det ökar chanserna för att den som ringer ska få ett snabbt svar. Så snart en person svarat slutar det ringa hos de övriga. Standardinställningen för påringningsmetod är Mest kunnig. Vid leverans är systemet inställt så att samtliga medlemmar har prioritet 1. Detta innebär att de inkommande samtalen kommer att fördelas slumpmässigt på alla medlemmar. Max antal samtidigt uppringda nummer är satt till 5 (det ringer på hos fem medlemmar samtidigt) och köfunktionen är på. Dessa inställningar passar för företag som vill ge svar så fort som möjligt och där alla hjälps åt att svara. Om ingen kan svara på en gång ligger samtalen kvar i kön. Den som inte kan svara bör därför logga ut ur svarsgruppen.

11 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok Automatisk utloggning vid inaktivitet Om någon som är inloggad i svarsgruppen ändå inte svarar på samtal kan man, för att undvika att samtalen fastnar hos denna person och inte får svar, ange att personer som inte svarar när det kommer samtal blir automatiskt utloggade ur svarsgruppen. Denna automatiska utloggning sker efter 30 sekunder. Följande alternativ finns att välja mellan: Typ av automatisk utloggning Ingen utloggning Tillfällig utloggning Permanent utloggning Detta händer Ingen automatisk utloggning sker. Medlemmarna är inloggade tills de själva loggar ut (och går de i väg från telefonen utan att logga ut får den som ringer inget svar). Personer som inte besvarat ett samtal inom 30 sekunder loggas automatiskt ut ur svarsgruppen och samtalet skickas vidare till nästa person i svarsgruppen. Efter 5 minuter loggas personen automatiskt in igen. Detta alternativ passar bra om medlemmarna i svarsgruppen har arbetsuppgifter som gör att de under korta stunder inte har möjlighet att ta samtal. Personer som inte besvarat ett samtal inom 30 sekunder loggas automatiskt ut ur svarsgruppen och samtalet skickas vidare till nästa person i svarsgruppen. Personen fortsätter att vara utloggad tills han eller hon loggar in igen. Om en svarsgrupp har inställningen tillfällig utloggning får medlemmen en avisering via sms när utloggning sker. En sms-avisering skickas även vid inloggning. Även vid permanent utloggning får medlemmen en avisering via sms. 5.6 Nummerpresentation för svarsgrupp Nummerpresentation för inkommande samtal För inkommande samtal till svarsgruppen kan du välja mellan att visa den uppringandes nummer (så att den som får samtalet kan se vem som ringer) eller svarsgruppens nummer (så att den som får samtalet kan se att samtalet kommer via svarsgruppen) Nummerpresentation för utgående samtal För utgående samtal från svarsgruppen (sådana samtal som svarsgruppsmedlemmarna ringer medan de är inloggade i svarsgruppen) kan du välja mellan att visa antingen användarens eget nummer, eller svarsgruppens nummer. 5.7 Vidarekopplingsalternativ för svarsgrupp Vad ska hända med de inkommande samtalen när svarsgruppen är stängd, eller om inga medlemmar är tillgängliga? I båda fallen kan du välja mellan tre alternativ: Samtalen kopplas vidare till svarsgruppens mobilsvar. Samtalen kopplas vidare till valfritt telefonnummer. När du väljer detta alternativ visas en ruta där du kan skriva in ett telefonnummer. Observera att detta telefonnummer måste skrivas in i internationellt format, alltså med plustecken, landsnummer, och struken nolla i riktnumret. Exempel: skrivs alltså Ingen vidarekoppling. Om alla medlemmar är upptagna eller om inga medlemmar är tillgängliga kommer systemet att spela upp meddelandet Vi kan för närvarande inte besvara ditt samtal. Var vänlig ring senare. Om svarsgruppen är stängd spelar systemet upp meddelande Vi har stängt. Välkommen åter!

12 Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 12 6 Huvudnummerinställningar 6.1 Översikt Alla inställningar för huvudnummer utom öppettider gör du i fönstret Huvudnummerinställning. Klicka på Huvudnummer i menyn och därefter på namnet eller pennikonen för det huvudnummer du vill ändra. Systemet visar bilden Huvudnummerinställning; se nedan. När du gjort önskade inställningar klickar du på knappen BEKRÄFTA för att spara ändringarna. Om du klickar på knappen ÅTERSTÄLL återfår alla inställningar sina grundvärden, utom Anknytningsnummer och Avisering för mobilsvar skickas till. Här kan du ändra namn på huvudnumret, t.ex. för att särskilja flera huvudnummer. Avisering för mobilsvar skickas till se avsnitt 3.1. Nummerpresentation, se avsnitt 6.2. Nattkopplingsnummer. Här anger du vart samtalen ska kopplas när numret är stängt. Se avsnitt 3.1. Köbesked. Här väljer du vilket besked som köplacerade personer ska få höra. 6.2 Nummerpresentation för huvudnummer Nummerpresentation för inkommande samtal För vidarekopplade samtal från telefonisten kan du välja mellan att visa den uppringandes nummer (så att den som får samtalet kan se vem som ringer) eller huvudnumret (så att den som får samtalet kan se att samtalet kommer via huvudnumret och inte är t.ex. ett privat direktsamtal) Nummerpresentation för utgående samtal För utgående samtal från telefonisten kan du välja mellan att visa antingen telefonistens eget nummer eller huvudnumret.

13 TSP-2317_ Telia Jobbmobil Växel Förenklad administration Handbok 13 7 Hämta och lyssna på ljudfiler Om du väljer alternativet Hämta ljudfil i huvudmenyn visar systemet följande bild: Genom att klicka på någon av knapparna HÄMTA kommer motsvarande ljudfil att laddas ner till din dator, där du kan lyssna på den. För att kunna använda ljudfilerna måste du knyta dem till olika funktioner i systemet. Företagssupporten kan hjälpa dig med detta (ring tel ). Du kan också göra inställningarna själv om du har tillvalstjänsten Webbverktyg Företagsadministratör