Användarmanual MiniVoice Webb

Transkript

1 Användarmanual MiniVoice Webb Version Pre Greeting AB minivoice.se Sida 1 av 12

2 Innehållsförteckning MiniVoice Webb användarmanual Innehåll VÄLKOMMEN!... 3 INLOGGNING - ADMINISTRATION... 4 Inloggning via webbadministration... 4 Inloggning via telefonadministration... 4 ÖVERSIKT... 5 Logga ut... 5 ÖPPETTIDER... 6 Tidsintervall... 6 MENYER... 7 Skapa en ny MENY... 7 Ändra i befintlig MENY... 7 Byt ljudfil i meny... 7 Ändra svarsställe och justera kopplingspauser... 7 STATISTIK... 9 Statistik talsvar... 9 Översikt för senaste 30 dagarna... 9 Översikt för senaste 7 dagarna... 9 Skapa PDF med statistik... 9 Ladda ner statistikdata i Excel... 9 INKORG MITT KONTO Fliken Mitt konto Fliken Mina ljudfiler Ladda upp ljudfil från dator Hantera ljudfiler Fliken Ändra lösenord Fliken Avisering Lägg till adress OM MINIVOICE KUNDSERVICE Pre Greeting AB minivoice.se Sida 2 av 12

3 VÄLKOMMEN! Den här användarmanualen är till för dig som administrerar tjänsten MiniVoice Webb. MiniVoice Webb är en unik och helt webbaserad molntjänst inom segmentet KST (Kommunikation Som Tjänst). MiniVoice Webb svarar för första intrycket och tillsammans med Centrex fasta/mobila anknytningar, svarsgrupper och köbesked får ni en komplett och modern nät baserad växel. Proffsigt bemötande med menyval, klocka som håller reda på att rätt meddelande spelas vid rätt tillfälle, menyer i flera nivåer, möjlighet för kunden att bli uppringd, statistik från menyval och Centrex. Det här är bara några av fördelarna med MiniVoice Webb. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 3 av 12

4 INLOGGNING - ADMINISTRATION MINIVOICE WEBB administreras enklast och komplett via webben. Det finns möjlighet att göra enklare administration via en telefon, som t ex spela in nya ljudfiler och tillfälligt aktivera meny. Inloggning via webbadministration Ta fram dina användaruppgifter som du fått från MiniVoice kundservice. Inloggning sker på adressen: 1. I den vänstra rutan anger du ANVÄNDARNAMN 2. I den högra anger du LÖSENORD. Tryck därefter på LOGGA IN. Du möts nu av en Översikt av din MiniVoice Webb. Inloggning via telefonadministration Ta fram dina användaruppgifter som du fått från MiniVoice kundservice. Inloggning via telefonadministration: 1. Ring upp företagets telefonnummer 2. Avbryt menyn/talet med att trycka 3. MiniVoice administrationsguide uppmanar att tryck in PIN och 4. Följ talguiden med följande alternativ: Lyssna på en ljudfil eller tryck för att lyssna på alla Spela in en ljudfil Aktivera en viss meny, t ex meny för stängt Återgå till ordinarie meny enligt schema/öppettider Logga ut från telefonadministrationsguiden Pre Greeting AB minivoice.se Sida 4 av 12

5 ÖVERSIKT På sidan ÖVERSIKT för man en ögonblicksbild av öppettider och meny som just nu är aktiva. Det finns även en statusinformation AKTUELLT OM MINIVOICE där meddelanden från tid till annan kan visas för administratören. Det kan vara driftsavvikelser, nya funktioner i MiniVoice Webb eller annan information om nätstörningar. På vänster sidan finns menyflikarna ÖVERSIKT, ÖPPETTIDER, MENYER, STATISTIK, INKORG, MITT KONTO, OM MINIVOICE, KUNDSERVICE. Genom att klicka på den kommer du till respektive avdelning. Till höger på sidan finns direktlänkar till ÖPPETTIDER respektive MENYER. Logga ut I det grå fältet uppe till höger finns en logga ut-knapp. Logga alltid ut efter du är klar med justeringar. Till vänster om knappen står det också på vilket företag du är inloggad. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 5 av 12

6 ÖPPETTIDER Välj ÖPPETTIDER bland menyflikarna till vänster. Till höger visas nu de olika scheman som finns i MINIVOICE WEBB för ert företag. För att ändra öppettider på ett specifikt schema tryck på INSTÄLLNINGAR. Tidsintervall Här visas inom vilket tidsintervall detta schema gäller. För att ändra tidsintervall och benämning tryck på INSTÄLLNINGAR. Om inget tidsintervall önskas, markera då inget slutdatum. Rubrik Beskrivning Inget slutdatum Startdatum Startdatum Standardmeny Förklaring Ange lämplig beskrivning, t ex Ordinare eller Sommartider Markera om TIDSINTERVALLEN inte har ett slutdatum Om TIDSINTERVALLEN skall gälla, ange startdatum Om TIDSINTERVALLEN skall gälla, ange slutdatum Klicka på pilen i listmenyn och välj den standard MENY som ska spelas. Genom att ange en MENY här undviker man att täcka in hela dygnet med öppettider vid flera PERIODER. Det gör att om ingen PERIOD finns angiven för vissa tider på dygnet, så spelas denna valda MENY. Praktiskt kan vara att t ex välja en nattmeny. Perioder Nedanför tidsintervall visas vilka perioder som är aktuella inom tidsintervallen. För att ändra en redan befintlig period, tryck på INSTÄLLNINGAR till höger om den perioden du vill korrigera. Rubrik Beskrivning Startid Sluttid Meny Veckodagar Förklaring Ange lämplig beskrivning, t ex Dagmeddelande Klockslag för när PERIODEN startar Klockslag för när PERIODEN slutar Klicka på pilen i listmenyn och välj den MENY som ska spelas upp för perioden Markera vika veckodagar som PERIODEN ska gälla Spar förändringar genom att trycka på SPARA. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 6 av 12

7 MENYER Välj MENYER bland menyflikarna till vänster. Till höger visas nu de olika MENYER som finns i MINIVOICE WEBB för ert företag. Skapa en ny MENY För att skapa en ny meny, tyck på LÄGG TILL MENY knappen nertill vänster i det ljusa fältet. Ändra i befintlig MENY För att ändra i en MENY, tryck på INSTÄLLNINGAR. Här visas nu MENYN som ett grafiskt flödesschema. Byt ljudfil i meny Välj den meny som ska få en ny/annan ljudfil genom att trycka på INSTÄLLNINGAR. Här visas nu menyträdet med den struktur som tidigare valts. Menyblock med högtalarsymbol har möjlighet att spel upp en ljudfil. Tryck på INSTÄLLNINGAR på önskat menyblock. I vyn som nu visas finns möjlighet att välja ljudfil i listan VÄLJ LJUDFIL. Ljudfilerna som finns att välja mellan är de som är uppladdade eller inspelade via telefonadministration. Ljudfilerna laddas upp och administreras under MITT KONTO/MINA LJUDFILER (se separat avsnitt). Välj SPARA för att uppdatera med vald ljudfil. Ändra svarsställe och justera kopplingspauser Genom att trycka på INSTÄLLNINGAR på ett menyval (med en telefon som symbol) kan svarsstället ändras och sk pauser justeras. När det gäller förfarandet att flytta ett samtal i Telia Centrex nyttjas mobila Centrexanknytningar som bärare till tjänsten MiniVoice Webb. För att flytta ett samtal i Telia Centrex med mobil anknytning nyttjas DTMF (##) i stället för traditionell R-knapp. Innan ett samtal kan flyttas över till mottagande part kräver Centrex att det finns en uppkoppling till mottagande part i form av påringt. Flyttas samtalet innan påringt, resulterar det att det flyttade samtalet kommer åter till den anknytning som försökt att göra flytten i detta fall MiniVoice Webb. Resultatet blir att kunden som ringt in får höra företagets meny på nytt. Genom att nyttja sk pauser vid flytt av samtal, kan varje unikt svarsställe anpassas då det tar olika lång tid att få påringt i Centrex vid flytt till anknytning, grupp, mobil, externt. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 7 av 12

8 Rubrik Förklaring Beskrivning av meny Ange lämplig beskrivning, t ex Kopplar till säljavd Menytyp Klicka på pilen i listmenyn, välj Flytta samtal till Ange telefonnr Ange här följande: Mobil ankn. /svarsgrupp med mobila ankn Fast ankn./svarsgrupp med fasta ankn Avancerad svarsgrupp Externt fast Externt mobil Utlandsamtal Röstsvar #s#pppxwpppp #s#pppxpppp #s#pppxwpppppppp #s#pp00pppxpppp #s#pp00pppxwpppp #s#pp00pppxwpppp #s#pppxpp ## = parkera p = 0,5 sek paus w = 5 sek paus s = 0,1 sek paus x = anknytning/telefonnummer OBS! Pauser efter ankn/nummer är endast ungefärliga riktvärden. Dessa pauser kan skilja sig åt från kund till kund i Telia Centrex. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 8 av 12

9 STATISTIK MiniVoice Webb erbjuder två (2) typer av statistik. Den ena typen är statistik för inkommande samtal i menyerna i MiniVoice Webb och den andra är importerad statistik från växelsystemet, dvs från svarsgrupper mm. Not. Statistikfunktion för importerat underlag från växelsystem lanseras kvartal och beskrivs inte i denna version av användarmanual. Statistik talsvar Välj STATISTIK bland menyflikarna till vänster. Välj därefter vilken meny som statistiken ska omfatta. Välj även perioden som ska ingå i statistikunderlaget. Tryck på UPPDATERA. Översikt för senaste 30 dagarna Statistikgraf visar hur många samtal som hanterats de senaste 30 dagarna. Respektive grafs färg motsvarar ett menyval. Till höger om grafen visas samma data men i cirkel diagram. Siffrorna i cirkeldiagrammet motsvarar siffran i menyvalet. Under cirkeldiagrammet visas ANTAL SAMTAL: xxx, vilket är summan av alla samtal under den aktuella 30 dagars perioden för den valda menyn. Översikt för senaste 7 dagarna Stapeldiagram visar samtalstrafiken de senaste 7 dagarna. Respektive färg motsvarar ett menyval, vilka visas till höger om stapeldiagrammet. Skapa PDF med statistik Urvalet som visas för en viss meny och period kan sparas som en PDF-fil. Tryck på SKAPA PDF och det aktuella resultatet skapas ni i en PDF-fil som automatiskt öppnas. PDF-filen kan sparas på önskad plats. Ladda ner statistikdata i Excel All statistik baseras på samtal, tid och datum, menyval och från vilket nummer samtalet kom ifrån. Dessa data, för aktuellt urval, kan laddas ner i Excel för vidare behandling/sortering. Tryck på SKAPA EXCEL. Excel-filen skapas nu och beroende vilken inställning din dator har kan bekräftelse krävas, följ informationen på din dator. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 9 av 12

10 INKORG Inkorgen är en samlingsplats för inkommande meddelanden i form av t ex inknappade telefonnummer då funktionen Inmatning (Call-back) aktiverats, systemmeddelanden från MiniVoice kundservice samt röstmeddelanden då MiniVoice Webb aktiverats för nattbrevlåda/röstbrevlåda. Meddelanden som hamnar i INKORGEN kan aviseras till valfri/a mailadress/er. För inställning av extern avisering se MITT KONTO/AVISERING. Välj INKORG bland menyflikarna till vänster. Till höger visas nu de meddelande som finns i inkorgen. För att öppna ett meddelande: tryck på den understrukna text/nummer. Rubrik Typ Ämne Från Till Mottaget Förklaring 3 olika meddelandetyper finns: systemmeddelande, röstmeddelande samt Inmatning (Call-back) inmatningar Vid Systemmeddelande = Rubrik Vid Röstmeddelande = Meddelandets längd i sekunder Vid Inmatning = Inmatat knappval Telefonnumret samtalet ringdes ifrån (A-nummer) Till telefonnumret samtalet ankom (växelnumret) Datum och tid då samtalet mottogs Ta bort meddelande Tryck på ikonen för att radera meddelandet Pre Greeting AB minivoice.se Sida 10 av 12

11 MITT KONTO MITT KONTO innehåller information om kontots ägare och möjlighet att ändra bl a, PIN, lösenord, avisering etc. Välj MITT KONTO bland menyflikarna till vänster. Till höger visas ett flikmenysystem: MITT KONTO, MINA LJUDFILER, ÄDRA LÖSENORD, AVISERING. Fliken Mitt konto Här visas översikt över kontoägare samt möjlighet att ändra vissa uppgifter, t ex telefon PIN-kod. För att redigera uppgifter tryck på REDIGERA. För att spara redigerade uppgifter tryck SPARA. Fliken Mina ljudfiler I denna vy visas de ljudfiler som finns sparade under aktuellt MiniVoice Webb konto. Filler kan läggas till på två (2) olika sätt: dels via uppladdning från dator och dels via inspelning av ljudfil via telefon. Ladda upp ljudfil från dator Ljudfilen som ska laddas upp från dator ska vara i formatet.wav. Välj BLÄDDRA och leta upp aktuell fil i datorn, tyck öppna. Filen visas nu i listan. Hantera ljudfiler Högtalarsymbolen till höger är en lyssna funktion. Tryck på symbolen och aktuell fil spelas upp i datorn. Genom att trycka på inställningar kan filens namn redigeras, vilket är praktiskt med de filer som spelats in genom telefonadministration. Tryck SPARA för att bekräfta ändringen. Filer kan också raderas genom att trycka på Ta bort ikonen. För att byta en ljudfil i en meny, se avsnitt för MENYER. Fliken Ändra lösenord I den här vyn har användaren möjlighet at ändra webblösenord. Bekräfta det nya lösenordet och Tryck SPARA för att aktivera nya lösenordet. Fliken Avisering Genom att lägga upp en eller flera adresser kan dessa få avisering från Röstbrevlådan respektive Inmatningar. adressen kan vara personlig eller sk funktionsbrevlådor som en grupp medarbetare hanterar. Lägg till adress Skriv in önskad adress och tryck SPARA. Aktuell adress visas nu i listan ovan och har automatiskt fått avisering för Röstmeddelande och Inmatningar. Genom att trycka på den gröna bocken kan aktuell avisering avaktiveras. Den blir nu ett rött kryss. För att aktivera igen, tryck på röda krysset. adressen kan också raderas genom att trycka på Ta bort ikonen. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 11 av 12

12 OM MINIVOICE Här visas MiniVoice Webb användarmanual (detta dokument). KUNDSERVICE Kundservice är viktigt för oss. I denna vy kan användaren snabbt komma i kontakt med vår kundservice. Kontakta oss gärna via kontaktformuläret alternativt via telefon eller som finns angivet. Pre Greeting AB minivoice.se Sida 12 av 12