CMG Office Web. Dokumenttyp: Guide CMG Office Web

Transkript

1 Nedan visas hur ser ut när den öppnas (OBS bilderna är gamla men funktionerna är den samma). Sidan består av en navigationsmenyn med ikoner samt av sökfälten, Namn/Tel, Sökord och Org rubrik samt en kryssruta för Närvarande. Sökresultaten presenteras enligt de layouter som valts av systemansvariga på företaget. I Netwise Office Web kan du via ikonerna i navigationsmenyn och sökfälten: Söka i CMG databasen, er internkatalog (katalog) Söka i Quick Info (ert kartotek innehållande tillexempel externa telefonnummer, länkar mm.) Söka organisatoriskt (Org) Registrera aktiviteter (Aktiv.) Hantera röstbrevlådan Netwise CMG Voice (Röstb.) Mina inställningar Under mina inställningar kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv. Vill ändra på någon av dina uppgifter kan du genom att klicka på ändra användarinformation skicka en ändringsbegäran till företagets driftoperatör. När du vill söka Katalog är den del i Netwise Office Web som du först hamnar i när sidan laddas. Här kan du söka i de olika sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation. Namnsökning När du vill söka en person skriver du först efternamn och sedan förnamn separerade med mellanslag i Namn/Tel fältet. Du behöver inte skriva hela namnet, sökning sker på del av namn, ju fler bokstäver desto färre sökresultat. Avsluta genom att klicka på sök eller tryck enter på tangentbordet, se exempel på resultat nedan. Här kan du förutom Namn, Tel och Organisationstillhörighet se om personen har hänvisat sig. Om du ville se mer information, personens användarinformation, klicka på:

2 Vill du när du har användarinformationen, se bilden nedan, uppe ha ännu mer information om en abonnent klicka på: Den utökade informationen som finns om abonnenten presenteras, se utökad information nedan. Vill du ha en grafisk presentation av en persons aktiviteter klicka på aktivitetsöversikt. Tel Söker du anknytning fyll i den i Namn/tel fältet och klicka på sök eller tryck enter på tangentbordet. Om du bara fyller i siffran 1 och trycker enter på tangentbordet eller sök får du med alla som har en anknytning som börjar på 1 i sökresultatet. Sökord I sökfältet sökord kan du söka på ord som driftoperatören valt att lägga in på abonnenterna. Det kan vara exempelvis titel, arbetsuppgifter eller kostnadsställe, se nedan där det är sökt på sökord advokat.

3 Org rubrik I sökfältet Org rubrik går det att söka på organisationsrubriker i exemplet nedan är det sökt på eko, för att få fram alla som arbetar på ekonomiavdelningen. Närvarande Då närvaranderutan bockas i exkluderas de abonnenter, som är hänvisade just precis vid sökningstillfället från sökresultatlistan. Quick Info Här kan du tillexempel hitta extern information som adresser och telefonnummer till andra företag, hotell och kortnummer. Det kan även finnas länkar till Webbsidor på Intra eller Internet. Klicka på den katalog du vill söka i. Ange sökbegreppet i sökfältet och klicka på sök. Vill du söka fram allt innehåll i en viss katalog har du följande tre tillvägagångssätt att välja mellan. Klicka på katalogen i listan och tryck enter på tangentbordet, en asterisk (*) sätts automatiskt i sökfältet och hela katalogens innehåll listas i sökresultatet. Samma sak händer om du dubbelklickar på en katalog eller om du markerar katalogen och trycker på knappen Sök.

4 Klicka på en post i sökresultatlistan för att se mer information om denna. Organisationsträd Här finns en översikt av företagets organisation med underliggande enheter.klicka på önskad enhet och personerna som tillhör vald enhet visas med namn och telnr. Härifrån går det att i sökresultatlistan trycka på: för att få mer information om en person.

5 Ny aktivitet Dokumenttyp: Guide Klicka på knappen Aktiv. i navigationsmenyn. Först kommer du till en inloggningssida där du får identifiera dig med din anknytning och ditt lösenord. Första gången du loggar in i har du inget lösenord. Önskar du ett lösenord kan du lägga in det genom att klicka med musen på ändra lösenord. När du fyllt i anknytningen och lösenordet klickar du på ok. Då kommer du till sidan Ny aktivitet. Här kan du välja att registrera ny aktivitet, ändra befintlig eller framtida aktivitet eller ta bort aktivitet. Välj kod från den nedrullningsbara listan, välj också datum och tid när aktiviteten ska börja respektive sluta. Du har här också möjlighet att lämna ytterligare information till telefonist och kollegor genom att skriva i fältet information. Avsluta genom att klicka på Spara. Om du är administratör för en arbetsgrupp kan du även registrera dina valda kollegors aktiviteter. Rutan vid Vidarekoppla bockas i om telefonen ska stängas och kopplas till växeln eller talsvaret.

6 Ändra aktivitet Dokumenttyp: Guide Markera genom att klicka på den aktivitet du vill ändra. Fyll i dina ändringar och klicka på Spara. Aktiviteten är nu ändrad. Ta bort aktivitet Om du vill ta bort en aktivitet klickar du med musen på krysset till höger om vald aktivitet. Återkommande aktivitet Under rubriken återkommande aktiviteter kan du registrera nya återkommande aktiviteter, ändra återkommande aktiviteter samt ta bort återkommande aktiviteter. Rutan vid visa info endast för telefonist bockar du i om du vill att endast telefonisterna ska se vad du har skrivit i informationsrutan. Ny återkommande aktivitet Klicka på länken återkommande aktiviteter. Du kommer då till sidan Ny återkommande aktivitet. Välj orsakskod från rullgardinsmenyn kod. Fyll i när du vill att aktiviteten skall börja gälla och när du vill att den skall upphöra. Ange därefter hur ofta aktiviteten ska repeteras. Tips! Vill du lägga in deltid för varannan vecka så tänk på att aktiviteten ska börja på rätt vecka. Fyll sedan i under vilken period du vill att ditt schema skall gälla. Avsluta med att klicka med musen på Spara.

7 Ändra återkommande aktivitet Markera den återkommande aktivitet du vill ändra. Fyll i dina ändringar och klicka på Spara, se nästa sida. Ta bort återkommande aktivitet Markera den återkommande aktivitet du vill ta bort och klicka på krysset, se nedan.

8 Röstbrevlådan Netwise CMG Voice Dokumenttyp: Guide När du vill hantera röstbrevlådan klickar du på ikonen Röstb. Netwise CMG Voice består av två delar, den talade hänvisningen och röstbrevlådan. Den talade hänvisningen säger den inringande vilken aktivitet du är på och när du återkommer. Röstbrevlådan fungerar som en "vanlig" telefonsvarare där den inringande kan lämna meddelande efter signal. Du kan även tala in egna fraser som då kommer att spelas upp emellan den talade hänvisningen och röstbrevlådan. Se rubriken Fraser nedan för att spela in egna fraser. Netwise CMG Voice har många funktioner, till att börja med bör du spela in en generell hälsningsfras samt ställa in hur du vill få reda på att du har nya meddelande i röstbrevlådan, avisering, se rubriken Inställningar. Logga in Ange din anknytning och klicka på OK. Första gången du loggar in i röstbrevlådan har du inget lösenord! Om du glömmer ditt lösenord kan du vända dig till: support@kavlinge.se eller på telefon 9797 Lyssna av röstmeddelanden Under menyn Meddelanden listas alla inkomna röstmeddelanden i röstbrevlådan, nya meddelanden, som du inte lyssnat av kommer först. Varje röstmeddelande presenteras med status, längd och ankomsttid. Markera ditt första meddelande genom att klicka med musen på raden:

9 Meddelandet visas under menyn Röstmeddelanden Klicka på Spela Systemet ringer då upp den anknytning eller det telefonnummer som är angiven i rutan Ring nr: En dialogruta visas: Lyft luren och klicka på ok. Vänta tills telefonen ringer, då lyfter du luren och klickar sedan på ok. Nu spelas ditt meddelande upp. Det upplästa meddelandet lägger sig automatiskt längst ner på listan och du kan enkelt klicka på nästa meddelande för att även lyssna av detta. Ta bort meddelande När du har lyssnat av dina meddelanden kan du välja att ta bort dem genom att trycka på krysset till höger om respektive meddelande. Vidarebefordra meddelande Vill du vidarebefordra ett meddelande till en kollega ska du markera meddelandet. Fyll i din kollegas anknytning vid skicka till anknytning och tryck på Vid.bef.

10 Vill du bifoga en kommentar till din kollega, som kommer att spelas upp innan det aktuella meddelandet väljer du att bocka i rutan under bifoga kommentar, tryck därefter på Vid.bef. Telefonen börjar ringa och du får upp följande dialogruta. Vänta tills telefonen ringer, svara och klicka på OK. Du kan nu spela in din kommentar. Fraser Under menyn Fraser visas de aktiviteter där du kan spela in egna hälsningsfraser. Du ser även för vilka aktiviteter som du redan har spelat in fraser. Om någon ringer till dig när du har en gällande aktivitet, kommer din hälsningsfras att spelas upp för den inringande. Systemrösten och din egen hälsningsfras kombineras. Systemrösten talar om för den inringande när du återkommer, och din egen hälsningsfras talar om var du är. Väljer du att spela in en generell hälsningsfras kommer denna att spelas upp för samtliga aktiviteter då ingen annan hälsningsfras finns inspelad. Spela in en generell hälsningsfras Du kan naturligtvis spela in vad du vill, till exempel: "Hej, du har kommit till Katarina på Netwise jag kan inte ta ditt samtal just nu." Du spelar enkelt in din generella hälsningsfras genom att följa instruktionerna nedan. Logga in i NetwiseOfficeWeb och klicka på Röstb. Ikonen, logga in och klicka på Fraser. Klicka på den översta hälsningsfrasen, den som heter Generell, så att den dyker upp i den grå ytan högst upp på sidan. Den fras du för tillfället arbetar med (t ex spelar in eller lyssnar på) är alltid den som finns i denna grå area. Högst upp i den grå arean finns en textyta med texten Ring nr:. här ska den anknytningen du vill använda för att spela in och lyssna av stå. Klicka på Spela In. Nu kommer Netwise CMG Voice-systemet ringa upp dig. Vänta tills det ringer på anknytningen, lyft luren. Klicka på OK i den dialogruta som kommit fram på webbsidan. Du kommer nu att få höra ett pip i luren och inspelningen börjar

11 Tala in din hälsningsfras, t ex enligt exemplet ovan. Klicka på Stopp på webbsidan för att avsluta inspelningen. (Trycker du lägg på så får du en tvär brytning) Du kan nu lyssna på det du spelat in genom att klicka på Spela. Är du inte nöjd kan du spela in hälsningsfrasen på nytt. Prova gärna din fras genom att registrera en aktivitet och stänga din telefon, och ringa till dig själv. Lyssna på hur det låter! Bäst resultat får du om du börjar prata direkt efter pipet, och trycker Stopp direkt när du slutat prata. Menyer Under Menyer kan du definiera två olika menyer, du kan där erbjuda de inringande olika möjligheter att nå dig. Under varje meny kan du definiera olika val för knapptangenterna 1-9 på telefonen. Du kan se dina menyer på nedre delen av skärmen. Här visas namnen på menyerna (Meny 1 eller Meny 2), om den är inspelad eller ej samt om den är inspelad så visas frasens längd. Din meny kommer att spelas upp efter din hälsningsfras. Du kan konstruera din meny som du vill men för att underlätta för den inringande är lämpligt att samtliga på företaget har ungefär samma val. Ett exempel på mall för en meny kan vara: Val 2: Spela in ett röstmeddelande Val 4: Repetera aktivitetsinformationen Val 5: Koppla till mobiltelefon Val 6: Skicka SMS Val 7: Skicka mail (CMG DELIVERY CHANNEL) Val 9: Koppla till telefonist (OBS bara under kontorstid) Du måste också spela in den fras, som ska presentera menyvalen för dem som ringer. Också här kan Du spela in vad Du vill men det lämpligaste är att Du helt enkelt presenterar de möjliga valen. För valen i mallen ovan skulle menyfrasen bli som följer: "För att: Spela in ett röstmeddelande, tryck 2; Repetera aktivitetsinformationen, tryck 4; Koppla samtalet till min mobiltelefon, tryck 5; Skicka SMS till mig, tryck 6; Skicka mail till mig, tryck 7; Under kontorstid kan du även kopplas till telefonist genom att trycka 9. " Du skapar enkelt din egen meny genom att följa dessa instruktioner. Logga in i NetwiseOfficeWeb och gå till dina CMG Voice-sidor och till Menyer. Klicka på en av menyerna som finns längst ner på sidan under Menyer. Detta laddar menyn i val-rutorna som finns i den grå arean. Första gången är alla valen tomma, så du får nu ställa in dem som du vill, t ex enligt mallen ovan. Tänk på, att när du ställer in dina menyval, så är SMS och Mail (som skickas genom CMGsystemet) valbara som parametrar till valet CMG Meddkanal. Tänk också på att om du vill koppla vidare samtalet, t ex till en mobiltelefon, så välj Till nummer och skriv in det nummer du vill koppla till som parameter. Högst upp i den grå arean finns en textyta med texten Ring nr:. Se till att du kan svara på det nummer som står i denna ruta. Klicka på Spela In och vänta sedan tills det ringer på det nummer som stod i Ring nr:-rutan. Det är nu CMG Voice-systemet som ringer upp dig. Lyft luren. Klicka på OK i den ruta som kommit fram på webbsidan. Du kommer nu att få höra ett pip i luren och inspelningen börjar. Tala in din meny, t ex enligt exemplet ovan. Klicka på Stopp på webbsidan för att avsluta inspelningen, eller tryck en knapp på telefonen. Du kan nu lyssna på det du spelat in genom att klicka på Spela, eller spela in menyn på nytt. Ytterligare ett steg återstår innan din meny aktiveras då du stängt din anknytning för olika aktiviteter. Det gör du enkelt på följande sätt:

12 Logga in i NetwiseOfficeWeb och gå till dina CMG Voice-sidor och till Fraser. Klicka på den översta hälsningsfrasen, den som heter Generell och som du redan spelat in, så att den dyker upp i den grå ytan högst upp på sidan. Den fras du för tillfället arbetar med (t ex spelar in eller lyssnar på) är alltid den som finns i denna grå area. Det finns en s.k. drop-down-ruta som heter Meny vid din generella hälsningsfras, där den visas högst upp på sidan. Använd den rutan till att välja den meny som du nyss skapade. Klicka sedan på knappen Spara. Prova gärna din meny genom att registrera en aktivitet och stänga din telefon, och ringa till dig själv. Du ska nu höra din generella hälsningsfras, följd av din meny. Lyssna på hur det låter! Bäst resultat får du om du börjar prata direkt efter pipet, och trycker Stopp direkt när du slutat prata. Inställningar Dina inställningar påverkar både hur systemet fungerar när du ringer till det och hur det fungerar när de inringande försöker nå dig men hamnar i talsvaret. Bockarna i rutorna Brevlåda och Systemröster bestämmer om dessa ska vara aktiverade eller ej. Tar du bort bocken i Brevlåda hamnar samtalet hos telefonist istället för i din röstbrevlåda när din anknytning är hänvisad. Ska du vara borta på tillexempel en längre tjänsteresa och inte har möjlighet att lyssna av dina röstmeddelanden kan det vara lägligt att stänga av brevlådan. Väljer du att ta bort bocken i systemröster så fungerar Netwise CMG Voice som en vanlig telefonsvarare. Den inringande får inget besked om var du är och när du väntas åter! Under Mitt språk får du välja det språk du ska höra när du ringer till CMG Voice. Under Info nivå kan du välja hur mycket information den talade hänvisningen ska ge, detaljerad, standard och minimerad. Under språk för inringande presenteras i rutan tillgängliga de språk som finns att välja på och under valda de som är valda. För att välja ett språk markerar du det med musen och klickar på höger pilen. Språket flyttas till Valda rutan. Det språk som presenteras överst i valda rutan är det som kommer att vara standard språk för den inringande. När du väljer aviseringssätt väljer du på vilket sätt du vill få reda på att du har fått meddelande i Netwise CMG Voice. Under tillgängliga presenteras de som finns att välja på och under valda de aviseringssätt som är valda. För att välja ett aviseringssätt markerar du det med musen och klickar därefter på höger pilen. Aviseringssättet flyttas över till Valda rutan. Aviseringssätten kan se olika ut beroende på vad ni har för olika meddelandesystem på företaget. Aviseringssätten i bilden ovan betyder att om du har valt SMS Telia får du ett SMS till din mobiltelefon, har du valt exchange har ni Outlook på företaget och får därmed ett och manual tänder en blinkande lampa på din bordstelefon.

13 Pin-kod Dokumenttyp: Guide Du administrerar din pin-kod från menyn Pin-kod. Du använder pin-koden för att logga in när du ska administrera din röstbrevlåda via telefon. Så lyssnar du av din röstbrevlåda via telefon Numret till röstbrevlådan: 9090 Du kan också genom att ringa till röstbrevlådan, från vilken telefon som helst, lyssna av dina meddelanden samt registrera aktiviteter. När du ringer till röstbrevlådan via telefon får du ange din anknytning och ditt lösenord. Följ sedan röstinstruktionerna. Logout Här klickar du när du vill logga ut från den personliga delen av Netwise Office Web. Hjälp Klicka på knappen hjälp för att komma till Netwise Office Webs hjälpsida. Här kan du klicka i innehållsförteckningen för att få den hjälp du behöver.