Lync 2013 utbildningsmaterial för iphone

Transkript

1 Lync 2013 utbildningsmaterial för iphone

2 Upplägget av utbildning i Lync för iphone Vi kommer att gå igenom följande avsnitt med paus mellan avsnitten Installera Lync, inloggning och inställningar för ljudoch videoenheter Lyncsamtal, vidarekoppling, din närvaro och integrationen med Exchange Snabbmeddelande,hur man ringer vanliga telefonnummer och grupper i Lync. (Dela skrivbord) Möten i Lync med interna och externa användare. Support och hjälpen i Lync Diskussion och frågor

3

4 Installera Lync på iphone Gå till App Store och sök efter Lync Här nedan ser du vad som händer. Klicka på Gratis, ange lösenord, vänta till dess att appen är nedladdad, klicka på Öppna, OK, och OK.

5 Logga in på Lync 2013 Skriv in din e-postadress och ditt lösenord. Expandera Avancerade alternativ och skriv in ditt användarnamn som ska föregås av ad\ Skriv in ditt mobilnummer, klicka på Klar. Kontrollera att ditt namn visas när du klickar på Min info och att dina kontakter visas (Lync och iphone) när du klickar på Kontakter

6 Klicka på Lync2013 Klicka på Min info så ser du ditt namn Starta Lync

7 Koppla in headset Man bör sträva efter att alltid använda headset när man kör Lync. Det går att prata direkt i iphone räkna då med att ljudkvaliteten blir lidande. Om du använder det headset som följer med iphone får du inte hög kvalitet på ljudet framförallt mikrofonen. Skaffa då istället ett bluetooth headset.

8 För att ljudet ska fungera på din iphone måste du kontrollera inställningarna i Notiscenter. Gå till Notiscenter, scrolla ner och klicka på Lync Se till att Ljud är aktiverat. Viktig inställning

9 PAUS

10 Ring med Lync Du kan ringa vem som helst med Lync. Vi börjar dock med ett exempel där du söker efter en person på Umeå universitet. Börja med att Klicka på Kontakter. I exemplet här till höger ser du en massa grupper vi återkommer senare till hur du hanterar grupper.

11 Ring med Lync Börja med att skriva in namnet i sökfältet. När du har hittat rätt person ser du också närvaroinformationen. Om det är grönt är personen tillgänglig. Klicka på namnet.

12 Ring med Lync Du ser nu personens kontaktkort Härifrån kan du välja om du vill ringa ett Lyncsamtal eller något av de andra telefonnumren som visas. Klicka på Lyncsamtal.

13 Först visas Ansluter När personen svarar början klockan gå under namnet uppe till vänster. Du avslutar samtalet genom att klicka på den röda telefonen längst ned till höger. När du ringer

14 Ring med Lync den som blir uppringd Den som blir uppringd får ett meddelande högst upp på telefonen Lync 2013 Samtal från Klicka på meddelandet så svarar du.

15 Starta din video Du kan starta din video genom att klicka på videokameran uppe till höger och klicka på Starta min video. Om mottagaren gör detsamma ser ni varandra. Du ser dig själv i en liten bild.

16 Vidarekoppling av samtal - Ring En viktig funktion i Lync är möjligheten att vidarekoppla samtal så att det samtidigt ringer på ett annat nummer som du själv väljer. Gå till Min info och klicka på Ring samtidigt. I fönstret Vidarekoppling klickar du på Ring samtidigt. samtidigt

17 Vidarekoppling av samtal - Ring Skriv in det nummer du vill att det ska ringa samtidigt på i Nytt nummer och klicka på Klar. Se till att informationen du får är korrekt. Det står Samtal kopplas till ditt arbete och. samtidigt

18 Din närvaro - tillgänglighet Du kan själv bestämma om du ska visas som tillgänglig eller inte. Gå till Min info och klicka på Status och välj hur du vill visas.

19 Det finns ett meddelandefält i blått där du kan skriva vad du gör, var du befinner dig eller annat. Detta är synligt för andra Lyncanvändare på Umeå universitet. Det är i detta fält som du skriver in hänvisningar som vi kommer att gå igenom senare. Vad gör du?

20 Synkronisera din mail, din kalender och dina kontakter med Lync Lync är synkroniserad med den kalender och de kontakter som du använder på universitetets mailserver (Exchange). Du måste se till att du har aktiverat ditt mailkonto inklusive kalendern och kontakter mot Exchange.

21 Aktivera Exchange på din iphone (epost, kalender, kontakter, påminnelser) För att Lync ska fungera fullt ut bör du se till att Exchange är aktiverat på din iphone. Här nedan ser du sekvensen för aktiveringen. Klicka på E-post, kontakter, kalendrar. Klicka på Lägg till konto. Klicka på Exchange.

22 Aktivera Exchange på din iphone Skriv in din e-postadress och lösenord. Om du inte blir igenkänd direkt skriver du in uppgifterna för Server, Domän, Användarnamn och Lösenord. Klicka på Nästa. Klicka på Spara. Klicka på Exchange i fönstret KONTON så ska du se ditt konto. Där kan du också ställa in Mail-dagar att synka.

23 Lync är synkroniserad med din kalender i Exchange. Om du har tider angivna i kalendern visas du som Upptagen Kalendern

24 Konversationshistorik i din mail I din mail lagras också din konversationshistorik. Du hittar den under brevlådor. Klickar du på Konversationshistorik ser du alla samtal och chattar som du har haft.

25 Om du missar ett samtal från någon som ringer utifrån får du en mail Om du missar ett samtal från någon som ringer med Lync kan du se det missade samtalet i chatten Missade samtal

26 Hänvisningstjänster Umeå universitets nya stödsystem för telefoni (växeln) kan användas snabbt och enkelt direkt från Lyncklienten.

27 iphone - Hantera hänvisning och röstbrevlåda med Lync När du hänvisar ringer det inte på din Lync. Samtalet tas istället om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak (se tabellen till höger). Den som ringer kan tala in ett meddelande i din röstbrevlåda och de som ringer externt kan också få tala med telefonist. Hur du hänvisar i Lync Skriv in koden i Lync i det blå fältet till höger om fotot, ett mellanslag och tiden för när du är tillbaka. VIKTIGT! Avsluta med att klicka på platsen för fotot INTE på retur. Om du skriver ett klockslag (som i exemplet 15:00) gäller det för samma dag som när du skriver in uppgiften. Om du återkommer en annan dag än när du skriver in meddelandet anger du månad och dag. Exempelvis sam 1024 vilket innebär att du är åter den 24:e oktober. Om du bara skriver koden och kolon gäller den förinställda tiden. Om du skriver in ett semikolon efter koden kommer det att ringa på din Lync. Om du då inte svarar tas samtalet om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak Om du behöver ändra hänvisningen Om du behöver ändra din hänvisning måste du radera hela texten och skriva in kod och tid på nytt. Orsak Kod i Lync Förinställd tid Deltid DEL 1 dag Gått för dagen GFD 1 dag Lunch LUN 1 timme Övrigt OVR Tillsvidare Sammanträde SAM 2 timmar Semester SEM 1 dag Sjuk SJK Tillsvidare Tjänsteärende TJA 2 timmar Tjänstledig TJL 1 dag Tjänsteresa TJR 1 dag Undervisning UND 3 timmar Tillfälligt ute UTE 30 minuter Vård av barn VAB Tillsvidare Hur du når växeln i Lync Om du behöver hjälp kan du alltid ringa växeln så får du tala med en telefonist. Telefonisterna är första linjens support i Lync. Skriva bara in UMU växel i kontaktfältet. Även om det visas som Offline är det bara att ringa.

28 Röstbrevlådan måste ställas in på en dator du kan inte göra det från din iphone. Här visas hur du gör det på en Mac. Så här ska det se ut: Röstbrevlådan inställningar i Lync För att använda dig av röstbrevlådan måste du göra en inställning i Lync. Klicka på Lync och Inställningar. Gå till Telefonsamtal. Se till att Vidarekoppla är markerat. Under Obesvarade samtal och Omdirigera väljer du Nytt nummer eller ny kontakt. Skriv in röst och klicka på OK. OBS! Skriv bara in röst, inte röstbrevlåda. Lyssna av röstbrevlådan Ring till röstbrevlådan genom att skriva in röstbrevlåda i kontaktfältet. Du får anvisningar hur du ska göra för att lyssna av brevlådan och hur du gör för att ändra kod med mera. Om du har fått ett röstmeddelande i din röstbrevlåda får du mail om detta.

29 PAUS

30 Snabbmeddelande - chatt Du skriver snabbmeddelanden genom att klicka på personen och pratrektangeln till vänster om telefonsymbolen. Dialogen visas Använd gärna snabbmeddelandet för att fråga om du kan ringa upp även om personen är tillgänglig

31 Snabbmeddelande - chatt Om du klickar på symbolen längst upp till höger får du alternativen som du ser här till höger. Du kan bland annat bjuda in fler personer.

32 Snabbmeddelandekonversation med Om du har skapat grupper i Lync (mer om hur du gör det lite senare) kan du ha en konversation med hela gruppen direkt. Om du pekar på gruppen visas medlemmarna. Om du pekar på symbolen till höger om gruppnamnet ( ) så får du fram ett kontaktkort för hela gruppen. Härifrån kan du chatta, ringa, maila, visa video för hela gruppen. en grupp

33 Dela skrivbord Du kan inte dela iphonens skrivbord. Du kan däremot ta emot om någon delar sitt skrivbord från en PC eller Mac. Den som delar kan alternativt välja att exempelvis dela ett dokument

34 Hur man ringer ett vanligt Klicka på Kontakter och skriv in telefonnumret inklusive riktnummer +46 läggs till automatiskt och första nollan tas bort Sedan är det bara att klicka på numret telefonnummer Utlandssamtal

35 Skapa en grupp måste göras på Du kommer att ringa många kontakter i Lync. För att organisera kontakterna kan du skapa en grupp Klicka på Kontakt och välj Skapa ny grupp Du får då en Ny grupp som du kan döpa om till ett lämpligt namn (i exemplet heter den Privat ) datorn

36 Befolka en grupp måste göras på datorn Du kan nu lägga in kontakter i gruppen Högerklicka på ett telefonnummer, välj Lägg till i kontaktlistan och välj vilken grupp du vill lägga kontakten i. Du kan också dra och släppa en kontakt till en grupp

37 Delta i Lyncmöten Om någon har startat ett möte från en Mac eller PC kan du bjudas in och delta i mötet. Du klickar då på Acceptera.

38 PAUS

39 Support Support telefonisterna i växeln Sök på UmU Växel i Lync IT-support Sök på servicedesk Ärende i Servicedesk Ring 6300 PT (personlig tränare) För dig som har genomgått utbildningen Bokning via lync-support@umu.se

40 Frågor och diskussion