Lync 2013 utbildningsmaterial för Android 4

Transkript

1 Lync 2013 utbildningsmaterial för Android 4

2 Upplägget av utbildning i Lync för Android 4 Vi kommer att gå igenom följande avsnitt med paus mellan avsnitten Installera Lync, inloggning och inställningar för ljudoch videoenheter Lyncsamtal, vidarekoppling, din närvaro och integrationen med Exchange Snabbmeddelande,hur man ringer vanliga telefonnummer och grupper i Lync. (Dela skrivbord) Möten i Lync med interna och externa användare. Support och hjälpen i Lync Diskussion och frågor

3

4 Installera Lync på Android 4 Gå till Google Play (Play Butik), logga in med ditt googlekonto och sök efter Lync Här nedan ser du vad som händer. Välj Installera Godkänn. Appen installeras. Klicka på Öppna och OK och Acceptera.

5 Installera Lync på Android 4 Skriv in din e-postadress (måste avslutas och ditt lösenord. Se till att visa Avancerade alternativ. Skriv in ditt användarnamn (CAS-namnet) som ska föregås av ad\ (backslash, inte ett vanligt snedstreck) och klicka på Logga in. Klicka på Nästa Nästa skriv in ditt mobilnummer klicka på Nästa och Nästa.

6 Installera Lync på Android 4 Du ska inte ändra inställningarna för vidarekoppling, det gör du i Lync sedan klicka alltså på Nej. Synkronisera dina kontakter och klicka på Nästa. Avsluta med att klicka på Klart. Nu ska Lync startas. Du ska då se ditt namn om du klickar på symbolen och dina grupper i Lync om du klickar på symbolen.

7 Klicka på Lync2013 Klicka på så ser du ditt namn Starta Lync

8 Koppla in headset Man bör sträva efter att alltid använda headset när man kör Lync. Det går att prata direkt i din smartmobil räkna då med att ljudkvaliteten blir lidande. Om du använder det headset som följer med din smartmobil får du inte hög kvalitet på ljudet framförallt mikrofonen. Skaffa då istället ett bluetooth headset.

9 PAUS

10 Ring med Lync Du kan ringa vem som helst med Lync. Vi börjar dock med ett exempel där du söker efter en person på Umeå universitet. Börja med att Klicka på. I exemplet här till höger ser du en massa grupper vi återkommer senare till hur du hanterar grupper.

11 Ring med Lync Klicka på Skriv in namnet på den du söker efter i sökfältet Klicka på namnet.

12 Ring med Lync Du ser nu personens kontaktkort Härifrån kan du välja om du vill ringa ett Lyncsamtal genom att klicka på.

13 Först visas Ansluter När personen svarar början klockan gå under namnet uppe till vänster. Du avslutar samtalet genom att klicka på den röda telefonen längst ned till höger. När du ringer

14 Ring med Lync den som blir uppringd Den som blir uppringd får ett meddelande Samtal. Klicka på Acceptera så startar samtalet.

15 Du kan starta din video genom att klicka på videokameran längst ner till höger Om mottagaren gör detsamma ser ni varandra. Du ser dig själv i en liten bild. Starta din video

16 Vidarekoppling av samtal - Ring En viktig funktion i Lync är möjligheten att vidarekoppla samtal så att det samtidigt ringer på ett annat nummer som du själv väljer. Klicka på Vidarekoppling I fönstret Vidarekoppling klickar du på Ring samtidigt. samtidigt

17 Vidarekoppling av samtal - Ring Klicka på Nytt nummer och skriv in det nummer du vill att samtalet ska vidarekopplas till och klicka på OK. Se till att informationen du får är korrekt. Det står Samtal kopplas till ditt arbete och. samtidigt

18 Vidarekoppling av samtal - Ring Se till att informationen du får är korrekt. Det står Samtal rings till arbetet och även till. samtidigt

19 Din närvaro - tillgänglighet Du kan själv bestämma om du ska visas som tillgänglig eller inte. Klicka på Tillgänglig och välj hur du vill visas.

20 Det finns ett meddelandefält i blått där du kan skriva vad du gör, var du befinner dig eller annat. Detta är synligt för andra Lyncanvändare på Umeå universitet. Det är i detta fält som du skriver in hänvisningar som vi kommer att gå igenom senare. Vad gör du?

21 Synkronisera din mail, din kalender och dina kontakter med Lync Lync är synkroniserad med den kalender och de kontakter som du använder på universitetets mailserver (Exchange). Du måste se till att du har aktiverat ditt mailkonto inklusive kalendern och kontakter mot Exchange.

22 Aktivera Exchange på din Android (e-post, kalender, kontakter, påminnelser) För att Lync ska fungera fullt ut bör du se till att Exchange är aktiverat på din Android. Här nedan ser du sekvensen för aktiveringen. Klicka på E-post skriv in din e-postadress och lösenord och klicka på Manuell inst. välj Microsoft Exchange ActiveSync skriv in ditt användarnamn som ska föregås av ad\ och legacy.ad.umu.se i fältet Exchange-server och klicka på Nästa längst ned i fönstret klicka på OK i fönstret Aktivera.

23 Aktivera Exchange på din Android Klicka på OK scrolla ned i fönstret Kontoalternativ och klicka på Nästa klicka på Aktivera klicka på Klar. Gå till din e-post där du hittar ditt exchangekonto med mail. Din kalender är nu också synkroniserad.

24 Lync är synkroniserad med din kalender i Exchange. Om du har tider angivna i kalendern visas du som Upptagen Kalendern

25 Konversationshistorik i din mail I din mail lagras också din konversationshistorik. Du hittar den under Visa alla mappar Klickar du på Konversationshistorik ser du alla samtal och chattar som du har haft.

26 Om du missar ett samtal från någon som ringer utifrån får du en mail Om du missar ett samtal från någon som ringer med Lync kan du också se det missade samtalet i chatten Missade samtal

27 Hänvisningstjänster Umeå universitets nya stödsystem för telefoni (växeln) kan användas snabbt och enkelt direkt från Lyncklienten.

28 Android - Hantera hänvisning och röstbrevlåda med Lync När du hänvisar ringer det inte på din Lync. Samtalet tas istället om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak (se tabellen till höger). Den som ringer kan tala in ett meddelande i din röstbrevlåda och de som ringer externt kan också få tala med telefonist. Hur du hänvisar i Lync Skriv in koden i Lync i det blå fältet ovanför ditt namn, ett mellanslag och tiden för när du är tillbaka. Avsluta med OK. Om du skriver ett klockslag (som i exemplet 15:00) gäller det för samma dag som när du skriver in uppgiften. Om du återkommer en annan dag än när du skriver in meddelandet anger du månad och dag. Exempelvis sam 1024 vilket innebär att du är åter den 24:e oktober. Om du bara skriver koden och kolon gäller den förinställda tiden. Om du skriver in ett semikolon efter koden kommer det att ringa på din Lync. Om du då inte svarar tas samtalet om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak Om du behöver ändra hänvisningen Om du behöver ändra din hänvisning måste du radera hela texten och skriva in kod och tid på nytt. Orsak Kod i Lync Förinställd tid Deltid DEL 1 dag Gått för dagen GFD 1 dag Lunch LUN 1 timme Övrigt OVR Tillsvidare Sammanträde SAM 2 timmar Semester SEM 1 dag Sjuk SJK Tillsvidare Tjänsteärende TJA 2 timmar Tjänstledig TJL 1 dag Tjänsteresa TJR 1 dag Undervisning UND 3 timmar Tillfälligt ute UTE 30 minuter Vård av barn VAB Tillsvidare Hur du når växeln i Lync Om du behöver hjälp kan du alltid ringa växeln så får du tala med en telefonist. Telefonisterna är första linjens support i Lync. Skriva bara in UMU växel i kontaktfältet. Även om det visas som Offline är det bara att ringa.

29 Röstbrevlådan inställningar i Lync Måste göras på en dator För att använda dig av röstbrevlådan måste du göra en inställning i Lync. Gå till Inställningar för vidarekoppling av samtal. Där klickar du på den blå texten (Ingen röstbrevlåda ). Så här ska det se ut: Klicka på OK. Klicka på pilen till höger om Inget och välj Nytt nummer Lyssna av röstbrevlådan Ring till röstbrevlådan genom att skriva in röstbrevlåda i kontaktfältet. Du får anvisningar hur du ska göra för att lyssna av brevlådan och hur du gör för att ändra kod med mera. Om du har fått ett röstmeddelande i din röstbrevlåda får du mail om detta. Du kommer nu till fönstret Vidarekoppla samtal. Sök fram röstbrevlåda och klicka på OK, och OK.

30 PAUS

31 Snabbmeddelande - chatt Du skriver snabbmeddelanden genom att klicka på personen och pratrektangeln till vänster om telefonsymbolen. Dialogen visas Använd gärna snabbmeddelandet för att fråga om du kan ringa upp även om personen är tillgänglig

32 Hur man ringer ett vanligt Klicka på Kontakter och skriv in telefonnumret inklusive riktnummer i sökfältet. +46 läggs till automatiskt och första nollan tas bort Sedan är det bara att klicka på numret telefonnummer Utlandssamtal

33 Skapa en grupp måste göras från en Du kommer att ringa många kontakter i Lync. För att organisera kontakterna kan du skapa en grupp Klicka på och välj Skapa en ny grupp Du får då en Ny grupp som du kan döpa om till ett lämpligt namn (i exemplet heter den Privat ) dator

34 Befolka en grupp måste göras från en dator Du kan nu lägga in kontakter i gruppen Högerklicka på ett telefonnummer, välj Lägg till i kontaktlistan och välj vilken grupp du vill lägga kontakten i. Du kan också dra och släppa en kontakt till en grupp

35 Delta i Lyncmöten Om någon har startat ett möte från en Mac eller PC kan du bjudas in och delta i mötet. Du klickar då på Acceptera.

36 PAUS

37 Support Support telefonisterna i växeln Sök på UmU Växel i Lync IT-support Sök på servicedesk Ärende i Servicedesk Ring 6300 PT (personlig tränare) För dig som har genomgått utbildningen Bokning via lync-support@umu.se

38 Frågor och diskussion