Dialect Unified. Användarmanual PC-klient

Transkript

1 Dialect Unified Användarmanual PC-klient

2 Med Dialect Unified PC-klient når du företagets växelfunktioner. Du kan sätta hänvisningar, logga in och ut ur grupper och t ex flytta samtal till en kollega - du får tillgång till växelns alla funktioner från datorn. Sida 1 av 29

3 Innehåll Installation... 3 Logga in... 6 Startsidan... 8 Kollegor Kontakter Samtalshistorik Knappsats Inställningar Ljud Applikation Avancerat Profil Systemval Status Hjälp Samtalshantering Flytta Samtal Sida 2 av 29

4 Installation 1. Öppna din webbläsare och skriv in adressen 2. Välj Kör eller Spara fil. Klicka på ikonen som sparats för att starta installationen 3. Under installationen kommer Windows att varna på olika sätt. Välj Kör. Sida 3 av 29

5 4. Tryck Next för att starta installationen. 5. Välj var du vill installera programvaran (vi rekommenderar att välja den fördefinierade foldern) samt om även andra konton på din PC skall få tillgång till den. Tryck därefter Next. Sida 4 av 29

6 6. I nästa dialog tryck Next för att bekräfta installationen. 7. Nästa dialog visar förloppet av installationen och när denna är klar trycker du Close för att slutföra installationen. 8. Du har nu en ikon för Mi på ditt skrivbord och du kan med fördel även fästa denna på Start-menyn och i Aktivitetsfältet. Sida 5 av 29

7 Logga in Första gången du startar PC-klienten måste du logga in. Du kan även få en fråga om vilka nätverk du vill kunna använda applikationen i. Välj då både Domän och Privata/Arbetsgrupp. Dina inloggningsuppgifter återfinner du i Driftinformationen som du har fått vid leveransen av din växel. 1. Användare: Skriv in din mailadress, ex. namn@foretaget.se 2. Lösenord: Skriv in lösenordet kopplat mot din anknytning i växeln 3. Server: Ange server för systemet. Ex. dialectunified.se 4. Klicka på OK. Inställningarna sparas och nästa gång du startar programmet loggas du in med dessa automatiskt. Om du har glömt bort ditt lösenord klickar du på knappen Glömt lösenord?. Klicka på Reset i dialogrutan som dyker upp, och du får en notis om att ett nytt lösenord skickats till din mailadress i systemet. Kontrollera gärna att ditt spamfilter inte blockerar detta mail, som har avsändare notifier@dialectunified.net. Sida 6 av 29

8 Sida 7 av 29

9 Startsidan När du har loggat in i PC-klienten kommer du till din startsida. Överst hittar du en menyrad med Inställningar och Hjälp. Läs mer under avsnittet Inställningar. I fältet högst upp visas en färgad symbol enligt nedan, om du har funktionen Softphone registrerad i systemet. Använder du applikationen som kontrollpanel syns ingen symbol i fältet. Din Softphone är inloggad och registrerad mot systemet. Din Softphone har tappat sin uppkoppling. Den växlartillbaka till grönt när den åter registrerar sig. Din Softphone har inte kontakt med växeln och har inte registrerats korrekt. Under fältet som visar din Softphones nätverksstatus ser du din nuvarande närvarostatus och hänvisning. Med en hänvisning styr du var dina inkommande samtal skall hamna i de fall du av någon anledning inte kan svara. Med de två knapparna 30min respektive 60min kan du sätta en s.k. Snabbhänvisning som är en fördefinierad hänvisning du kan använda då du snabbt behöver hänvisa dina samtal. Du kan även förlänga en aktuell snabbhänvisning genom att klicka på +30 min. Vill du istället ta bort en gällande hänvisning klickar du på och du blir återigen nåbar på din anknytning. Hur du ändrar inställningarna för dessa knappar behandlas närmare under avsnittet Inställningar. Övriga hänvisningar och vidarekopplingar sköter du via menyn Status. Under Grupper ser du de grupper du är medlem i. Visar de grönt är du inloggad för att besvara samtal till den aktuella gruppen. Klicka på den aktuella gruppen för att logga in/logga ut. För att se vilka övriga kollegor som är medlemmar respektive inloggade i en grupp, klicka på i -symbolen. Under Gruppnamnet visas antalet inloggade utav det totala antalet medlemmar, exempelvis 2(4). Röd text varnar för att ingen är inloggad för tillfället. Sida 8 av 29

10 Sida 9 av 29

11 Kollegor Under fliken Kollegor hittar du alla användare i växeln. Dessa visar sin aktuella status med ikoner. Kollegan är inloggad med Mi och tillgänglig för samtal & chattmeddelanden. Kollegan är inloggad i växeln och tillgänglig för samtal, dock ej chatt. Kollegan är upptagen i ett samtal. Kollegan har satt en hänvisning. Längd och orsak visas under kollegans namn. Sida 10 av 29

12 Om du klickar på en kollega visas de nummer som finns tillgängliga till denne. Klicka på ett nummer för att ringa upp. Anknytningsnummer/Direktnummer i växeln till Kollegan Mobilnummer till Kollegan Hemnummer till Kollegan Arbetsnummer till Kollegan Skicka ett chatmeddelande till Kollegan Du kan även söka efter en kollega genom att skriva namnet på den du söker i rutan märkt Skriv namn. Sida 11 av 29

13 Kontakter Klicka på fliken Kontakter för att visa dina privata kontakter. Klicka på en kontakt för att se vilka nummer som finns sparade för denna. Klicka på ett nummer för att ringa upp. Sida 12 av 29

14 Samtalshistorik Under fliken Historik visas en logg på dina senaste samtal. Ikonen indikerar ett missat samtal. i menyraden Uppringda Mottagna Missade Vidarekopplade Om du har telefonnumret registrerat i systemet visas även namnet på kontakten eller kollegan. Klicka på ett samtal för att visa en lista på registrerade nummer och klicka på valt nummer för att ringa tillbaka till detta. Sida 13 av 29

15 Knappsats Klicka på fliken Knappsats för att visa inmatningsfältet för telefonnummer. Du kan mata in nummer genom att klicka på siffrorna eller via knappsatsen på ditt tangentbord. Du kan även klistra in ett nummer i inmatningsfältet. Tryck Enter på ditt tangentbord eller klicka på den gröna ringknappen för att ringa det valda numret. Sida 14 av 29

16 Inställningar Ljud Här ställer du in vilken ljudenhet och vilket headset du vill använda för telefonin. Telefonljud ut vilka högtalare skall hantera ljud ut? Telefonljud in Vilken mikrofon skall hantera ljud in? Ringsignal I vilken ljudenhet skall ringsignalen för inkommande samtal spelas upp? Du kan här välja exempelvis ditt headset för att spela upp ringsignalen även där. Tryck Spara för att verifiera dina inställningar. Applikation Sida 15 av 29

17 Snabbhänvisning Ställ in vilka parametrar som skall gälla för de båda snabbhänvisningsknapparna. Kontakter Välj hur du vill sortera dina kontaktlistor, samt om programmet skall hämta dina kontakter från din kontaktbok i MS Outlook. Prefix Kryssa i rutan Prefix för externt samtal krävs om du vill slå Nolla innan telefonnumren för att ringa utanför växelns interna kontakter. Språk Du kan välja mellan att ha PC-klienten på Svenska, Engelska eller Italienska. Logga ut Här kan du logga ut ur programmet för att exempelvis logga in som en annan användare. Observera att dina sparade inställningar fortfarande gäller för din telefoni, du loggar endast ut ur själva programvaran. Tryck OK för att verifiera dina inställningar. Avancerat Visar tre flikar, SIP, Codecs samt Advanced, med förinställda parametrar knutna till ditt användarkonto, din anknytning. Dessa inställningar är ingenting du kan ändra själv. Sida 16 av 29

18 Profil Här kan du fylla i ytterligare uppgifter för din anknytning. Exempelvis ett hemtelefonnummer, alternativa mailadresser, gatuadress till ditt företag etc. Fälten Mobitelefon, Hemtelefon, Företagstelefon & Telefonvakt kommer vid ifyllt nummer att visas som fördefinierade hänvisningsställen i en rullista när du sätter manuella hänvisningar. Fält märkta med * måste fyllas i. Läs mer under avsnittet Status. Systemval Allmänt Här ställer du in vilket nummer du visar vid utgående samtal. Du kan välja mellan Dolt nummer, Ditt eget fastnätsnummer, företagets huvudnummer eller nummer till en grupp du är medlem i. För att visa ett gruppnummer måste den aktuella gruppen ha ett publikt fastnätsnummer. Sida 17 av 29

19 Inkommande samtal Här sätter du ett antal statiska regler för hur dina inkommande samtal till din anknytning skall hanteras. Vad skall hända vid de tillfällen du är upptagen i ett annat samtal? Du kan vidarebefordra dessa till ett av de fördefinierade numren, välja att skicka en upptagetton eller låta det fortsätta ringa på hos dig. Sida 18 av 29

20 Du kan vidarebefordra alla inkommande samtal till ett annat nummer, exempelvis under en längre frånvaro. Sätta en tidsgräns för hur länge det skall ringa på hos dig innan samtalet skickas vidare till ett annat nummer. Bestäm vad som skall ske med dina inkommande samtal om du inte har någon aktiv telefon. Skicka exempelvis dina samtal vidare om du har din Softphone som aktiv telefon, men din dator inte är påslagen eller har kontakt med nätverket. Telefoner - Välj vilken av dina telefonenheter som skall ta emot personliga samtal och gruppsamtal samt vilken telefon som skall hantera utgående samtal vid Motringning, även kallad Call-Back. För personliga samtal, direkt till din egen anknytning, kan du välja en eller flera telefoner samtidigt. För gruppsamtal och motringning behöver du välja en telefon. Verifiera dina val med OK. Status Här sätter du manuella hänvisningar när du av någon anledning inte kan svara i telefon. Man kan sätta hänvisning enligt tre olika tidsaspekter. Från nu, Schemalagd samt Upprepad Gemensamma nämnare för de tre olika hänvisningstyperna är; Sida 19 av 29

21 1. Orsak Varför har du satt en hänvisning? Möte, Gått för dagen, Lunch etc. 2. Längd Hur länge skall din hänvisning gälla? 3. Hänvisa till Hur vill du att dina samtal skall hanteras under aktuell hänvisningsperiod? Notera att du även kan skriva in ett nummer som inte finns med bland förvalen, i rutan till vänster. Sida 20 av 29

22 4. Information En anteckning för dig själv för att veta vad hänvisningen gäller, och även synlig för dina kollegor om de söker dig i kontaktboken. Det som särskiljer de tre flikarna åt mer distinkt är tidsaspekterna för när din hänvisning skall gälla. För Från Nu gäller hänvisningen från tidpunkten du trycker Spara och angiven tid framåt i tiden. Sida 21 av 29

23 Under Schemalagd sätter man start- och stoppdatum samt tidpunkt för sin hänvisning enligt bilden nedan. För Upprepad hänvisning finns ytterligare parametrar att styra. Välj om du vill upprepa den aktuella hänvisningen dagligen, veckovis, månatligen eller årligen samt sätt de tider och andra aspekter som skall gälla. Sida 22 av 29

24 Glöm inte att trycka Spara när du är klar med inställningarna för en hänvisning. Samtliga kommande hänvisningar syns nu längst ned i en kronologisk lista och när en hänvisning löpt ut försvinner den följaktligen automatiskt. Hänvisningar som är aktuella just nu syns även på förstasidan. För att radera en hänvisning, klicka på det röda krysset till vänster om aktuell hänvisning. Hjälp Sök Uppdatering Startar en sökning efter den senaste versionen av programvaran. Om Mi Visar basuppgifter för programvaran. Sida 23 av 29

25 Samtalshantering För att besvara ett inkommande samtal i din Softphone klickar du på symbolen till vänster. Högst upp visas det nummer samtalet kommer ifrån. I det fall du har numret sparat syns även namnet på den som ringer. Under pågående samtal kan du; Flytta samtalet. Läs mer under avsnittet Flytta samtal. Parkera samtalet Stänga av din mikrofon. Avstängd mikrofon indikeras med symbolen Sida 24 av 29

26 Ett parkerat samtal indikeras enligt bilden nedan Under pågående samtal visas hur länge du talat i telefon samt en knapp för att avsluta samtalet. Du kan ringa ett utgående samtal på ett flertal sätt. Via Kollegor Via Kontakter Via Samtalshistoriken Via Knappsatsen Sida 25 av 29

27 Dessa förfaranden beskrivs närmare under respektive område. Flytta Samtal Du kan flytta samtal till en kollega, en kontakt, ett nummer i samtalshistoriken eller ett valfritt nummer enligt nedan. Använder du Mi som Kontrollpanel kan du endast koppla Blint. Har du Mi aktiverad som Softphone, samt samtalet i densamma kan du välja att istället göra en Övervakad flytt. Vid en Blindflytt skickas ditt samtal till en anknytning eller nummer utan att du innan verifierar med mottagaren att denne kan ta samtalet. Vid en Övervakad flytt talar du först med mottagaren innan du kopplar över samtalet, för att säkerställa att denna har möjlighet att ta emot det. För att göra en blindflytt trycker du under pågående samtal på Flytta. En dialogruta dyker upp där du skriver in numret dit du vill flytta samtalet. Du kan flytta samtalet till vilket giltigt telefonnummer som helst, interna i växeln och externa. Tryck Flytta för att koppla samtalet till inskrivet nummer och din telefon återgår till ursprungsläget. I de fall du inte kan numret dit du vill koppla kan du istället för att trycka Flytta välja en kollega, en kontakt, ett nummer från samtalshistoriken eller ett nummer slaget via knappsatsen. När du under ett samtal klickar på någon post under de tre alternativen Kollegor, Kontakter eller Historik dyker en dialogruta upp, där du tillfrågas om du vill Flytta samtalet (Blindflytt) eller Ringa (Övervakad Flytt). Sida 26 av 29

28 För att göra en Övervakad flytt av samtalet väljer du Ring varpå ditt pågående samtal automatiskt sätts på Vänta. När du samtalat med mottagaren trycker du på Flytta och din telefon återgår till sitt ursprungsläge och de två andra samtalen kopplas samman. Om du i stället väljer Flytta kopplar du samtalet direkt, utan att tala med mottagaren, och din telefon återgår till ursprungsläget. Du behöver således inte kunna alla kollegors nummer utantill, utan kan även denna väg göra en Blindflytt av ett samtal. Du kan slutligen även flytta samtalet via knappsatsen, vilket förutsätter att du kan numret utantill. Skriv in numret i inmatningsfältet antingen med knappsatsen på tangentbordet eller via klick på siffrorna i programmet. Sida 27 av 29

29 Tryck på symbolen för att ringa och samma dialog som tidigare dyker upp, där du väljer om du vill Flytta samtalet direkt, eller först ringa upp det. Sida 28 av 29