Användarmanual Operator Console

Transkript

1 Användarmanual Operator Console

2 Villkor för användning Ingen del av detta dokument får reproduceras eller överföras i någon form eller med några medel, elektroniskt eller mekaniskt, inklusive kopiering eller informationslagring, utan skriftligt tillstånd från Sting Networks AB (Publ.). Copyright 2007 Sting Networks AB (Publ.), All rights reserved Version 1.0

3 Innehållsförteckning Översikt...4 Systemkrav...4 Installation, konfigurering och inloggning...5 Redigera preferenser...6 Gränssnitt översikt...7 Huvudmeny...8 Ställa in tillgänglighetsstatus...9 Kontaktmeny...10 Söka, sortera och lägga till kontakter...12 Samtalsmeny...13 Snabbuppringningar...14 Personlig meny: Samtalshistorik...15 Personlig meny: Röstbrevlåda...15 Personlig meny: Vidarekoppling...16 Knappmeny för samtalshantering...17 Meny för inkommande samtal...18 Att ringa ett samtal...22 Att överföra ett samtal...23 Att placera ett samtal i kö...24 Att lägga till en kontakt till ett konferenssamtal...24 Att svara på någon annans samtal...25 Kortkommandon...26 Version

4 Översikt Attendant console Windows-baserad mjukvaruapplikation (Java & Flash) Klient CTI applikation avsedd för användning av en eller flera växeltelefonister Intuitivt grafiskt gränssnitt Enkel att skräddarsy och kundanpassa Hantering av multipla samtal Click to Call Popup-fönster vid inkommande samtal Kontakthantering Närvarohantering Tillgänglighetsstatus Instant messaging (Chat/Filöverföring) Noteringar Ringa samtal på någons vägnar Sökverktyg Snabbuppringningar Systemkrav Windows 98, N, 2000 eller XP operativsystem 256 MB RAM-minne 200 MB fritt diskutrymme 10/100 Base-T Ethernet uppkoppling Anknytning deklarerad i växeln Packa upp (unzip) filen setup-voicepad<versionnumber> Följ instruktionerna i installationsguiden Version 1.0

5 Installation Klicka på ikonen Switchboard för att starta installationen Gå till Start>All programs>centile>switchboard Välj språk för installationen och klicka OK, följ instruktionerna Konfigurering och inloggning Öppna Switchboard Ange växeltelefonistens (användarens) anknytningsnummer Ange namnet på servern, d.v.s. den server där anknytningen är deklarerad Klicka på OK T.ex. Logga in: 282 Lösenord: 282 Server: server.ipbx.centile.com Företag: Centile Version

6 Redigera preferenser Global Följande inställningar kan göras: Ändra lösenord för anknytningen ange och bekräfta nytt lösenord Aktivera popup-funktionalitet för inkommande samtal Starta Switchboard automatiskt när datorn startas Dölj den ringandes nummer vid utgående samtal Ändra språk För multiterminalfunktionalitet, välj terminal för den inloggade anknytningen Om -menyn innehåller information om versionsnummer. Snabbuppringningar: Skapa nya snabbuppringningar genom att ange kontakternas namn och telefonnummer Version 1.0

7 Gränssnitt översikt Meny för samtalshantering Tillgänglighetsstatus Söka, sortera och lägga till kontakter Knappmeny för samtalshantering Snabbuppringning Personlig meny Meny för hantering av inkommande samtal Meny för hantering av kontakter Version

8 Huvudmeny Hantering av kontakter, import från Outlook, sortering Hantering av mapparna i den personliga menyn, samt preferenser Inställningar för den inloggade anknytningen i Switchboard Hantering av samtal Hjälp Version 1.0

9 Ställa in tillgänglighetsstatus Klicka på pilen, se bilden nedan Välj lämplig tillgänglighetsstatus. Ikonen för vald status kommer att visas. Om inget val görs kommer status automatiskt att övergå till Ej tillgänglig efter en viss tid. Version

10 Kontaktmeny Prioriterade kontakter Inkommande samtal till anknytning Sök efter kontakt Sortera kontakter Personliga kontakter Företagskontakter Version 1.0

11 Funktioner: - Skapa en ny mapp (Endast för personliga kontakter) - Lägg till en ny kontakt - Visa kontaktinformation - Ta bort kontakt - Visa kontaktdetaljer Vid högerklick på en kontakt visas ett popup-fönster som erbjuder följande möjligheter: Ring kontakten Koppla kontakten till konferenssamtal Vidarekoppla ett samtal till kontakten Beskrivning av statussymboler Offline Tillgänglig Talar i telefon Inkommande samtal (högerklicka och välj Ta samtalet för att svara) Vidarekopplad till annat nummer Vidarekopplad till röstbrevlådan Borta Stör inte Version

12 Söka, sortera och lägga till kontakter Skapa en ny mapp Lägga till en ny kontakt eller importera från Outlook Information om vald kontakt Sortering på för eller efternamn Personliga kontakter och undergrupper kan läggas till, tas bort eller ändras. Outlook-kontakter kan importeras (ändring av en Outlook-kontakt påverkar inte Outlookapplikationen, d.v.s. ingen synkronisering). För företagskontakterna kan endast kompletterande information läggas till Version 1.0

13 Samtalsmeny För att ringa ett samtal till en intern anknytning eller till PSTN, slå telefonnumret och därefter: Tryck på den gröna telefonknappen Samtalet kommer att startas direkt till telefonen (högtalare på). För att avsluta samtalet: Tryck på den röda telefonknappen Samtalet kommer att avslutas direkt till telefonen (högtalare av). Funktionen På någons vägnar ger användaren möjlighet att ringa ett samtal med en annan intern användares ID. Version

14 Snabbuppringningar Skapa snabbuppringningar Gå till Fönster i huvudmenyn Välj Preferenser Välj Snabbuppringningar Använda Snabbuppringningar Klicka på den gröna telefonknappen till vänster om den önskade anknytningen för att ringa ett samtal, se bilden nedan Version 1.0

15 Personlig meny: Samtalshistorik Denna funktion visar alla gjorda, mottagna och missade samtal för den aktuella användaren. Nedan visas olika alternativ för sortering av samtalslistan. Funktioner: - Visa alla samtal - Visa missade samtal - Visa mottagna samtal - Visa gjorda samtal - Radera samtal - Lägg till som ny kontakt - Ändra kontakt För att ringa upp ett nummer ifrån samtalslistan, markera telefonnumret och tryck på den gröna telefonknappen. Du kan även dubbelklicka på numret för att koppla samtalet direkt. Personlig meny: Röstbrevlåda Funktioner: - Spela upp meddelande - Markera meddelande som läst/oläst - Radera meddelande - Lägg till som ny kontakt - Ändra kontakt - Visa kontaktinfo (tillgänglig endast för befintliga kontakter) Version

16 Personlig meny: Vidarekoppling Med hjälp av denna funktion kan du vidarekoppla din telefon till din röstbrevlåda eller till ett annat telefonnummer, internt eller externt. Du kan välja att vidarekoppla samtal från en viss avsändare och/eller samtal mottagna under en viss tid av dagen eller en viss veckodag. Funktioner: - Lägg till en ny vidarekoppling - Visa/redigera vidarekoppling - Ta bort vidarekoppling - - Ställ in antalet signaler som ska föregå vidarekoppling Vidarekoppla alla samtal till röstbrevlådan Version 1.0

17 Knappmeny för samtalshantering Knapparna i menyn aktiveras beroende på vilka val som finns tillgängliga för den valda anknytningen. Svara Koppla ifrån Hålla/hålla för Växla/återuppta Styr om (till röstbrevlåda, annan intern anknytning eller PSTN-nummer) Överför (1 steg, 2 steg) Konferens Ett inkommande samtal Ett aktivt samtal, ett samtal på vänt valt Ett aktivt samtal valt, ett samtal på vänt Version

18 Meny för inkommande samtal Fält för det aktiva samtalet med samtalstid och den ringande partens för/ efternamn (eller anknytning /PSTNnummer) Fält för väntande samtal med samtalstid och de ringande parternas för/ efternamn (eller anknytning /PSTNnummer) Lägg till/ta bort eller visa mer information om en vald kontakt Lista med deltagare för det valda samtalet (flera deltagare vid N-vägs konferenssamtal) Version 1.0

19 Funktionsknappar Fält för inkommande samtal. Här visas alla samtal som inte hanteras. Samtalsdetaljer (uppringande/ uppringd part) för valt samtal Fält för noteringar. Tillfälliga noteringar för valt samtal, giltiga endast för detta samtal. Version

20 Inkommande samtal kan hanteras på följande sätt: i knappmenyn högerklicka på telefonnumret och välj Ta samtalet från listan i popupfönstret. Två besvarade samtal: Det aktiva samtalet i översta raden Det valda samtalet placerat i kö med pausmusik De aktiva knapparna och alternativen i popup-fönstret överensstämmer med de möjligheter som finns tillgängliga för det valda samtalet Version 1.0

21 Två samtal: Det vänstra samtalet är aktivt Det valda samtalet till höger är inkommande De aktiva knapparna och alternativen i popup-fönstret överensstämmer med de möjligheter som finns tillgängliga för det valda samtalet. Version

22 Att ringa ett samtal Från kontaktmenyn finns följande alternativ: Dubbelklicka på den kontakt du vill ringa till (Det första numret som är inlagt på kontakten kommer att användas). Klicka på pilen till vänster om kontaktens namn, välj ett nummer och tryck på den gröna telefonknappen. Högerklicka på kontaktens namn och välj det önskade numret från listan i popup-fönstret. Från samtalsmenyn finns följande alternativ: Ange det interna anknytningsnumret, tryck sedan på den gröna telefonknappen. Ange PSTN-numret inkl. samtalsprefix, tryck sedan på den gröna telefonknappen. Från den personliga menyn: Högerklicka på en rad i samtalshistoriken och välj återuppringningsfunktionen. Högerklicka på en rad i röstbrevlådan och välj återuppringningsfunktionen. Det finns möjlighet att ringa på någon annans vägnar (gäller endast interna kontakter) Version 1.0

23 Att överföra ett samtal Via kontaktmenyn, företagskontakter: Markera det samtal som ska överföras Välj vilken kontakt samtalet ska kopplas till (välj sorteringsmenyn eller sökverktyget för snabbare resultat). Högerklicka på kontakten Välj överföring i ett eller två steg Via knappmenyn: Markera det samtal som ska överföras Tryck på knappen Överföra eller Styr om (eller tryck på Hålla eller Hålla för ) Från det nya fönstret, välj vilken kontakt samtalet ska kopplas till. Version

24 Att placera ett samtal i kö Ett samtal kan placeras i kö på något av följande sätt: Klicka på Hålla i knappmenyn. För att återuppta samtalet, välj något av följande alternativ: Klicka på Återuppta i knappmenyn Högerklicka på telefonnumret och välj Återuppta Dubbelklicka på telefonnumret i fältet Held calls Starta ett nytt samtal (internt och/eller externt). Det ursprungliga samtalet sätts automatiskt på vänt när det nya samtalet kopplas. För att återuppta det ursprungliga samtalet, klicka på telefonnumret i fältet Held calls och välj något av följande alternativ: Klicka på Återuppta i knappmenyn Högerklicka på telefonnumret och välj Återuppta Dubbelklicka på telefonnumret i fältet Held calls Notera: När ett samtal är placerat i kö kan den ringande parten höra den väntmusik som är vald för den aktuella växeln (olika väntmusik för interna och externa samtal). Att lägga till en kontakt till ett konferenssamtal För att lägga till en kontakt till ett samtal för att skapa ett N-vägs konferenssamtal, välj ett av följande alternativ: Markera ett samtal i fältet Ringing calls eller Held calls och lägg det till konferensen på ett av följande sätt: Klicka på Konferens i knappmenyn Högerklicka på telefonnumret och välj Konferens ifrån popup-menyn Markera en intern eller extern kontakt i kontaktmenyn, högerklicka på kontakten och välj Konferens. Kontakten som läggs till kommer att vara del av det aktiva samtalet och kommer att läggas till i deltagarlistan (fältet Participants ). Att ta bort en kontakt från ett N-vägs konferenssamtal: I deltagarfältet, markera den kontakt som ska tas bort och klicka på knappen Ta bort deltagare Version 1.0

25 Att svara på någon annans samtal När det ringer till en anknytning i växeln visas detta på två ställen: 1. I fältet för Inkommande samtal (detta fält visas ovanför kontaktmenyn när det finns inkommande samtal till någon anknytning i växeln) 2. Statussymbolen till vänster om anknytningsnamnet i kontaktmenyn är röd. För att plocka upp ett inkommande samtal, högerklicka på den aktuella anknytningen och välj alternativet Ta samtalet. Version

26 Kortkommandon En del aktiviteter såsom att svara, ringa och avsluta samtal kan utföras genom användning av kortkommandon på tangentbordet, se nedan. Aktivitet: Svara på ett samtal CTRL+N F1 Ringa ett samtal CTRL+P F12 Avsluta ett samtal CTRL+E F6 Hålla/hålla för CTRL+H F2 Överföra CTRL+D F3 Konsultera CTRL+T F4 Vidarekoppla till röstbrevlåda CTRL+M Vidarekoppla CTRL+F F11 Återuppringning CTRL+R F5 Callback CTRL+B F7 VoIP Company AB Stockholmsvägen 152 B, Stockholm Tel Fax info@voip.com -