Lync 2013 utbildningsmaterial för PC

Transkript

1 Lync 2013 utbildningsmaterial för PC

2 Upplägget av utbildning i Lync 2013 för PC Vi kommer att gå igenom följande avsnitt med paus mellan avsnitten Inloggning och inställningar för ljud- och videoenheter Lyncsamtal, vidarekoppling, din närvaro och integrationen med Outlook Snabbmeddelande, dela skrivbord, hur man ringer vanliga telefonnummer och grupper i Lync Kaffe Möten i Lync med interna och externa användare. Inspelningar. Support och hjälpen i Lync Diskussion och frågor

3

4 Starta din dator Lync startar automatiskt om allt är installerat korrekt

5 Logga in på Lync Den första inloggningen sker i två steg. Först skriver du in din generiska e- postadress. Den ska avslutas Klicka sedan på Logga in

6 Logga in på Lync Skriv in ditt lösenord och klicka på Logga in Svara Nej på vill du spara inloggningsuppgifterna

7 Logga in på Lync Först nu får du fylla i dina riktiga användaruppgifter. Ange din CAS inloggning där användarnamnet ska föregås av ad\ och ditt lösenord på CAS. Klicka sedan på Logga in. Nu kan du klicka på Ja

8 Logga in på Lync Nu är du inloggad på Lync. Alla inställningar, grupper och annat som du har angett i Lync visas. Vi ska visa senare hur man lägger in sådana uppgifter

9 Logga in på Lync Inloggningen följer samma princip även på andra plattformar. Exemplen här nedan visar hur det ser ut på Mac respektive ipad.

10 Koppla in headset Man bör sträva efter att alltid använda headset när man kör Lync. Det går att prata direkt i en bärbar dator eller en datorplatta men räkna då med att ljudkvaliteten blir lidande. Koppla in ditt headset i en USB-kontakt på datorn. Om det är första gången du gör det visas Installerar enhetsdrivrutiner.

11 Drivrutinerna installeras Fönstret Installation av drivrutiner visas Eventuellt måste man starta om datorn

12 Välj din primära enhet Om du klickar längst ned till vänster i det blå fältet ska du se ditt headset. Välj det som primär enhet.

13 Välj din primära enhet Mac Gör på motsvarande sätt på din Mac.

14 Inställningar för ljudenhet Det vanligaste problemet är ljudet. Se till att ställa in ljudenheten och försäkra dig om att allt fungerar. Börja med att gå längst ned till vänster igen men välj nu Inställningar för ljudenhet

15 Se till att Headset är valt. Här kan du ställa in volymer på högtalare, mikrofon och ringsignal Inställningar för ljudenhet

16 Inställningar för ljudenhet Klicka på Kontrollera samtalskvalitet och testa att allt låter som det ska. Du kommer då att få ett testsamtal.

17 Kontrollera samtalskvalitet - igen Ha för vana att kontrollera samtalskvaliteten varje morgon när du loggar in på datorn En snabb sätt att göra detta på är att klicka längst ned till vänster i det blå fältet och välja Kontrollera samtalskvalitet

18 Se till att det även ringer i högtalarna Markera Ring även: så ringer det också i dina datorhögtalare. Markera också Slå på ljud när telefonen ringer

19 Inställningar för ljudenhet på Mac På Mac måste du gå till Lync och Inställningar och välja Ljud för att göra motsvarande inställningar.

20 Lägg till video Det finns lite olika vägar att nå din videoenhet. I exemplet går man från det lilla kugghjulet och väljer verktyg och Inställningar för videoenhet

21 Välj kamera i detta exempel HP HD Webcam och klicka på OK. Nu kan du använda kameran i exempelvis videomöten Välj kamera

22 Välj kamera Mac Kameran på Mac går igång automatiskt när du startar ett videosamtal.

23 PAUS

24 Du kan ringa vem som helst med Lync. Vi börjar dock med ett exempel där du söker efter en person på Umeå universitet. Skriv in namnet på din granne. Du ser då personens närvaroinformation. Ring med Lync

25 Personen är tillgänglig (grön). Klicka en gång på fotot (eller platsen för fotot). Klicka sedan på telefonen så ringer du ett Lyncsamtal. Du kan också expandera telefonsymbolen och välja hur du vill ringa Ring med Lync

26 När du ringer visas personen du ringer till i ett eget fönster När du ringer

27 När personen svarar Visas fortfarande bilden men nu också med tiden för samtalet. Samtalet avslutas genom att klicka på

28 Ring med Lync den som blir uppringd Den som blir uppringd kan välja att svara genom att klicka på Om man inte vill svara alls klickar man på Ignorera Klickar man på alternativ svarar man kanske vanligtvis med ett snabbmeddelande om när man blir tillgänglig. Man är då kanske upptagen i ett annat samtal Man kan också välja att ange inställningen Stör ej.

29 Om du klickar på videosymbolen får du en förhandsgranskning av bilden. Klicka sedan på Starta min video Starta din video

30 Om den du ringer till också startar sin video ser ni varandra. Man ser sig själv som en liten bild (som kan minimeras) Videosamtal

31 Vidarekoppling av samtal En viktig funktion i Lync är möjligheten att vidarekoppla samtal så att det samtidigt ringer på ett annat nummer som du själv väljer. Klicka längst ner på den lilla telefonen och välj Inställningar för vidarekoppling av samtal

32 Vidarekoppling av samtal Om du exempelvis vill att samtalen också ska gå till din mobil skriver du in ditt mobilnummer

33 Vidarekoppling av samtal Du kan också välja under vilka tider som vidarekopplingen ska ske. Klicka på Hela tiden och välj Under arbetstider som anges i Outlook. Klicka på Läs mer om arbetstid i Outlook så får du anvisningar om hur du kan göra.

34 Vidarekoppling Mac Du har samma möjligheter på din Mac. Gå till Lync och Inställningar och välj Telefonsamtal i menyn.

35 Din närvaro - tillgänglighet Du kan själv bestämma om du ska visas som tillgänglig eller inte.

36 Din närvaro stör ej Om kontakten som försöker ringa dig finns i gruppen Vänner och familj eller Arbetsgrupp får du frågan om du vill ta emot samtalet även om du har angett Stör ej. För alla andra visas Ej tillgänglig

37 Alla kontakter hamnar automatiskt i gruppen Kolleger Ändra sekretessrelationen genom att högerklicka på kontakten och välj Ändra sekretessrelation Sekretessrelation

38 Få reda på när någon blir tillgänglig I Lync kan du bevaka när någon person som du väljer förändrar sin tillgänglighet. Det gäller framförallt när personen blir tillgänglig. Högerklicka på kontakten och välj Tagga för aviseringar om statusändringar

39 Var är du och vad gör du? Om du vill kan du ange var du befinner dig och vad du gör Du kan också skriva in om du är bortrest, på semester eller annat

40 Hänvisning och röstbrevlåda Umeå universitets nya stödsystem för telefoni (växeln) kan användas snabbt och enkelt direkt från Lyncklienten. För att hänvisningen ska fungerar fullt ut måste du aktivera din röstbrevlåda (se lathunden för instruktioner).

41 PC - Hantera hänvisning och röstbrevlåda med Lync När du hänvisar ringer det inte på din Lync. Samtalet tas istället om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak (se tabellen till höger). Den som ringer kan tala in ett meddelande i din röstbrevlåda och de som ringer externt kan också få tala med telefonist. Hur du hänvisar i Lync Skriv in koden i Lync i fältet ovanför ditt namn, ett mellanslag och tiden för när du är tillbaka. Avsluta med Enter. Om du skriver ett klockslag (som i exemplet 15:00) gäller det för samma dag som när du skriver in uppgiften. Om du återkommer en annan dag än när du skriver in meddelandet anger du månad och dag. Exempelvis sam 1024 vilket innebär att du är åter den 24:e oktober. Om du bara skriver koden och kolon gäller den förinställda tiden. Om du skriver in ett semikolon efter koden kommer det att ringa på din Lync. Om du då inte svarar tas samtalet om hand av växeln som meddelar (förintalat) vad du har angett som orsak Om du behöver ändra hänvisningen Om du behöver ändra din hänvisning måste du radera hela texten och skriva in kod och tid på nytt. Orsak Hur du når växeln i Lync Om du behöver hjälp kan du alltid ringa växeln så får du tala med en telefonist. Telefonisterna är första linjens support i Lync. Skriva bara in UMU växel i kontaktfältet. Även om det visas som Offline är det bara att ringa. Kod i Lync Förinställd tid Deltid DEL 1 dag Gått för dagen GFD 1 dag Lunch LUN 1 timme Övrigt OVR Tillsvidare Sammanträde SAM 2 timmar Semester SEM 1 dag Sjuk SJK Tillsvidare Tjänsteärende TJA 2 timmar Tjänstledig TJL 1 dag Tjänsteresa TJR 1 dag Undervisning UND 3 timmar Tillfälligt ute UTE 30 minuter Vård av barn VAB Tillsvidare

42 Röstbrevlådan inställningar i Lync För att använda dig av röstbrevlådan måste du göra en inställning i Lync. Gå till Inställningar för vidarekoppling av samtal. Där klickar du på den blå texten (Ingen röstbrevlåda ). Så här ska det se ut: Klicka på OK. Klicka på pilen till höger om Inget och välj Nytt nummer Lyssna av röstbrevlådan Ring till röstbrevlådan genom att skriva in röstbrevlåda i kontaktfältet. Du får anvisningar hur du ska göra för att lyssna av brevlådan och hur du gör för att ändra kod med mera. Om du har fått ett röstmeddelande i din röstbrevlåda får du mail om detta. Du kommer nu till fönstret Vidarekoppla samtal. Sök fram röstbrevlåda och klicka på OK, och OK.

43 Lync är synkroniserad med din kalender i Outlook. Om du har tider angivna i kalendern visas du som Upptagen Kalendern i Outlook

44 Konversationshistorik i Outlook I Outlook lagras också din konversationshistorik.

45 Missade samtal i Outlook Om du missar ett samtal får du mail Öppnar du mailen finns uppgifter om vem som ringt, telefonnummer och e-post.

46 Onlinemöte i Outlook Du kan också boka in Lyncmöten i Outlook

47 Skicka e- posten till den eller de personer du vill ska delta Mottagaren kan då acceptera mötet i sin kalender Onlinemöte i Outlook

48 Samtalshistorik i Lync Du kan också visa alla samtal, missade samtal och samtal direkt i Lync Klicka på Outlook visar fler samtal än Lync (äldre samtal)

49 PAUS

50 Snabbmeddelande Du skriver snabbmeddelanden genom att klicka på symbolen Använd gärna snabbmeddelandet för att fråga om du kan ringa upp även om personen är tillgänglig

51 Snabbmeddelande skicka blommor Snabbmeddelanden kan också användas för att skicka blommor (dra och släpp)

52 Snabbmeddelande skicka dokument Dra och släpp dokument i snabbmeddelanderutan

53 För att dela skrivbord klickar du på skärmsymbolen under bilden på din kontakt och väljer Skrivbord Dela skrivbord

54 Här klickar du bara på OK Dela skrivbord

55 Dela skrivbord - mottagaren Den som får inbjudan måste acceptera mötesinnehållet genom att klicka på Acceptera mötesinnehåll

56 Dela skrivbord - mottagaren Nu ser mottagaren ditt skrivbord

57 Dela skrivbord - mottagaren För att visa ditt skrivbord på hela skärmen expanderar man först som vanligt genom att klicka på Därefter klickar man på Mottagaren kan förstås skifta och dela sitt skrivbord genom att klicka på skärmsymbolen. Man kan också överlåta kontrollen genom att klicka på Begär kontrollen

58 Hur ringer man till ett vanligt Skriv in telefonnumret inklusive riktnummer +46 läggs till automatiskt och första nollan tas bort Sedan är det bara att dubbelklicka på numret telefonnummer? Utlandssamtal

59 Skapa en grupp Du kommer att ringa många kontakter i Lync. För att organisera kontakterna kan du skapa en grupp Klicka på och välj Skapa en ny grupp Du får då en Ny grupp som du kan döpa om till ett lämpligt namn (i exemplet heter den Privat )

60 Befolka en grupp Du kan nu lägga in kontakter i gruppen Högerklicka på ett telefonnummer, välj Lägg till i kontaktlistan och välj vilken grupp du vill lägga kontakten i. Du kan också dra och släppa en kontakt till en grupp

61 PAUS

62 Starta ett möte Gå till kugghjulet och välj Möte nu. Du startar nu ett möte (som heter Konversation) där du själv är ensam deltagare till att börja med.

63 Bjud in personer till mötet - Sök en person i Lync och dra och släpp personen in i Konversationen (mötet). Lyncanvändare

64 Bjud in personer till mötet - Lyncanvändare Nu har du skapat ett möte där två personer pratar med varandra. Du kan starta video om du vill.

65 Om du vill bjuda in fler personer till samtalet drar du bara och släpper personen i samtalsfönstret Bjud in fler deltagare

66 Om du startar ett möte med en person kan du spela in hela konversationen inklusive allt som visas på skärmen. Klicka på och välj Starta inspelning Spela in samtal

67 Du får en rekommendation att tala om att du spelar in vilket du alltid bör göra. En ny knapprad visas där du kan kontrollera inspelningen Spela in samtal

68 Spela in samtal När inspelningen är klar klickar du på igen och väljer Hantera inspelningar. Du kommer till Inspelningshanteraren där du kan spela upp eller spara inspelningen via Publicera

69 Lyncmöte med externa personer Om du vill ha ett Lyncmöte med någon som inte själv har Lync börjar du med att klicka på det lilla kugghjulet och väljer Möte nu Lync WebApp

70 Lyncmöte med externa personer Du öppnar då ett mötesrum där du till att börja med är ensam deltagare Peka på (utan att klicka). Klicka sedan på Åtgärder och Bjud in via e-post Lync WebApp

71 Lyncmöte med externa personer Lync WebApp Nu öppnas en ny e-post där du skriver in mottagarens adress (eller mottagarnas adresser) E-posten innehåller den länk som mottagaren måste klicka på Anslut till Lync-möte

72 Lyncmöte med externa personer Mottagaren kommer att se Lync Web App och behöver installera några få Plug-in program Det är viktigt att mottagaren slår på sitt ljud Lync WebApp

73 Lyncmöte med externa personer Nu kommer du att se personen i ditt mötesfönster Om du vill att personen ska kunna visa video, dela skrivbord med mera måste du ändra behörigheterna till Presentatör Högerklicka på namnet och välj Gör till presentatör Lync WebApp

74 PAUS

75 Support Support telefonisterna i växeln Sök på UmU Växel i Lync IT-support Sök på servicedesk Ring Ärende i Servicedesk PT (personlig tränare) För dig som har genomgått utbildningen Bokning via lync-support@umu.se

76 Lync 2013 Demonstration av datorplattor

77 För att få fram den inbyggda hjälpen i Lync klickar du på kugghjulet och väljer Hjälp och Lync Hjälp. Hjälpen i Lync

78 Frågor och diskussion