GUIDE FÖR ATT ARBETA SMARTARE I LYNC 2010

Transkript

1 GUIDE FÖR ATT ARBETA SMARTARE I LYNC 2010 Låta andra få veta vad du gör I Microsoft Lync 2010 anges din närvaro automatiskt utifrån dina aktiviteter eller kalendern i Microsoft Outlook, men du kan ange en plats eller lägga till en anteckning om du vill ge mer information. Ändra din närvarostatus Öppna Lync 2010, klicka på tillgänglighetsmenyn under ditt namn i huvudfönstret i Lync och välj en annan status, till exempel Strax tillbaka. I tabellen nedan beskrivs den närvarostatus som kan visas för andra personer, vad varje status innebär och hur den anges. NÄRVAROSTATUS Tillgänglig Upptagen I samtal I möte I konferenssamtal Stör ej Strax tillbaka Inte vid datorn Inte på jobbet Offline BESKRIVNING Du är online och kan kontaktas. Den här inställningen är automatisk eller vald av användaren. Du är upptagen och vill inte bli störd. Den här inställningen är automatisk (om användaren befinner sig i en konferens schemalagd i Outlook) eller vald av användaren Du befinner dig i ett Lync-samtal (tvåvägssamtal) och vill inte bli störd. Den här statusen är automatisk. Du befinner dig i ett möte (via Lync eller via Outlook) och vill inte bli störd. Den här statusen är automatisk. Du befinner dig i ett konferenssamtal (ett Lync-möte med ljud) och vill inte bli störd. Den här statusen är automatisk. Du vill inte bli störd. Endast konversationsmeddelanden som skickas av någon i din Arbetsgrupp visas. Den här statusen är vald av användaren. Du lämnar datorn en liten stund. Den här statusen är vald av användaren. Datorn har varit inaktiv under en viss tid (5 minuter som standard, men värdet kan ändras). Den här statusen är automatisk. Du jobbar inte och är inte tillgänglig att kontaktas. Den här statusen är vald av användaren. Du är inte inloggad. Om du har blockerat enskilda kontakter från att se din närvaro visas du alltid som Offline för dem. Den här statusen är automatisk.

2 Okänd Din närvarostatus är inte känd. Om andra inte använder Lync som snabbmeddelandeprogram kanske din närvaro visas som okänd för dem. Den här statusen är automatisk. Låta andra få veta vad som händer i dag Klicka i anteckningsrutan ovanför ditt namn i huvudfönstret i Lync och skriv en anteckning, till exempel Arbetar hemifrån eller Upptagen, skicka ett snabbmeddelande om du vill något. Ange din plats Under din närvarostatus i huvudfönstret i Lync visas en plats relaterat till nätverket du är ansluten till. Du kan ge den här platsen ett mer meningsfullt namn, till exempel Arbete eller Hemma. När du arbetar från den här platsen får alla kontakter som du vill dela den här informationen med mer information om var någonstans du befinner dig. Mer information om hur du konfigurerar sekretessrelationer finns i Hantera åtkomst till din närvaroinformation. Få kontakt med personer som är viktiga för dig Skapa din kontaktlista på ett sätt som förenklar din kommunikation och låter dig se närvaron och kontaktinformationen för de personer som är viktigast för dig. Det lättaste sättet att hitta personer, oavsett om de finns i din kontaktlista eller inte, är att söka efter dem i sökrutan. Förutom att söka efter namn eller telefonnummer kan du söka efter något annat ord som en kontakt kan ha i sin profil. Om knappen Kompetens visas under sökrutan kan du söka efter en kompetens, ett expertområde, en titel eller liknande. För att du lättare ska kunna organisera din kontaktlista fyller Lync automatiskt i dina Vanliga kontakter utifrån de 10 kontakter som du oftast har konversationer med. Du kan också fästa dina viktigaste kontakter högst upp i den här kontaktgruppen för en snabbare åtkomst. Som standard finns dina gruppmedlemmar i Lync 2010 i den här listan.

3 Söka efter personer Skriv en persons namn i sökrutan i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync. Resultaten visas under rutan. Fästa vanliga kontakter Högerklicka på personen i kontaktlistan eller sökresultaten och klicka sedan på Fäst i Vanliga kontakter. Skapa grupper för personer som du regelbundet har kontakt med Behöver du skicka ett snabbmeddelande till en hel grupp? Du kan konfigurera en grupp för varje arbetsgrupp som du arbetar med så att du kan se vilka som är tillgängliga vid en viss tidpunkt, eller kontakta hela arbetsgruppen. Skapa en grupp Högerklicka på ett gruppnamn (till exempel Vanliga kontakter) i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync, klicka på Skapa ny grupp och ge sedan gruppen ett namn.

4 Lägga till personer i en grupp Gör något av följande i kontaktlistan: Dra kontakter till en grupp. Sök efter en kontakt och högerklicka på personen i sökresultaten, klicka på Lägg till i kontaktlistan och klicka sedan på den nya gruppens namn. Skicka ett snabbmeddelande 1. I din kontaktlista gör du så här: Om du vill skicka ett snabbmeddelande till en kontakt dubbelklickar du på kontaktens namn. Om du vill skicka ett snabbmeddelande till en grupp högerklickar du på gruppens namn och klickar sedan på Skicka ett snabbmeddelande. 2. Skriv in ditt meddelande i konversationsfönstret som öppnas och tryck sedan på Retur. Bjuda in fler personer till en snabbmeddelandekonversation Klicka på Personalternativ-menyn i konversationsfönstret och klicka sedan på Bjud in via namn eller telefonnummer.

5 Du kan också lägga till kontakter eller grupper från kontaktlistan genom att dra dem till konversationsfönstret. TIPS Du kan även lägga till kontakter utanför din organisation. Om du klickar på Bjud in via e-post kan de ansluta till konversationen genom att klicka på en länk i e-postmeddelandet (oavsett om de har Lync eller inte). Få tag på en upptagen medarbetare I Lync visas inte endast en persons status (till exempel Tillgänglig, Upptagen eller Inte vid datorn) utan du kan också se personens plats och avgöra vilket kommunikationssätt som passar bäst. Du kan till exempel tagga en kontakt, vilket betyder att ett meddelande visas i Lync när kontaktens status ändras till Tillgänglig, så att du vet när det är lägligt att skicka ett snabbmeddelande eller titta förbi. Tagga en kontakt Högerklicka på en kontakt i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Tagga för avisering om statusändring.

6 Se vilka kommunikationssätt som är tillgängliga för en kontakt 1. Öppna kontaktkortet genom att peka på kontaktens bild i kontaktlistan. 2. Längst ned visas de sätt du kan använda för att kommunicera med personen, till exempel e-post och snabbmeddelanden. Klicka på någon av knapparna om du vill kontakta personen. Kontrollera kontaktens plats Peka på kontaktens bild i kontaktlistan och klicka sedan på utvidgningspilen längst ned till höger om du vill öppna det visade kontaktkortet. I kontaktkortet visas personens aktuella plats (associerat med nätverket som han eller hon för närvarande är ansluten till) samt kontor och telefonnummer. Kontrollera kontaktens kalender 1. Öppna det visade kontaktkortet genom att dubbelklicka på personens bild i kontaktlistan. 2. Titta på posten bredvid Kalender.

7 Se till att inte bli avbruten mer Du kan ange Stör ej som din status så att du inte blir avbruten i onödan. Alla kan se att du inte vill bli störd och du får inga meddelanden om de försöker bjuda in dig till en snabbmeddelandekonversation om de inte skickas från någon i din Arbetsgrupp. Om du vill veta mer om detta går du till stycket nedan. Ange Stör ej som din status Klicka på din närvarostatus i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Stör ej. ANTECKNING Som standard är alla dina kontakter Kolleger. Om du vill göra någon till en Arbetsgrupp-kontakt så att du får konversationsmeddelanden (även om din status är Stör ej) högerklickar du på kontakten i kontaktlistan, klickar på Ändra sekretessrelation och klickar sedan på Arbetsgrupp. Om du vill stänga av alla meddelanden från samtliga kontakter när din status är Stör ej klickar du på knappen Alternativ, klickar på Aviseringar och klickar sedan på Visa inte aviseringar.

8 Ringa en kontakt Så här ringer du en kontakt: 1. Öppna Lync och hitta den kontakt du vill ringa i kontaktlistan eller genom att skriva in personens namn eller nummer i sökrutan. 2. Peka på kontakten och klicka sedan på knappen Ring upp. Alternativt klickar du på Ring upp-menyn om du vill visa flera olika kontaktmetoder (till exempel ett mobiltelefonnummer eller en automatisk telefonsvarare). Om kontakten inte har flera nummer visas endast en kontaktmetod. Mer information om hur du söker efter kontakter finns i Använda sökning i Lync Starta ett konferenssamtal Så här startar du ett konferenssamtal: 1. Markera flera personer genom att hålla ned CTRL medan du klickar på kontakterna i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync. 2. Högerklicka på en vald kontakt och klicka sedan på Starta ett konferenssamtal. 3. Klicka på det nummer du vill använda för samtalet.

9 Lägga till ljud i en snabbmeddelandekonversation Om du befinner dig i en snabbmeddelandekonversation med någon klickar du på knappen Ring upp i konversationsfönstret. Lägga till en annan person till samtalet Om du redan befinner dig i ett telefonsamtal klickar du på Personalternativ-menyn och klickar sedan på Bjud in via namn eller telefonnummer. Delta i ett videosamtal

10 Ibland gör det stor skillnad att kunna se den person du pratar med. I Lync kan du gå från ett ljudsamtal till en konversation ansikte mot ansikte. Om du har en webbkamera kan du konfigurera den i dialogrutan Lync - Alternativ. Du måste ha en webbkamera om du vill kunna göra ett videosamtal, men du behöver ingen för att ta emot ett videosamtal. Den som ringer dig ser dig heller inte om du inte lägger till din egen video till konversationen. Om du befinner dig i ett konferenssamtal i ett rum med en enhet med stöd för panoramavideo är det lätt att projicera video av rummet till fjärrdeltagare. Anslut enheten, kontrollera att den är vald som ljudenhet och lägg sedan till video till samtalet. Ansluta till ett videosamtal Klicka på Acceptera i meddelandet om du vill se och höra den som ringer när du tar emot ett videosamtal från någon av dina kontakter. Ringa ett videosamtal Klicka på knappen Video i konversationsfönstret. Schemalägga ett onlinemöte eller konferenssamtal Följ anvisningarna nedan om du vill skapa en förfrågan till ett onlinemöte eller konferenssamtal: 1. Öppna Microsoft Outlook. Under Kalender på fliken Start klickar du på Nytt onlinemöte (i Microsoft Outlook 2010) eller Onlinemöte (i Microsoft Office Outlook 2007). 2. I rutan Till i mötesförfrågan skriver du e-postadresserna till de personer du vill bjuda in till mötet avgränsade med semikolon. 3. I rutan Ämne i mötesförfrågan skriver du ett ämne för mötet.

11 4. (Frivilligt) Ange ytterligare information om mötet ovanför länken Anslut till onlinemöte i mötesförfrågan. OBS! Ändra inte någon text i den befintliga mötesförfrågan. Om du gör det kanske andra inte kan ansluta till mötet. 5. (Frivilligt) Gå till fliken Möte i mötesförfrågan och klicka i gruppen Visa på Schemaläggningsassistenten. Med Schemaläggningsassistenten kan du se till att alla är tillgängliga vid den valda tidpunkten. 6. I mötesförfrågan klickar du i gruppen Onlinemöte på Alternativ för möte och accepterar sedan eller ändrar standardalternativen efter behov. Mer information finns i följande avsnitt, Ange alternativ för mötesåtkomst och presentatörer. Starta ett icke-schemalagt möte med Möte nu Följ anvisningarna nedan om du vill starta ett icke-schemalagt möte med hjälp av kommandot Möte nu: 1. Öppna Lync och klicka på pilen Visa meny till höger om knappen Alternativ i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Möte nu. 2. Klicka på Personalternativ-menyn i gruppkonversationsfönstret och gör sedan något av följande: Klicka på Bjud in via namn eller telefonnummer om du vill bjuda in personer från din kontaktlista. Ange ett telefonnummer eller markera en eller flera kontakter och klicka sedan på OK. Klicka på Bjud in via e-post och fyll i mötesförfrågan om du vill bjuda in andra genom att skicka e-post.

12 Ansluta till ett schemalagt onlinemöte eller konferenssamtal Så här ansluter du till ett schemalagt möte eller konferenssamtal: 1. Gå till Kalender i Outlook och öppna det möte du vill ansluta till. 2. Klicka på Anslut till onlinemöte i mötesförfrågan. Ansluta till ett icke-schemalagt möte Du kan bli inbjuden till ett möte som inte har schemalagts, till ett möte av typen Möte nu eller till ett möte som redan pågår: Klicka på Anslut i meddelandet som visas längst ned till höger på skärmen. Ansluta till mötesljud Du kan konfigurera Lync så att du ansluter till mötesljudet på samma sätt varje gång eller så att du får möjlighet att välja. Välja alternativ för ljudanslutning första gången du använder Lync 2010 Den första gången du ansluter till ett möte eller ett konferenssamtal i Lync visas dialogrutan Anslut mötesljud.

13 OBS! Alternativen som visas kan variera beroende på hur organisationen är konfigurerad. Följ anvisningarna nedan om du vill ansluta till mötesljudet: 1. Välj det alternativ du vill använda i dialogrutan Anslut mötesljud. Mer information hittar du i tabellen i slutet av den här beskrivningen. 2. (Frivilligt) Markera kryssrutan Visa inte detta igen om du vill använda ditt val av ljudanslutning för alla möten. 3. Klicka på OK om du vill ansluta till mötet. ALTERNATIVET ANSLUT MÖTESLJUD Anslut inte ljud Använd Lync (integrerat ljud och video) Ring upp mig på: NÄR SKA DU VÄLJA DET HÄR ALTERNATIVET Du föredrar att ringa in till mötet. (Rekommenderas) Du vill använda ljud och video inbyggt för Lync på datorn. Du vill bli uppringd av Microsoft Lync Server 2010-programmen. De nummer som visas är de som du angett i alternativen för telefoni i dialogrutan Lync - Alternativ. OBS! Du kan inte delta i videokonversationer om du ringer in eller väljer alternativet Ring upp mig på Starta ett icke-schemalagt onlinemöte Med kommandot Möte nu kan du snabbt starta ett onlinemöte och och bjuda in personer både inom och utanför din organisation. 1. Öppna Lync 2010, tryck på ALT i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Möte nu. 2. Välj vilken typ av ljud du vill använda i konversationsfönstret. Bjuda in personer till ett icke-schemalagt möte Klicka på Personalternativ-menyn i konversationsfönstret och gör sedan något av följande:

14 Klicka på Bjud in via namn eller telefonnummer om du vill bjuda in kontakter från din organisation och från externa organisationer. Om du vill välja flera kontakter, håller du ned CTRL samtidigt som du klickar på kontakterna. Klicka på Bjud in via e-post om du vill skicka en mötesförfrågan till någon inom eller utanför din organisation. Ett e-postmeddelande skapas då i Microsoft Outlook med länkar till onlinemötet. Beroende på din organisation kan mottagaren ansluta till mötet med Lync, Microsoft Lync 2010 Attendee, Microsoft Office Communicator 2007 R2, Microsoft Office Communicator 2007, Microsoft Lync 2010 Web App eller Microsoft Office Communicator Web Access. Starta ett konferenssamtal med flera kontakter Du kan ringa konferenssamtal genom att välja kontakter i listan Kontakter. Du kan även starta ett konferenssamtal från din mobiltelefon eller från ett annat telefonnummer, t.ex. en telefon i ett hotellrum när du är på resande fot. 1. Håll ned CTRL i kontaktlistan i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på de kontakter du vill ringa. 2. Högerklicka på någon av de markerade kontakterna, peka på Starta ett konferenssamtal och klicka sedan på Lync Ansluta till ett spontant konferenssamtal Klicka i det vänstra fönstret i konversationsmeddelandet som visas längst ned till höger på skärmen. Starta delningsaktiviteter Med några få klick kan du dela din skärm med en kollega som sitter på en annan plats, hålla en riktig Microsoft PowerPoint presentation eller dela idéer på en whiteboard. Dela skrivbordet eller bildskärmar 1. Dubbelklicka på kontaktens namn i listan Kontakter i huvudfönstret i Lync. 2. Klicka på Dela-menyn när konversationsfönstret öppnas.

15 3. Välj vilka bildskärmar du vill dela. OBS! När du aktivt delar eller presenterar någonting visas ett fält högst upp i fönstret med texten Du delar. Välj det program du vill dela Ibland vill du kanske bara dela ett enda program och dess tillhörande fönster. 1. Klicka på Dela-menyn i konversationsfönstret och klicka sedan på Program. 2. Dubbelklicka på det program du vill visa i dialogrutan Dela program. OBS! När du aktivt delar ett program visas ett fält högst upp i fönstret med texten Du delar och programfönstret som delas markeras så att du kan se vad som visas. Avsluta delningen av skrivbordet, bildskärmar eller program Klicka på knappen Avsluta delning i delningsfältet högst upp på skärmen. Ge någon kontroll till ditt skrivbord När du startar delningen av ditt skrivbord, en bildskärm eller ett program är det endast du som har kontrollen. Om du vill kan du låta andra navigera och göra ändringar på din dator med deras egna möss eller tangentbord. Du kan ta tillbaka kontrollen när som helst.

16 Klicka på Ge kontroll-menyn i delningsfältet och gör sedan något av följande: Om du vill tillåta att alla i mötet automatiskt kan ta kontroll över din dator klickar du på Acceptera automatiskt kontrollbegäranden. Om du endast vill ge kontroll till en enskild person klickar du på personens namn under Deltagare. OBS! Om du väljer en enskild person kan denna omedelbart få kontroll över din mus och göra redigeringar med sitt tangentbord. Om du väljer Acceptera automatiskt kontrollbegäranden kan personer automatiskt få kontroll genom att klicka på Begär kontrollen. Ta tillbaka kontrollen när som helst 1. Klicka på Ge kontroll-menyn i delningsfältet. 2. Om Acceptera automatiskt kontrollbegäranden har markerats klickar du på det så att det avmarkeras eller klickar på Återta kontrollen om du vill återta kontrollen från en enskild person. Hålla en PowerPoint-presentation med fullständig kontroll När du håller en förberedd presentation för en grupp vill du förmodligen ha fullständig kontroll över innehållet, takten och vad som visas. 1. Dubbelklicka på kontaktens namn i listan Kontakter i huvudfönstret i Lync. 2. Klicka på Dela-menyn i konversationsfönstret och klicka sedan på PowerPoint-presentation. 3. Dubbelklicka på den PowerPoint-presentation som du vill visa i dialogrutan PowerPointpresentation. När innehållet har konverterats och överförts kan andra deltagare se din presentation. OBS! När du delar eller presenterar någonting visas ett fält högst upp i fönstret med texten Du delar. Sluta presentera Klicka på Sluta presentera i delningsfältet.

17 För mer information om Lync 2010 gå in på följande länk: r=0&bld=7577&bldver=4415