Schemalägga ett personligt möte

Transkript

1 Instruktion 1(5) Datum IT-Tekniker Fredrik Jönsson Instruktion för resursbokning i Outlook IT-avdelningen har tagit beslut om att resursbokning i Outlook ska ske med mötesförfrågan. Det vill säga att man bjuder in den resurs man vill boka. Här nedan ser du hur man gör. Schemalägga ett möte Ett möte är en avtalad tid som du har bjudit in personer till eller reserverat resurser för. Du kan skapa och skicka mötesförfrågningar och boka resurser för personliga möten eller onlinemöten. När du skapar ett möte bestämmer du vilka personer du vill bjuda in, vilka resurser du behöver reservera och en mötestid. Svar på mötesförfrågan visas i Inkorgen. Du kan också lägga till personer till ett befintligt möte och ändra tiden för ett möte. Vad vill du göra? Schemalägga ett personligt möte Ändra ett möte Skapa ett återkommande möte Göra ett möte privat Ställa in eller ta bort en påminnelse Schemalägga ett personligt möte Trelleborg2000, v 1.0, Peka på Nytt på Arkiv-menyn och klicka sedan på Mötesförfrågan. 2. Kortkommando Skapa en ny mötesförfrågan genom att trycka på CTRL+SKIFT+Q. 3. Ange en beskrivning i rutan Ämne. 4. Skriv en beskrivning i rutan Plats eller klicka på Rum om du vill välja mellan rum som är tillgängliga för automatisk schemaläggning med Microsoft Exchange. 5. I listorna Starttid och Sluttid väljer du start- och sluttid för mötet. Markera kryssrutan Hela dagen om evenemanget pågår hela dagen. IT-avdelningen Postadress: Trelleborg Telefon: Besöksadress: Nygatan 1 Fax: E-post: serviceforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, Trelleborg Org.nr:

2 2 (5) 6. Evenemang som pågår hela dagen är 24-timmarsevenemang som pågår från midnatt till midnatt. 7. OBS! Som standard används datorns inställning för tidszon när du schemalägger möten. Klicka på Tidszoner i gruppen Alternativ på fliken Möte om du vill schemalägga möten efter en annan tidszon. 8. Skriv den information som du vill dela med mottagarna, bifoga filer eller skapa en mötesarbetsyta. 9. Klicka på Schemaläggningsassistenten i gruppen Visa på fliken Möte. 10. Med hjälp av Schemaläggningsassistenten hittar du den bästa tiden för ditt möte. 11. Klicka på Lägg till deltagare. 12. Ange namnet på en person eller en resurs som du vill bjuda in till mötet i rutan Sök i dialogrutan Välj deltagare och resurser. Om du söker med alternativet Fler kolumner klickar du på Sök. Alla rum finns under All Rooms all utrustning (bilar, projektorer etc.) finns under All Equipment. 13. Välj namnet i resultatlistan och klicka sedan på Obligatorisk, Valfri eller Resurser, och klicka sedan på OK. De obligatoriska och valfria deltagarna visas i rutan Till på fliken Möte. Resurser visas i rutan Plats. Rutnätet ledig/upptagen visar om deltagarna är lediga. En grön lodrät linje visar mötets början, och en röd lodrät linje visar dess slut.

3 3 (5) Du hittar den bästa tiden för ditt möte, alltså när flest deltagare är lediga, med hjälp av fönstret Föreslagna tider. Den bästa mötestiden visas högst upp i fönstret. Om du vill välja en av de föreslagna tiderna klickar du på tiden i fönstret Föreslagna tider. Du kan också hitta en tid manuellt i rutnätet ledig/upptagen. 14. Om du vill att mötet ska återkomma klickar du på Återkommande i gruppen Alternativ på fliken Möte och markerar ett återkommande mönster Klicka sedan på OK. 15. När du lägger till ett återkommande mönster i en mötesförfrågan ändras fliknamnet Möte till Återkommande möte. 16. Klicka på Avtalad tid i gruppen Visa på fliken Möte. 17. Klicka på Skicka. Ändra ett möte 1. Öppna mötet som du vill ändra. 2. Gör något av följande:

4 4 (5) Ändra alternativ för ett möte som inte ingår i en serie 1. Ändra alternativ som ämne, plats och tid på fliken. 2. Klicka på Skicka uppdatering. Ändra alternativ för möten i en serie 1. Klicka på Öppna alla förekomster. 2. Ändra alternativ, till exempel ämne, plats och tid. 3. Om du vill ändra alternativ för upprepning klickar du på Återkommande i gruppen Alternativ på fliken Återkommande möte. Ändra alternativ som tid eller mönster och intervall för upprepning och klicka på OK. 4. Klicka på Skicka uppdatering. Ändra alternativ för ett möte som ingår i en serie 1. Klicka på Öppna denna förekomst. 2. Ändra alternativ som ämne, plats och tid på fliken Återkommande möte. 3. Klicka på Skicka uppdatering. TIPS! Du kan dra mötet till ett annat datum i Kalender. Du kan även redigera ämnet genom att klicka på den beskrivande texten, trycka på F2 och skriva ändringarna. Skapa ett återkommande möte 1. Öppna det möte du vill göra återkommande. 2. Klicka på Återkommande i gruppen Alternativ på fliken Möte. 3. Ange hur ofta Dag, Vecka, Månad, År du vill att den avtalade tiden ska återkomma och välj sedan alternativ. Klicka sedan på OK. 4. Klicka på Skicka uppdatering. Göra ett möte privat 1. Skapa eller öppna det möte du vill göra privat. 2. Klicka på Privat i gruppen Alternativ på fliken Möte. 3. VIKTIGT! Det är inte helt säkert att funktionen Privat hindrar utomstående från att komma åt information om händelser, kontakter eller uppgifter. Om du vill vara säker på att ingen annan har åtkomst till privata objekt ska du inte ge dem behörighet att läsa mapparna Kalender, Kontakter och Aktiviteter. En person som har läsbehörighet till mapparna kan komma åt privat information via programmering eller genom att använda andra e-postprogram. Använd endast funktionen Privat om du delar mappar med personer som du verkligen litar på.

5 5 (5) Ställa in eller ta bort en påminnelse Gör något av följande: För alla nya möten du vill skapa 1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn. 2. Du anger om du vill ha automatiska påminnelser eller inte för nya avtalade möten genom att markera eller avmarkera kryssrutan Standardpåminnelse. 3. Ange hur lång tid före det avtalade mötet du vill ha en påminnelse om du markerade den här kryssrutan. För befintliga möten 1. Öppna mötet eller serien om mötet är återkommande. 2. Om du vill sätta på eller stänga av en påminnelse väljer du Ingen eller en befintlig påminnelsetid i gruppen Alternativ på fliken Möte.